醫(yī)藥公司信息管理系統(tǒng)設(shè)計.doc

1、企業(yè)信息管理課程課題名稱：醫(yī)藥公司信息管理系統(tǒng)設(shè)計方案課題組長：李頌恩專業(yè):03 秋工商管理時間:2004 年 11 月 12 日醫(yī)藥公司信息管理系統(tǒng)開發(fā)本課程設(shè)計是以一個醫(yī)藥公司的信息化為研究、設(shè)計對象，對醫(yī)藥公司信息系統(tǒng)的建設(shè)進行了可行性分析，并對庫存管理子系統(tǒng)進行了調(diào)研和用戶需求分析，并以企業(yè)信息部門的身份編寫本文。1 可行性分析報告1.1項目背景信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)涉及各個領(lǐng)域，企業(yè)信息化是大勢所趨。 作為有一定規(guī)模的醫(yī)藥公司，我公司能否適應(yīng)新時期的發(fā)展，信息化建設(shè)水平將起重要作用。通過企業(yè)信息系統(tǒng)，有效進行客戶關(guān)系管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、財務(wù)管理等，挖掘客戶、及時了解市場動

2、向，為企業(yè)高層領(lǐng)導決策提供數(shù)據(jù)。目前，我公司各個部門都配備了電腦，并使用一些管理信息系統(tǒng)， 這些系統(tǒng)在過去的幾年中確實發(fā)揮了較大作用，但是相對落后，存在一些不足：1、各部門的管理系統(tǒng)都是獨立的，數(shù)據(jù)無法共享。2、技術(shù)相對落后，設(shè)計存在缺陷，難于維護。3、隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展， 相當多的功能已經(jīng)不能滿足業(yè)務(wù)處理需要。因此，公司領(lǐng)導和信息管理部門經(jīng)過討論分析，認為有必要重新對公司的管理信息系統(tǒng)進行設(shè)計和開發(fā)，以滿足業(yè)務(wù)處理需求。1.2項目目標本項目目標是：整體規(guī)劃公司的信息化建設(shè)，整合各個部門的信息，用8個月左右的時間，建立基于WEB 醫(yī)藥公司管理信息系統(tǒng)，使之滿足當前業(yè)務(wù)處理和公司管理需求的信息系

3、統(tǒng)，考慮今后幾年的變化， 系統(tǒng)必須具有較好的可擴展性和靈活性。 實現(xiàn)各部門的信息共享、 向整個企業(yè)提供一致的信息、各部門業(yè)務(wù)辦理的電腦化，為領(lǐng)導決策提供綜合查詢和統(tǒng)計。從而提高辦事效率，提高經(jīng)濟效益，提高企業(yè)發(fā)展后勁，提高企業(yè)競爭力。1.3可行性分析本項目建設(shè)是根據(jù)公司領(lǐng)導關(guān)于企業(yè)信息化的要求立項， 作為本年度公司信息系統(tǒng)建設(shè)的重要任務(wù)， 為了保證項目的順利建成， 減少風險， 在項目進行之前進行可行性分析。1.3.1 項目建設(shè)必要性從目前公司的情況看，現(xiàn)有系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足業(yè)務(wù)需要。按照公司的規(guī)劃，公司將加強合同跟蹤、庫存管理和進行銷售統(tǒng)計分析市場， 為領(lǐng)導決策提供依據(jù)，因此有必要重新規(guī)劃公司的

4、信息系統(tǒng)，這也是整個行業(yè)的發(fā)展趨勢， 是企業(yè)發(fā)展的機遇，通過建立有效的信息系統(tǒng)，增強企業(yè)競爭力。在信息化方面， 公司領(lǐng)導和信息部門層考慮過購買商品化產(chǎn)品，但是經(jīng)過調(diào)研，發(fā)現(xiàn)市場上的商品化軟件難于滿足公司的所有業(yè)務(wù)，需要開發(fā)定制軟件系統(tǒng)。1.3.2 總體需求分析總的來說，本次信息化的主要需求如下：1、建立統(tǒng)一的客戶資料檔案，包括供應(yīng)商和客戶，對客戶檔案進行管理。2、建立客戶信用檔案，包括合同執(zhí)行情況、回款情況、退貨情況、供貨及時性等。3、建立藥品目錄，進行統(tǒng)一編碼，藥品編碼參考有關(guān)國家或國際標準。4、對公司的主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實現(xiàn)電腦管理，包括庫存管理、銷售管理、采購管理、財務(wù)管理，各業(yè)務(wù)部門共享基礎(chǔ)

5、數(shù)據(jù)及相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。5、按月統(tǒng)計銷售情況，及時了解各種藥品的銷售和利潤，掌握市場動向以及藥品隨季節(jié)變化的需求變化。6、控制采購成本，按月統(tǒng)計采購費用，并與銷售利潤做比較。7、對庫存量進行管理， 設(shè)置預(yù)警機制，庫存量不足則提示采購，并根據(jù)前 3 個月的銷量和前2 年同期的銷售情況初步計算進貨數(shù)量，作為采購參考；庫存超過上限則提示積壓警戒。8、數(shù)據(jù)分析，能夠?qū)δ骋粫r期的銷售情況進行分類統(tǒng)計，并與歷史同期進行比較，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。1.3.3技術(shù)可行性分析目前此類系統(tǒng)的發(fā)展趨勢是：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)正從C/S 結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)向 B/S 結(jié)構(gòu)?；趙eb 的應(yīng)用已經(jīng)很成熟， 實現(xiàn)這種系統(tǒng)的技術(shù)包括java 技術(shù)的

6、jsp 和基于微軟技術(shù)的 asp，任何一種技術(shù)在國內(nèi)外都有很多的成功案例?；趙eb 的系統(tǒng)有以下好處：1、采用瀏覽器作為標準客戶端，實現(xiàn)客戶端的零安裝和零維護，減少了大量的維護工作。2、務(wù)處理都在服務(wù)器進行，業(yè)務(wù)邏輯的變化不影響客戶端，系統(tǒng)容易升級。只要系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計合理，系統(tǒng)具有良好的可擴展性。3、據(jù)安全性更好。在基于C/S 的結(jié)構(gòu)，每個客戶端都必須建立一個數(shù)據(jù)庫連接，而在B/S 結(jié)構(gòu)下，客戶端不能直接連接到數(shù)據(jù)庫，而是直接登陸到應(yīng)用服務(wù)器，由應(yīng)用服務(wù)器管理數(shù)據(jù)庫連接，因此數(shù)據(jù)更加安全。許多人認為 web 系統(tǒng)的安全性不足，研究表明，其實系統(tǒng)安全的70%來自管理制度的缺陷， 而對系統(tǒng)的攻擊

7、80%來自企業(yè)內(nèi)部， 也就是說，嚴格的管理和內(nèi)部安全控制可以較少大部分的安全問題。在外部安全上， 通過安裝防火墻、 漏洞掃描和入侵檢測系統(tǒng)，保證系統(tǒng)不受外部攻擊。在內(nèi)部安全上，加強管理、規(guī)范操作，對每次登陸、業(yè)務(wù)操作記錄日志，防止內(nèi)部攻擊和破壞。對于重要的數(shù)據(jù)，采用 SSL 加密傳輸。管理信息系統(tǒng)的建立需要很大的工作量，公司的信息部門沒有足夠的人力去實施，必須通過社會上專業(yè)的公司幫助我們建立，可以通過招標的方式選擇承建單位。1.3.4經(jīng)濟可行性分析建立管理信息系統(tǒng)， 必須有足夠的資金保證。 在這方面，公司領(lǐng)導和信息部門已經(jīng)進行了多次討論， 制定了預(yù)算，并列入了今年的總預(yù)算， 項目在實施之前，還

8、要制定更為詳細的費用使用計劃， 包括設(shè)備采購、軟件開發(fā)、系統(tǒng)實施等費用。從預(yù)算看，在整個公司預(yù)算比例不大， 不會對公司財務(wù)造成太大影響， 從投資分析看，這種預(yù)算是可行的，具體的投資回報分析將在后面詳細分析。1.3.5 公司管理可行性分析本項目是公司本年度的重要項目之一， 公司已經(jīng)安排一名副總經(jīng)理直接負責人，并組建了項目組，成員包括信息部門的人員、各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)人員等，從組織上保證項目的順利實施。 另外各業(yè)務(wù)部門在使用了原先的信息系統(tǒng)后， 已經(jīng)認識信息系統(tǒng)的重要作用， 各部門均表示支持本項目的建設(shè)。 但是在系統(tǒng)的建設(shè)過程中，會對正常的業(yè)務(wù)開展有一定的影響，包括業(yè)務(wù)調(diào)研、部分流程改造、系統(tǒng)測試和

9、試運行等，都會給業(yè)務(wù)人員增加一定的工作量， 需要進行有效組織協(xié)調(diào)。部分業(yè)務(wù)流程的調(diào)整可能設(shè)計崗位的調(diào)整， 但這種情況很少， 應(yīng)該不會造成沖擊。按照分析，項目周期為 8 個月，實施計劃參考了專家建議， 按照項目管理方法進行管理減少工期和管理上的風險。任何項目都存在風險，以下是本項目的風險分析：序號風險說明概率降低風險的策略1需求風險很高采用建模及原型迭代方法增加有效溝通，業(yè)務(wù)人員參與需求獲取和定義2時間風險較高軟件項目管理不好經(jīng)常延期，采用合理開發(fā)體系和成熟技術(shù)，降低開發(fā)復雜度，保證資源按時到位3成本風險中等利用現(xiàn)有成果，開發(fā)隊伍少而精，提高溝通效率和開發(fā)效率4技術(shù)風險較低評審開發(fā)技術(shù)架構(gòu)；培訓

10、開發(fā)人員5管理風險較低明確項目制度，爭取公司管理層的大力支持6人力資源中等清晰項目和任務(wù)管理，明確職責，提高效率；合作，穩(wěn)定團隊7質(zhì)量風險較低加強 SQA 活動，重視階段評審1.4平臺和設(shè)備選擇系統(tǒng)運行平臺是管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)和環(huán)境，是系統(tǒng)的重要組成部分。 必須認真選擇系統(tǒng)平臺，讓系統(tǒng)發(fā)揮最佳效益。1.4.1 系統(tǒng)平臺的選擇原則1、實用性：系統(tǒng)基于目前的需求，也要考慮未來幾年的發(fā)展變化和需求，但也不能只追求先進和超前，必須符合實用性的原則。2、擴展性：公司這幾年的發(fā)展比較快，系統(tǒng)要易于擴展，便于升級。3、維護性：隨著系統(tǒng)規(guī)模的增大，其復雜程度也將增加，系統(tǒng)要易于維護，可選擇的維護工具要比較多。

11、4、總體價格適中，充分利用現(xiàn)有設(shè)備。1.4.2 產(chǎn)品選型1、主機選擇按照公司業(yè)務(wù)規(guī)模，服務(wù)器主機可以采用小型機或者高檔PC Server，為了能夠利用現(xiàn)有的設(shè)備， 選擇 PC Server更好一些，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展， 可以進行集群，擴大規(guī)模。對于操作系統(tǒng)，可以選擇 Unix 、Linux 和 Windows，考慮到信息部門的技術(shù)力量和 Window 平臺的管理維護工具較多，建議選擇 Windows 2000 Server，作為主機操作系統(tǒng)。公司原先有 2 臺服務(wù)器，可以再購買 2 臺服務(wù)器，作為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器主機，另一臺可以作為內(nèi)部 Web 服務(wù)器主機（內(nèi)網(wǎng)），運行公司內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，原先的一臺服

12、務(wù)器作為數(shù)據(jù)庫備份機，另外一臺作為外部 Web 服務(wù)器（外網(wǎng)），用于運行公司網(wǎng)站系統(tǒng)。2、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器選擇在 windows 操作系統(tǒng)上，可選擇的數(shù)據(jù)庫也較多。 包括 Oracle、微軟的 SQL Server 以及 IBM 的 DB2 for Windows 等。原先系統(tǒng)一直使用 SQL Server ，信息部門的技術(shù)人員都很熟悉 SQL Server，按照我們的系統(tǒng)規(guī)模， SQL Server 2000 也能勝任，因此可以選擇 SQL Server 2000作為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。3、web 服務(wù)器選擇Windows 2000 Server 的 IIS 是一個支持 Asp 的 web 服務(wù)器，與

13、操作系統(tǒng)結(jié)合得很好，可以充分利用系統(tǒng)資源。1.5ROI 分析1、投入預(yù)算按照預(yù)算，公司投入的設(shè)備采購大約25 萬元，包括主機、交換機、打印機等。在軟件開發(fā)方面， 需要投入 30 萬元，在操作系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件上，需要投入 10 萬元，還有項目管理和實施費用，需要10 萬元，風險預(yù)備金15 萬元。除了直接投入，項目建設(shè)也會增加業(yè)務(wù)人員的額外工作，員工需要一定的加班，估計費用在 10 萬左右，因此，總預(yù)算 100 萬元。2、效益分析盡管項目建設(shè)的費用比較高， 但是系統(tǒng)建成投入運行后， 預(yù)期效益也是明顯的。直接效益：（1） 減少人工操作，減少差錯，加快開單、出貨、配送速度，提高效率，減少浪費。（2） 有

14、效管理客戶和商品，使銷售部門更加及時了解市場，方便與客戶簽訂合同、跟蹤合同。（3） 庫存更加合理，減少商品占有庫存的時間，提高庫存利用率，減少缺貨情況的出現(xiàn)，增加銷售額。綜合各部門的討論和相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如果系統(tǒng)達到計劃的要求，系統(tǒng)使用后 1 年可以增加利潤（包括提高銷售額和降低成本）58，即 3050 萬。間接效益：（1）規(guī)范了業(yè)務(wù)和操作。（2）提高公司市場形象，有利于品牌的形成。（3）公司領(lǐng)導及時了解營業(yè)情況和市場情況，有利于組織公司經(jīng)營。從直接經(jīng)濟效益和間接效益看，本項目在ROI 方面是可接受的。1.6可行性分析結(jié)論和建議本項目經(jīng)過上述可行性研究，可以得出以下結(jié)論：1、本項目可以實現(xiàn)公司內(nèi)

15、部的資源共享，建立統(tǒng)一的客戶檔案和藥品檔案，實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理電子化、規(guī)范和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，加快出單能力， 為各業(yè)務(wù)部門和公司領(lǐng)導提供綜合查詢和統(tǒng)計報表，為決策提供數(shù)據(jù)支持，提高企業(yè)競爭力。2、基于 web 的管理信息系統(tǒng)是可行的， 與 C/S 結(jié)構(gòu)相比，這種結(jié)構(gòu)可以擴展性和維護行更好，減少了大量的維護工作。3、公司領(lǐng)導和業(yè)務(wù)部門都支持本項目，并組建了項目組，項目在管理上已經(jīng)基本做好準備。所以，本項目在經(jīng)濟上、技術(shù)上和管理上是可行的，建議進行招標，選擇承建單位，制定項目實施計劃， 同時組織好需求調(diào)研和需求分析、爭取業(yè)務(wù)部門更多的參與。2 需求分析說明書本需求說明書主要描述了醫(yī)藥公司庫存管

16、理的系統(tǒng)需求。2.1系統(tǒng)的功能劃分庫存管理子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如下圖：庫存管理子系統(tǒng)倉 庫入 庫出 庫庫 存配 送商 品統(tǒng) 計和 庫管 理管 理量 管管 理養(yǎng) 護查 詢位 管理量 管理理2.2目前業(yè)務(wù)流程圖及說明經(jīng)過調(diào)研，本節(jié)描述現(xiàn)有系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程。1、進庫流程：倉采購部核對商品清單質(zhì)量檢驗入庫登記質(zhì)2、出庫流程銷售部倉訂單處理提貨請求檢查庫存分揀出庫登記其他流程相對簡單， 屬基本信息登記類， 在此沒有流出流程， 在功能說明中直接描述。2.3新的業(yè)務(wù)流程圖及說明在新的系統(tǒng)下， 各部門的數(shù)據(jù)是互連互通的，保證數(shù)據(jù)的一致性， 因此需要對部分業(yè)務(wù)流程進行調(diào)整。1、進庫流程查詢采購合同修改合同到貨情況倉采購

17、部核對商品清單質(zhì)量檢驗入庫登記質(zhì)量部2、出庫流程查訂單修改訂單狀銷售部倉訂單處理提貨請求檢查庫存分揀出庫登記配送安排配送登記2.4系統(tǒng)功能說明本節(jié)描述庫存管理的各個功能， 對于用戶管理、 商品代碼管理、 客戶管理等系統(tǒng)基本管理功能， 作為整個醫(yī)藥公司管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)， 是公用的部分， 本節(jié)不進行描述。2.4.1 倉庫和庫位管理1、 倉庫管理：對各倉庫的信息進行登記、 管理維護。包括增加、修改、查詢和刪除。庫房種類包括：冷庫，陰涼庫，常溫庫。倉庫信息包括：倉庫編號、倉庫名稱、倉庫類型、倉庫用途、倉庫地址、倉庫負責人、倉庫說明。2、庫位管理：對各倉庫的貨位進行管理，便于更有效的進行藥品入庫和分揀

18、配送。庫位編號規(guī)則為：樓（東、西）堆位（ n）樓層（ n）貨位（ n）（n=1,2 ）。2.4.2 入庫管理入庫管理功能包括：查詢采購合同（單）以核對貨物清單、入庫登記、修改合同到貨情況。1、查詢采購合同：按照供應(yīng)商、合同編號查詢采購合同，用于核對當前到貨的清單是否一致。2、入庫登記：登記本次入庫內(nèi)容，修改各倉庫各庫位庫存量，如果某商品庫存數(shù)量超過庫存上限，則提示采購部、銷售部和倉管部該商品有積壓的風險。如果需要轉(zhuǎn)倉，需要進行轉(zhuǎn)倉登記。3、入庫完畢，應(yīng)修改合同到貨情況、記錄到貨時間和數(shù)量，如果合同規(guī)定的商品全部到貨，則做好標志，便于進行跟蹤和統(tǒng)計。2.4.3 出庫管理出庫管理功能包括：訂單查詢

19、、出庫登記、修改訂單狀態(tài)。1、訂單查詢：根據(jù)客戶和訂單號查詢訂單狀態(tài)和商品數(shù)量，以確認是否允許進行配送、出庫。2、出庫登記：登記本次出庫的商品，同時修改各庫位的商品數(shù)量，如果某庫存量已經(jīng)低于庫存下限，則提示采購部門和倉管部門及時訂貨。3、修改訂單狀態(tài)：修改合同執(zhí)行情況，減少未送貨數(shù)量，如果全部貨品已經(jīng)送出，則將合同置為全部送出狀態(tài)，便于銷售部門進行統(tǒng)計查詢。2.4.4 庫存量管理庫存量管理功能包括：庫存上限和下限設(shè)置，超限預(yù)警。1、庫存上下限設(shè)置： 計算機根據(jù)前 3 個月的銷售情況和前2 年同期的銷售情況，計算出商品庫存的上下限初步值，作為設(shè)置的依據(jù)，公司市場研究人員再根據(jù)市場研究結(jié)果最終設(shè)置

20、各種商品的庫存上下限。2、超限預(yù)警：當某種商品的庫存數(shù)量不在其上限和下限之間，則系統(tǒng)必須進行提示。用戶也可以查詢當前所有處于預(yù)警的商品。2.4.5 配送管理為了充分利用運輸力量， 要求進行合理配送， 配送管理功能包括： 送貨登記，送貨反饋登記。1、送貨登記：每次送貨前，進行登記，記錄所送區(qū)域、費用、商品價值、客戶等。2、送貨反饋：貨物送達客戶，需要客戶簽收和反饋，反饋單回到倉管部門，進行登記，記錄貨物是否全部送達客戶，如果全部送到，則置本次送貨狀態(tài)為完成，如果該合同的全部貨物全部送達，則置本合同處于完成狀態(tài)。2.4.6 商品養(yǎng)護管理倉庫的商品需要養(yǎng)護，養(yǎng)護管理功能包括：盤點登記，損溢登記審批，轉(zhuǎn)倉登記，商品過期預(yù)警。1、盤點登記：倉管部門不定期進行盤點，記錄各種倉品在庫數(shù)量、盤點日期、盤點人，損溢情況等。2、損溢登記審批：商品盤點后，可能會出現(xiàn)損溢，為了保證數(shù)據(jù)與實際情況的一致性，需要進行損溢登記，并報有關(guān)部門進行審批。3、轉(zhuǎn)倉：為了合理有效利用庫位，有時需要進行轉(zhuǎn)倉，需要進行轉(zhuǎn)倉登記，記錄轉(zhuǎn)倉目的、商品原庫位、商品新庫位、原庫位放置的商品等。4、商品過期預(yù)警：藥品是有保質(zhì)期和有效期。當庫存的某種商品達到保質(zhì)期或有效