高速公路建設項目檔案工作的組織職責與管理

1、組織、職責與管理第一節(jié)組織機構與職責、組織機構1、高速公路建設項目檔案工作按照統(tǒng)一領導，分工負責的原則，成立項目 建設檔案工作領導小組，領導公路工程建設項目檔案工作，并依法對建設項目文 件材料收集、整理、立卷、編制和歸檔工作進行管理，同時接受交通運輸部檔案 館、湖北省檔案局、湖北省交通運輸廳檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。（交辦發(fā)2、根據(jù)交通運輸部公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法 2010382號）文件“誰形成，誰負責”的有關要求，建立建設項目檔案工作網(wǎng) 絡。檔案工作領導小組由指揮部負責檔案工作的領導任組長，代表項目法人落實 高速公路建設項目檔案工作項目法人負責制； 成員由指揮部各相關部門負

2、責人和 總監(jiān)理工程師組成。領導小組下設辦公室，辦公室主任由指揮部綜合辦公室主任或指揮部專職檔案員兼任。各參建單位應成立建設項目檔案工作管理機構，明確 本單位檔案工作分管領導，配備具有相關工程專業(yè)知識、能夠適應項目文件材料 立卷歸檔工作需要的專職檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性。、各方的職責:（一）指揮部（業(yè)主）的職責1、指揮部領導建設項目檔案工作，制定本項目工程檔案管理辦法，明確項目文件的形成、收集、整理、立卷、編制、歸檔的要求。2、明確建設項目文件材料編制與收集、整理、立卷、歸檔管理負責人，配 備業(yè)主方工程檔案專職管理人員，建立臨時檔案室，做好指揮部各部門形成的項 目文件材料的收集、整理、立卷、

3、編制、歸檔工作。3、負責各參建單位項目文件材料收集、整理、立卷、編制、歸檔的組織、 協(xié)調(diào)和監(jiān)督、檢查、指導及考核等管理職責，為項目工程檔案工作提供有利條件 和環(huán)境。4、負責組織專家和相關專業(yè)技術人員對施工單位、監(jiān)理單位及設計單位形 成的檔案資料進行交工驗收，接收參建各方移交的經(jīng)驗收合格的竣工檔案文件資 料并匯總編目，完成整個項目的檔案工作。5、提出項目檔案自檢報告和檔案專項驗收申請，配合檔案驗收單位組織設計、施工、監(jiān)理等各參建單位完成檔案驗收工作。6在項目通過竣工驗收后3個月內(nèi)向使用單位及有關單位辦理檔案移交手 續(xù)。（二）施工單位的職責1、明確建設項目檔案工作分管領導，按照“誰形成誰負責”的原

4、則，落實 建設項目文件材料領導人負責制，建立臨時檔案室，配置檔案專柜，配備具有相 關工程專業(yè)知識、能夠適應項目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案管理人 員，并保持其穩(wěn)定性。2、建立施工文件資料與施工同步收集、同步整理、同步歸檔有效的管理機 制，按照項目文件的形成、收集、整理、立卷、編制、歸檔的要求。及時完成施 工文件資料的收集、整理、歸檔和報送及保護工作，確保項目竣工文件材料的收集、整理歸檔工作與工程建設同步和項目竣工文件材料的準確、完整、系統(tǒng)和安 全。3、建立施工文件資料收集、整理、歸檔臺帳，定期向駐地監(jiān)理工程師，指 揮部及總監(jiān)辦檔案管理部門報告。4、接受指揮部建設項目檔案工作領導小組、指揮

5、部及總監(jiān)辦檔案管理部門、 駐地監(jiān)理工程師的監(jiān)督檢查。5、工程交工前，向駐地監(jiān)理工程師，指揮部及總監(jiān)辦檔案管理部門提出項 目檔案自檢報告和檔案專項驗收申請， 經(jīng)驗收合格后，送指揮部檔案室進行統(tǒng)一 匯總歸檔。（三）監(jiān)理單位的職責1、明確建設項目檔案工作分管領導，按照“誰形成誰負責”的原則，落實 項目竣工文件材料領導人負責制，建立臨時檔案室，配置檔案專柜，配備具有相 關工程專業(yè)知識、能夠適應項目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案管理人 員，并保持其穩(wěn)定性。2、按照項目文件的形成、編制、收集、整理、立卷、歸檔的要求，負責監(jiān) 理工作文件材料的編制、收集、整理、立卷、歸檔、保護和檔案信息報送工作, 確保項

6、目監(jiān)理工作竣工文件材料的收集、 整理歸檔工作與工程建設同步和項目監(jiān) 理工作文件材料的準確、完整、系統(tǒng)和安全。3、落實監(jiān)理單位的監(jiān)管職責，積極協(xié)調(diào)施工單位的關系，加強對施工單位 的施工文件資料收集、整理、歸檔工作管理、指導、監(jiān)督和檢查，確保施工文件 資料與施工同步收集、同步整理、同步歸檔；及時全面審查施工單位上報的竣工 文件，認真行使個人簽字權，對已簽認文件資料的準確性、真實性和完整性負責, 及時閉合和完善監(jiān)理與施工單位之間交叉的文件材料； 定期或不定期向指揮部及 總監(jiān)辦報送施工單位竣工文件資料收集、整理、歸檔、編制工作的評價信息。4、接受項目檔案工作領導小組、指揮部及總監(jiān)辦檔案管理部門的監(jiān)督檢

7、查, 建立監(jiān)理文件資料收集、整理、歸檔臺帳。5、施工單位工程交工前，審查施工單位竣工文件的質(zhì)量和檔案自檢報告 審查驗收合格后，在施工單位檔案專項驗收申請上簽字報指揮部檔案管理部門, 還需提交對項目檔案質(zhì)量審核意見，配合指揮部檔案管理部門組織驗收工作。6向指揮部檔案管理部門提出監(jiān)理工作檔案自檢報告和檔案專項驗收申請, 經(jīng)驗收合格后，送指揮部檔案室進行統(tǒng)一匯總編目。（四）設計單位的職責1、明確建設項目檔案工作分管領導，按照“誰形成誰負責”的原則，落實 項目竣工文件材料領導人負責制，建立臨時檔案室，配置檔案專柜，配備具有相 關工程專業(yè)知識、能夠適應項目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案管理人 員，并

8、保持其穩(wěn)定性。2、按照項目文件的形成、編制、收集、整理、立卷、歸檔的要求，負責設 計工作（含施工過程中變更設計）文件材料的收集、整理、立卷、歸檔、保護和檔 案信息報送工作，確保項目設計工作文件材料的收集、 整理歸檔工作的準確、完 整、系統(tǒng)和安全。3、接受指揮部建設項目檔案工作領導小組、指揮部及總監(jiān)辦檔案管理部門 監(jiān)督檢查。4、工程交工前，向指揮部及總監(jiān)辦檔案管理部門提出項目檔案自檢報告和 檔案專項驗收申請，經(jīng)驗收合格后，送指揮部檔案進行統(tǒng)一匯總歸檔。第二節(jié)管理與措施、建設項目檔案工作的管理1、建立建設項目“三同步”檔案管理機制。將公路工程建設項目工程檔案編制、收集、整理工作納入工程建設管理程序

9、, 納入工程建設目標管理和考核范圍內(nèi)， 建立與工程建設同步收集、同步整理、同 步歸檔管理機制。將工程項目檔案工作納入工程計量支付的必備條件， 建立與工程計量支付相關的制約制度，凡申請計量支付的工程必須是該工程文件資料收集完整齊全，達 到文件資料歸檔要求。否則不予計量，不予支付。2、建立建設項目檔案管理領導人責任制。建設項目檔案工作實行項目法人負責制， 建立建設項目“三落實”檔案管理 機制。落實公路工程建設項目工程檔案文件材料編制、收集、整理、歸檔領導人 責任制。按照“誰形成，誰負責”和不得委托他人的原則，建設單位（業(yè)主）應 有一位領導負責項目檔案工作，各參建單位應至少有一名分管領導負責抓工程檔

10、 案的編制、收集、整理、歸檔工作。落實臨時檔案室，配置檔案專柜，落實檔案 管理人員，配備具有相關工程專業(yè)知識、能夠適應項目文件材料立卷歸檔工作需 要的專職檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性。3、建立建設項目檔案工作的檢查制度。指揮部和總監(jiān)辦具有工程管理職能各部門，定期要對各工地、駐地監(jiān)理等參 建單位檔案收集整理情況進行一次專項檢查、現(xiàn)場指導。凡檔案工作進度滯后、 編制質(zhì)量不符合要求的，立即督促整改，明確整改內(nèi)容，規(guī)定時間及要求，必要 時下發(fā)整改通知書，檔案工作進度嚴重滯后，進行通報批評。發(fā)揮工程監(jiān)理的監(jiān)管職責。將項目文件材料收集立卷歸檔工作納入監(jiān)理工作 內(nèi)容，建立項目檔案工作監(jiān)督考核體系，總監(jiān)理工程

11、師辦公室負責本項目駐地監(jiān) 理、施工單位的日常檔案工作管理，監(jiān)督、檢查、指導、考核各參建單位竣工文 件的收集、積累、整理、編制、歸檔工作；并將監(jiān)督、檢查、考核、驗收結果每 月上報項目項目建設檔案工作領導小組辦公室。駐地監(jiān)理辦公室負責本單位形成的施工監(jiān)理文件材料收集歸檔工作，并配專 人負責對本監(jiān)理合同段各施工單位竣工文件的收集、積累、整理歸檔工作進行監(jiān) 督、檢查、指導和考核、驗收并將監(jiān)督、檢查、考核、驗收結果每月上報項目總 監(jiān)理工程師辦公室，確保項目文件材料的收集、立卷、歸檔的及時、準確、完整、 系統(tǒng)和安全。、建立預立卷制度1、工程檔案預立卷是工程檔案文件資料立卷的基礎，就是將公路工程建設項目產(chǎn)生于工程建設不同階段和不同時期的文件材料進行初步立卷，待工程項目 完工后再正式立卷歸檔，項目各參建單位應根據(jù)公路工程項目建設程序的不同階 段和文件材料產(chǎn)生的自然過程，按照公路工程立卷歸檔要求，分別做好預立卷工 作。2、預立卷卷內(nèi)文件材料的收集按照本指南公路工程檔案文件材料收集 范圍進行收集和整理，建立檔案文件材料收集目錄和檔案文件材料收集臺帳，確保一個單項工程完工，相應的檔案文件資料必須收集