辦公家具分析報告

1、辦公家具工作分析報告 我所辦公家具管理工作遵循固定資產(chǎn)管理制度、家具管理制度等 相關所內(nèi)管理制度及流程 ,但就是在實際管理工作過程中 ,仍有需要進 一步完善與改進的地方。 為了進一步給科研、 生產(chǎn)工作提供良好的辦 公環(huán)境 ,主要從以下幾個方面進行分析 : 一、工作回顧 (2016-2017) 1. 2016至2017年,共計入庫家具 2061項,支出費用2758463 元。 2. 2016 至 2017 年,報廢家具 323 項,支出費用 9268 、5 元。 3. 近兩年 ,我部門在管理上做出了如下改變 : i. 為了加強管理 ,修訂了家具管理辦法 ,其中再次明確了各 部門職責。 ii. 形

2、成了家具標準的初稿 ,根據(jù)員工的反應情況 ,對家具標準 進行動態(tài)管理。 iii. 為了規(guī)范采購流程 ,將家具 (固定資產(chǎn)部分 )申購通過 OA 的 形式完成。提高了審批效率。 iv. 為了簡化申購流程 ,將家具維修與家具采購統(tǒng)一改為年度 開口合同 ,改為訂單式管理。 二、目前所內(nèi)辦公家具管理現(xiàn)狀 我所家具主要分為會議桌、 辦公椅、更衣柜、文件柜、保密柜、 沙發(fā)、工作臺、其她辦公家具。管理流程包含從申購到處置 , 具體流程如下圖所示 1. 賬目管理 i. 目前我所辦公家具臺帳分為三級臺帳管理，分別就是財務 賬、家具主管部門臺帳、各使用部門臺帳。其中家具主管 部門臺帳主要依賴于固定資產(chǎn)管理軟件一一

3、佳克軟件進行 日常增、刪、查、改管理。財務賬主要就是通過入庫單的 形式進行入庫。各使用部門臺帳主要就是各部門通過自己 領用的家具情況進行日常管理。 ii. 以上三本賬，財務賬與主管部門臺帳可以保持一致。但就是 各使用部門臺帳與財務賬、主管部門臺帳出入較大 ,甚至有 些部門未建立部門臺帳。 iii. 為了更好地管理 ,家具主管部門臺帳包含固定資產(chǎn)家具與 低值易耗品家具 ,并且在入庫過程中 ,均納入佳克軟件進行 統(tǒng)一管理。對于在日常工作中因家具申購、借出、報廢等 情況而需要進行賬目調(diào)整的情況 ,均通過佳克軟件進行家 具的動態(tài)管理。 2. 庫房管理 i. 目前家具倉庫根據(jù)家具類別、使用狀態(tài)進行區(qū)別

4、（如待維 修、待報廢等 ）,共有 6 個倉庫（老區(qū)地下室 3個、新區(qū)地下 室 3 個 ）,均由家具主管部門進行管理。 ii. 倉庫的出入庫動態(tài)管理 ,根據(jù)出入庫情況調(diào)整賬目。 3. 申購管理 i. 目前申購工作分為 2種,固定資產(chǎn)家具申購通過網(wǎng)上 OA 流 程進行辦理 ;低值易耗品申購通過紙質(zhì)臨時申購單的形式 進行辦理。 ii. 我部門對于申購內(nèi)容的具體情況就是通過 EXCEL 的形式 進行記錄的 ,其中包含申購人、申購內(nèi)容、具體家具尺寸規(guī) 格等各字段。 如為紙質(zhì)申購單 ,我部門會對申購單及相關家 具圖紙進行復印存檔備查。 4. 入庫管理 i. 物資部根據(jù)采購合同與發(fā)票填寫家具入庫單 ,入庫單

5、大概 會在家具實際到位后 1-2 個月送達我部門 ,這期間包括了使 用部門試用時間、廠家開票時間、合同流程時間。 ii. 我部門在收到入庫單之后于 1-2 周內(nèi)辦理入庫手續(xù) ,期間包 括了去現(xiàn)場核查該家具就是否在現(xiàn)場使用并完好、張貼固 定資產(chǎn)標簽、登記固定資產(chǎn)臺帳的時間。在審核無誤后 ,我 部門會在入庫單上簽字確認。 iii. 物資部憑確認后的入庫單至財務部辦理報銷流程。 iv. 在入庫過程中 ,對于大型家具 （如屏風工位、會議桌等 ）將會 按照部門資產(chǎn)進行入庫 ,記為部門資產(chǎn) ;對于小型資產(chǎn) （如員 工轉(zhuǎn)椅、小沙發(fā)等 ）將會按照員工個人資產(chǎn)進行入庫 ,記為個 人資產(chǎn) ;對于公共區(qū)域的家具 （

6、如一號樓大廳家具 ）將會按照 公共區(qū)域資產(chǎn)入庫 ,記為綜合管理部資產(chǎn) ;對于根據(jù)項目申 購的家具 （如試驗臺、防靜電椅 ）將會按照項目申購部門進 行資產(chǎn)入庫 ,記為申購部門資產(chǎn)。 5. 維修管理 i. 我部門于今年組織了年度家具維修招投標 ,確定了人工與 相關配件的單價。 ii. 我部門根據(jù)各部門直接報修或通過新事業(yè)公司報修作為工 作輸入 ,為了不影響員工的正常使用 ,具體維修工作以優(yōu)先 備貨置換為主。置換下來的破損家具暫時存放在庫房中 ,待 數(shù)量達到一定程度后 ,統(tǒng)一通知新事業(yè)公司進行維修 ,如新 事業(yè)公司無法維修 ,將通知廠家進行維修工作。 6. 報廢流程 i. 嚴格執(zhí)行 固定資產(chǎn)管理辦法

7、 中對資產(chǎn)報廢的相關要求。 7. 退庫流程 i. 我部門在修訂家具管理辦法的過程中 ,新增了家具退 庫表 ,用于因家具損壞無法使用與暫無使用需求的家具進 行記錄 ,而且該表也作為修改賬目時的依據(jù)。 8. 家具標準化工作 i. 在 2016 年初 ,為了員工在申購過程中更加便利 ,加強家具訂 單式管理 ,形成了一份家具標準的初稿并進行了試運行。在 今年八月份 ,根據(jù)員工的反應、家具的款式、集團公司的文 化等多方面考慮 ,制定了一份新的家具標準 ,同時把這份家 具標準作為 2017 年家具年度采購合同的家具清單。最新 的家具標準包含 3 個大類 （板式家具、椅凳類家具、鐵質(zhì)類 家具）,_15個小類

8、 ,而且對每一項家具進行了細化 ,標 明了主要部件的材質(zhì)。在日常的管理工作中 ,我部門根據(jù)家 具的申購頻率、新穎程度、質(zhì)量情況等進行動態(tài)化管理 ,對 于長期沒有申購或者款式已經(jīng)淘汰的家具 ,即使剔除標準 ; 對于款式新穎的家具 ,經(jīng)過討論后列入家具標準。 三、目前所內(nèi)辦公家具管理存在的問題 經(jīng)過不斷的改進 ,在管理與操作中有所提升 ,但就是仍有改進空間 , 主要體現(xiàn)在以下方面 : 1. 賬目問題 i. 由于歷史原因及多年管理不嚴 ,導致目前我所家具賬目不 清晰。 ii. 在 2014-2015 年,為了摸清家底 ,原經(jīng)營計劃部組織過一次 全所資產(chǎn)盤點 ,那次盤點就是近幾年較為全面的一次資產(chǎn) 盤

9、點工作 ,其中涉及了固定資產(chǎn)與低值易耗品、財務賬、實 物賬、部門賬。但就是那次盤點在最終數(shù)據(jù)匯總的時候 ,由 于賬目的丟失、部門的合并 ,導致未能有任何結(jié)果。自此之 后,未能在組織起如此全面的資產(chǎn)盤點工作。 iii. 在一些老式家具使用過程中 ,尤其就是老區(qū) ,有很多雖然在 財務賬以折舊為 0,但就是實際還在使用的情況。這批家具 因長年使用的原因 ,在加之當年的管理不規(guī)范 ,會出現(xiàn)很多 賬目雖然存在 ,但就是現(xiàn)場家具無標簽或無法匹配的情況 , 導致在今天進行賬目比對的過程中造成很大困難。 iv. 隨著各項管理制度的頒布 ,隨意丟棄家具的情況有所減少 , 但就是至今仍有員工破損的家具未經(jīng)報修就扔

10、到地下室 , 特別就是員工轉(zhuǎn)椅 ,由于體積小不易發(fā)現(xiàn) ,經(jīng)常被員工私自 處理,在盤點過程中很難進行對賬。 2. 申購問題 i. 家具的申購就是根據(jù)固定資產(chǎn)與低值易耗品的不同而分為 OA 申購與紙質(zhì)申購兩種。但就是在實際操作過程中較為 繁瑣,經(jīng)了解,大部分員工的反饋就是在老區(qū)辦公的同事來 新區(qū)送紙質(zhì)申購單不方便 ,在相互交收的過程中還存在丟 失的風險。而且紙質(zhì)申購單在付家具圖紙上不太方便 ,還需 要單獨打印在粘貼。 3. 供應商管理問題 i. 根據(jù)制度分工 ,綜合管理負責家具的招投標工作。但就是在 實際招投標過程中 ,前來應標的廠家越來越少 ,經(jīng)常會出現(xiàn) 求著別人應標的情況。經(jīng)了解 ,發(fā)生該問題

11、主要就是我單位 付款速度非常緩慢 ,最快的付款流程需要三個月 ,但就是在 實際的付款過程中 ,早已超過三個月。 4. 入庫問題 i. 整個家具入庫流程 ,只對由部門申購的家具進行入庫 ,其她 家具不包含在內(nèi)。但就是隨著所內(nèi)業(yè)務量增加 ,基建與家具 相結(jié)合的環(huán)境改造項目增多 ,許多基建改造項目內(nèi)的家具 不包含在入庫范圍。 5. 管理問題 i. 自從上次家具盤點賬目丟失以后 ,沒有進行過資產(chǎn)盤點。導 致目前家具臺帳混亂。 6. 員工認識方面 i. 我所員工缺乏對資產(chǎn)的重視與認識 ,受到傳統(tǒng)觀念的影響 , 大部分員工對資產(chǎn)管理沒有充分的認識 ,在家具管理方面 , 資產(chǎn)的獎懲與實際工作沒有相結(jié)合 ,這

12、也就是很多員工會 私自把一些不用的家具丟棄至地下室的主要原因。 四、對存在問題的改進建議 1. 開展資產(chǎn)清查 ,摸底家具實物狀態(tài) ,實現(xiàn)賬物一致 i. 確定基準日 ,明確本次盤點目的就是摸清家底 ,實現(xiàn)賬物一 致,因此本次盤點不因賬物不一致而做出發(fā)。 ii. 本次盤點采取無賬目形式 ,進行現(xiàn)場實物的盤點。對于各部 門的盤點情況應當場進行簽字確認。 iii. 在部門確認簽字后的三個工作日內(nèi)進行實物賬、財務賬的 比對,將比對結(jié)果由各部門領導再次確認后留存作為部門 賬。 iv. 各部門盤點結(jié)束后 ,對于出現(xiàn)的盤虧情況 ,按照年代、破損情 況進行統(tǒng)一處理。對于盤盈情況 ,核實原因后統(tǒng)一入賬。 v. 對

13、于因基建改造而采購的家具 ,根據(jù)改造地點的不同進行 盤盈工作。因各部門需求進行改造的 ,資產(chǎn)納入各部門資產(chǎn) 因公共區(qū)域需求進行改造的 ,統(tǒng)一納入綜合管理部資產(chǎn)。 vi. 將現(xiàn)有家具資產(chǎn)中部門名下的資產(chǎn)盡可能轉(zhuǎn)移到員工個人 名下 ,用以增強員工責任心 ,以達到減少家具丟失的目的。 2. 將固定資產(chǎn)申購與低值易耗家具申購均采用 OA 流程進行 ,提 高工作效率。經(jīng)了解 ,雖然沒有制度要求固定資產(chǎn)與低值易耗 家具必須要分開申購 ,但就是為了避免出現(xiàn)申購一個椅子也需 要所領導審批的情況 ,才會出現(xiàn)兩種申購方式。經(jīng)過與固定資 產(chǎn)主管的溝通 ,認為在今后的工作中有必要合并為一個 OA 申 購流程 ,而且需

14、要優(yōu)化流程 ,對固定資產(chǎn)與低值易耗家具進行篩 選。該工作計劃在今年年底的信息化工作預算上提出 ,相信明 年可以完成優(yōu)化。 3. 對于供應商管理問題 ,具體解決措施如下 : i. 為了提高供應商積極性 ,協(xié)調(diào)相關部門修改付款制度 ,加強 欠款的付款工作 ,同時在標書上明確我方付款方式。 ii. 在日常工作中 ,通過家具展覽、兄弟企業(yè)推薦等形式 ,不斷新 增供應商 ,開拓視野 ,增加供應商可選性。 iii. 根據(jù)服裝采購與基建采購的付款流程 ,同時參考過往項目 的付款經(jīng)驗 ,賦予綜合管理部家具采購付款的權(quán)利 ,由綜合 管理部直接采購簽訂合同并付款。這樣既可以解決家具付 款慢供應商不配合的情況 ,又

15、可以解決家具采購過程中對 款式、材質(zhì)、顏色等主要信息的丟包現(xiàn)象。 4. 加強員工宣傳 ,提高對私自丟棄資產(chǎn)嚴重性的認識。在實際操 作過程中需要做到以下 2 點: i. 根據(jù)之前對賬目問題的分析與解決方案 ,首先明確各部門 的賬目 ,做到部門賬、實物賬、財務賬一致。 ii. 在賬物一致的前提下 ,嚴格執(zhí)行固定資產(chǎn)管理制度中獎懲 的相關規(guī)定 ,在日常工作中 ,一旦發(fā)現(xiàn)私自丟棄家具的情況 , 就應該按照制度進行處罰。 五、后續(xù)準備開展的工作 1. 制定家具標準 i. 將目前現(xiàn)有的家具標準不斷擴充、修訂。對于需求量大的 家具列入家具標準 ;對于不常用或者已經(jīng)淘汰的家具款式 , 及時剔除。 2. 進行全年家具清查 i. 主要工作內(nèi)容就是盤點每個部門的實物情況 , 與財務賬進 行比對。對盤盈、盤虧的家具進行統(tǒng)一處理。最終 ,將可以 轉(zhuǎn)移的到個人名下的家具進行統(tǒng)一轉(zhuǎn)移。 3. 待報廢資產(chǎn)管理 i. 目前新區(qū)老區(qū)地下車庫均有不同程度的家具堆積情況 ,對 于已經(jīng)破損無法使用的家具優(yōu)先處置。 4.