某公司收發(fā)文件管理辦法

1、某公司收發(fā)文件管理辦法第一章 總則第一條 根據(jù)公司章程的有關(guān)規(guī)定，為加強(qiáng)收文、發(fā)文管理工作，使之規(guī)范化、制度化，特制定本制度。第二章 收文管理第二條 凡公司收到的文件，均由綜合管理部的文件管理人員進(jìn)行收文登記。（具體內(nèi)容見(jiàn)附件一）第三條 收文在總經(jīng)理或相關(guān)的主管副總經(jīng)理簽注意見(jiàn)后，由文件管理人員將文件交付承辦人員。第四條 具體文件承辦人員接到文件后，須認(rèn)真領(lǐng)會(huì)文件精神，按照行文要求認(rèn)真辦理，一般要求承辦期不超過(guò)1周。第五條 文件按要求辦理完畢后，將原文件交回文件管理人員存檔。第三章 發(fā)文管理第六條 發(fā)文的質(zhì)量體現(xiàn)公司管理水平的高低，各部門在起草文件時(shí)，文字要簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確。第七條 要認(rèn)真履行發(fā)文程

2、序，如：領(lǐng)導(dǎo)簽字、審核、校對(duì)、編號(hào)等。（具體內(nèi)容見(jiàn)附件二）第八條 對(duì)文件的印刷質(zhì)量要認(rèn)真負(fù)責(zé)，杜絕有不符合行文規(guī)定的文件出現(xiàn)。文件格式包括標(biāo)題、文件編號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文單位、印章、主題詞、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、發(fā)文時(shí)間等。1 標(biāo)題：標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容，文種使用要恰當(dāng)。在標(biāo)題中，除引用其他文件名外，一般不加書名號(hào)，文體格式為黑體二號(hào)。2 發(fā)文編號(hào)：發(fā)文編號(hào)由部門簡(jiǎn)稱、業(yè)務(wù)類別、年號(hào)、順序號(hào)組成，并按上述先后順序排列，幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦部門的發(fā)文編號(hào)。發(fā)文編號(hào)一律編在紅線之上、文頭之下的中間位置，文體格式為仿宋體3號(hào)字。以公司名義發(fā)文統(tǒng)一由綜合管理部

3、編號(hào)，編號(hào)為“奧特奇政200 號(hào)”；其他各部門發(fā)文，以部門名稱的第一個(gè)字作為其文號(hào)編號(hào)簡(jiǎn)稱，分別為：綜合管理部：綜；財(cái)務(wù)結(jié)算中心：財(cái)；物流管理部：物；資產(chǎn)管理部：資等。如有部門第一字作為簡(jiǎn)稱不便于行文的，由綜合管理部另行規(guī)定。發(fā)文編號(hào)的業(yè)務(wù)類別規(guī)定如下：下級(jí)部門對(duì)上級(jí)部門的報(bào)告，或公司對(duì)其他政府部門的報(bào)告，編號(hào)為“奧特奇報(bào)200號(hào)”；下級(jí)部門對(duì)上級(jí)部門的請(qǐng)示，或公司對(duì)其他政府部門的請(qǐng)示，編號(hào)為“奧特奇字200號(hào)”；對(duì)全公司范圍內(nèi)，或本部門范圍內(nèi)的指令、通知等，編號(hào)為“奧特奇發(fā)200號(hào)”；對(duì)公司外部的單位發(fā)函，編號(hào)為“奧特奇函200號(hào)”。3 秘密等級(jí)有保密內(nèi)容的公文應(yīng)劃分秘密等級(jí)。秘密等級(jí)分“絕

4、密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)檔次，在文件首頁(yè)左上角標(biāo)明。保密文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)及序號(hào)，達(dá)不到保密程度的文件，可不在文件上標(biāo)注。3 緊急程度緊急文件應(yīng)當(dāng)在文件右上角標(biāo)明“特急”、“急件”，達(dá)不到緊急文件程度的，可以不在文件上標(biāo)注。4 正文正文文體為仿宋體3號(hào)字；頁(yè)面設(shè)計(jì)為每頁(yè)23行，每行26-30字，行間距為固定值29，頁(yè)邊距為上、下、左、右均為2.54厘米，裝訂線為左1厘米。5 附件、注釋附件名稱應(yīng)在正文之后成文日期之上注明；注釋寫在日期之后。6 印章以公司或部門名義正式行文應(yīng)一律加蓋印章。使用公司文頭紙，以公司名義對(duì)外印發(fā)的文件，不需落款，在落款位置標(biāo)注日期，印章應(yīng)覆蓋在日期上；以部門名義發(fā)文

5、，需落款標(biāo)注發(fā)文單位及日期，印章應(yīng)同時(shí)覆蓋在落款及日期上。7 主題詞正式文件應(yīng)一律標(biāo)注主題詞。主題詞應(yīng)可歸納出文件的主要方向及內(nèi)容。主題詞三字以黑體3號(hào)字；具體的主題詞文字以宋體3號(hào)字加粗。8 主送及抄送主送及抄送的部門或人員應(yīng)當(dāng)寫全稱。9 其他以公司名義對(duì)外發(fā)文的，應(yīng)在文件左下角標(biāo)注發(fā)文部門；在右下角標(biāo)注印發(fā)時(shí)間，印發(fā)時(shí)間以文件獲簽發(fā)日期為準(zhǔn)；在右下角最下側(cè)標(biāo)注印發(fā)份數(shù)，以電子文檔形式下發(fā)的，應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)電子文檔發(fā)送數(shù)量。10 發(fā)文用紙統(tǒng)一采用印有公司標(biāo)識(shí)的文頭紙。11 文件要堅(jiān)決履行蓋章、存檔系列程序。第四章 附則第九條 本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后頒行。附件一：內(nèi)蒙古奧特奇蒙藥股份有限公司文件接收登記表日期文件名稱文號(hào)份