會(huì)議效率不高的原因及解決方案

1、第2講會(huì)議效率不高的原因及解決方案【本講重點(diǎn)】會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會(huì)議的八大特征會(huì)議規(guī)范會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理1 1 .會(huì)議的通病效率不高小王是一家公司的職員， 他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)很多公司往往由于以下原因，開(kāi)會(huì)效率低下:公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開(kāi)。許多主管對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢(xún)員工的意見(jiàn)。這使得員工疲于奔命，甚至得延后 或放棄參加其他會(huì)議。有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶(hù)或政府官員有約在先， 根本不能出席, 這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與

2、議題關(guān)系最密切的人， 所以準(zhǔn)備不充分或 者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。時(shí)下有一句很流行的話(huà)一一“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，這句話(huà)可以改為“開(kāi)會(huì)比較煩”。開(kāi)會(huì)之所以煩，用小王的話(huà)來(lái)說(shuō)，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的 狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率不高。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。2 2 .會(huì)議效率不高的原因會(huì)議效率不高通常由以下 7 7種原因造成。在這 7 7種原因中，有3 3種原因是會(huì)議的“致 命傷”，需要格外警惕。這 3 3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。會(huì)課的地點(diǎn)會(huì)諄的準(zhǔn)務(wù)工作表2-12-1會(huì)議效

3、率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1 1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸 轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。（2 2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁 打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。（3 3）開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須岀席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可 有可無(wú)的參加者。（4 4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者 牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（5 5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知 如何引退，致使會(huì)議失敗。（6 6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議 拖沓而無(wú)成效。（7 7）開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然 發(fā)現(xiàn)皆不明

4、確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失 敗。3 3 預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然， 將禍患扼殺于搖籃之中。 對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，做預(yù) 防性管理，實(shí)際上就是在開(kāi)會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因， 一一做好預(yù)防 工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行?！九e例】以會(huì)議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對(duì)7 7種致使會(huì)議效率低下的原因，做一個(gè)全面的預(yù)防性管理。效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí) 間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下 午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五。地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須岀席會(huì)議的人， 將岀席會(huì)議的 人分為必須參加者

5、、可以旁聽(tīng)者和可選擇參 加者幾類(lèi)。因素。高效會(huì)議具有 8 8大特征。廠;蚊竄故的八大特征,只在必要時(shí)才習(xí)集隹也了評(píng)論和歸納記錄所有決定，建謀和負(fù)責(zé)人主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一 職。參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽(tīng)能力。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。會(huì)議開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果 通知所有的參會(huì)者?！咀詸z】請(qǐng)根據(jù)自身情況完成下列表格。(1)(1)你所在公司是否存在會(huì)議效率不高的問(wèn)題？是否(2)(2)如果存在，請(qǐng)從下列選項(xiàng)中選出符合你所在公司實(shí)際情況的選項(xiàng)，并提出改進(jìn)意見(jiàn)。存在問(wèn)題是否存在改進(jìn)意見(jiàn)主持人毫無(wú)影響力是 否會(huì)議地點(diǎn)

6、的布局讓人很有壓迫感是 否會(huì)前準(zhǔn)備不足，會(huì)議議題讓人不明 所以是 否會(huì)議總是選在午飯時(shí)間進(jìn)行是 否高效會(huì)議的八大特征與低效率會(huì)議相對(duì)的就是高效會(huì)議，高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不利好好黑劃過(guò)抄訂和分發(fā)了說(shuō)程表遵守時(shí)間 一切技嘟就班誦了最有毘驗(yàn)恂和有才能的人出席建議在正式召開(kāi)會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8 8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開(kāi)的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范包含 3 3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本 身。1 1 會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范SAM-OAM 度盲旳徽望沒(méi)被喚帆 不宜讓與竊吿対 餐詒有太務(wù)040業(yè)務(wù)

7、分析.0AM-10AM適合1對(duì)1會(huì)從，也昱進(jìn)行業(yè)務(wù)矗談的 聶隹時(shí)機(jī). 1MUU12AM奄1PM3PM違拾雋皚廣蠻./ 3PM-5PM展貯不吏排僉諛上午8-98-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司， 準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。上午9-109-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的 會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。上午10-1210-12點(diǎn)或下午1-31-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴

8、， 不斷想出新點(diǎn)子、新方法。下午3-53-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期， 人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。2 2 會(huì)議規(guī)范本身會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi)會(huì) 時(shí)間。超過(guò)1 1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書(shū)面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見(jiàn)不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮黑臉”

9、。會(huì)議結(jié)束2-32-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。（1 1 ）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括:會(huì)議的開(kāi)始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、 相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括： 分享話(huà)題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。（2 2）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括 寫(xiě)、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等?！颈局v總結(jié)】會(huì)議效率不高是當(dāng)前許多會(huì)議的現(xiàn)狀。因此，找岀會(huì)議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7 7大因素致使會(huì)議效率低下，針