會(huì)議紀(jì)錄的作用

1、第九章會(huì)議記錄.會(huì)議記錄者的功能協(xié)肋主持人總皓與歸納:*觀(guān)察 預(yù)肪蕓過(guò)記錄者的功能：原況于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的也序會(huì)議記錄者主要有4種功能。會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性?xún)H次于主持人， 他也是 導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。會(huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。 會(huì)議記錄者在會(huì)議的過(guò)程中 主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用。會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書(shū)或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持 人的員工去做這項(xiàng)工作。因?yàn)檫@樣做

2、可以幫助公司培養(yǎng)后備人才（這里專(zhuān)指那些 將來(lái)可以去做主持人的人才）。而且，在這個(gè)問(wèn)題上，主張要由不同的員工輪流 擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門(mén)秘書(shū)來(lái)專(zhuān)職擔(dān)任， 因?yàn)檫@一做法有助于鍛 煉一群人，而不是一個(gè)人。觀(guān)察預(yù)防功能。會(huì)議記錄者的觀(guān)察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功 能。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀(guān)者的角度來(lái)觀(guān)察會(huì)議中是否存在一些 誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對(duì)主持人做出提醒。 例如，可以清楚地觀(guān)察在會(huì)議中哪些人 發(fā)言過(guò)長(zhǎng)，哪些人尚未發(fā)言，并對(duì)這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來(lái)提醒主持人。 當(dāng)然，最主要的觀(guān)察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會(huì)議誤區(qū)：第一誤區(qū)社會(huì)性懈怠社會(huì)性懈怠是一個(gè)

3、心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無(wú)所謂狀態(tài)。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過(guò)”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名 詞代表的意義并不是真正的全體意見(jiàn)一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù) 人對(duì)于主持人或發(fā)言者提出的問(wèn)題不感興趣或是不予理睬，聽(tīng)之任之，從始至終好像是在一種參會(huì)狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。對(duì)于這種會(huì)議誤區(qū)，身在其中的主持人和對(duì)答者均不易察覺(jué)， 只有站在第三 者角度上的會(huì)議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對(duì)此種情況適時(shí)做出提醒， 避免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開(kāi)會(huì)的真正價(jià)值。第二誤區(qū)從眾心理從眾心理就是大家都用一種聲音說(shuō)話(huà)。 參會(huì)者之所以會(huì)用一種聲音說(shuō)話(huà)，不 是因

4、為站在真理的角度上，而主要是因?yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團(tuán)體或 是很有權(quán)威的某個(gè)人的影響力很強(qiáng)，他們的想法因?yàn)樗麄兊挠绊懥Χ鴮?duì)很多個(gè)體 產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力，迫使許多個(gè)體同意其決策。這種誤區(qū)也需要類(lèi)似會(huì)議記錄者這樣的第三者來(lái)觀(guān)察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí) 預(yù)防。第三誤區(qū)團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或者極好或者極壞。無(wú)論是 哪種情況，都不利于形成客觀(guān)的決議。會(huì)議記錄者的客觀(guān)立場(chǎng)能夠幫助克服這種誤區(qū)。.誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者會(huì)議記錄者應(yīng)具有的才能:皮應(yīng)快胃字快卻識(shí)面廣記憶力特別強(qiáng)姐貌能力強(qiáng)傾聽(tīng)能力強(qiáng)勲結(jié)能力強(qiáng)許多傳統(tǒng)的觀(guān)點(diǎn)認(rèn)為會(huì)議記錄者是會(huì)議中最 “簡(jiǎn)單”的角色，其實(shí)這種觀(guān)點(diǎn) 已然

5、落后了許多。會(huì)議記錄者在現(xiàn)代會(huì)議中是僅次于會(huì)議主持人的一個(gè)重要角 色。因?yàn)?，一名好的?huì)議記錄者可以增進(jìn)議事效率， 而一名不好的會(huì)議記錄者不 僅徒增誤會(huì)，還浪費(fèi)時(shí)間；一名稱(chēng)職的會(huì)議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽(tīng)發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽(tīng)到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。所以，一名會(huì)議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能：反應(yīng)快。對(duì)于大家提到的問(wèn)題，能夠迅速反應(yīng)。寫(xiě)字快。做會(huì)議記錄，寫(xiě)字速度當(dāng)然有一定要求。知識(shí)面廣。在做會(huì)議記錄時(shí)，經(jīng)常會(huì)聽(tīng)到一些專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，沒(méi)有相對(duì)廣的知 識(shí)面，對(duì)這些專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，你可能既聽(tīng)不懂，也不會(huì)寫(xiě)。這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的 硬件能力。記憶力特別強(qiáng)。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所說(shuō)事情的前因后果， 遇到一

6、 個(gè)很復(fù)雜又冗長(zhǎng)的問(wèn)題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不 知發(fā)言者所云了。組織能力強(qiáng)。傾聽(tīng)能力強(qiáng)。總結(jié)能力強(qiáng)。三.對(duì)會(huì)議記錄的10大建議對(duì)會(huì)議記錄的十大建議：重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來(lái)，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。除非有必要，定期召開(kāi)的會(huì)議通常不用錄音。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言?xún)?nèi) 容，可能毫無(wú)用武之地。大多數(shù)會(huì)議都能指定一個(gè)會(huì)議記錄者。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。此外， 會(huì)議記錄者最好由與會(huì)者輪流擔(dān)任。會(huì)議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。筆記最好用電腦打 出來(lái)，方便參閱。會(huì)議記錄者的責(zé)任還包括：要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。向與會(huì)

7、者確認(rèn)各議案的排序是否無(wú)誤。會(huì)議記錄內(nèi)容包含：討論過(guò)程中所達(dá)成的各種共識(shí)（要不厭其煩地向與會(huì)者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都無(wú) 誤）有哪些證據(jù)支持次議案的通過(guò)，及反對(duì)意見(jiàn)如何分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁(yè)的長(zhǎng)度。會(huì)議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標(biāo)題，會(huì)議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處使用列點(diǎn)或簡(jiǎn)短的一段文字，名數(shù)與會(huì)者重點(diǎn)工作分派情形及完成日期記錄無(wú)誤。通過(guò)此決議的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄者錯(cuò)誤的部分。將此份會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者。四團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)會(huì)議記錄者除了記錄會(huì)議的內(nèi)容外， 還必須負(fù)責(zé)監(jiān)督整個(gè)會(huì)議的過(guò)程，保證

8、會(huì)議 決策的正確性和規(guī)范性。團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)主要有以下三點(diǎn)：1:社會(huì)性懈怠2:團(tuán)隊(duì)思維3:團(tuán)隊(duì)極化團(tuán)隊(duì)思維產(chǎn)生的原因有：1:達(dá)成一致的時(shí)候，沒(méi)有考慮所有的信息；2:可能是團(tuán)隊(duì)有很強(qiáng)的凝聚力和特別強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)，他占主導(dǎo)地位，逼著大家都往 一個(gè)方向思考；3:更重要的是來(lái)自規(guī)范性的從眾壓力，使得學(xué)員不得不同意最終的決策，而不 是內(nèi)心的。在會(huì)議結(jié)束之前，主席發(fā)言5到7分鐘總結(jié)之后，會(huì)議記錄者發(fā)給參會(huì)人會(huì) 議評(píng)估單，評(píng)估這個(gè)會(huì)質(zhì)量的好與壞。例如會(huì)議核對(duì)單的條款如下：1:你認(rèn)為這會(huì)議有必要嗎?2:你認(rèn)為你作為參會(huì)者，你的出席有必要嗎？評(píng)價(jià)會(huì)議好壞的標(biāo)準(zhǔn)：1:主持人準(zhǔn)備了議程沒(méi)有？請(qǐng)大家評(píng)議一下。2:開(kāi)會(huì)的目的清楚嗎？3:會(huì)議記錄者有沒(méi)有？4:會(huì)議議程照章進(jìn)行了嗎？5:是否適時(shí)整合了與會(huì)者的意見(jiàn)呢？6:工作分配是否得當(dāng)呢？ 沁園春雪北國(guó)風(fēng)光， 千里冰封， 萬(wàn)里雪飄。 望長(zhǎng)