借用物資管理辦法(征求意見稿)

1、借用物資管理辦法（征求意見稿）一、管理目的為加強公司借用物資的管理，規(guī)范借用物資管理流程，控制借用物資規(guī)模,特制定本管理辦法。二、管理范圍本管理辦法規(guī)定了借用物資管理的職責、程序和責任追溯等要求。本管理辦法適用于:招（投）標、參展、送檢測試、科研等借用物資的借用管理；工裝設備的借用管理；其它借用物資的管理。三、工作職責1. 本辦法由生產與物料控制部負責牽頭組織實施。生產與物料控制部負責借用物資的保管和收發(fā)；組織歸還物資牽頭處理；負責借用物資的臺賬管理，定期盤點和檢查，借用物資的監(jiān)督與考核，確保借用資產安全可控。（修訂增加了由PMC部牽頭組織召開歸還借用物資審理會，審理會成員由各相關部門共同參與

2、，對歸還物資形成處理意見，避免物資沉淀，落實責任追溯）2. 借用單位負責設置專人對本單位借用物資進行管理，負責辦理借用和歸還手續(xù)，建立內部管理臺賬；跟蹤和落實借用物資狀況，提前通知借用責任人及時歸還到期借用物資，負責按借用物資歸還流程要求辦理銷借手續(xù)，承擔借用物資的責任追溯。（本著“誰借用誰負責”的原則，修訂將原辦法中借用物資歸還至客戶服務中心即可銷借，調整為需經客戶中心符合性初檢合格后，審理會形成處理意見，歸還流程結束后借用單位或借用人再辦理銷借，有利于歸還物資的責任界定和追溯）3. 借用責任人為借用物資管理責任人，對借用物資所有權及狀態(tài)負責，應保證借用物資全過程的性能完好及附件、包裝等齊全

3、，確保歸還狀態(tài)與借用狀態(tài)一致，并承擔按期歸還以及逾期追溯責任。（營銷公司意見：只能保證歸還物資與原借用物資一致。修訂要求歸還物資需與借用單信息一致且符合性初檢合格才能視為歸還）4.客戶服務中心負責所有歸還借用物資的符合性初檢，及時安排返修計劃，安排專人負責返修過程的跟蹤和落實，做好借用物資返修費用的統(tǒng)計和匯總。（修訂將原辦法中由PMC部在ERP和條碼系統(tǒng)中下達計劃，改由客戶中心下達返修計劃，有利于簡化流程，加強返修進度的控制以及返修過程跟蹤和落實）5. 技術開發(fā)中心負責歸還借用物資技術方案的制定，對返修路線提供必要的技術指導和可行性審查。6. 質量管理部負責根據(jù)審理會意見對歸還借用物資的報廢或

4、返修認定以及責任追溯，對返修借用物資的質量檢驗負責。（修訂增加了質量部參與審理會，根據(jù)處理意見按公司程序文件要求做出質量認定和追溯）7. 采購部負責歸還借用外購物資的返修。8. 財務部負責借用物資的損失費用審查，配合做好借用物資管理的檢查和財務核算。（修訂增加了財務部參與審理會，并根據(jù)質量部處理通知單核算金額，追溯責任人經濟責任）9. 生產單位負責按借用物資返修要求組織返修以及費用統(tǒng)計工作。（修訂生產單位根據(jù)客戶中心計劃進行返修，合格后返還客戶中心）四、管理程序（一）物資借用借用單位僅限于公司內部有物資借用需求的單位和部門，從公司周轉庫或成品庫中借用。（為合理有效控制借用規(guī)模，修訂對借用范圍重

5、新界定，減少公司資產的不必要損失）1. 借用申請（1）借用單位在ERP系統(tǒng)填制物資借用單（見附表）并打印兩份，經責任人及單位領導簽字后，送生產與物料控制部主管領導審核簽字，再報公司領導簽字批準后實施，借用單位留底一份，另一份送生產與物料控制部。（2）借用物資如為公司非標準配置或客戶定制產品配置，應在物資借用單上明確備注，相互關聯(lián)，并統(tǒng)一歸還，以便于歸還狀態(tài)的確認及追溯。（修訂要求如果借用物資為同批配套借用，應在借用單中明確備注，同批歸還）（3）借用物資必須落實借用責任人，借用方屬于營銷公司各分公司（或辦事處）的，原則上分公司（或辦事處）經理為借用責任人。（4）物資借用單必須“一單一人，一單一號

6、”。規(guī)范借用編號管理，各借用單位均按相應要求統(tǒng)一編號，如有續(xù)借則順序編號，并在續(xù)借單上注明原借條編號。（5）生產類物資的短期借用。由借用單位填寫物資借用單，單位領導審核簽字后交生產與物料控制部，借用期限不得超過一周，實物完好歸還后生產與物料控制部注銷借用單，定期匯總統(tǒng)計以便追溯和管理。（修訂新增內容，將公司內部此類物資借用納入管理，規(guī)范借用手續(xù)，加強控制）（6）工裝設備的借用。公司內部生產類工裝設備，由借用單位填寫物資借用單，單位領導審核簽字后交生產與物料控制部；如因需要借給外單位使用的，需有借用單位領導和公司主管領導簽字后將物資借用單交生產與物料控制部審核；借用單位加強借用期限控制，落實使用

7、狀況，實物完好歸還后生產與物料控制部注銷借用單，定期匯總統(tǒng)計以便追溯和管理。（修訂新增內容，將工裝設備借用納入管理，規(guī)范借用手續(xù)，加強控制）2. 借用期限（1）借用期限是指借用物資借出時間至歸還銷借周期。（營銷公司意見將期限分為兩類：一類為借用物資出廠至歸還到客戶中心時止的時間，為借出時間；另一類為從歸還到客戶中心后到最后銷借時間，為銷借時間。修訂將借用期限由原辦法中歸還至客戶中心返修銷借，調整為歸還流程結束后銷借，如歸還物資符合性初檢合格，可不考核借用人的逾期責任，但責任人需在返修結束后辦理銷借手續(xù)。）（2）數(shù)字機頂盒招（投）標借用期限不超過六個月。特殊情況以招投標文件要求為依據(jù)確定借出期限

8、，并及時辦理續(xù)借等相關手續(xù)。（3）參展樣機借用期限，常規(guī)產品不超過六個月，高價值產品不超過三個月。（4）用戶使用測試樣機借用期限為三個月。（營銷提議6個月）（5）借用期滿后，如確需續(xù)借的，由借用責任人書面說明相關事由提出申請，借用單位審核，經公司領導批準后方可辦理續(xù)借。為確保產品性能，原則上物資借用只能續(xù)借一次，續(xù)借期限不超過三個月，特殊情況由借用單位出具相關情況證明后，經公司主管領導批準同意后辦理續(xù)借。（修訂對續(xù)借的次數(shù)和時間加強控制，避免物資長期借用或壞損）（6）為確保產品性能要求，對續(xù)借期屆滿未歸還，且再行續(xù)借未獲公司主管領導批準的借用物資，轉為借用責任人購買。（為加強借用責任人的歸還責

9、任心，修訂加大了考核力度）（7）非樣機借用期限根據(jù)實際借用需求而定。3. 其它要求生產與物料控制部、財務部等單位將不定期進行借用物資實物和臺賬檢查，對不符合流程要求的責任單位和責任人將進行相應績效考核。（二）物資歸還1.非實物歸還程序（1）如借用物資發(fā)生丟失，由借用單位提交丟失原因及處理意見報告，公司主管領導批準后執(zhí)行。若落實屬非正常丟失，由借用責任人賠償損失費用, 轉為借用責任人購買，由借用單位或借用責任人三日內辦理相關銷售手續(xù)，憑銷售配套表到生產與物料控制部辦理銷借手續(xù)。（營銷公司意見：按公司財務核定的成本價進行賠償。修訂要求借用物資損失和賠償計算基礎為公司產品結算價。）（2）借用物資若轉

10、為銷售，借用單位根據(jù)公司要求辦理相關銷售手續(xù)，憑銷售配套表到生產與物料控制部沖銷借條，辦理借用下賬手續(xù)。（3）借用物資若轉為贈送，由借用單位根據(jù)實際情況向公司申請,經公司領導審批后辦理領料手續(xù)，憑領料單到生產與物料控制部沖銷借條，辦理借用下賬手續(xù)。2.實物歸還程序（1）借用物資屬于公司外購產品的，由借用單位統(tǒng)一歸還至客戶服務中心,按客戶服務中心服務政策維修服務管理辦法中外購成品維修相關規(guī)定執(zhí)行，返修結束后由客戶服務中心通知借用單位辦理相應歸還銷借手續(xù)。（“誰借用誰負責”的原則，修訂將原辦法中由客戶中心辦理銷借改為借用單位辦理）（2）借用物資屬于公司產品的，由借用單位統(tǒng)一歸還至客戶服務中心,由客

11、戶服務中心進行符合性初檢，確認歸還狀態(tài)與借用狀態(tài)一致性，對初檢判定不合格的借用物資及時通知借用單位限期處理解決；若歸還借用物資性能指標、外觀、包裝、附件等均完好，則由客戶服務中心送質量管理部檢測，檢測合格后客戶服務中心通知借用單位領回樣機，并辦理相應的歸還銷借手續(xù)。（營銷公司意見：由客戶中心辦理實物入庫，借用單位只憑入庫單辦理銷借。修訂要求“誰借用誰負責”，由借用單位辦理實物入庫，如涉及人員或轉運設備困難，可委托客戶中心協(xié)助）（3）對初檢合格需質量認定的借用物資，累計10臺或三個批次以上，由客戶服務中心及時通知生產與物料控制部組織召開審理會。成員包括生產與物料控制部、客戶服務中心、借用單位、生

12、產單位、質量管理部、技術開發(fā)中心和財務部相關人員，根據(jù)歸還借用物資實際情況，明確提出處理意見。（修訂增加了由審理會對歸還借用物資的認定和處理，明確職責和分工）（4）經審理會認定采取報廢處理的借用物資，在明確責任人或責任單位后，由質量管理部開具廢品通知單，報請公司審核批準，借用單位憑廢品通知單到生產與物料控制部開具領料單，再辦理銷借手續(xù)，報廢產品按公司廢品處理流程執(zhí)行。（修訂加強了對無返修價值借用物資的審理會報廢認定，及時處理，避免壞損物資沉淀）（5）歸還借用物資經審理會認定可做返修或翻新處理，借用單位在ERP系統(tǒng)物資歸還單；客戶服務中心下達返修通知單；生產單位根據(jù)返修通知單領取產品組織返修。經

13、返修確實無法達到合格狀態(tài)的，由生產單位及時通知質量管理部認定，并開具廢品通知單，由借用單位按上述廢品處理流程辦理銷借手續(xù)，如維修后由質量管理部檢驗達到合格狀態(tài)，由其開具合格證并注明入庫狀態(tài)，生產單位將合格證及產品交回到客戶服務中心。客戶服務中心通知借用單位領取合格產品，借用單位憑物資歸還單、合格證，連同產品交生產與物料控制部辦理借用下賬手續(xù)。（營銷公司意見：由生產單位辦理實物入庫，借用單位只憑入庫單辦理銷借。修訂要求“誰借用誰負責”，由借用單位辦理實物入庫，如涉及人員或轉運設備困難，可委托客戶中心協(xié)助）（6）經審理會認定報廢的借用物資，對其可利用部分，生產與物料控制部安排客戶服務中心進行拆機利

14、用，作為維修備件使用，同時建立拆機可利用器件明細臺賬，再將已拆機利用報廢物資交由生產與物料控制部廢品庫統(tǒng)一處理。（修訂加強了拆機利用的賬目管理）（7）對經審理會認定可改制利用的借用物資，實行先歸還銷借再進行改制，由生產與物料控制部下達改制計劃，生產單位憑計劃到客戶服務中心領取產品組織改制，并開具領料單，借用單位憑物資歸還單和領料單辦理銷借手續(xù)。（營銷公司提出改制產品的返修路線，修訂建議借用物資應在原實物歸還流程結束后，按生產流程進行改制） 借用物資歸還控制流程圖見附表五、責任追溯生產與物料控制部每月20日對各單位借用物資進行清理，書面通知借用單位超期借用物資清單，借用單位需及時組織落實，次月1

15、5日為考核到期日，對仍未辦理歸還手續(xù)的借用物資，生產與物料控制部嚴格按以下責任予以追溯。（修訂為控制逾期率指標，將原辦法中對超期30天以內物資僅做通知未做考核納入超期考核范圍，自通知超期借用物資清單到最終考核日，相應給予了25天歸還時限）（一）逾期責任1.對客戶服務中心符合性初檢不合格不予接收的借用物資，生產與物料控制部按未歸還進行考核，借用單位及責任人需及時處理落實。（修訂要求加強符合性初檢，對歸還物資附帶清單不全、借用信息不一致、可視性條件不符合等，客戶中心可拒絕接收，視為未歸還。返修過程中發(fā)現(xiàn)物資狀態(tài)不一致也要相應進行責任追溯。） 2.對考核到期日內仍未歸還或辦理歸還手續(xù)的逾期借用物資，

16、經借用單位落實系責任人個人原因的，生產與物料控制部對借用責任人按借用金額的5%進行罰款,最低不少于100元；并報請公司主管領導審批后，書面通知財務部、總經辦、借用單位，責成借用責任人到財務部交款或掛個人欠款。3.對上月已做逾期考核，次月仍未辦理歸還或續(xù)借等手續(xù)的借用物資，生產與物料控制部通知借用單位將其借用物資轉為借用責任人購買，報請公司主管領導審批后，書面通知財務部、總經辦、借用單位，由借用單位或借用責任人三日內到營銷公司辦理銷售手續(xù)，憑銷售配套表到生產與物料控制部沖銷借條，財務部根據(jù)銷售配套表掛借用責任人個人欠款，并書面通知借用責任人，借用責任人根據(jù)財務部相關管理要求限期到財務部交款沖銷欠

17、款。4.對歸還返修的借用物資，客戶服務中心需按客戶服務政策中返修進度要求嚴格執(zhí)行，對返修時間超期影響借用物資下賬的情況進行清理，書面上報給借用單位和生產與物料控制部，生產與物料控制部根據(jù)情況予以考核。（修訂要求按服務政策控制返修進度：數(shù)字產品20天；網(wǎng)絡產品25天；外購產品30天；進口產品60天）5.對借用物資管理不到位的借用單位，由生產與物料控制部按規(guī)定對借用單位進行月度績效考核。（二）損失費用追溯1.審理會除對歸還借用物資明確處理意見，還需對報廢或返修的損失費用進行認定和追溯，落實損失原因，正常壞損原則上由公司維修費用承擔；如落實屬于人為原因壞損和丟失，應由借用責任人賠償損失費用，質量管理

18、部在返修通知單中注明損失費用，報請財務部對借用責任人進行追溯。2.對返修過程中發(fā)現(xiàn)產品關鍵件與原借用狀態(tài)不符，如落實屬人為原因將對借用責任人進行責任追溯。3.借用物資損失和賠償計算基礎為公司產品結算價。對于無結算價物資，由財務部根據(jù)實際情況制定統(tǒng)一的賠償價格標準，生產與物料控制部按該價格考核。4.為加強借用物資的管理，各單位應根據(jù)本辦法制定借用物資內部管理考核措施，落實責任，強化管理。附表：物資借用單借用物資歸還控制流程圖物資借用單單據(jù)編號： 20 年 月 日 借出倉庫：借用單位借用單位領導：責任人：歸還期限歸還日期：公司主管領導質量管理部門綜合復查意見： 物資管理部門領導：備注：序號產品編號產品名稱規(guī)格型號單位借用數(shù)歸還數(shù)備注12345審核人： 庫房保管員： 經辦人：借用物資歸還控制流程圖歸還流程結束合格報廢符合客戶服務中心進行符合性初檢通知借用單位限期處理產品借用單位將樣機歸還到客戶服務中心審理會成員包括PMC部樣機管理員、計調