如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理

1、PERSONAL TIME MANAGEMENT 個(gè)人時(shí)間管理個(gè)人時(shí)間管理課程提要課程提要TMChina-co TrainingChina-co Training管理培訓(xùn)課程2在開(kāi)始之前3請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題如果您的余生只剩下三天,您會(huì)做哪三件事情?408:30 總經(jīng)理打電話(huà)讓任經(jīng)理去談話(huà)，談了一會(huì)兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問(wèn)題，中間總經(jīng)理接聽(tīng)電話(huà)、有客人來(lái)訪(fǎng)等使他們的談話(huà)一直延續(xù)到了10:00。10:00 準(zhǔn)備布置下屬工作，又有電話(huà)來(lái)詢(xún)問(wèn)有關(guān)新入職人員薪資的問(wèn)題，給予解釋到10:20。10:20 找來(lái)下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進(jìn)來(lái)請(qǐng)示工作，任經(jīng)理的思路和時(shí)

2、間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11:00。11:00 對(duì)秘書(shū)報(bào)上來(lái)的文件等進(jìn)行批示、處理；閱讀文件、各類(lèi)的報(bào)告、建議書(shū)等，到12:00，還有一部分沒(méi)有過(guò)目。12:00 中午匆匆吃過(guò)飯，看了一會(huì)兒報(bào)紙、與同事聊了一會(huì)兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒(méi)有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室!任經(jīng)理的一天任經(jīng)理的一天514:00 與銷(xiāo)售經(jīng)理約好討論招聘營(yíng)銷(xiāo)人員事宜，由于對(duì)招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，任經(jīng)理卻又全包了下來(lái)，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等都是任經(jīng)理自己確定，此項(xiàng)工作又占去時(shí)間2個(gè)小時(shí)。16:00 剛要寫(xiě)自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報(bào)

3、告，一個(gè)下屬又進(jìn)來(lái)請(qǐng)示和審批，同時(shí)聊了一會(huì)兒個(gè)人的么事和公司最近的傳聞。16:30 召集下屬開(kāi)會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T(mén)內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬?gòu)?qiáng)調(diào)一下，但會(huì)議不僅沒(méi)有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到17:00。 下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過(guò)了下班時(shí)間，已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間來(lái)完成報(bào)告，只好等待下班后，任經(jīng)理挾著自己未寫(xiě)完的報(bào)告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。6時(shí)間浪費(fèi)在哪里了？7時(shí)間浪費(fèi)在哪里了？電話(huà)干擾：對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問(wèn)題，這本不屬于任經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？會(huì)議安排沒(méi)有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對(duì)會(huì)議沒(méi)有實(shí)行有效控制。上司不定期的召見(jiàn)

4、使中層經(jīng)理的時(shí)間具有很大的隨意性。下屬的不斷請(qǐng)示和匯報(bào)，喜歡下屬事事請(qǐng)示和匯報(bào)的官僚作風(fēng)，使自己成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者，大大浪費(fèi)了自己的時(shí)間。對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天埋在事務(wù)性的工作里。凡事事必親躬，有許多不需要看和處理的文件等耽誤時(shí)間。8關(guān)于時(shí)間管理的討論關(guān)于時(shí)間管理的討論1，飛翔的哪些因素導(dǎo)致我們的時(shí)間浪費(fèi)和低效率問(wèn)題？2，如何分做事的清輕重緩急？3，為什么有人忙，有人閑？4，怎樣改變現(xiàn)狀？9目目 錄錄第一篇：時(shí)間管理的概念與誤區(qū)第二篇：時(shí)間管理的方法與技巧10第一篇第一篇時(shí)間管理的概念與誤區(qū)時(shí)間管理的概念與誤區(qū)11時(shí)間管理是什么？時(shí)間管理是什么？ 時(shí)間管理就是自我管理 自我

5、管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績(jī)效, 更富效能v 把事情很快地做完, 叫做效率v 把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能 時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃124th緩2nd重3rd輕1st急緊急的事不緊急的事不重要的事重要的事13有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問(wèn)題之調(diào)查健康檢查有些電話(huà)有些不速之客到訪(fǎng)有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)托有些臨時(shí)的邀約設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨停電緊急的事不緊急的事不重要的事重要的事時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū)15誤區(qū)一:工作缺乏計(jì)劃1、固然有些事情是易行而難料的，但若過(guò)分地強(qiáng)調(diào)這

6、一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說(shuō)”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。2、不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的則是有意識(shí)地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率。 3、由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審查我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無(wú)計(jì)劃的引導(dǎo)，則一切行動(dòng)將雜亂無(wú)章，最終走進(jìn)死胡同。 16誤區(qū)二: 拖延 不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情4 th3 rd不重要的事2 nd1 st 重要的事不緊急的事緊急的事17誤區(qū)三: 事必躬親 韓非子.八經(jīng)v下君,盡已之能v中君,盡人之力v上君,盡

7、人之智 諸葛亮凡事必躬親,后來(lái)過(guò)勞而死 18q 擔(dān)心部屬做錯(cuò)事q 擔(dān)心部屬工作表現(xiàn)太好q 擔(dān)心喪失對(duì)部屬的控制q 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作q 找不到適當(dāng)?shù)牟繉偈跈?quán)為什么管理者不授權(quán)或授權(quán)不足19授權(quán)要領(lǐng)q授權(quán)應(yīng)公開(kāi)q只允許逐級(jí)授權(quán)q循序漸進(jìn)地從事授權(quán)q對(duì)被授權(quán)者會(huì)可能犯錯(cuò)誤應(yīng)有心理準(zhǔn)備q強(qiáng)調(diào)被授權(quán)者的工作績(jī)效，而不應(yīng)斤斤計(jì)較其執(zhí)行工作的手段q當(dāng)被授權(quán)者發(fā)生疑難時(shí)，應(yīng)協(xié)助他自行尋找解決途徑20誤區(qū)四: 有求必應(yīng)會(huì)花太多時(shí)間, 時(shí)間不夠會(huì)犧牲第二項(xiàng)受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)木芙^21說(shuō) “不”q 不做不值得做的事q 不接受與目標(biāo)不一致的工作q

8、 不做拖泥帶水性質(zhì)的工作q 不浪費(fèi)時(shí)間在低優(yōu)先性而又沒(méi)有時(shí)間處理的工作q 不重復(fù)辦事22 請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？ 1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。 2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 3、先做容易做的事，然后再做難做的事。 4、先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。 5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。 6、先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。 7、先做經(jīng)過(guò)籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。 8、先做別人的事，然后再做自己的事。 9、先做緊迫的事，然

9、后再做不緊要的事。 10、先做有趣的事，再做枯燥的事。 11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。 12、先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。 2324第二篇第二篇時(shí)間管理的方法與技巧時(shí)間管理的方法與技巧25方法一：方法一：象守財(cái)奴一樣打理好自己象守財(cái)奴一樣打理好自己的時(shí)間財(cái)富的時(shí)間財(cái)富26良好的時(shí)間管理來(lái)自于計(jì)劃1.決勝于朝堂之上2.灌能1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻均 衡緊急的事不緊急的事重要的事不重要的

10、事27PADC不好好耗用時(shí)間花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法耗用時(shí)間28如何展開(kāi)你的計(jì)劃 一日之計(jì)在昨天下班前 一周之計(jì)在于周末 一月之計(jì)在于月底29目標(biāo)金字塔長(zhǎng)期目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo)30人生藍(lán)圖一覽表 人生目標(biāo)陳述：遠(yuǎn)期目標(biāo)：中期目標(biāo)：近期目標(biāo)：31年目標(biāo) 序號(hào)目標(biāo)內(nèi)容起止時(shí)間32年行動(dòng)計(jì)劃序號(hào)時(shí)間行動(dòng)簡(jiǎn)述完成 附注：把你的行動(dòng)計(jì)劃再分解到每月目標(biāo)中去。 33月計(jì)劃序號(hào)月目標(biāo)期限月總結(jié)未完成目標(biāo)的原因和障礙克服障礙的對(duì)策和方法如何按輕重緩急規(guī)劃下月目標(biāo)34周計(jì)劃上周總結(jié)序號(hào)本周目標(biāo)期限未完成目標(biāo)的原因和障礙克服障礙的對(duì)策和方法如何按輕重緩急規(guī)劃本周目標(biāo)35日志每日誦讀1今日事

11、，今日畢！ 2我是負(fù)責(zé)任的！3我每天都有新的進(jìn)步！ 4決不，決不放棄！5我的成功來(lái)自馬上行動(dòng)！ 6我心、我手、我向上，我拼、我搏、我要強(qiáng) 序號(hào)時(shí)間今日優(yōu)先事項(xiàng)期限今日進(jìn)步：今日反?。航裉炷憧鞓?lè)嗎？總分：健康 工作 人際 家庭心態(tài) 學(xué)習(xí) 理財(cái) 休閑請(qǐng)用“0、1、2、3”每項(xiàng)打分：總計(jì)量9分以下欠佳：915分較好；1624分優(yōu)良。 方法二：方法二：提高自己的工作效率提高自己的工作效率37如何提高工作效率1.了解自己每天工作時(shí)段的特性, 善用之2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性質(zhì)3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好38問(wèn)問(wèn)自己?jiǎn)枂?wèn)自己1 你每天需要花多少時(shí)間

12、睡覺(jué)才感到舒適？實(shí)際上花多少時(shí)間睡覺(jué)？2 你在一天中的什么時(shí)段精力最充沛、反應(yīng)最敏銳？3 開(kāi)始一項(xiàng)工作（如寫(xiě)作業(yè)、寫(xiě)報(bào)告、讀書(shū)）時(shí)，記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷占用多少時(shí)間。結(jié)果也許會(huì)令你吃驚。4 每天供你自己支配、自己負(fù)責(zé)的時(shí)間有多少個(gè)小時(shí)？5 你平均每天用多少時(shí)間計(jì)劃以后的時(shí)間安排？6 你每天花多少時(shí)間與家人、同事、朋友交流？7 你每天花多少時(shí)間保護(hù)自己的健康？391.工作時(shí)段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 沖勁與勇氣兼具(Do)思考遲鈍, 適合散心, 放松(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) 放松,思考1.發(fā)球2.電話(huà)敲定事情/ 做事情3

13、.給領(lǐng)導(dǎo)方向/ 書(shū)架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專(zhuān)案1.面對(duì)面跟蹤2.巡視3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫(xiě)計(jì)劃/ 更新跟蹤速度3.更新/修改進(jìn)行中專(zhuān)案1.花 1 小時(shí)寫(xiě)作402.每周工作性質(zhì)分配法則周一、二周三、四、五周六、日備注活力充沛, 沖勁與勇氣兼具(Do)思考遲鈍, 適合散心, 放松(Check)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型專(zhuān)案丟球2.組內(nèi)專(zhuān)案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.跟蹤一二所丟的球2.調(diào)整,修正計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽(tīng)溝通1.想想目的是什么? 意義何在?2.有沒(méi)有辦法提升自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/規(guī)劃41方法三：方法三：執(zhí)行能力的強(qiáng)化執(zhí)行能力的強(qiáng)化42備

14、忘錄時(shí)間管理的利器: 行動(dòng)表備忘錄緊急的事情1.老板今天交待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富進(jìn)度表1.會(huì)議2.行事歷3.紀(jì)念日日常工作1.日常工作2.定期約會(huì)43良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí)44“執(zhí)行”的寫(xiě)照 及時(shí)執(zhí)行 奉備忘錄的執(zhí)行-檢核表如圣旨 行動(dòng)才是企劃的開(kāi)始 把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20% 執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷45如何處理情緒低潮 每天至少完成一件事情 完成事情的定義v完整的v相關(guān)的v善后的v記錄的文件 通常完成一完整任務(wù)就會(huì)有力氣再做第二件事情方法四：方法四：時(shí)間管理小技巧時(shí)間管理小技巧47如何處理來(lái)自下屬的打斷如何處理來(lái)自下屬的打斷 （1）你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來(lái)，然后每天或每星期一次地向你匯報(bào)？ （2）你是不是盡可能地把集體例會(huì)列為每日/周工