高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)考

1、高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)考 摘要：當(dāng)前，我國(guó)的科技信息技術(shù)飛速發(fā)展為高等學(xué)校檔案管理工作提供了新的發(fā)展機(jī)遇，本文從如何推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，及保障措施和營(yíng)造氛圍等幾個(gè)方面，闡述了高校檔案管理信息化建設(shè)對(duì)高校的教育事業(yè)的發(fā)展的深遠(yuǎn)影響。 關(guān)鍵詞：檔案；信息化信息 時(shí)代技術(shù)的革新推動(dòng)了高等教育事業(yè)的發(fā)展，對(duì)高等學(xué)校的檔案管理工作也提出了更高的要求。信息化是一種管理手段，以現(xiàn)代各種信息技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)所研究對(duì)象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)研究對(duì)象的管理過(guò)程1。高校檔案管理工作通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)的高校檔案管理模式，改進(jìn)了檔案管理工作的服務(wù)方法，提高檔案管理工作的效率

2、，推進(jìn)了高校檔案管理工作信息化建設(shè)的進(jìn)程。信息時(shí)代的到來(lái)為高等學(xué)校檔案管理工作拓寬了發(fā)展空間，高校檔案管理工作始終要圍繞高校改革與發(fā)展，服務(wù)于高校的各項(xiàng)教育教學(xué)及行政管理工作，高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程對(duì)高校各項(xiàng)工作的開展有著深遠(yuǎn)的影響。 一、高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn) 高等學(xué)校有著高智力含量、高科技含量、高文化含量的檔案資源，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行全面的分析和統(tǒng)計(jì)，對(duì)高校檔案資源進(jìn)行深度開發(fā)，調(diào)研各類檔案信息資源的連接關(guān)系，發(fā)現(xiàn)檔案信息資源的潛在價(jià)值，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的作用，形成檔案開發(fā)與利用信息化，不僅奠基于高校的基礎(chǔ)信息化建設(shè)，還要影響于社會(huì)各界，取得社會(huì)關(guān)注和支持，

3、在實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的同時(shí)，提升高校在社會(huì)中的知名度，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。高等學(xué)校的檔案館藏量大而繁雜，信息化建設(shè)要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，堅(jiān)持檔案管理的多元化，把紙檔案逐漸轉(zhuǎn)向電子化和數(shù)字化；擴(kuò)大館藏范圍，與辦公OA系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸與傳遞完全自動(dòng)化；檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，利用校園網(wǎng)設(shè)立服務(wù)窗口，實(shí)現(xiàn)了方便快捷的檔案在線查詢；檔案的館藏管理提升為智能化管理，溫度、濕度、防火、防盜等設(shè)立24個(gè)小時(shí)全程監(jiān)控，檔案館內(nèi)全方位自動(dòng)調(diào)節(jié)，高校檔案館整體實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。高等學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)離不開高素質(zhì)的檔案管理人才，要高度重視高校檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)，在努力干好本職工

4、作的基礎(chǔ)上，要不斷的學(xué)習(xí)充實(shí)自己，轉(zhuǎn)變固化保守的思想觀念，主動(dòng)接收新的精神理念、主動(dòng)學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)、主動(dòng)適應(yīng)新的工作方法，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)、開拓文化視野、掌握前沿信息，以提高自身的綜合能力，成為思想進(jìn)步、愛崗敬業(yè)、勇于擔(dān)當(dāng)?shù)母咝n案管理信息化建設(shè)的助力者。 二、高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的保障 高等學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)，可以向高校申請(qǐng)?jiān)O(shè)置專項(xiàng)檔案工作資金，投入到信息化建設(shè)當(dāng)中，要對(duì)檔案各項(xiàng)工作進(jìn)行整體布局、合理分配、統(tǒng)一管理，利用專項(xiàng)資金把檔案基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行全面更新，計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、掃描議等基礎(chǔ)設(shè)施要進(jìn)行科學(xué)的配置、保管和維護(hù)，為檔案的信息化建設(shè)打造硬件實(shí)力。開發(fā)和利用高校

5、檔案管理軟件，構(gòu)建與高校各級(jí)行政管理部門的互聯(lián)互通，與各級(jí)分院的互聯(lián)互通，與上級(jí)檔案管理部門的互聯(lián)互通，體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)軟件的先進(jìn)性，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的全面自動(dòng)化。積極開展高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)的技術(shù)研究工作，在檔案信息化建設(shè)中會(huì)遇到許多疑點(diǎn)和難點(diǎn)，在網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)和利用中會(huì)遇到突發(fā)的各種狀況，在智能化管理中又會(huì)出現(xiàn)新的問(wèn)題，都需要檔案管理人員在工作做好總結(jié)和記錄，然后統(tǒng)一匯總到有關(guān)技術(shù)部門進(jìn)行分析和研究，根據(jù)結(jié)果對(duì)檔案信息化的整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，提升高校檔案信息化建設(shè)的科技含量。高等學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)需要結(jié)合工作的實(shí)際情況，明確檔案管理的職責(zé)，根據(jù)檔案法、保密法等國(guó)家關(guān)于檔案的法律

6、法規(guī)制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的查閱、借閱等利用形式設(shè)定范圍和期限，對(duì)在線和對(duì)外的檔案服務(wù)，要有明確的約束機(jī)制，確保保密工作無(wú)漏洞，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用為檔案管理工作打開了信息化建設(shè)的通道，同時(shí)也存在著大量的安全隱患，所以需要定期的對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全排查和后期維護(hù)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育和技術(shù)指導(dǎo)，及時(shí)攔截和清查電腦病毒，保障檔案管理信息系統(tǒng)始終處于安全穩(wěn)定的狀態(tài)，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的環(huán)境。 三、高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的拓展 高校檔案管理部門要經(jīng)常舉辦校史、先進(jìn)人物事跡、校友貢獻(xiàn)社會(huì)展覽，向廣大師生普及檔案的基本常識(shí)

7、，講解檔案的歷史價(jià)值和對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性，現(xiàn)在這些檔案宣傳工作都可以在網(wǎng)上進(jìn)行，廣大師生可以根據(jù)需要，通過(guò)身份認(rèn)證進(jìn)入高校檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)接受檔案宣傳教育，了解檔案的作用，才能有效的利用檔案信息，高校檔案管理部門也節(jié)省了人力、物力和空間，并且達(dá)到最佳宣傳效果。世界經(jīng)濟(jì)和進(jìn)步使得人們之間的聯(lián)系越來(lái)越密切，這使得高校檔案管理信息化建設(shè)不能局限于自身2。高校檔案信息化建設(shè)需要學(xué)校各個(gè)部門的協(xié)作配合。高校檔案由各級(jí)行政管理部門、二級(jí)教學(xué)單位、學(xué)校重大活動(dòng)和會(huì)議中產(chǎn)生的各種資料組成，因此高校檔案管理部門要重視與各部門和單位的溝通，在每個(gè)部門設(shè)置兼職檔案員，利用企業(yè)通訊軟件建立檔案群組，發(fā)布檔案工作信息，指導(dǎo)檔案工作，各部門按檔案管理部門要求傳遞傳輸重要信息資料，遇到檔案管理方面的問(wèn)題隨時(shí)匯報(bào)，檔案管理部門及時(shí)進(jìn)行處理，使全校的檔案管理工作良性循環(huán)，做到檔案收集工作無(wú)遺漏、無(wú)差錯(cuò)，為高校檔案信息化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。 總之，推進(jìn)高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)即需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，又需要相關(guān)人員的共同努力，更新觀念、提高創(chuàng)新能力，完善規(guī)章制度，依靠科學(xué)技術(shù)，推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)。 參考文獻(xiàn)： 1喬碩功,向禹.高校檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考J.資源信息與工程,2019(2):193-1