項(xiàng)目三 擬寫(xiě)發(fā)送會(huì)議通知、制作證件與指示標(biāo)識(shí)

1、模塊一：會(huì)前準(zhǔn)備工作項(xiàng)目二擬制會(huì)議議程和日程任務(wù)一 擬寫(xiě)發(fā)送會(huì)議通知你有收到過(guò)會(huì)議通知嗎？舉個(gè)例子吧！會(huì)議通知：是向與會(huì)者傳遞會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者和與會(huì)者之間會(huì)前溝通的重要渠道，制發(fā)會(huì)議通知是會(huì)前準(zhǔn)備的重要環(huán)節(jié)。會(huì)議議題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)者確定之后，就應(yīng)擬寫(xiě)會(huì)議通知并及時(shí)在會(huì)前發(fā)出，使有關(guān)人員及時(shí)收到并提前做好準(zhǔn)備。那么，會(huì)議通知一般都有哪些內(nèi)容組成呢？會(huì)議通知的內(nèi)容： 會(huì)議名稱(chēng) 主辦單位 會(huì)議通知的內(nèi)容 會(huì)議內(nèi)容 會(huì)議地點(diǎn) 起止時(shí)間 參加人員 聯(lián)絡(luò)信息報(bào)到事宜及有關(guān)要求此外，還包括：會(huì)議相關(guān)材料，如會(huì)議議程、需要討論的報(bào)告等；回復(fù)時(shí)需此外，還包括：會(huì)議相關(guān)材料，如會(huì)議議程、需要討論的

2、報(bào)告等；回復(fù)時(shí)需要的明信片、信封、郵票等，明信片、信封上面應(yīng)標(biāo)明會(huì)議組織方的地址、郵要的明信片、信封、郵票等，明信片、信封上面應(yīng)標(biāo)明會(huì)議組織方的地址、郵編、收信人等，方便與會(huì)者回復(fù)。會(huì)議有關(guān)票證。如代表證、參會(huì)證、通行證編、收信人等，方便與會(huì)者回復(fù)。會(huì)議有關(guān)票證。如代表證、參會(huì)證、通行證等。會(huì)議地點(diǎn)、交通工具、線路等的說(shuō)明或地圖。等。會(huì)議地點(diǎn)、交通工具、線路等的說(shuō)明或地圖。根據(jù)受邀參加會(huì)議人員的身份不同或參會(huì)目的不同，可以采用不同的樣式。內(nèi)部會(huì)議常用的通知樣式有： 便函式 卡片式 內(nèi)部會(huì)議 通知的樣式內(nèi)部會(huì)議：是本單位人員參加的會(huì)議，常見(jiàn)的有經(jīng)理例會(huì)、員工例會(huì)和特別會(huì)議，此外還有等例1.便函式

3、會(huì)議通知致：各部門(mén)經(jīng)理發(fā)自：總經(jīng)理秘書(shū)日期：年月日主題：部門(mén)經(jīng)理的圓桌會(huì)議通知 年月日上午11：00，在會(huì)議室舉行全體部門(mén)經(jīng)理的圓桌會(huì)議。假如您不能參加請(qǐng)?jiān)谠氯罩按螂娫挘?234567告知。 附上一份議事日程和會(huì)議地點(diǎn)線路地圖。 附件：議事日程 地圖例2. 卡片式部門(mén)經(jīng)理會(huì)議目的：討論公司下一季度市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃時(shí)間：年月日上午9:30地點(diǎn)：公司第一會(huì)議室如您無(wú)法出席，請(qǐng)于月日前告知。電話號(hào)碼：外部會(huì)議常用的通知樣式有： 請(qǐng)柬 邀請(qǐng)信 外部會(huì)議 通知的樣式外部會(huì)議外部會(huì)議：是由本單位主辦的，其他單位參加的會(huì)議。要更正規(guī)、詳細(xì)。對(duì)于邀請(qǐng)的嘉賓可采用請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信的形式；其他參會(huì)人員采用一般會(huì)議通知形

4、式或帶回執(zhí)的會(huì)議通知。例1.請(qǐng)柬請(qǐng) 柬尊敬的 先生/女士：您好！我們很榮幸地邀請(qǐng)您參加將于年月日在舉辦的會(huì)議。本次會(huì)議的主題是： 真誠(chéng)地期待著您的積極支持與參與！ xxxxxxx 年月日例2.邀請(qǐng)函會(huì)議回執(zhí)：重要的會(huì)議、需要提前確定參會(huì)人數(shù)或需要安排與會(huì)者食宿的會(huì)議，會(huì)議通知中應(yīng)附有會(huì)議報(bào)名表或會(huì)議回執(zhí)，請(qǐng)與會(huì)者填寫(xiě)后寄回。會(huì)議回執(zhí)的作用會(huì)議回執(zhí)的作用會(huì)第一，便于收集與會(huì)者的基本情況，統(tǒng)計(jì)參加會(huì)議的人數(shù)。第二，便于安排接待和食宿等后勤工作。第三，立法性會(huì)議或重要會(huì)議，參會(huì)人員接到回執(zhí)后簽字并返回，相當(dāng)于履行了簽發(fā)手續(xù)會(huì)議回執(zhí)的內(nèi)容會(huì)議回執(zhí)的內(nèi)容會(huì)議回執(zhí)通常制成表格式或卡片式。內(nèi)容包含：1.明確

5、會(huì)議組織者需要了解的信息，包括參加會(huì)議人員姓名、性別、年齡、民族、工作單位和地址、職務(wù)、聯(lián)系方式、是否預(yù)訂回程票等。2.會(huì)議回執(zhí)一定要注明寄回的截止日期，截止日期一定要為會(huì)議住宿預(yù)訂和確認(rèn)留有余地。表格式回執(zhí)樣例：卡片式回執(zhí)樣例：會(huì)議委托書(shū)有些立法性會(huì)議，應(yīng)出席的會(huì)議人員不能到會(huì)而委托其他人參加會(huì)議并代為行使權(quán)力，必須填寫(xiě)委托書(shū)，以保證會(huì)議通過(guò)決議時(shí)達(dá)到法定人數(shù)。被委托人在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)力，對(duì)委托人直接產(chǎn)生法律效力。發(fā)送會(huì)議通知的方法：（1）按通知的形式分有口頭通知和書(shū)面通知。（2）按通知的性質(zhì)分有預(yù)備性通知和正式通知。（3）按會(huì)議名稱(chēng)分有會(huì)議通知、邀請(qǐng)信、請(qǐng)柬、海報(bào)、公告等?？筛鶕?jù)會(huì)議的性

6、質(zhì)、參加范圍、緊急程度和保密要求選擇恰當(dāng)?shù)陌l(fā)送方式，必要時(shí)使用兩種以上方式，確保有效性?！皶?huì)議通知”:用于研究工作、進(jìn)行決策的會(huì)議，發(fā)送對(duì)象是會(huì)議法定成員或者相關(guān)成員、本單位內(nèi)部人員或者本系統(tǒng)人員。“邀請(qǐng)信”:一般用于橫向性的會(huì)議，具有禮節(jié)性，發(fā)送對(duì)象主要是本單位外部成員，如邀請(qǐng)的專(zhuān)家、學(xué)者、領(lǐng)導(dǎo)等?！罢?qǐng)柬”:主要用于儀式類(lèi)活動(dòng)，如簽字儀式、開(kāi)幕式、閉幕式等，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)人士、兄弟單位等?！昂?bào)”:是一種公開(kāi)性的會(huì)議通知，一般用于可以自由參加的學(xué)術(shù)性報(bào)告會(huì)，通常采用張貼的形式?！肮妗?是通過(guò)登報(bào)或媒體發(fā)出的會(huì)議通知，如股份公司召開(kāi)股東大會(huì)。會(huì)議通知：一般用于下行文。邀請(qǐng)信：一般用于本單位

7、外部成員，平行的單位。請(qǐng)柬：一般用于上行文。發(fā)送會(huì)議通知的要求：（1）適當(dāng)把握會(huì)議通知的發(fā)送時(shí)間。發(fā)送過(guò)早，容易被人忘記；發(fā)送過(guò)晚，與會(huì)者準(zhǔn)備時(shí)間不足，影響會(huì)議效果。如有回執(zhí)的會(huì)議通知，需要早些發(fā)送給與會(huì)者，以便對(duì)方考慮后回復(fù)。（2）仔細(xì)檢查、認(rèn)真核對(duì)。發(fā)送會(huì)議通知時(shí)應(yīng)認(rèn)真確定與會(huì)人員范圍，保證每一位與會(huì)者收到會(huì)議通知。在郵寄前，要認(rèn)真檢查發(fā)送的通知及相關(guān)材料有無(wú)遺漏，仔細(xì)核對(duì)收信人名單，檢查收信人的詳細(xì)地址、工作單位、姓名等，以免發(fā)錯(cuò)。（3）重要通知應(yīng)當(dāng)面簽收。重要的、保密性的會(huì)議通知，應(yīng)當(dāng)面送達(dá)與會(huì)者并請(qǐng)對(duì)方簽收，如其他人代為簽收的，應(yīng)追蹤落實(shí)，確保通知到人。（4）無(wú)論何種形式發(fā)出的會(huì)議通

8、知，都要確認(rèn)回復(fù)。保證會(huì)議信息能夠按時(shí)、完整地傳達(dá)給與會(huì)者。制發(fā)會(huì)議通知的流程：1.擬寫(xiě)會(huì)議通知。2.明確會(huì)議通知發(fā)送對(duì)象和聯(lián)系方式。3.填寫(xiě)會(huì)議通知單并準(zhǔn)備好相關(guān)附件。4.選擇會(huì)議通知信息傳遞方式。5.確認(rèn)會(huì)議通知是否送達(dá)（可采用電話、電子郵件確認(rèn)或收回和處理回執(zhí)單等方式）。請(qǐng)柬寫(xiě)法：1. 標(biāo)題。會(huì)議請(qǐng)柬2.稱(chēng)呼。要頂格寫(xiě)出被邀請(qǐng)者（單位或個(gè)人）的姓名名稱(chēng)。如“某某先生”、“某某單位”等。3正文。寫(xiě)明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、方式、會(huì)議名稱(chēng)、主題等內(nèi)容。結(jié)尾處一般用：屆時(shí)敬請(qǐng)光臨。4落款。因請(qǐng)柬的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱(chēng)，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱(chēng)和成文時(shí)間：具體的年月日，并蓋章。邀請(qǐng)函寫(xiě)法：比請(qǐng)

9、柬要詳細(xì)1. 標(biāo)題。由會(huì)議名稱(chēng)和邀請(qǐng)函組成。2.稱(chēng)呼。（1）發(fā)送到單位的邀請(qǐng)函，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)單位名稱(chēng)。由于邀請(qǐng)函是一種禮儀性文書(shū)，稱(chēng)呼中要用單稱(chēng)的寫(xiě)法，不宜用泛稱(chēng)（統(tǒng)稱(chēng)），以示禮貌和尊重。 （2）邀請(qǐng)函直接發(fā)給個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)個(gè)人姓名，前冠 尊敬的 敬語(yǔ)詞，后綴 先生 女士 同志 等。3正文。正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。開(kāi)頭部分寫(xiě)明舉辦會(huì)議的背景和目的，用 特邀請(qǐng)您出席（列席） 照應(yīng)稱(chēng)呼，再用過(guò)渡句轉(zhuǎn)入下文；主體會(huì)議內(nèi)容部分可采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式寫(xiě)明具體事項(xiàng)；最后寫(xiě)明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾處要寫(xiě)上禮節(jié)性問(wèn)候語(yǔ)或恭候語(yǔ)可用，如：敬請(qǐng)回復(fù)及光臨；此致 敬禮。4落款。因邀請(qǐng)函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱(chēng)

10、，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱(chēng)并蓋章。 5成文時(shí)間。寫(xiě)明具體的年月日評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)練一練 試題2 擬寫(xiě)會(huì)議通知（50分）杭州市志展科技有限公司為進(jìn)一步宣傳和提升企業(yè)形象和品牌形象，展示公司的生產(chǎn)和開(kāi)發(fā)能力，增強(qiáng)各經(jīng)銷(xiāo)商的銷(xiāo)售信心，為供需雙方建立一個(gè)產(chǎn)銷(xiāo)的平臺(tái)。特于5月20日上午9：00下午4：00在桐廬開(kāi)元名都大酒店1號(hào)會(huì)議廳（白云源路999號(hào)）召開(kāi)2016年新產(chǎn)品訂貨會(huì)。如果你是該公司的秘書(shū)，請(qǐng)你為公司客戶(hù)擬寫(xiě)一份帶回執(zhí)的會(huì)議通知。為方便與會(huì)者參會(huì)。（回執(zhí)寄回地址：杭州市桐廬縣橫村鎮(zhèn)橫富路288號(hào)何秘書(shū)，郵編：311512 電話：64673663）作業(yè)：練習(xí)冊(cè)14-16頁(yè)任務(wù)二 制作會(huì)議證件和指示

11、標(biāo)識(shí)會(huì)議證件的作用 1.1.對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理，證明與會(huì)者身份；對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理，證明與會(huì)者身份；2.2.控制人員出入，保證會(huì)議安全；控制人員出入，保證會(huì)議安全；3.3.統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，維持會(huì)議秩序。統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，維持會(huì)議秩序。會(huì)議證件的內(nèi)容一般包括一般包括會(huì)議名稱(chēng)、證件名稱(chēng)、主辦方名稱(chēng)和編號(hào)會(huì)議名稱(chēng)、證件名稱(chēng)、主辦方名稱(chēng)和編號(hào)；重要會(huì)議或保密性會(huì)議的證件還應(yīng)有重要會(huì)議或保密性會(huì)議的證件還應(yīng)有與會(huì)者姓名、職與會(huì)者姓名、職務(wù)、單位、與會(huì)者照片務(wù)、單位、與會(huì)者照片。一起回憶一下：與會(huì)人員一般有哪些？與會(huì)人員一般有哪些？正正 式式代代 表表列列 席席代代 表表嘉嘉 賓賓代代 表表工工 作作人人 員員會(huì)議證件

12、的類(lèi)型：會(huì)議證件的類(lèi)型：正正 式式代代 表表列列 席席代代 表表嘉嘉 賓賓代代 表表工工 作作人人 員員代代表表證證列列席席證證來(lái)來(lái)賓賓證證工工作作證證記記者者證證大家都見(jiàn)過(guò)哪些樣式的會(huì)議證件？會(huì)議證件的樣式系帶式系帶式系帶式系帶式優(yōu)缺點(diǎn)：優(yōu)缺點(diǎn)：取戴方便，取戴方便，但容易晃但容易晃動(dòng)動(dòng)。夾子式夾子式優(yōu)缺點(diǎn)：優(yōu)缺點(diǎn)：能更換標(biāo)簽重復(fù)利用，能更換標(biāo)簽重復(fù)利用，但成本略高。但成本略高。粘貼式粘貼式優(yōu)缺點(diǎn)：優(yōu)缺點(diǎn)：經(jīng)濟(jì)、方便，經(jīng)濟(jì)、方便，但粘貼在衣服但粘貼在衣服上易留下痕跡。上易留下痕跡。臺(tái)簽式臺(tái)簽式制作會(huì)議證件的程序：制作會(huì)議證件的程序：（1）設(shè)計(jì)內(nèi)容。）設(shè)計(jì)內(nèi)容。重要的大中型會(huì)議，證件和姓名卡片要

13、正規(guī)。在設(shè)計(jì)會(huì)議證件時(shí)，應(yīng)重要的大中型會(huì)議，證件和姓名卡片要正規(guī)。在設(shè)計(jì)會(huì)議證件時(shí)，應(yīng)從會(huì)議管理的需要出發(fā)，兼顧會(huì)議工作方便和安全兩個(gè)方面。從會(huì)議管理的需要出發(fā)，兼顧會(huì)議工作方便和安全兩個(gè)方面。（2）設(shè)計(jì)顏色。）設(shè)計(jì)顏色。證件的形式應(yīng)反映會(huì)議的內(nèi)容，設(shè)計(jì)要盡量經(jīng)濟(jì)實(shí)用、美觀大方。根證件的形式應(yīng)反映會(huì)議的內(nèi)容，設(shè)計(jì)要盡量經(jīng)濟(jì)實(shí)用、美觀大方。根據(jù)不同身份的與會(huì)者和不同作用的證件，如正式代表、列席代表、工據(jù)不同身份的與會(huì)者和不同作用的證件，如正式代表、列席代表、工作人員、媒體記者等，作人員、媒體記者等，將證件設(shè)計(jì)為紅、黃、藍(lán)、白等不同顏色將證件設(shè)計(jì)為紅、黃、藍(lán)、白等不同顏色。做。做到既有利于區(qū)別各種

14、不同證件，又體現(xiàn)會(huì)議莊嚴(yán)、隆重、熱烈的特點(diǎn)到既有利于區(qū)別各種不同證件，又體現(xiàn)會(huì)議莊嚴(yán)、隆重、熱烈的特點(diǎn)（3 3）控制印刷數(shù)量。）控制印刷數(shù)量。根據(jù)會(huì)議人數(shù)的實(shí)際需要，控制印刷數(shù)量，保證會(huì)議安全。根據(jù)會(huì)議人數(shù)的實(shí)際需要，控制印刷數(shù)量，保證會(huì)議安全。（4）重要的、具有保密性的會(huì)議要貼上本人照片，并加蓋大會(huì)印章。）重要的、具有保密性的會(huì)議要貼上本人照片，并加蓋大會(huì)印章。小貼士：應(yīng)注意根據(jù)公司的應(yīng)注意根據(jù)公司的不同文化理念設(shè)計(jì)相應(yīng)不同文化理念設(shè)計(jì)相應(yīng)的會(huì)議證件或姓名卡片。的會(huì)議證件或姓名卡片。制作會(huì)議指示標(biāo)識(shí)：制作會(huì)議指示標(biāo)識(shí)：會(huì)議指示標(biāo)識(shí)的類(lèi)型：會(huì)議指示標(biāo)識(shí)的類(lèi)型：（1 1）標(biāo)識(shí)牌（指示牌）標(biāo)識(shí)牌（

15、指示牌）。在。在入口處、簽到處、接待處、入口處、簽到處、接待處、貴賓室、洗手間貴賓室、洗手間等區(qū)域設(shè)置指示標(biāo)識(shí)，方便與會(huì)者前往。等區(qū)域設(shè)置指示標(biāo)識(shí)，方便與會(huì)者前往。（2 2）區(qū)域圖）區(qū)域圖。大、中型會(huì)議應(yīng)事先根據(jù)與會(huì)人員的分類(lèi)。大、中型會(huì)議應(yīng)事先根據(jù)與會(huì)人員的分類(lèi)劃出各區(qū)域的平面圖，張貼于會(huì)場(chǎng)入口或簽到處，使參會(huì)劃出各區(qū)域的平面圖，張貼于會(huì)場(chǎng)入口或簽到處，使參會(huì)人員入場(chǎng)、退場(chǎng)井然有序。表彰、總結(jié)類(lèi)型的大會(huì)，應(yīng)將人員入場(chǎng)、退場(chǎng)井然有序。表彰、總結(jié)類(lèi)型的大會(huì)，應(yīng)將被表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人員或代表安排在前幾排，并在區(qū)域圖上被表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人員或代表安排在前幾排，并在區(qū)域圖上明確標(biāo)出。明確標(biāo)出。簡(jiǎn)單、醒目、實(shí)用簡(jiǎn)