椒花水庫(kù)移民安置檔案整理實(shí)施細(xì)則

椒花水庫(kù)工程移民安置檔案整理細(xì)則1總則1.1為規(guī)范湖南省椒花水庫(kù)移民安置檔案立卷及整編工作，確保移民安置檔案的案卷質(zhì)量，根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)范，結(jié)合湖南省椒花水庫(kù)工程建設(shè)（以下簡(jiǎn)稱椒花水庫(kù)）移民檔案資料實(shí)際情況，制定本細(xì)則。1.2本細(xì)則規(guī)定了椒花水庫(kù)移民安置檔案案卷的組卷要求、案卷與案卷內(nèi)文件的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、淹沒(méi)補(bǔ)償費(fèi)會(huì)計(jì)檔案歸檔要求、電子檔案的歸檔要求、檔案管理制度等。1.3凡屬椒花水庫(kù)移民安置歸檔范圍的文件材料，須按本細(xì)則的要求進(jìn)行系統(tǒng)整理、立卷，案卷質(zhì)量應(yīng)符合本細(xì)則的要求。檔案資料移交時(shí)應(yīng)履行交接手續(xù)，移民安置檔案形成責(zé)任單位填寫(xiě)《椒花水庫(kù)建設(shè)征地移民安置檔案資料移交清單》（詳見(jiàn)附件1），一式兩份，經(jīng)交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤并簽字確認(rèn)，各自保管一份。2定義2.1原件：指在建設(shè)征地移民安置工作中直接形成的、具有重要查考和憑證價(jià)值的文件材料。如移民安置工作省、市、縣移民安置會(huì)議記錄、紀(jì)要，會(huì)議文件材料；簽署的處理意見(jiàn)；原始記錄等。2.2案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。2.3檔號(hào)：檔案案卷的編號(hào)，是以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。相同內(nèi)容的案卷只允許一個(gè)編號(hào)。2.4組卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。2.5卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)文件材料的登記及排列次序的目錄。2.6卷內(nèi)備考表：說(shuō)明案卷內(nèi)文件材料狀況的表格。3組卷要求3.1文件質(zhì)量要求：3.1.1移民安置文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映椒花水庫(kù)建設(shè)征地、移民安置及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況，且歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.1.2需永久、長(zhǎng)期保存的文件不能用易褪色（紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、水彩筆、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等）的書(shū)寫(xiě)材料。簽名、簽署意見(jiàn)一律用鋼筆（碳素墨水）、毛筆或黑色簽字筆書(shū)寫(xiě)。3.1.3復(fù)印、打印、照片、錄音、錄象、電子文件應(yīng)保證載體的有效性；聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。3.2組卷要求：3.2.1組卷遵循文件材料形成的規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并便于檔案的保管和利用。椒花水庫(kù)移民安置檔案依據(jù)《瀏陽(yáng)市椒花水庫(kù)移民安置檔案分類(lèi)大綱與編號(hào)方案》劃分的類(lèi)目進(jìn)行組卷，同一類(lèi)型的文件材料以類(lèi)目為單位進(jìn)行組卷，即一個(gè)類(lèi)目中的相同類(lèi)型的文件材料放在一起進(jìn)行組卷。3.2.2在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定檔、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)合一立卷。3.2.3案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長(zhǎng)。3.2.4文書(shū)檔案材料不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷：跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4案卷與卷內(nèi)文件排列4.1椒花水庫(kù)移民安置檔案案卷使用硬卷皮組卷，無(wú)論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式為：案卷封面—卷內(nèi)文件目錄—文件—備考表—封底。4.2案卷卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。4.3卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列：4.3.1密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；4.3.2重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后；4.3.3管理性科技文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列；卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。4.34卷內(nèi)文件目錄放在卷首，備考表放置卷尾。5案卷的編目5.1卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。5.1.1裝訂的案卷，案卷內(nèi)文件材料均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在其右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；圖樣頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在標(biāo)題欄外；5.1.2不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。5.1.3成套圖樣或印刷成冊(cè)的文件材料，自成一卷的，原目錄可代表卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；與其他科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。5.1.4卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；各卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。5.2卷內(nèi)目錄的編制（格式見(jiàn)附件2）。5.2.1卷內(nèi)目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(即長(zhǎng)×寬為297mm×210mm)，頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸：（1）卷內(nèi)目錄用紙上白邊(天頭)寬20±0.5mm；（2）卷內(nèi)目錄用紙下白邊(地腳)寬15±0.5mm；（3）卷內(nèi)目錄用紙左白邊(訂口)寬25±0.5mm；（4）卷內(nèi)目錄用紙右白邊(翻口)寬15±0.5mm。5.2.2卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容有序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注組成。（1）序號(hào)：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序；（2）文件編號(hào)；填寫(xiě)文件文號(hào)或圖樣圖號(hào)，或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)；（3）責(zé)任者：填寫(xiě)文件形成者（部門(mén)）或主要責(zé)任者，以正式文件落款章著錄，使用規(guī)范簡(jiǎn)稱（合同文件材料，至少應(yīng)并列填寫(xiě)2個(gè)責(zé)任者）；（4）文件題名：即卷內(nèi)文件標(biāo)題，文件標(biāo)題不能反映文件內(nèi)容時(shí)需擬寫(xiě)文件題名，自擬題名部分加[]；（5）日期：填寫(xiě)文件形成日期，以正式文件落款日期著錄，如“20200112”；如無(wú)落款日期，應(yīng)在文件中考證形成日期，無(wú)具體日期時(shí)著錄形成年度，如“20200000”；（6）頁(yè)號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)（組卷時(shí)）文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)（最后一件要填首、尾頁(yè)號(hào)），中間用“～”隔開(kāi)；（7）備注：填寫(xiě)需要說(shuō)明的有關(guān)情況。5.3卷內(nèi)備考表的編制（格式見(jiàn)附件3）。5.3.1卷內(nèi)備考表紙幅面尺寸及頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸均同卷內(nèi)目錄。5.3.2卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、互見(jiàn)號(hào)、立卷時(shí)間。（1）本卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)并簽名、標(biāo)注時(shí)間。（2）立卷人：由責(zé)任立卷者簽名。（3）檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。（4）互見(jiàn)號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容不同載體檔號(hào)，并注明其載體形式。（5）立卷時(shí)間：填寫(xiě)完成的立卷日期。5.4案卷封面的編制。案卷封面印制在卷盒的正表面，主要內(nèi)容如下：5.4.1案卷題名：案卷題名一般由立卷人擬寫(xiě)，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱、代字、代號(hào)及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號(hào)和名稱等；項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)（包括代號(hào)）相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。5.4.2立卷單位：應(yīng)填寫(xiě)文件組卷部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)。5.4.3起止日期：應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件形成的起止日期。5.4.4保管期限：依據(jù)《椒花水庫(kù)工程移民文件歸檔范圍和檔案保管期限表》有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限。5.4.5密級(jí)：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)卷內(nèi)文件的最高密級(jí).5.4.6檔號(hào)：依據(jù)《瀏陽(yáng)市椒花水庫(kù)移民安置檔案分類(lèi)大綱與編號(hào)方案》填寫(xiě)檔案的項(xiàng)目代號(hào)、分類(lèi)號(hào)和案卷流水號(hào)。5.5案卷脊背的編制。案卷脊背應(yīng)填寫(xiě)保管期限、檔號(hào)和案卷題名或關(guān)鍵詞。案卷封面及脊背的檔號(hào)，暫用鉛筆填寫(xiě)，待椒花水庫(kù)移民安置檔案整理全面完成后統(tǒng)一正式填寫(xiě)。5.6檔案案卷目錄的編制（格式見(jiàn)附件4）。檔案案卷目錄由檔號(hào)、案卷題名、立卷單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、件數(shù)、總頁(yè)數(shù)及套數(shù)、備注組成。5.6.1檔號(hào)：依據(jù)《瀏陽(yáng)市椒花水庫(kù)移民安置檔案分類(lèi)大綱與編號(hào)方案》，由檔案的項(xiàng)目代號(hào)、分類(lèi)號(hào)和案卷流水號(hào)組成。5.6.2案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱、代字、代號(hào)及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號(hào)和名稱等；項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)（包括代號(hào)）相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。5.6.3立卷單位：填寫(xiě)負(fù)責(zé)組卷部門(mén)或單位；5.6.4起止日期：填寫(xiě)卷內(nèi)文件形成的最早和最晚時(shí)間，如“20200112～20201011”；5.6.5密級(jí)：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)卷內(nèi)文件的最高密級(jí)；5.6.6保管期限：填寫(xiě)組卷時(shí)根據(jù)《椒花水庫(kù)工程移民文件歸檔范圍和檔案保管期限表》劃定的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限從長(zhǎng)。5.6.7件數(shù)：案卷內(nèi)文件材料總件數(shù)；5.6.8總頁(yè)數(shù)：案卷內(nèi)文件總頁(yè)數(shù)；5.6.9套數(shù)：正副本數(shù)量；5.6.10備注：填寫(xiě)需要說(shuō)明的有關(guān)情況。6案卷的裝訂6.1椒花水庫(kù)移民安置檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。6.2需要裝訂的案卷首先必須去掉金屬物；有破損的文件材料要進(jìn)行修補(bǔ)、裱糊；取出空白紙和重份材料。含純文件材料案卷線裝；硬封皮精裝（線裝）文件材料可不裝訂，應(yīng)在文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章（式樣見(jiàn)附件5）并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。。6.3案卷裝訂采用三孔一線的方法。三孔之間的總間距為200mm，裝訂時(shí)文件材料左、下對(duì)齊，裝訂結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字；若遇裝訂線上有字跡的，應(yīng)加貼裝訂邊。6.4案卷內(nèi)尺寸（大尺寸）的文件材料和附圖、表格要折疊成統(tǒng)一幅面（A4）（210mm×297mm）。7卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料7.1卷皮規(guī)格和制成材料。7.1.1椒花水庫(kù)移民安置檔案案卷卷皮采用卷盒、卷夾兩種形式；卷皮制成材料采用牛皮紙板雙裱壓制無(wú)酸卷皮。7.1.1卷盒的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度分別為10mm，20mm，30mm，40mm，50mm，60mm六種。7.1.2卷夾的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度為20mm。7.2卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料。7.2.1案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為：297mm×210mm。7.2.2案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采用70g/m2以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作。7.3案卷脊背標(biāo)簽的規(guī)格和制成材料。7.3.1案卷脊背標(biāo)簽與卷盒的長(zhǎng)度和厚度相同，即305mm×10（20，30，40，50，60）mm。7.3.2案卷脊背標(biāo)簽采用150g/m2白色書(shū)寫(xiě)紙制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。7.4卷皮上、案卷脊背標(biāo)簽和卷內(nèi)表格中書(shū)寫(xiě)的字跡要清晰端正。8藍(lán)圖的整編8.1沒(méi)有裝訂成冊(cè)的藍(lán)圖應(yīng)折疊，折疊后圖紙的圖幅規(guī)格稍小于A4（297mm×210mm）。8.2折疊后圖紙的標(biāo)題欄應(yīng)露在外面。根據(jù)案卷目錄在圖框線上空白處編寫(xiě)檔號(hào)、順序號(hào)。8.3無(wú)論是橫幅或縱幅圖，先一律按折疊規(guī)格中的長(zhǎng)度（210mm）正反來(lái)回折疊成開(kāi)似手風(fēng)琴式的折疊，再按寬度（297mm）折疊，折疊應(yīng)整齊、美觀。藍(lán)圖折疊方法樣式見(jiàn)附件6。8.4折疊后的藍(lán)圖每套裝一個(gè)檔案盒，數(shù)量多的可分盒分裝。8.5裝訂成冊(cè)圖紙，外形尺寸為A4大?。?97mm×210mm），統(tǒng)一采用本細(xì)則7.1規(guī)定的卷皮裝訂。9淹沒(méi)補(bǔ)償費(fèi)會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求9.1淹沒(méi)補(bǔ)償費(fèi)由管理和撥付、使用淹沒(méi)補(bǔ)償費(fèi)的有關(guān)部門(mén)和單位依據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局第79號(hào)令《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷。9.2每年形成的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，均由財(cái)務(wù)人員按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，期滿后，編造清冊(cè)全部移交到檔案室保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)椒花水庫(kù)檔案工作組同意，財(cái)務(wù)部門(mén)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。9.3紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆裝、整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。9.4交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。9.5會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。10電子檔案的歸檔要求10.1椒花水庫(kù)移民安置電子檔案包括反應(yīng)移民工作重要階段或成果的照片、錄音、錄像及掃描文檔等聲像材料，有關(guān)移民戶的淹沒(méi)實(shí)物和反映其搬遷安置前后的生產(chǎn)、生活狀況的影像資料應(yīng)歸入其分戶檔案。在實(shí)物指標(biāo)調(diào)查、原址原貌、搬遷安置、庫(kù)底清理、補(bǔ)償領(lǐng)款等重要活動(dòng)或節(jié)點(diǎn)，應(yīng)有相應(yīng)的聲像材料歸檔。電子檔案按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的有關(guān)規(guī)定整理。10.2電子文件的收集整理。10.2.1椒花水庫(kù)電子文件根據(jù)《椒花水庫(kù)工程移民文件歸檔范圍和檔案保管期限表》進(jìn)行收集歸檔，形成或辦理部門(mén)在電子文件擬制、辦理過(guò)程中完成電子文件的收集，應(yīng)齊全完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時(shí)保持一致。10.2.2在電子文件擬制、辦理或收集過(guò)程中完成保管期限鑒定、分類(lèi)、排序、命名、存儲(chǔ)等整理活動(dòng)，并同步完成會(huì)議記錄、涉密文件等紙質(zhì)文件的整理。10.2.3以件為管理單位整理電子文件，也可以根據(jù)實(shí)際以卷為管理單位進(jìn)行整理，整理活動(dòng)應(yīng)保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。10.2.4按照《椒花水庫(kù)工程移民檔案分類(lèi)大綱與方案》在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中建立文件夾集中存儲(chǔ)電子文件及其組件，完成整理活動(dòng)。10.3電子文件歸檔與電子檔案編目。10.3.1電子文件形成或辦理部門(mén)應(yīng)定期將已收集、積累并經(jīng)過(guò)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門(mén)提交歸檔，歸檔時(shí)間最遲不超過(guò)電子文件形成后的第2年6月。10.3.2電子文件形成或辦理部門(mén)、檔案部門(mén)在歸檔過(guò)程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點(diǎn)、鑒定、登記；10.3.3電子文件交接雙方應(yīng)清點(diǎn)、核實(shí)電子文件的門(mén)類(lèi)、形成年度、保管期限、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等；應(yīng)對(duì)電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行鑒定，鑒定合格率應(yīng)達(dá)到100%，填寫(xiě)電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表（詳見(jiàn)附件7），登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。10.3.4檔案部門(mén)應(yīng)將清點(diǎn)、鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫(kù)，自動(dòng)采集電子文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)中記錄登記行為，登記歸檔電子文件。10.3.5每份電子文件均應(yīng)在《電子文件歸檔登記表》（詳見(jiàn)附件8）中登記。歸檔部門(mén)依據(jù)清點(diǎn)、鑒定結(jié)果，按批次或歸檔年度填寫(xiě)《電子文件歸檔登記表》，完成電子文件的歸檔，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。電子文件稿本代碼：M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；F—正式電子文件。電子文件類(lèi)別代碼：T—文本文件；I—圖像文件；C—圖形文件；V—影像文件；A—聲音文件；O—超媒體鏈結(jié)文件；P—程序文件；D—數(shù)據(jù)文件。10.3.6電子文件以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)化為通用格式。（1）文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。（2）掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。（3）對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。（4）視頻和多媒體電子文件以MPEG、Avl為通用格式。對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。（5）音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。（6）對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。（7）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。（8）電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式采用ET、XLS或DBF格式歸檔。10.3.7根據(jù)《椒花水庫(kù)工程移民檔案分類(lèi)大綱與方案》對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理審核、編制檔號(hào)等編目活動(dòng)，采用文件級(jí)檔號(hào)或唯一標(biāo)識(shí)符作為要素為電子檔案及其組件重命名，同時(shí)更新相應(yīng)的計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)；完成整理編目后，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫(kù)，并按要求進(jìn)行分類(lèi)，有序地存儲(chǔ)電子檔案及其組件。10.3.8完成歸檔的電子文件，均應(yīng)拷貝至耐久性好的載體上，一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等，不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體；歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。11照片檔案的歸檔要求11.1椒花水庫(kù)移民安置照片檔案收集范圍主要包括記錄本項(xiàng)目主要活動(dòng)和重要工作成果的照片、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本項(xiàng)目有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片；記錄本項(xiàng)目重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片；有關(guān)移民戶的淹沒(méi)實(shí)物和反映其搬遷安置前后的生產(chǎn)、生活狀況的影像資料應(yīng)歸入其分戶檔案。11.2對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向檔案室歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。11.3對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。11.4照片檔案要按拍攝的時(shí)間順序排列，裝入照片檔案夾，并附上歸檔說(shuō)明。歸檔說(shuō)明如下表（照片檔案歸檔說(shuō)明—編者注）：11.4.1照片號(hào)：本張照片在本照片檔案夾中的件號(hào)即流水號(hào)；11.4.2事由：反映事件、事物的情由；11.4.3時(shí)間：拍攝時(shí)間，如“20200112”；11.4.4地點(diǎn)：被拍攝物所在的具體地點(diǎn)；11.4.5人物：主要人物的姓名、身份；11.4.6背景：揭示主題有一定作用的背景；11.4.7攝影者：拍攝單位和拍攝人；11.4.8參見(jiàn)號(hào)：反映同一內(nèi)容不同載體檔號(hào)。照片檔案歸檔說(shuō)明照片號(hào)：事由：時(shí)間：地點(diǎn)：拍攝者：參見(jiàn)號(hào)：12紙質(zhì)檔案數(shù)字化要求12.1椒花水庫(kù)移民安置紙質(zhì)檔案采用掃描儀等設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像相關(guān)聯(lián)的關(guān)系。12.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收等。12.3數(shù)字化前處理12.3.1確定掃描頁(yè)：原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁(yè)面應(yīng)加以標(biāo)注。12.3.2編制頁(yè)號(hào)：（1）應(yīng)對(duì)沒(méi)有頁(yè)號(hào)或頁(yè)號(hào)不正確的檔案重新編制頁(yè)號(hào)。（2）重新編制頁(yè)號(hào)時(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書(shū)寫(xiě)頁(yè)號(hào)，且不壓蓋檔案內(nèi)容。（3）書(shū)寫(xiě)頁(yè)號(hào)所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長(zhǎng)期保存造成影響。（4）應(yīng)將破損頁(yè)面、缺頁(yè)等特殊情況進(jìn)行登記。12.3.3目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：（1）按照目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。（2）對(duì)需在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。12.3.4拆除裝訂：應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。12.3.5技術(shù)修復(fù)（1）破損嚴(yán)重或其他無(wú)法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。（2）折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。12.4目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立12.4.1應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長(zhǎng)度、字段類(lèi)型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合DA/T18對(duì)檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立工作中均應(yīng)嚴(yán)格遵守。12.4.2數(shù)據(jù)庫(kù)選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。12.4.3數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。12.4.4將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對(duì)紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。12.4.5可采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改。12.5檔案掃描12.5.1基本要求：檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。12.5.2掃描設(shè)備：（1）掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。（2）超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時(shí)，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊，并且采用標(biāo)版等方式明確說(shuō)明分幅方法；若后期采用軟件自動(dòng)拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對(duì)應(yīng)原件尺寸的1/3。（3）應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。12.5.3掃描色彩模式：為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，椒花水庫(kù)移民安置檔案全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。12.5.4掃描分辨率：（1）為保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素，椒花水庫(kù)移民安置檔案數(shù)字化掃描分辨率不小于300dpi。（2）如有COM輸出、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途時(shí)，可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。需要進(jìn)行COM輸出的檔案，掃描分辨率不小于于300dpi；需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率不小于600dpi；需要進(jìn)行印刷出版的檔案，可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。12.5.5存儲(chǔ)格式：（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長(zhǎng)期保存格式為T(mén)IFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。（2）紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時(shí)，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲(chǔ)空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式。（3）同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲(chǔ)格式。12.5.6圖像命名：（1）應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。（2）數(shù)字圖像存儲(chǔ)為單頁(yè)文件，并按檔號(hào)與圖像流水號(hào)的組合對(duì)圖像命名。（3）數(shù)字圖像確需存儲(chǔ)為多頁(yè)文件時(shí)，可采用該檔案的檔號(hào)對(duì)圖像命名。（4）應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。12.6圖像處理12.6.1圖像拼接：對(duì)分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的整體性。拼接時(shí)應(yīng)確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無(wú)明顯拼接痕跡。12.6.2旋轉(zhuǎn)及糾偏：對(duì)不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原。對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。12.6.3裁邊：如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁(yè)邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。12.6.4去污：如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，以去除在掃描過(guò)程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過(guò)程中不得去除檔案頁(yè)面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。12.6.5圖像質(zhì)量檢查：（1）數(shù)字圖像不完整、無(wú)法清晰識(shí)別或圖像失真度較大時(shí)，應(yīng)重新掃描。（2）對(duì)于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時(shí)改正。（3）數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（4）對(duì)數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。12.7數(shù)據(jù)掛接12.7.1應(yīng)借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。12.7.2逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開(kāi)等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。12.8數(shù)字化成果驗(yàn)收12.8.1應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收檢驗(yàn)。12.8.2驗(yàn)收內(nèi)容：（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等。（2）應(yīng)對(duì)目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫(xiě)等。（3）應(yīng)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。（4）應(yīng)對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。（5）應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。（6）應(yīng)對(duì)工作文件進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。（7）應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括載體的可用性、有無(wú)病毒等。12.8.3驗(yàn)收指標(biāo)：能夠采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%。對(duì)于無(wú)法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)。抽檢比率不得低于5%，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。12.8.4驗(yàn)收結(jié)論：每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)達(dá)到本標(biāo)準(zhǔn)12.8.2和12.8.3的要求，予以驗(yàn)收“通過(guò)”。驗(yàn)收未通過(guò)應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗(yàn)收。12.9檔案歸還入庫(kù)12.9.1檔案裝訂：紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案如需裝訂，應(yīng)注意保持檔案原貌，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。12.9.2檔案歸還入庫(kù)：按照檔案入庫(kù)相關(guān)要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和清點(diǎn)，將檔案歸還入庫(kù)。13檔案管理制度13.1檔案管理人員崗位責(zé)任制度13.1.1學(xué)習(xí)貫徹實(shí)施《檔案法》等檔案工作的法律、法規(guī)和瀏陽(yáng)市委、政府關(guān)于檔案工作的政策規(guī)定。學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。13.1.2熟悉本項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)工作，認(rèn)真履行本項(xiàng)目各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。不得造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為。13.1.3了解本項(xiàng)目各類(lèi)檔案資料的形成過(guò)程，掌握分類(lèi)方法、歸檔范圍和保管期限。13.1.4及時(shí)對(duì)本項(xiàng)目參管參建單位形成的文書(shū)檔案、實(shí)物檔案、音像、照片等各種檔案材料進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、編目、立卷和歸檔，并監(jiān)督和指導(dǎo)相關(guān)責(zé)任單位所做好檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。1

3.1.5在移民安置實(shí)施工作過(guò)程中，負(fù)責(zé)收集、帶回、整理本項(xiàng)目歸檔范圍內(nèi)的有關(guān)材料。收集本項(xiàng)目重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目以及其它應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，

13.1.6負(fù)責(zé)管理本項(xiàng)目各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，經(jīng)常保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“十防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。13.1.7按時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)及主管部門(mén)報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。按規(guī)定及時(shí)向?yàn)g陽(yáng)市檔案館移交保管到期的檔案。

13.1.8編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢和檔案查詢利用服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。13.1.9對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，寫(xiě)出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和上級(jí)檔案部門(mén)鑒定后，認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷(xiāo)毀。13.1.10積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫(xiě)一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

13.2檔案室（庫(kù)房）管理制度13.2.1室（庫(kù)）內(nèi)必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達(dá)到100%。嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴(yán)禁明火，嚴(yán)禁非管理人員入內(nèi)。確因工作需要進(jìn)入時(shí)，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由本室（庫(kù)）管理人員陪同。采用加固防盜門(mén)，進(jìn)出室（庫(kù)）隨時(shí)關(guān)燈、鎖門(mén)。13.2.2搞好室（庫(kù)）內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲(chóng)、防鼠、防有害氣體、防水“十防”工作。每天必須定期查庫(kù)，并認(rèn)真做好記載。13.2.3定時(shí)測(cè)量記錄室（庫(kù)）內(nèi)溫度。要求室（庫(kù)）內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開(kāi)關(guān)工作。13.2.4妥善保管室（庫(kù)）內(nèi)鑰匙，不準(zhǔn)隨身攜帶，確保檔案室（庫(kù)）內(nèi)安全。13.2.5檔案柜具要編制順序號(hào)，排列整齊。室（庫(kù)）內(nèi)要經(jīng)常打掃，定期擦拭柜具，隨時(shí)放置防蟲(chóng)、防鼠藥品，保持室（庫(kù)）內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀。13.2.6進(jìn)檔案室（庫(kù)）內(nèi)查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛(ài)護(hù)檔案，不得撕頁(yè)、涂改，沾口水翻頁(yè)，一旦發(fā)現(xiàn)由查閱者負(fù)全部責(zé)任。13.2.7未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室（庫(kù)），更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳，嚴(yán)格遵守保密制度。13.2.8檔案工作人員對(duì)所保管的檔案，要定期檢查，做好記錄，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷(xiāo)毀檔案，發(fā)現(xiàn)破損或褪變的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。

13.2.9辦理借閱、借用檔案，要嚴(yán)格履行規(guī)定的手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，并要求借閱檔案人員負(fù)起安全保密責(zé)任，歸還時(shí)要有嚴(yán)格的檢查登記制度。13.2.10遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)不受破壞。

13.3檔案保管制度13.3.1各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案均由檔案室集中統(tǒng)一保管，定期清查整理檔案資料。檔案室在接收檔案時(shí)必須認(rèn)真檢查驗(yàn)收并履行交接手續(xù)。13.3.2保管檔案和資料必須使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。13.3.3在認(rèn)真保管好紙質(zhì)檔案的同時(shí)，必須及時(shí)進(jìn)行檔案目錄的電子著錄，有條件的可進(jìn)行全文著錄。13.3.4檔案資料庫(kù)房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門(mén)、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防太陽(yáng)光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。13.3.5隨著氣候變化，做好庫(kù)房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。13.3.6檔案資料庫(kù)房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開(kāi)，但要相對(duì)集中，便于管理。13.3.7庫(kù)房專管人員進(jìn)出庫(kù)房，應(yīng)隨手關(guān)門(mén)上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。13.3.8必須定期檢查、清點(diǎn)庫(kù)藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)霉?fàn)€、褪變、破損或賬物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。13.3.9檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。13.4檔案安全管理制13.4.1嚴(yán)格按照檔案安全管理規(guī)定，配齊消防和安全管理硬件設(shè)施。13.4.2檔案庫(kù)房要有“十防”措施。即防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防霉、防光、防水、防塵。13.4.3庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁明火、吸煙及存放易燃物品，嚴(yán)禁將火種、食品、易燃易爆等物帶進(jìn)檔案室。13.4.4庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，隨時(shí)對(duì)檔案裝具進(jìn)行除塵，以防止有害物質(zhì)的侵蝕。13.4.5定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施。13.4.6嚴(yán)格遵守檔案的審批、鑒定、銷(xiāo)毀制度。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，重要文件要逐份登記造冊(cè)，并在指定地點(diǎn)專人監(jiān)督銷(xiāo)毀。13.4.7每年進(jìn)行一至二次全面檢查，主要核實(shí)帳、物、卡是否相符，以防檔案長(zhǎng)期借出造成丟失，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告、處理。13.4.8對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與損壞。13.4.9定期檢查維修電器設(shè)備、消防設(shè)備、更換檔案保護(hù)藥物。13.4.10庫(kù)房管理人員下班前，要關(guān)閉門(mén)窗，鎖好庫(kù)門(mén)，切斷電源。13.4.11庫(kù)房鑰匙要專人保管使用，定點(diǎn)存放，嚴(yán)禁外借。13.5檔案復(fù)制制度13.5.1要遵循保密原則，未開(kāi)放或涉及保密的檔案不得復(fù)制。13.5.2復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理相關(guān)手續(xù)由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。13.5.3破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。13.5.4對(duì)利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。13.6檔案查借閱制度

13.6.1因工作需要借閱已開(kāi)放的檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱，確實(shí)要借出的檔案，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間一般不超過(guò)一周。13.6.2查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個(gè)人身份證或其他有效證件，辦理登記手續(xù)后，方可查閱。13.6.3查閱檔案者，要愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上畫(huà)圖、劃線、折疊、涂改、撕頁(yè)、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失。不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。13.6.4查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。13.6.5借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)有撕毀、遺失、涂改和損壞現(xiàn)象，要給予行政處分或罰款。情節(jié)特別嚴(yán)重者，按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。13.6.6復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對(duì)無(wú)誤，加蓋公章，方可有效。13.7檔案移交制度13.7.1國(guó)家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長(zhǎng)期保管檔案，按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。13.7.2檔案工作人員調(diào)動(dòng)前，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。13.7.3對(duì)檔案收進(jìn)、移出、利用銷(xiāo)毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計(jì)和移交工作做好準(zhǔn)備。13.7.4移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報(bào)表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。13.8會(huì)計(jì)檔案管理制度

13.8.1每年形成的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，均由財(cái)務(wù)人員按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，期滿后，編造清冊(cè)全部移交到檔案室保管。13.8.2檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆裝、整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé)。13.8.3嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和泄密。13.8.4調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，須由分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和財(cái)務(wù)主管陪同借閱。13.8.5對(duì)保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案，由檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)檔案鑒定銷(xiāo)毀小組鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)后，方可銷(xiāo)毀，監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋章。13.9聲像檔案管理制度13.9.1聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。13.9.2聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。13.9.3聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。13.9.4借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。13.9.5對(duì)收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。13.9.6嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。13.10實(shí)物檔案管理制度

13.10.1實(shí)物檔案要及時(shí)移交檔案室歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以備開(kāi)發(fā)和利用。13.10.2實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫(huà)、印章、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯。13.10.3實(shí)物檔案的歸檔，要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

13.10.4實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對(duì)展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。13.10.5實(shí)物檔案如有破損，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長(zhǎng)實(shí)物檔案壽命。

13.10.6建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。13.11檔案保密制度13.11.1檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全完整。

13.11.2保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。

13.11.3檔案庫(kù)房設(shè)施應(yīng)符合“十防”的要求，要安裝鐵門(mén)（防盜門(mén)）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫(kù)房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。13.11.4不該說(shuō)的秘密不說(shuō)，不該知道的秘密不問(wèn)，不該看的秘密不看，不該記錄的秘密不記錄。13.11.5不準(zhǔn)私自或在無(wú)保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷(xiāo)毀秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于秘密級(jí)及以上的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。13.11.6不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。13.11.7不準(zhǔn)攜帶屬于秘密級(jí)及以上的文件、檔案、資料的物品外出開(kāi)會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、保密部門(mén)審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。13.11.8不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)撁孛芪募?nèi)容。13.11.9定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告。

13.11.10不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

13.12檔案鑒定銷(xiāo)毀制度13.12.1成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，成員由檔案人員及有關(guān)部門(mén)的人員組成。13.12.2鑒定小組以專業(yè)主管部門(mén)確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。13.12.3鑒定工作結(jié)束后，要寫(xiě)出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn)，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對(duì)無(wú)保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案及文件材料，要造出清冊(cè)，提出銷(xiāo)毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門(mén)備案，然后方可銷(xiāo)毀。13.12.4對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案或文件