公司財務(wù)報銷制度及流程

1、關(guān)于公司財務(wù)報銷制度及相關(guān)流程第一部分 總則 第一條、 為了加強公司內(nèi)部財務(wù)管理、成本核算、合理控制費用支出，規(guī)范公司財務(wù)報銷工作,倡導(dǎo)一切以業(yè)務(wù)為重的指導(dǎo)思想，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)有關(guān)財務(wù)管理法規(guī)制度和公司章程有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。 第二條、 本制度根據(jù)相關(guān)的財經(jīng)制度及公司的實際情況，將財務(wù)報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關(guān)費用、稅費支出、工程相關(guān)支出、專項支出及物流費用等,以下分別說明報銷相關(guān)流程及各項支出具體的財務(wù)報銷制度和報銷流程。 第三條、本制度適用于公司全體員工。 第二部分 借款及備用金制度 第四條、 借款管理規(guī)定 (一) 出差借款：出差人員憑審批后的出差

2、申請單按批準(zhǔn)額度辦理借款，出差返回3個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)(不含周末及節(jié)假日)。 (二) 其他臨時借款，如業(yè)務(wù)費、各辦事處的備用金等，借款人員應(yīng)及時報帳，除各辦事處的備用金外其他借款原則上不允許跨月借支。 （必須跨月借支，例如下月月初資金需求的情況呢？）(三) 各項借款金額超過1000元應(yīng)提前一天通知財務(wù)部備款。 (四) 借款銷賬規(guī)定：1、借款銷帳時應(yīng)以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則財務(wù)人員有權(quán)拒絕銷帳； 2、借領(lǐng)支票者原則上應(yīng)在同一工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。 （實際情況很多不成立）3、年終不論任何人的任何借款全部交回財務(wù)，進(jìn)行往來欠款清算。第二年如有

3、需要重新借支。 (五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回。 第五條、借款流程 (一) 借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金。 (二) 審批流程：主管部門經(jīng)理審核簽字財務(wù)經(jīng)理復(fù)核總經(jīng)理審批。 (三) 財務(wù)付款：借款憑審批后的借款單到財務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。 第六條、備用金制度規(guī)定（一）備用金限額：1、上海辦事處有倉庫且負(fù)責(zé)的客戶多，產(chǎn)生的費用也多，南京辦事處的備用金歸屬于上海辦事處統(tǒng)一管理，暫定備用金7000元以下；2、武漢辦事處有倉庫但發(fā)生的物流費用不是很多，暫定備用金2000元以下；3、重慶、廣州、北京、沈陽

4、辦事處沒有倉庫且發(fā)生的物流費用相對較少，暫定備用金1000元以下；4、總部各部門除采購部外其余部門沒有分配備用金，需要的款項填寫用款申請單或付款審批單，外辦事處備用金需要填寫申請單。以上備用金除了月或季度繳納的房租之外，大額物流費用可以根據(jù)實際情況提前申請，備用金不足的可以再做調(diào)整。（二）備用金及預(yù)支款項銷帳規(guī)定：1、外辦事處銷售會計每月1號、16號要把之前發(fā)生的支付單據(jù)按規(guī)定要求整理好后寄回總部，沒按要求整理的，退回辦事外，各負(fù)責(zé)人重新整理（退回的快遞費自行承擔(dān)）。外辦銷售會計每天發(fā)送電子檔現(xiàn)金收支明細(xì)賬，并把賬核對清楚，否則再次申請的備用不予處理。2、總部預(yù)支款項，需在三個工作日，最長在一

5、個星期之內(nèi)辦理銷賬手續(xù)，并結(jié)算清楚，否則不可再申請下一筆款項。（需結(jié)合不同地區(qū)送貨時間效率，另一種常見情況，若非預(yù)支的款項，事后付款的是否也有時間規(guī)定呢？）3、總部及外辦事處負(fù)責(zé)人每月28號之前做好下個月整個月及上旬的支出預(yù)算，每月9號、19號之前做好中旬、下旬的支出預(yù)算并發(fā)電子檔到總部財務(wù)部負(fù)責(zé)人做公司支出預(yù)算。4、外辦事處備用金需填寫用款申請單，發(fā)電子表格給總部，由總部負(fù)責(zé)人代替給相關(guān)部門簽字審批后轉(zhuǎn)賬。5、總部各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人填寫用款申請單或付款審批單，經(jīng)各相關(guān)部門簽字審批后支付。出納付款總經(jīng)理審批財務(wù)經(jīng)理審批會計審核是否有未結(jié)清的費用負(fù)責(zé)人審核經(jīng)辦人憑采購合同、采購申請單、銷售訂單等填

6、制付款審批單（三）備用金及預(yù)支款項流程：第三部分 日常費用報銷制度 第七條、 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、培訓(xùn)費等。在一個預(yù)算期間內(nèi)，各項費用的累計支出原則上不得超出預(yù)算。 第八條、 費用報銷的一般規(guī)定 (一) 報銷人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù)(從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證必須有填制人員的簽名或蓋章),發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名并簡述事由(何人何時何地何事），發(fā)票單據(jù)需按要求黏貼。 (二) 填寫報銷單應(yīng)注意:根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應(yīng)單據(jù)，嚴(yán)格按單據(jù)要求項目認(rèn)真寫，注明附件張數(shù)，金額大小寫須完全一致（不得涂改）。 (三) 報銷10

7、00元以上需提前一天通知財務(wù)部以便備款。(四) 費用報銷的具體要求：1、生活用品：除掃把、拖把、水桶、垃圾袋用于辦公地方清潔用品外，其余不能報銷。2、辦公用品：必須開具正規(guī)發(fā)票并附上購物清單。3、運輸費用：具體規(guī)定詳見第六部分物流費用報銷流4、臨時雇工費：附臨時工明細(xì)表，明細(xì)表上貼標(biāo)計時費，需注明貼標(biāo)發(fā)往哪里的貨物，共計幾件幾雙鞋子；搬卸費，需注明幾件貨物，單據(jù)需要有臨時工人簽名及電話號碼。5、所有單據(jù)都需要有三個人以上簽字：經(jīng)辦人、區(qū)域負(fù)責(zé)人、會計。6、各辦事處寄回來的單據(jù)不符合規(guī)定的不予以報銷，全部退回各辦事處，負(fù)責(zé)人自行處理，不予以抵扣預(yù)支的備用金。7、所有的支出必須做費用支出憑證，把原

8、始單據(jù)分為正規(guī)發(fā)票和收款單據(jù)黏貼在黏貼單上，差旅費按黏貼標(biāo)準(zhǔn)。8、屬于員工借支而后至財務(wù)部核銷的，填寫費用報支單時應(yīng)在單據(jù)的左上角寫上“銷賬”二字，以區(qū)分財務(wù)是否已經(jīng)付款。第九條、費用報銷的一般流程:1、辦事處報銷流程：經(jīng)辦人填制報支單銷售會計初審區(qū)域經(jīng)理審核簽字總部財務(wù)審核總經(jīng)理審批出納辦理抵扣備用金賬款 經(jīng)辦人填制費用報支單（附簽字后的原始票據(jù)），提供給銷售會計 銷售會計初審（票據(jù)是否符合公司的相關(guān)規(guī)定，購買物資的需附上審批后的購買物資申請表），如不符合退還經(jīng)辦人，如符合則黏貼票據(jù)區(qū)域經(jīng)理審核簽字財務(wù)部門審核總經(jīng)理審批出納報銷。2、泉州總部報銷流程：經(jīng)辦人填制費用報銷單部門經(jīng)理審核財務(wù)部審

9、核總經(jīng)理審批出納付款業(yè)務(wù)經(jīng)辦人按付款類型收集整理齊全完整的付款憑據(jù)作為附件，并正確填寫相應(yīng)的費用報銷單，簽名確認(rèn)后報送部門經(jīng)理進(jìn)行業(yè)務(wù)審核，部門經(jīng)理審核確認(rèn)后，送交財務(wù)部審核付款憑據(jù)是否齊全，業(yè)務(wù)是否合規(guī)、合理，支出金額是否超出預(yù)算或合同、單據(jù)是否合法完整，再報送總經(jīng)理審批，出納根據(jù)審批后單據(jù)執(zhí)行付款程序。第十條、差旅費報銷制度一、差旅費標(biāo)準(zhǔn)1、費用標(biāo)準(zhǔn)：日常支出差旅費按不同崗位級別標(biāo)準(zhǔn)不同，具體規(guī)定如下：1）、住宿費按出差地區(qū)和人員級別制定標(biāo)準(zhǔn)，(原則上兩人出差，如為同性住宿標(biāo)準(zhǔn)按一個人住宿標(biāo)準(zhǔn)報銷)級別一般地區(qū)直轄市及省會城市特區(qū)、廣州副總經(jīng)理以上級別140170190經(jīng)理級1001301

10、50助理及主管級70100120員工級50801002）、出差的市內(nèi)交通費實行包干制，標(biāo)準(zhǔn)如下：級別市內(nèi)交通費副總經(jīng)理以上級別全額報銷經(jīng)理級30元/天助理及主管級25元/天員工級20元/天3）、出差人員每人每天伙食補貼標(biāo)準(zhǔn)如下：一般城市享有補助20元/天，省會城市及特區(qū)35元/天。具體時間規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)如下： a.中午10時前離開本市按全天補助伙食費。 b.中午10時后離開本市按半天補助伙食費。c.中午14時前抵達(dá)本市按半天補助伙食費。d.中午14時后抵達(dá)本市按全天補助伙食費。2、費用標(biāo)準(zhǔn)的補充說明：（1）以上報銷的住宿費，交通費，伙食補助費都必須提供相等額度的票據(jù)報銷（必須提供正規(guī)票據(jù)，按標(biāo)準(zhǔn)報銷

11、，超出部分自己負(fù)責(zé)），往返長途車費必須以車站電子發(fā)票為準(zhǔn)（全額報銷），可自行按實際需要安排選擇公路、鐵路或水路，如因工作性質(zhì)確實需要乘坐飛機(jī)者必須向各相關(guān)部門申請，經(jīng)各相關(guān)部門及總經(jīng)理同意后方可執(zhí)行。（2）住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額不予補償；超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由員工自行承擔(dān)。（3）出差費用原則上按一天一夜報銷，如是早上8:30出發(fā)，第二天18:00返回的可按兩天一夜報銷，具體時間依據(jù)電子車票上的發(fā)車時間為準(zhǔn)。（4）到各辦事處出差，其辦事處提供住宿者不補住宿費，如辦事處無法提供住宿可按住宿標(biāo)準(zhǔn)報銷住宿費用。（5）出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報

12、銷相關(guān)費用。 （6）宴請客戶需由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報銷招待費，同時按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣減出差人當(dāng)天的伙食補貼。（7）出租車費在緊急情況下（如每季度送大件的樣品），市區(qū)內(nèi)可以搭乘出租車，跨區(qū)有班車的一律坐班車，事先向行政部申請報備，總經(jīng)理同意后方可報銷。（8）出差時兩人不能同時去同一個地方，除非特大事件需要兩人同行，必須事先申請報備。申請后方可按報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷，否則只報銷一人。（9）因工作需要超出原計劃出差時間，出差人員在外地要事先向公司總經(jīng)理說明原因征得同意，返回后在差旅費申請表中加以注明，經(jīng)批準(zhǔn)予以報銷。凡未經(jīng)批準(zhǔn)事后追加費用，超預(yù)算部分一律由當(dāng)事人自付。（二） 報銷流程 1.

13、出差申請：公司人員因工作需要出差填寫出差申請單，詳細(xì)注明出差地點、業(yè)務(wù)內(nèi)容、行程安排、交通工具及預(yù)計差旅費用項目等，出差申請單由直接主管審核、總經(jīng)理審批。 2. 借支差旅費：出差人員將審批過的出差申請單交財務(wù)部,按借款管理規(guī)定及相關(guān)于出差報銷標(biāo)準(zhǔn)額度辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。 3. 購票: 公司人員出差須訂票的持審批過的出差申請單，到行政部統(tǒng)一訂票，經(jīng)審批人簽字后報財務(wù)。 4. 返回報銷：出差人員應(yīng)在回公司后三個工作日或一個星期之內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標(biāo)準(zhǔn)填寫差旅費報銷單，附出差申請單及路線日程表，部門經(jīng)理審核簽字，財務(wù)部審核簽字，總經(jīng)理審批；原則上前款未清者不予辦理新的借支

14、。第十一條 電話費報銷制度及流程(一) 費用標(biāo)準(zhǔn) 1. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機(jī)費用的報銷采用與崗位相關(guān)制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設(shè)定不同的報銷標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)見行政部相關(guān)管理制度規(guī)定。 2固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。 3、移動電話費：因工作的特殊性，公司部分員工將統(tǒng)一使用公司的辦公電話用于業(yè)務(wù)聯(lián)系，并由公司統(tǒng)一支付話費，私人電話將不再報銷話費，禁止員工使用辦公電話打私人電話。員工轉(zhuǎn)崗或離職后應(yīng)將手機(jī)交還行政部（依照工作業(yè)務(wù)手機(jī)使用協(xié)議辦理）。(二)報銷流程 1、人力資源部每月初將

15、報銷話費做入員工工資表，20日由財務(wù)部統(tǒng)一發(fā)放。如有配置電話的，由公司統(tǒng)一付費（超出部分由員工負(fù)責(zé)），不再從工資做補貼。2、公司統(tǒng)一支付話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應(yīng)到相關(guān)部門查明原因，特殊情況報總經(jīng)理批示處理辦法。 第十二條 交通費報銷制度及流程 (一) 費用標(biāo)準(zhǔn)：(1)員工因公需要用車可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經(jīng)行政部車輛管理人員同意后可以乘坐公交車;(2)市內(nèi)公交車費應(yīng)保存相應(yīng)票據(jù)報銷。(3)員工在本市內(nèi)出差，只報銷公交車票（蓋有2個章），公交車票除二人及以上同行外均不得連號，無特殊情況不得報銷出租車票。（4）

16、各外辦事處人員因公安排回公司可按電子車票報銷， 在這行程間順道回家造成的車票不可報銷，只按公司到辦事處的車票報銷。(二) 報銷流程 1. 員工整理交通車票（只含有公交車票），在車票背面簽經(jīng)辦人名字，并由行政部人員簽字確認(rèn)。 2. 審批:按日常費用審批程序?qū)徟?3. 員工持審批后的報銷單到財務(wù)處辦理報銷手續(xù)。 第十三條 物資采購報銷制度及流程 （一）物資采購流程:1、公司行政部門為低值易耗品之采購、管理部門，設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)庫房，并設(shè)專門保管人員管理，財務(wù)部為核算監(jiān)督部門。2、由物資使用人填寫采購申請單，部門經(jīng)理簽字審核，再將填寫完的采購申請送至行政部簽收。3、行政部低值品保管人根據(jù)使用部門申請數(shù)量，

17、與庫存進(jìn)行核實，填寫采購申請單中的“庫存數(shù)量”、“批準(zhǔn)數(shù)量”兩欄。4、行政部低值品采購人接到送來的采購申請單，按需購物資的要求進(jìn)行詢價，將價格填列到采購申請單后由部門經(jīng)理簽字審核，送至財務(wù)部進(jìn)行復(fù)核。5、物資到位后物資采購員將采購申請單送至物資保管人處以備驗收時使用。6、物資保管人、物資驗收人、供貨商三方共同對到貨物資進(jìn)行驗收。驗收時注意物資是否與采購申請單中內(nèi)容、規(guī)格型號相符、質(zhì)量是否合格。7、驗收符合要求后，填寫物資入庫驗收單，一聯(lián)交供貨商、一聯(lián)交采購員，將物資分類存放，分別登賬。8、通知使用部門可以領(lǐng)取所需物資。9、使用部門填寫物資出庫單領(lǐng)取所需物資，物資保管人根據(jù)物資出庫單登賬。（二）

18、報銷流程 1、物資采購前，預(yù)借物資款必須經(jīng)財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可借款。物資采購?fù)戤叄杓皶r報銷，逾期三天不辦理者，按挪用公款論處。 2、物資采購員填寫費用報支單，將本次采購的全部原始發(fā)票、入庫驗收單、采購申請單粘貼附后，部門經(jīng)理審核，財務(wù)部審核（財務(wù)部審核內(nèi)容填寫是否正確無誤、簽字是否齊全、發(fā)票、入庫驗收單、采購申請三份單據(jù)中內(nèi)容、數(shù)量、金額是否相符、實際金額與報銷金額是否相同），總經(jīng)理審批。3、采購員持審批后的費用報支單到出納處辦理付款手續(xù)。4、各部門急需或特殊的辦公用品，經(jīng)以上程序批準(zhǔn)，可自行購買。第十四條 培訓(xùn)費、資料費及其他報銷制度及流程 （一）費用標(biāo)準(zhǔn) 1. 培訓(xùn)費:為了便于公司

19、根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓(xùn)需求應(yīng)及時報送人力資源。人力資源根據(jù)實際需要編制培訓(xùn)計劃報總經(jīng)理審批。 2.其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。 ( 二)報銷流程： 1.培訓(xùn)費由人力資源部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。 2.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。 第四部分 工薪福利及相關(guān)費用支出制度及流程 第十五條 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第十六條 工薪福利 (一) 工資（1）每月10日由各辦事處負(fù)責(zé)人根據(jù)上月銷售情況做好導(dǎo)購工資表，轉(zhuǎn)交財務(wù)審核無誤，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后于15號支付

20、，導(dǎo)購工資算錯或是遲交導(dǎo)致的問題相關(guān)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任；每月20日由人事部做好管理人員工資表，轉(zhuǎn)交財務(wù)審核無誤，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后的工資支付標(biāo)準(zhǔn)（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及等信息）。（2）總經(jīng)理提供職工月度獎金分配表；（3）財務(wù)部根據(jù)獎金表及支付標(biāo)準(zhǔn)編制標(biāo)準(zhǔn)格式的工資表；（4）按工薪審批程序?qū)徟?；?）統(tǒng)一由財務(wù)部通過現(xiàn)金或是銀行轉(zhuǎn)賬形式支付工資；（6）每月末之前員工到財務(wù)部領(lǐng)工資條并與工資卡內(nèi)資金進(jìn)行核實。 （三）社會保險支付流程：（1）由人力資源部將由公司總經(jīng)理審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)交財務(wù)部進(jìn)行相關(guān)的財務(wù)處理；（2）社會保險金由財務(wù)部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù)，財務(wù)部收到銀行托收單據(jù)應(yīng)

21、交人力資源部專員簽字確認(rèn)，若有差異應(yīng)查明原因并按實際情況進(jìn)行調(diào)整。（3）社會保險需由員工負(fù)責(zé)部分在工資發(fā)放時候扣除。 （四）其他福利費支出由公司人力資源部按審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)填寫報銷單經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)財務(wù)經(jīng)理進(jìn)行財務(wù)復(fù)核報總經(jīng)理審批，審批后的報銷單及支付標(biāo)準(zhǔn)交財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。 第五部分 專項支出財務(wù)報銷制度及流程 第十七條 專項支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。 第十八條 軟件及固定資產(chǎn)購置報銷財務(wù)制度及流程。 (一) 填寫購置申請：按公司相關(guān)規(guī)定填寫資產(chǎn)物資申請表并報批。 (二) 報銷標(biāo)準(zhǔn)：相關(guān)的合同協(xié)議及批準(zhǔn)生效的購置申請。 (三) 結(jié)賬報銷（1）資產(chǎn)驗收

22、（軟件應(yīng)安裝調(diào)試）無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單（經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字）；（2）按資金支出規(guī)定審批程序?qū)徟唬?）若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。 （四）發(fā)生物品轉(zhuǎn)移，即由另一個使用人轉(zhuǎn)移給他人使用時應(yīng)填寫“物品轉(zhuǎn)移清單”第十九條 其他專項支出報銷制度及流程 (一) 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用（廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用）支出。 (二) 費用標(biāo)準(zhǔn)：此類費用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實際需要向總經(jīng)理提交請示報告（含項目可行性分析、費用預(yù)算及相關(guān)收益預(yù)測表等），經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見后報董事長及其授權(quán)人審批。 (三) 財務(wù)報銷流程 1審批后的報告文件到財務(wù)部備案，以便財務(wù)備款。 2簽訂合同：由直接負(fù)責(zé)部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應(yīng)注明付款方式等）。 3付款流程：（1）由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定）；（2）按審批程序?qū)徟褐鞴懿块T經(jīng)理審核簽字 財務(wù)復(fù)核 總經(jīng)理審批；（3）財務(wù)部根據(jù)審批后的報銷單金額付款；（4）若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。 第六部