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文檔簡介
1、文件化信息管理程序1.0目的通過制定本程序,規(guī)范公司文件及記錄的創(chuàng)建、分發(fā)、訪問、檢索、使用、保存、變更、保留及 處置的行為,來實現(xiàn)文件化信息的規(guī)范性、統(tǒng)一性、正確性、有效性、適用性的目的。2.0適用范圍適用于與公司管理體系相關的文件、資料和記錄(含電子檔)以及外來文件的管理。3.0職責3.1 最高管理者:負責批準管理手冊、程序文件及作業(yè)準則。3.2 管理者代表:負責審核管理手冊、程序文件及作業(yè)準則。組織策劃各部門對體系文件的編寫 對體系文件及記錄表單的修訂/廢止做審批,組織對外來文件的使用評審,組織相關人員形成文 件評審委員會。3.3 總經辦(文控中心):負責體系文件及記錄的編號、登記、發(fā)放
2、、回收、保存、歸檔、作廢、 銷毀等管理工作。3.4 各部門:負責本部門管轄范圍內體系文件及記錄信息的編寫,并對本部門的文件及記錄進行 管理。3.4文件評審委員會:負責對體系文件的評審。4.1 定義4.1 一級文件信息:管理手冊。4.2 二級文件信息:程序文件。4.3 三級文件信息:作業(yè)準則、作業(yè)指導書、操作規(guī)范、檢驗標準規(guī)范等。4.4 四級文件信息:表單、記錄。4.5 外部文件:凡與質量環(huán)境管理體系或產品相關的國際、國家、行業(yè)標準,顧客、外部提供方 的文件信息(如圖樣或檢驗標準)均屬之。4.6 文件信息媒介:文件信息的載體,可以是紙質的、電子的等其他方式。4.2 文件的控制5.1 策劃5.1.
3、1 總經理任命管理者代表,管理者代表負責組織管理體系文件的編制、發(fā)行和更改的控制, 組織相關人員組成文件評審委員會,對體系文件的編制、修訂、廢止做評審工作。有關對外部門 負責外來文件接收,各部門負責各類內部文件的制定、審核和更改控制。文控中心負責管理體系 文件、記錄的編號、發(fā)行、回收及作廢控制。5.1.2 對于電子媒體文件的管理具體參見信息化系統(tǒng)管理作業(yè)準則執(zhí)行。5.1.3 對于技術類文件及外來文件的管理具體參見文件管理作業(yè)準則執(zhí)行。5.1.4 對于文件編寫人員應有進行相應的培訓,熟知文件的編寫的要求、方法等。5.1.5 對于公司的體系文件、記錄表單、及外來文件等均要進行識別,可作為公司的知識
4、,具體 參見知識管理程序 執(zhí)行。5.2 文件化信息建立策劃5.2.1 管理手冊、程序文件的建立由管理者代表進行策劃。作業(yè)準則的建立由各部門負責人或管 理者代表進行策劃。技術文件的建立由各部門負責人進行策劃。5.2.2 文件化信息建立策劃時應考慮:參考來源、基本格式、文件信息載體、編寫要求等。5.3 文件編制5.3.1 體系文件的編制如下:管理手冊一由管理者代表指派專人編制。程序文件一由管理者代表依據各職能部門工作性質與體系標準的對應關系,指定相關職能部門負責編制;作業(yè)準則一由各職能部門視工作業(yè)務需要或管理者代表指派任務要求,由相關部門指定專人編制。技術文件一由各職能部門視工作業(yè)務需要,由相關部
5、門指定專人編制。技術文件包括產品技術文件(圖紙、產品規(guī)格書等)、生產技術文件(作業(yè)指導書、工藝參數表等)、質量技術文件(檢驗 規(guī)范、檢驗標準書等)等,具體管理參見文件管理作業(yè)準則執(zhí)行。5.3.2 各類體系文件的標準格式均在文件編寫前由文控中心統(tǒng)一組織策劃,經管理者代表審批后 予以實施,各部門在編寫文件時不可隨意改動格式。具內容基本上應包含標題、版本、編號、制 訂部門、生效日期、修訂記錄、編制、審核、批準欄(也可根據實際情況適當增刪)。管理手冊:文件架構基本上應包含概述、職責、內容、結構、發(fā)放和使用原則、修改、參考資 料等。程序文件、作業(yè)準則:文件架構基本上應包含目的、適用范圍、職責、定義、內容
6、、相關文件、記錄表單、附件等項。技術類文件:文件架構由各編制單位自行訂立。5.3.3 各部門在制定新的體系文件時,應填寫文件制訂、修訂、廢止申請單,提交文控中心, 經管理者代表審批后予以實施。5.3.4 各類體系文件的在編寫前由文控中心統(tǒng)一組織策劃其編碼原則。具體如下:管理手冊:/QM -上流水號(01,02,03) 手冊類文件公司代號程序文件:/QP-OO 流水號(01,02,03)程序類文件公司代號作業(yè)準則:/ W二 -流水號(01,02,03)以擬編碼準則對照所屬程序文件之編號(該編碼 皆相同)準則類文件各部門代號公司代號注:總經辦(含最高管理者、管理者代表)一 A、財務中心一R營銷中心
7、(含管轄部門)一G制 造中心一D、人力資源部一E、出口部一F、采購部一G研發(fā)部門(含各部)一H、品質部一I、工 程部一J、生廣部一K、PM部B L技術類文件:其編碼原則由各編制單位自行訂立,具體參見文件管理作業(yè)準則執(zhí)行。5.4 文件評審5.4.1 管理手冊、程序文件、作業(yè)準則文件編寫完成后先提交文控中心核實其編號、格式是否正 確,再提交給文件評審委員會進行評審,評審時應重點考慮:文件的規(guī)范性、統(tǒng)一性、正確性、 有效性、適用性等。對于引用的關聯(lián)文件或表單要做確認是否一致。對于評審不通過,應按要求 修訂完善或終止編制。5.4.2 對于產品技術、生產技術、質量技術類文件由各主管部門負責人自行評審,評
8、審時應重點 考慮:文件的規(guī)范性、統(tǒng)一性、正確性、有效性、適用性等。對于引用的關聯(lián)文件或表單要做確 認是否一致。對于評審不通過,應按要求修訂完善或終止編制。5.5 文件審批5.5.1 管理手冊、程序文件、作業(yè)準則文件由管理者代表審核,總經理批準。5.5.2 對于產品技術、生產技術、質量技術類文件由各主管部門主管或指派專人審核,部門最高 領導批準。5.5.3 文件審批如不通過,編制人員應了解問題,及時重新修訂完善后再進行審批。5.6 文件發(fā)放前準備5.6.1 經過審批后的文件統(tǒng)一交到文控中心。文控員須檢查文件是否清晰、干凈。檢查文件的編號、版本/修改號、生效日期,是否經過審核、審批等。確定無誤的文
9、件,文控員將文件記錄到文 件總覽表列帳管理。5.6.2 在文件發(fā)放前文控中心應與編制部門或管理者代表溝通,明確文件發(fā)放的范圍,是紙質 檔還是電子檔發(fā)放,是否需要受控等。并填寫文件分發(fā)一覽表,對于紙質檔應復印需要發(fā)放的份數,對于受控文件需在文件首頁加蓋紅色文件受控章(對于技術類文件須每頁加蓋)。非 受控文件發(fā)放無需加蓋發(fā)行章。5.7 文件發(fā)放及回收5.7.1 文控中心依據文件分發(fā)一覽表,將文件發(fā)放至各部門或人員。發(fā)放時間原則上不允許超過審批時間二天。并填寫文件發(fā)放與回收記錄表。5.7.2 文控中心對于電子檔文件可以采用郵件、網絡盤、OA系統(tǒng)等途徑發(fā)放至各部門或人員處,并填寫文件發(fā)放與回收記錄表做
10、相應備注。5.7.3 文控中心對于更新版本的文件,在發(fā)放時必須做好舊版文件回收,各部門在收到新版文件的 同時及時提交舊版文件,回收時間原則上不允許超過二天時間,以防止失效文件的使用。文控員 應填寫文件發(fā)放與回收記錄表注明回收情況。5.7.4 不在發(fā)放范圍內的部門或因破損而需領用文件的部門,須填寫文件領用、借用申請單,寫明申請文件名稱、編號、申請原因等給文件中心,經原編制部門負責人或管理者代表批準同意 方可執(zhí)行補發(fā)。必要時文控中心可調整文件分發(fā)一覽表。5.8 文件使用5.8.1 文件分發(fā)到各使用部門,各部門應及時組織相關人員進行學習理解。對體系文件的學習 人力資源部應每年策劃組織相關人員進行專門
11、培訓,具體培訓過程參見人力資源管理程序0 5.8.1文件使用部門/人員應保持文件的完整和清晰,確保文件頁數、段落、文字等內容的正確, 不得擅自涂改,防止不當使用及失密。對規(guī)定需要在現(xiàn)場展示或公布的文件應在現(xiàn)場適當的位 置進行公布或展示。非現(xiàn)場使用的文件,各使用部門可指派專人自行集中管理。使用部門/人員不得以復印文件替代正式文件。5.8.2 當使用中的文件有缺頁、破損、字跡模糊、內容不清晰而影響使用時,使用部門應持原文件到文控中心進行更換,不可以復印方式自行處理。5.8.3 在使用過程中,使用人若發(fā)現(xiàn)文件規(guī)定不合理或存在錯誤應及時與原編寫部門/人員進行溝通,其溝通方式及流程可參見溝通與信息管理程
12、序執(zhí)行,同時向文控員反饋,并由文控員負責跟進原編寫部門/人員進行修訂。5.8.4 必要時,對允許借用或查詢的文件,有關部門應當對借用或查詢的情況進行登記,并在文件分發(fā)一覽表 注明情況。5.8.5 對有保密要求的文件,有關部門/人員應當妥善保管以防止泄密。任何人員都不得進行未經 授權的文件復制或泄密。5.9 使用評價5.9.1 所有文件通過實際使用、內外部審核、管理評審或管理者代表組織專題評審等方式,來評價 其文件的符合性、有效性、適用性等,必要時應進行相應修改及完善。具體可參見持續(xù)改進管 理程序執(zhí)行。5.10 文件修訂5.10.1 文件的修訂或更改由原編制部門執(zhí)行,修訂完的文件的評審、審批、發(fā)
13、放等參照本程序5.4、1.1.1 .6、5.7條款執(zhí)行。文件最新更改內容需以粗斜體加底紋表示,以便于區(qū)分修改內容。1.1.2 文件修訂或更改時需注明修訂或更改記錄、版本 /修改號、生效日期等。1.1.3 對于管理手冊、程序文件、作業(yè)準則的修訂或更改其版本/修改號應做相應變更,具體如下:A / 0-r 丁為修訂時的記錄數字碼。表示該文件已修訂的次數。由 0開始,超過5時,則整份文件由原版次改為下一版次。對于大的修訂可直接改為下一版次。版本號,以26個字母方式依序遞增(A、B、C)。5.10.4對于各類技術文件的修訂要求,具體參見文件管理作業(yè)準則(/AW11-01)5.11文件作廢申請經評價審核已
14、不適用的文件,由原編制部門提出作廢申請,填寫文件制訂、修訂、廢止申請單提交文控中心。5.12作廢審批文控中心將文件制訂、修訂、廢止申請單提交給管理者代表進行審批。審批不通過則要求提出部門按審批意見執(zhí)行。通過則由文控中心執(zhí)行作廢處理。5.12文件報廢處理5.12.1 經審批同意作廢的文件,由文控中心通知相關使用部門統(tǒng)一回收后銷毀或直接通知使用部 門自行銷毀(原則上要求在接到通知后三天內銷毀完畢),以防止無效文件被繼續(xù)使用。存放在文 控中心的舊版次原件可加蓋“過時保留”章并保存,做好標識易于查找。銷毀文件時應在文件 發(fā)放與回收記錄表 注明銷毀情況。5.12.2 文控中心蓋有“過時保留”的文件應保存
15、 3個日歷年時間,超期可進行銷毀處理,如仍有 保留價值的作廢文件應無期限保存。6.0記錄的控制6.1 記錄表單編制6.1.1 列入體系文件中的記錄表單,由原文件編制部門負責設計制作,在設計時應與使用單位溝 通,充分考慮表單的合理性,方便性,適用性等。6.1.2 列入體系文件中的記錄表單應進行編號管理,并可明確期版本,具體如下: - aI 版本號(A/1,A/2,A/3 )流水號(01、02、03)以擬編碼準則對照所屬程序文件或作業(yè)準則之編號(該碼 皆相同)6.1.3對于未列入體系文件管控的記錄表單,由各使用部門自行設計制作,無需編號。6.2 表單審批6.2.1 列入體系文件中的記錄表單隨體系文
16、件一同評審及審批,具體參見本程序5.4、5.5條款執(zhí)行。對于未列入體系文件管控的記錄表單由各使用部門最高領導審批。6.3 正式表單歸檔文控列入體系文件中的記錄表單經審批后,文控中心應填寫記錄一覽表,明確其名稱、編號、編制部門、保存期限等,并保存一份空白表單列帳管理。對于未列入體系文件管控的記錄表單由各使 用部門自行歸檔(保存期限視實際需要決定)及管理。6.4 對外發(fā)布使用列入體系文件中的記錄表單隨體系文件一同發(fā)布使用。對于未列入體系文件管控的記錄表單由各使用部門自行發(fā)布使用。6.5 填寫表單數據各部門應按記錄表單內容要求認真填寫記錄,記錄內容填寫應保持規(guī)范、完整、清晰,數據是否準確、可靠,并不
17、得使用鉛筆,不得隨意涂改。記錄的內容如需更改應在更改處打雙橫線“ 二”, 并在被更改的原內容旁邊寫上更改后的內容并由更改人簽名及日期。6.6 表單歸檔前核查各類表單依規(guī)定填寫完成后,應按相關文件中和流程要求送交領導審批。審批時將確認記錄表單 內容填寫是否規(guī)范、完整、清晰,數據是否準確、可靠。如不符要求,需退還到使用部門/人員重新整理。對于審批完成的記錄表單各責任部門應通過復印或掃描分發(fā)致各使用單位,并對原稿進 行歸檔保存。6.7 記錄整理、標識歸檔各部門應指派專人負責本部門記錄表單的整理、歸類、標識和保管。以方便對記錄表單的查找, 防止損壞、丟失等。6.8 記錄歸檔的日常管理各部門應指派專人負責本部門歸檔記錄表單的日常管理,存放場所應注意防潮、防塵、防損等。不定期對歸檔的記錄表單存放情況進行檢查,以確保記錄表單不被損壞、丟失。6.9 過期記錄處理列入體系文件中的記錄表單依據體系文件中的保存期限進行保存,具體可見記錄一覽表 (FT/QP-11-06),未到期不得銷毀。如果已到期由保管單位自行銷毀。對于某些因客戶要求或其 他原因需要延長記錄保存時間的,保管單位應永久保存。對于未列入體系文件管控的記錄表單到 期后由各保管單位自行處理。8.1 相關文件8.1 人力資源管
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