文件化信息管理程序

1、文件化信息管理程序1.0目的通過制定本程序，規(guī)范公司文件及記錄的創(chuàng)建、分發(fā)、訪問、檢索、使用、保存、變更、保留及 處置的行為，來實現(xiàn)文件化信息的規(guī)范性、統(tǒng)一性、正確性、有效性、適用性的目的。2.0適用范圍適用于與公司管理體系相關(guān)的文件、資料和記錄（含電子檔）以及外來文件的管理。3.0職責(zé)3.1 最高管理者：負(fù)責(zé)批準(zhǔn)管理手冊、程序文件及作業(yè)準(zhǔn)則。3.2 管理者代表：負(fù)責(zé)審核管理手冊、程序文件及作業(yè)準(zhǔn)則。組織策劃各部門對體系文件的編寫 對體系文件及記錄表單的修訂/廢止做審批，組織對外來文件的使用評審，組織相關(guān)人員形成文 件評審委員會。3.3 總經(jīng)辦（文控中心）：負(fù)責(zé)體系文件及記錄的編號、登記、發(fā)放

2、、回收、保存、歸檔、作廢、 銷毀等管理工作。3.4 各部門：負(fù)責(zé)本部門管轄范圍內(nèi)體系文件及記錄信息的編寫，并對本部門的文件及記錄進(jìn)行 管理。3.4文件評審委員會：負(fù)責(zé)對體系文件的評審。4.1 定義4.1 一級文件信息：管理手冊。4.2 二級文件信息：程序文件。4.3 三級文件信息：作業(yè)準(zhǔn)則、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)范、檢驗標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。4.4 四級文件信息：表單、記錄。4.5 外部文件：凡與質(zhì)量環(huán)境管理體系或產(chǎn)品相關(guān)的國際、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，顧客、外部提供方 的文件信息（如圖樣或檢驗標(biāo)準(zhǔn)）均屬之。4.6 文件信息媒介：文件信息的載體，可以是紙質(zhì)的、電子的等其他方式。4.2 文件的控制5.1 策劃5.1.

3、1 總經(jīng)理任命管理者代表，管理者代表負(fù)責(zé)組織管理體系文件的編制、發(fā)行和更改的控制， 組織相關(guān)人員組成文件評審委員會，對體系文件的編制、修訂、廢止做評審工作。有關(guān)對外部門 負(fù)責(zé)外來文件接收，各部門負(fù)責(zé)各類內(nèi)部文件的制定、審核和更改控制。文控中心負(fù)責(zé)管理體系 文件、記錄的編號、發(fā)行、回收及作廢控制。5.1.2 對于電子媒體文件的管理具體參見信息化系統(tǒng)管理作業(yè)準(zhǔn)則執(zhí)行。5.1.3 對于技術(shù)類文件及外來文件的管理具體參見文件管理作業(yè)準(zhǔn)則執(zhí)行。5.1.4 對于文件編寫人員應(yīng)有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，熟知文件的編寫的要求、方法等。5.1.5 對于公司的體系文件、記錄表單、及外來文件等均要進(jìn)行識別，可作為公司的知識

4、，具體 參見知識管理程序 執(zhí)行。5.2 文件化信息建立策劃5.2.1 管理手冊、程序文件的建立由管理者代表進(jìn)行策劃。作業(yè)準(zhǔn)則的建立由各部門負(fù)責(zé)人或管 理者代表進(jìn)行策劃。技術(shù)文件的建立由各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行策劃。5.2.2 文件化信息建立策劃時應(yīng)考慮：參考來源、基本格式、文件信息載體、編寫要求等。5.3 文件編制5.3.1 體系文件的編制如下：管理手冊一由管理者代表指派專人編制。程序文件一由管理者代表依據(jù)各職能部門工作性質(zhì)與體系標(biāo)準(zhǔn)的對應(yīng)關(guān)系，指定相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制；作業(yè)準(zhǔn)則一由各職能部門視工作業(yè)務(wù)需要或管理者代表指派任務(wù)要求，由相關(guān)部門指定專人編制。技術(shù)文件一由各職能部門視工作業(yè)務(wù)需要，由相關(guān)部

5、門指定專人編制。技術(shù)文件包括產(chǎn)品技術(shù)文件（圖紙、產(chǎn)品規(guī)格書等）、生產(chǎn)技術(shù)文件（作業(yè)指導(dǎo)書、工藝參數(shù)表等）、質(zhì)量技術(shù)文件（檢驗 規(guī)范、檢驗標(biāo)準(zhǔn)書等）等，具體管理參見文件管理作業(yè)準(zhǔn)則執(zhí)行。5.3.2 各類體系文件的標(biāo)準(zhǔn)格式均在文件編寫前由文控中心統(tǒng)一組織策劃，經(jīng)管理者代表審批后 予以實施，各部門在編寫文件時不可隨意改動格式。具內(nèi)容基本上應(yīng)包含標(biāo)題、版本、編號、制 訂部門、生效日期、修訂記錄、編制、審核、批準(zhǔn)欄（也可根據(jù)實際情況適當(dāng)增刪）。管理手冊：文件架構(gòu)基本上應(yīng)包含概述、職責(zé)、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、發(fā)放和使用原則、修改、參考資 料等。程序文件、作業(yè)準(zhǔn)則：文件架構(gòu)基本上應(yīng)包含目的、適用范圍、職責(zé)、定義、內(nèi)容

6、、相關(guān)文件、記錄表單、附件等項。技術(shù)類文件：文件架構(gòu)由各編制單位自行訂立。5.3.3 各部門在制定新的體系文件時，應(yīng)填寫文件制訂、修訂、廢止申請單，提交文控中心， 經(jīng)管理者代表審批后予以實施。5.3.4 各類體系文件的在編寫前由文控中心統(tǒng)一組織策劃其編碼原則。具體如下：管理手冊：/QM -上流水號（01,02,03） 手冊類文件公司代號程序文件：/QP-OO 流水號（01,02,03）程序類文件公司代號作業(yè)準(zhǔn)則:/ W二 -流水號（01,02,03）以擬編碼準(zhǔn)則對照所屬程序文件之編號（該編碼 皆相同）準(zhǔn)則類文件各部門代號公司代號注：總經(jīng)辦（含最高管理者、管理者代表）一 A、財務(wù)中心一R營銷中心

7、（含管轄部門）一G制 造中心一D、人力資源部一E、出口部一F、采購部一G研發(fā)部門（含各部）一H、品質(zhì)部一I、工 程部一J、生廣部一K、PM部B L技術(shù)類文件：其編碼原則由各編制單位自行訂立，具體參見文件管理作業(yè)準(zhǔn)則執(zhí)行。5.4 文件評審5.4.1 管理手冊、程序文件、作業(yè)準(zhǔn)則文件編寫完成后先提交文控中心核實其編號、格式是否正 確，再提交給文件評審委員會進(jìn)行評審，評審時應(yīng)重點考慮：文件的規(guī)范性、統(tǒng)一性、正確性、 有效性、適用性等。對于引用的關(guān)聯(lián)文件或表單要做確認(rèn)是否一致。對于評審不通過，應(yīng)按要求 修訂完善或終止編制。5.4.2 對于產(chǎn)品技術(shù)、生產(chǎn)技術(shù)、質(zhì)量技術(shù)類文件由各主管部門負(fù)責(zé)人自行評審，評

8、審時應(yīng)重點 考慮：文件的規(guī)范性、統(tǒng)一性、正確性、有效性、適用性等。對于引用的關(guān)聯(lián)文件或表單要做確 認(rèn)是否一致。對于評審不通過，應(yīng)按要求修訂完善或終止編制。5.5 文件審批5.5.1 管理手冊、程序文件、作業(yè)準(zhǔn)則文件由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.5.2 對于產(chǎn)品技術(shù)、生產(chǎn)技術(shù)、質(zhì)量技術(shù)類文件由各主管部門主管或指派專人審核，部門最高 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.5.3 文件審批如不通過，編制人員應(yīng)了解問題，及時重新修訂完善后再進(jìn)行審批。5.6 文件發(fā)放前準(zhǔn)備5.6.1 經(jīng)過審批后的文件統(tǒng)一交到文控中心。文控員須檢查文件是否清晰、干凈。檢查文件的編號、版本/修改號、生效日期，是否經(jīng)過審核、審批等。確定無誤的文

9、件，文控員將文件記錄到文 件總覽表列帳管理。5.6.2 在文件發(fā)放前文控中心應(yīng)與編制部門或管理者代表溝通，明確文件發(fā)放的范圍，是紙質(zhì) 檔還是電子檔發(fā)放，是否需要受控等。并填寫文件分發(fā)一覽表，對于紙質(zhì)檔應(yīng)復(fù)印需要發(fā)放的份數(shù)，對于受控文件需在文件首頁加蓋紅色文件受控章（對于技術(shù)類文件須每頁加蓋）。非 受控文件發(fā)放無需加蓋發(fā)行章。5.7 文件發(fā)放及回收5.7.1 文控中心依據(jù)文件分發(fā)一覽表，將文件發(fā)放至各部門或人員。發(fā)放時間原則上不允許超過審批時間二天。并填寫文件發(fā)放與回收記錄表。5.7.2 文控中心對于電子檔文件可以采用郵件、網(wǎng)絡(luò)盤、OA系統(tǒng)等途徑發(fā)放至各部門或人員處，并填寫文件發(fā)放與回收記錄表做

10、相應(yīng)備注。5.7.3 文控中心對于更新版本的文件，在發(fā)放時必須做好舊版文件回收，各部門在收到新版文件的 同時及時提交舊版文件，回收時間原則上不允許超過二天時間，以防止失效文件的使用。文控員 應(yīng)填寫文件發(fā)放與回收記錄表注明回收情況。5.7.4 不在發(fā)放范圍內(nèi)的部門或因破損而需領(lǐng)用文件的部門，須填寫文件領(lǐng)用、借用申請單，寫明申請文件名稱、編號、申請原因等給文件中心，經(jīng)原編制部門負(fù)責(zé)人或管理者代表批準(zhǔn)同意 方可執(zhí)行補(bǔ)發(fā)。必要時文控中心可調(diào)整文件分發(fā)一覽表。5.8 文件使用5.8.1 文件分發(fā)到各使用部門，各部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)理解。對體系文件的學(xué)習(xí) 人力資源部應(yīng)每年策劃組織相關(guān)人員進(jìn)行專門

11、培訓(xùn)，具體培訓(xùn)過程參見人力資源管理程序0 5.8.1文件使用部門/人員應(yīng)保持文件的完整和清晰，確保文件頁數(shù)、段落、文字等內(nèi)容的正確， 不得擅自涂改，防止不當(dāng)使用及失密。對規(guī)定需要在現(xiàn)場展示或公布的文件應(yīng)在現(xiàn)場適當(dāng)?shù)奈?置進(jìn)行公布或展示。非現(xiàn)場使用的文件，各使用部門可指派專人自行集中管理。使用部門/人員不得以復(fù)印文件替代正式文件。5.8.2 當(dāng)使用中的文件有缺頁、破損、字跡模糊、內(nèi)容不清晰而影響使用時，使用部門應(yīng)持原文件到文控中心進(jìn)行更換，不可以復(fù)印方式自行處理。5.8.3 在使用過程中，使用人若發(fā)現(xiàn)文件規(guī)定不合理或存在錯誤應(yīng)及時與原編寫部門/人員進(jìn)行溝通，其溝通方式及流程可參見溝通與信息管理程

12、序執(zhí)行，同時向文控員反饋，并由文控員負(fù)責(zé)跟進(jìn)原編寫部門/人員進(jìn)行修訂。5.8.4 必要時，對允許借用或查詢的文件，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對借用或查詢的情況進(jìn)行登記，并在文件分發(fā)一覽表 注明情況。5.8.5 對有保密要求的文件，有關(guān)部門/人員應(yīng)當(dāng)妥善保管以防止泄密。任何人員都不得進(jìn)行未經(jīng) 授權(quán)的文件復(fù)制或泄密。5.9 使用評價5.9.1 所有文件通過實際使用、內(nèi)外部審核、管理評審或管理者代表組織專題評審等方式，來評價 其文件的符合性、有效性、適用性等，必要時應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)修改及完善。具體可參見持續(xù)改進(jìn)管 理程序執(zhí)行。5.10 文件修訂5.10.1 文件的修訂或更改由原編制部門執(zhí)行，修訂完的文件的評審、審批、發(fā)

13、放等參照本程序5.4、1.1.1 .6、5.7條款執(zhí)行。文件最新更改內(nèi)容需以粗斜體加底紋表示，以便于區(qū)分修改內(nèi)容。1.1.2 文件修訂或更改時需注明修訂或更改記錄、版本 /修改號、生效日期等。1.1.3 對于管理手冊、程序文件、作業(yè)準(zhǔn)則的修訂或更改其版本/修改號應(yīng)做相應(yīng)變更，具體如下：A / 0-r 丁為修訂時的記錄數(shù)字碼。表示該文件已修訂的次數(shù)。由 0開始，超過5時，則整份文件由原版次改為下一版次。對于大的修訂可直接改為下一版次。版本號，以26個字母方式依序遞增（A、B、C）。5.10.4對于各類技術(shù)文件的修訂要求，具體參見文件管理作業(yè)準(zhǔn)則（/AW11-01）5.11文件作廢申請經(jīng)評價審核已

14、不適用的文件，由原編制部門提出作廢申請，填寫文件制訂、修訂、廢止申請單提交文控中心。5.12作廢審批文控中心將文件制訂、修訂、廢止申請單提交給管理者代表進(jìn)行審批。審批不通過則要求提出部門按審批意見執(zhí)行。通過則由文控中心執(zhí)行作廢處理。5.12文件報廢處理5.12.1 經(jīng)審批同意作廢的文件，由文控中心通知相關(guān)使用部門統(tǒng)一回收后銷毀或直接通知使用部 門自行銷毀（原則上要求在接到通知后三天內(nèi)銷毀完畢），以防止無效文件被繼續(xù)使用。存放在文 控中心的舊版次原件可加蓋“過時保留”章并保存，做好標(biāo)識易于查找。銷毀文件時應(yīng)在文件 發(fā)放與回收記錄表 注明銷毀情況。5.12.2 文控中心蓋有“過時保留”的文件應(yīng)保存

15、 3個日歷年時間，超期可進(jìn)行銷毀處理，如仍有 保留價值的作廢文件應(yīng)無期限保存。6.0記錄的控制6.1 記錄表單編制6.1.1 列入體系文件中的記錄表單，由原文件編制部門負(fù)責(zé)設(shè)計制作，在設(shè)計時應(yīng)與使用單位溝 通，充分考慮表單的合理性，方便性，適用性等。6.1.2 列入體系文件中的記錄表單應(yīng)進(jìn)行編號管理，并可明確期版本，具體如下： - aI 版本號（A/1,A/2,A/3 ）流水號（01、02、03）以擬編碼準(zhǔn)則對照所屬程序文件或作業(yè)準(zhǔn)則之編號（該碼 皆相同）6.1.3對于未列入體系文件管控的記錄表單，由各使用部門自行設(shè)計制作，無需編號。6.2 表單審批6.2.1 列入體系文件中的記錄表單隨體系文

16、件一同評審及審批，具體參見本程序5.4、5.5條款執(zhí)行。對于未列入體系文件管控的記錄表單由各使用部門最高領(lǐng)導(dǎo)審批。6.3 正式表單歸檔文控列入體系文件中的記錄表單經(jīng)審批后，文控中心應(yīng)填寫記錄一覽表，明確其名稱、編號、編制部門、保存期限等，并保存一份空白表單列帳管理。對于未列入體系文件管控的記錄表單由各使 用部門自行歸檔（保存期限視實際需要決定）及管理。6.4 對外發(fā)布使用列入體系文件中的記錄表單隨體系文件一同發(fā)布使用。對于未列入體系文件管控的記錄表單由各使用部門自行發(fā)布使用。6.5 填寫表單數(shù)據(jù)各部門應(yīng)按記錄表單內(nèi)容要求認(rèn)真填寫記錄，記錄內(nèi)容填寫應(yīng)保持規(guī)范、完整、清晰，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、可靠，并不

17、得使用鉛筆，不得隨意涂改。記錄的內(nèi)容如需更改應(yīng)在更改處打雙橫線“ 二”， 并在被更改的原內(nèi)容旁邊寫上更改后的內(nèi)容并由更改人簽名及日期。6.6 表單歸檔前核查各類表單依規(guī)定填寫完成后，應(yīng)按相關(guān)文件中和流程要求送交領(lǐng)導(dǎo)審批。審批時將確認(rèn)記錄表單 內(nèi)容填寫是否規(guī)范、完整、清晰，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、可靠。如不符要求，需退還到使用部門/人員重新整理。對于審批完成的記錄表單各責(zé)任部門應(yīng)通過復(fù)印或掃描分發(fā)致各使用單位，并對原稿進(jìn) 行歸檔保存。6.7 記錄整理、標(biāo)識歸檔各部門應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)本部門記錄表單的整理、歸類、標(biāo)識和保管。以方便對記錄表單的查找， 防止損壞、丟失等。6.8 記錄歸檔的日常管理各部門應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)本部門歸檔記錄表單的日常管理，存放場所應(yīng)注意防潮、防塵、防損等。不定期對歸檔的記錄表單存放情況進(jìn)行檢查，以確保記錄表單不被損壞、丟失。6.9 過期記錄處理列入體系文件中的記錄表單依據(jù)體系文件中的保存期限進(jìn)行保存，具體可見記錄一覽表 （FT/QP-11-06）,未到期不得銷毀。如果已到期由保管單位自行銷毀。對于某些因客戶要求或其 他原因需要延長記錄保存時間的，保管單位應(yīng)永久保存。對于未列入體系文件管控的記錄表單到 期后由各保管單位自行處理。8.1 相關(guān)文件8.1 人力資源管