文件編碼規(guī)則

1、文件名稱文件編碼管理規(guī)則文件版本A頁 次第 頁，共 頁定制部門外聯(lián)部發(fā)行日期2014.10.22文件編碼DC-WL-GL-001大創(chuàng)事業(yè)部文件編碼管理規(guī)則一、目的為有效管理大創(chuàng)事業(yè)部內(nèi)外部各種文件及記錄表單等文件，使得各文件編號具有唯一性、統(tǒng)一性、識別性、可控性，達(dá)到信息資料可追溯性、可延伸性的有效運轉(zhuǎn)，特制定本規(guī)則。二、適用范圍本規(guī)則適用于大創(chuàng)事業(yè)部及下屬于各部門對內(nèi)以外所有文件及表單記錄文件的管理。三、文件編號要求3.1事業(yè)部文件分為管理類和項目類。3.2管理類包括事業(yè)部相關(guān)規(guī)章制度、行政指令、公示通告、請示匯報、會議紀(jì)要等適用于全事業(yè)部的相關(guān)文件（不涉及具體項目實施過程中的具體文件）；3

2、.3項目類僅適用于單個具體項目工程實施過程中所產(chǎn)生的所有文件。3.4所有文件，包括上報、平送、下發(fā)、對外往來文件均需編號存檔。四、管理類文件編號格式4. 1管理類文件編寫格式 格式為：文件所屬部門+文件類型+序列號如： DC CW TG0001 指：為四位數(shù)的序列號，從0001起 指：該部門發(fā)出的相關(guān)通告 指：事項涉及的該管部門 指：指大創(chuàng)事業(yè)部代碼4. 2 文件所屬部門編碼部 門代碼部 門代碼部 門代碼大創(chuàng)本部DC設(shè)計部SJ造價部ZJ外聯(lián)部WL監(jiān)理部JL工程部GC合約部HY采購部CG后勤部HQ 財務(wù)部CW4. 3 文件類型編碼序號文件類型代碼序號文件類型代碼1管理制度ZD11聯(lián)系LX2管理規(guī)

3、定GD12報審BS3管理辦法BF13措施CS4通知TZ14會議紀(jì)要JY5通報TB15報表BB6告示GS16函件HJ7請示QS17復(fù)函FH8匯報HB189決定JD1910計劃JH20（上述文件類型及代碼若有增加時，由各部門填寫后上報事業(yè)部核準(zhǔn)后實施，并在實施過程中逐步完善）五、項目類文件編號格式5.1項目類文件編碼格式格式為：項目代碼+部門代碼+文件類型+序列號如： 粵S001HTHT0001 指：為四位數(shù)的序列號,從0001起 指：文件類型 指：部門代碼指：項目代碼5.2 文件類型編碼序號文件類型代碼序號文件類型代碼1112123134145156167178189191020（上述文件類型及

4、代碼由各部門填寫后上報事業(yè)部核準(zhǔn)后實施，并在實施過程中逐步完善）5.3項目代碼編碼格式說明A、事業(yè)部適用主項目代碼為DC000000（六位阿拉伯?dāng)?shù)字），僅適用于事業(yè)部本部與嘉龍公司往來的相關(guān)文件，編碼跨年不歸零。B、各單項項目代碼的編碼格式為：車牌號城市代碼加三位數(shù)序列號（如“粵S001”表示在東莞市區(qū)域內(nèi)的第一個項目），本編碼由事業(yè)部本部統(tǒng)一編制并下發(fā)，所有與該項目相關(guān)的文件均須列入本編碼項下。六、使用規(guī)定 1、受控文件包括編號文件、紙介文件以及電子文件。2、各部門在文件編寫、整理、合同簽訂、歸檔等過程中，均須以此規(guī)定進(jìn)行編號管理。3、各部門進(jìn)行合同蓋章時，在申請單上注明合同號，交由合同部管理；其他文件編制、歸檔等由資料部建立臺帳管理，統(tǒng)一歸檔整理和管理。4、各文件的序列號均為四位數(shù)，從0001開始，依次進(jìn)行，項目跨