外貿(mào)函電Unit1BusinessLetterWriting

1、課程簡介 本課程是國際貿(mào)易和商科專業(yè)高年級的核心業(yè)務(wù)課程之一，是一門將英語與外貿(mào)業(yè)務(wù)相結(jié)合的課程。通過介紹外貿(mào)實務(wù)中各種英文業(yè)務(wù)函件，電傳和傳真以及其它方式的寫作格式，商業(yè)術(shù)語和各種不同的表達方法，并通過介紹對外貿(mào)易各環(huán)節(jié)的具體做法，使學生在提高英語水平的同時，熟練掌握對外貿(mào)易業(yè)務(wù)中常用的基本術(shù)語及表達技能，培養(yǎng)和提高他們的外貿(mào)業(yè)務(wù)工作能力 本課程的目的是學習外貿(mào)業(yè)務(wù)書信的標準格式，了解通過哪些途徑來發(fā)展新客戶，開拓新市場，如何進行詢購某商品，怎樣報盤和還盤，怎樣靈活運用付款方式，如何做到重合同守信用，怎樣去審查信用證，做到不出差錯，在理賠和索賠中做到有理有利有節(jié)；學會擬寫信函和傳真的寫作技巧

2、。學習內(nèi)容：本課程主要學習信例，大量學習外貿(mào)實務(wù)基本環(huán)節(jié)中有代表性的信例。外貿(mào)實務(wù)基本環(huán)節(jié)有：建立業(yè)務(wù)關(guān)系和資信調(diào)查、詢盤、報盤和報價、還盤、訂單，履行訂單、支付、包裝和運輸、信用證的修改和展期、索賠和解決索賠等。學習方法： 這是一門實踐操作性很強的課程。也就是說，要達到正確擬寫外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的目的，僅有理論是遠遠不夠的，學員必須學習大量外貿(mào)實務(wù)中有一定代表性的信函，深入體會何為七個“CS”寫作的基礎(chǔ)理論知識，更重要的是通過學習信例，熟悉大量外貿(mào)業(yè)務(wù)中各個環(huán)節(jié)中常用語，包括詞匯、短語、句型以及習慣表達方式等等，再通過一定量的練習，對常用語進行操練運用，從而達到掌握并熟練使用的目的。課程安排： 在

3、課程中穿插介紹一些商務(wù)溝通的相關(guān)知識，例如簡單的商務(wù)口語，口譯練習，面試英語，英文談判以及商務(wù)禮儀等，幫助同學更好地在商務(wù)溝通中表現(xiàn)自我。1 Course introduction /Unit 1 Business letter writing (Paraphrasing)2 Unit 2 Establishing business Relations (Abbreviation) 3 Unit 3 Status Enquiries (Character Test)4 Unit 4 Enquiries and Replies (Stories)5 Unit 5 Proforma Invoice

4、 (Video)6 Unit 7 Quotations Offers and Counter offer (Presentation)Syllabus7 Unit 7 Quotations Offers and Counter offer (Interpretation)8 Unit 8 Sales Promotion (Resume Writing)9 Unit 8 Sales Promotion (Interview)10 Unit 9 Orders and Fulfillment (Presentation)11 Unit 10 Terms of Payment (Presentatio

5、n)12 TestUnit 1 Business Letter WritingUnit 1 Business Letter Writing1 Structure1)信頭(letterhead) 2）編號，日期(reference and date)3）封內(nèi)名稱和地址 (inside address)4）經(jīng)辦人(attention)5）稱呼(salutation)6）事由（標題）(subject)7）正文(body)8）結(jié)尾敬詞(complimentary)9）簽名(signature)10）附件 (enclosure)11）抄送(cc to XX)12）附言(postscript)1)Lett

6、erhead外貿(mào)商號的信箋，一般都印有信頭，包括發(fā)信人的姓名、地址、電話號碼、傳真號、及E-mail等，有些會將經(jīng)營項目 ，注冊商標和公司董事、經(jīng)理等姓名一并印在信頭上。如需打印，則信頭位于信箋上中央或右上方。2)Reference and Date參考號：為便于存檔與查閱，可以為信編寫參考號，為避免混淆，最好標明Your ref: Our ref: 打印日期注意事項：A. 年份應完全寫出，不能用(94)代替(1994)B. 月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，但可以用縮寫。C. 日期最好用基數(shù)字。3)Inside name and Address受信人的姓名和地址一般是列在信箋的左上方，沿左

7、頁邊線寫起。封內(nèi)地址與信封地址寫法相同。信內(nèi)把收信人名稱地址寫明對工作有便利。對發(fā)信人而言，便利有二：一是發(fā)信時可與信封地址相互對照，避免放入信封時發(fā)生差誤；二是發(fā)信后便于準確歸檔，便于以后查找。對收信人而言，便利也有二：一是收信人讀信時，如發(fā)現(xiàn)信封名稱地址與封內(nèi)名稱地址不符，可以知道是放入信封時發(fā)生錯誤，將信返回；二是收信后如信封與信函分離原信仍能保持完整，便于查閱。(例見教材)4)Attention Line如需注明對方經(jīng)辦人，希望收信商號將信迅速交經(jīng)辦人辦理，可以在封內(nèi)地址下面加Attention 或Attention of例1 Richard Thomas & Baldwins Ltd

8、., 151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager 5)The Salutation這是寫信人對受信人的一種稱呼，其位置是在封內(nèi)地址的下面空兩行，目前外貿(mào)書信中一般通用的稱呼語有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear Mesdames, Gentlemen(不能用單數(shù)),Dear Mr.xxx，Miss, Ms.稱呼后面的的標點，一般使用逗號或分號，美加來信中Gentlemen后用冒號：6)Subject Line o

9、r Caption Line事由寫在稱呼語下面兩行，一般是在信箋中間位置，事由要簡單扼要，說明商品名稱，數(shù)量，信用證或合同號等即可。7)Body of the Letter這是書信的主體，表達發(fā)信人的意見。在信的開頭有開頭語(Opening Sentences),自成一節(jié)，在習慣上是用客套語先將收到對方的來信的日期、編號或查號、主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這封信是答復哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用開頭語作必要的自我介紹。在信的結(jié)尾一般有結(jié)尾語(The closing Sentences), 一般用來總結(jié)本文所談的事項，提示對受信人的要求，如希望來函或電報訂貨、答復詢問或

10、作必要的聲明等。另起一段。如We hope to receive your early reply.8)Complimentary Close結(jié)束語是一種客套用語它應與前面的稱呼相呼應，后面加逗號。如：Dear Sir(s), Yours faithfully,or Faithfully yours,Gentlemen: Truly yours,or Yours trully,Dear Mrxx, Yours sincerely or Sincerely yours,9)The Signature結(jié)束語的下面，應將行號的名稱用大寫打出，必須由負責人簽名，簽名的下面為使對方了解簽名人的姓名、職位

11、，可以打字注明。例見教材外國函件都必須由負責親筆簽名，用橡皮戳說明該信并非本人親自過目，只是通函，不為人重視。10)Enclosure如信中有附件時，應在簽名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件應注明2 Encls or 3 Encls,或詳細列明如下：Encls: 2 InvoicesEnc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate 11)The Carbon Copy Notation如果函件要抄送其他有關(guān)單位，同時使對方也知道已抄送其他單位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”12)Postscript信寫完后，如果想起還有要緊的要說

12、，可以在信末加P.S. 引出補敘的話，然后由發(fā)信人簽署本人簡筆簽名(本人姓名的第一個字母)。2.Writing Principles of business Letters7 “C” 1) Courtesy Courtesy 禮貌禮貌語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現(xiàn)。 2) Consideration Consideration 體諒體諒寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。3) Completeness 完整完整 一封商業(yè)信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。4) Clearness Clearnes

13、s 清楚清楚 意思表達明確，要注意： （一）避免用詞錯誤：（二）注意詞語所放的位置：（三）注意句子的結(jié)構(gòu)： 5)Conciseness Conciseness 簡潔簡潔 （一）避免廢話連篇（二）避免不必要的重復 （三）短句、單詞的運用 6)Concreteness Concreteness 具體具體 7)Correctness 7)Correctness 正確正確3 Form1) Full Block Form 完全平頭式：凡是用打字機打上去的每一行字，包括日期、封內(nèi)地址、事由和結(jié)尾禮詞。都是從左邊的空白邊緣打起。2)Modified Block Form 改良平頭式：這種格式，除日期，結(jié)尾禮詞和簽名部分外，其他部分每行開頭都與左邊空白看齊。3)Modified Block Form with Indented Style混合式：封內(nèi)地址及其他需要分行的部分，采用平頭式，而第一段開始一行采用縮行式。兩種格式的混合采用所以稱之為混合式。4) Simplified Form簡單式：與平頭式相仿，但省略部分內(nèi)容，如稱呼、結(jié)尾禮詞等。4 Addressing EnvelopesReturn AddressStampAddressRemarksRema