訂單履行工作程序定義與規(guī)范訂單履行過程中的管理制度 - 銷售營銷

1、精品資料歡迎下載訂單履行工作程序（iso9001：2015）1.0目的定義及規(guī)范訂單履行過程中各部門之間的有效關聯(lián)以及涉及到的文件、記錄等。2.0職責營業(yè)部是本制度的歸口管理部門。3.0范圍適用于公司所有的訂單，包括為顧客所提供產(chǎn)品、提供服務或信息所確認的訂單。3.1 訂單的定義 訂單是公司生存的基礎，公司的最高宗旨就是在追求效率、追求質量的前提下滿足顧客的要求，滿足顧客的要求是通過訂單的圓滿履行實現(xiàn)。訂單的實現(xiàn)就是應顧客的要求，提供顧客需要的產(chǎn)品或服務，并將產(chǎn)品或服務及時按照顧客的指示提供給相應的接受主體或接受地點。 顧客的需求是訂單的前提，滿足顧客的需求就是訂單實現(xiàn)的過程。公司應該全力以赴

2、滿足并實現(xiàn)顧客的需求，并維持顧客對公司產(chǎn)生需求的愿望和公司不斷實現(xiàn)顧客需求的能力。 訂單項下的產(chǎn)品或服務可以依據(jù)顧客的具體的要求確定，可以依據(jù)顧客提供的標準、圖紙、方案進行加工生產(chǎn)或實現(xiàn)因此產(chǎn)生的服務需求及信息的提供。訂單可以由公司按照顧客的需求進行設 計規(guī)劃并將該設計規(guī)劃轉變?yōu)轭櫩偷男枨蟆?.2 訂單的分類訂單可以分為產(chǎn)品的提供及服務和信息的提供。無論顧客需求產(chǎn)品或服務，都必須以訂單的形 式并按照訂單的流程去實現(xiàn)。a 類訂單為顧客提供某種具體產(chǎn)品的訂單。b 類訂單為顧客提供某種具體的服務或信息的訂單。3.3 訂單的法律效力訂單實現(xiàn)的過程就是合同履行的過程，是公司對顧客的承諾，同樣也是公司要求

3、顧客對公司實 現(xiàn)承諾的前提，雙方的承諾及承諾的實現(xiàn)均具有法律效力，放棄訂單的履行就是放棄對顧客的承諾。 訂單履行的失敗同時意味公司必須承擔訂單履行失敗的法律責任。4.0訂單履行流程確認訂單的需求-訂單的確認-訂單的實現(xiàn)-訂單的交付-訂單的跟蹤-服務的提供和實現(xiàn)。5.0訂單過程中相關的流程5.1訂單詢價 顧客提出詢價要求，一般情況下，顧客同時提供作為詢價依據(jù)的圖紙、標準等。 對于顧客的詢價要求，營業(yè)部應及時答復并給出書面報價。顧客的詢價文件及提供作為詢價依據(jù)的圖紙、標準等由營業(yè)部進行歸檔、登記并予以記錄。5.2訂單評審在收到顧客的詢價要求后，營業(yè)部將所有的詢價文件打印備案并及時針對顧客的詢價進行

4、分析并組織評審。 訂單評審的內容包括：生產(chǎn)能力、技術工藝能力、質控能力、采購和外協(xié)能力等。 評審的過程為書面形式，參與評審的部門或員工必須及時無條件給予協(xié)助。 訂單評審由總經(jīng)理或其授權人員批準。 訂單評審無論結論如何，以總經(jīng)理確認結論為執(zhí)行依據(jù)。5.3訂單核價5.3.1訂單核價由營業(yè)部核實施。 營業(yè)部應根據(jù)顧客提出的具體詢價要求，包括產(chǎn)品型號、規(guī)格、結構、材料、交付方式、運輸方式、價格條款等，確定相關核算方法和內容。如顧客未具體提出價格條款等關鍵要求，則可依貿(mào)易常規(guī)選擇一種價格條款，對運費、保險費、裝卸費等費用承擔作出初步安排。5.3.2技術部列出材料清單及工藝路線。5.3.3生產(chǎn)部估算制造周

5、期、工時、制造費用。5.3.4營業(yè)部綜合核價。5.4訂單的報價報價評審通過后，營業(yè)部必須及時給顧客書面報價。如果存在異議，由營業(yè)部與顧客進行磋商,營業(yè)部提供數(shù)據(jù)說服顧客接受公司的報價，以取得折衷方案。書面報價必須在第一時間提供顧客，報價提交顧客的時間由營業(yè)部根據(jù)實際情況決定，但是總的原則應該是在收到顧客的詢價后第一時間予以反應，越快越好。無論是何種報價，不得超過三個工作日提交顧客。報價必須根據(jù)顧客的要求詳細說明，至少包括如下內容： 訂單標的、產(chǎn)品的規(guī)格、材料、交付方式、運輸方式、價格條款、本次報價的有效期。 報價必須注明其有效期，有效期由營業(yè)部根據(jù)實際情況決定，但是一般不超過一個月。 報價必須

6、考慮匯率的影響和變化。報價金額超過 2 萬美圓的報價，必須由總經(jīng)理簽字確認。 報價組成及核算方法必須說明并詳細予以記錄。 對于戰(zhàn)略合作伙伴或其它重要客戶，其報價必須確認材料供應情況及耗材價格水平，同時必須在報價單上確認生產(chǎn)能力。5.5訂單再評審在收到顧客的正式訂單后，營業(yè)部根據(jù)實際情況需要再次進行評審，評審的范圍與報價評審一 樣。在確定評審無誤后，項目負責人與顧客確認訂單。對于訂單是否必須進行評審，項目負責人可以根據(jù)訂單項目實際內容，提請部門確認后，如果對該訂單的報價評審仍然有效，訂單的評審可以免除。如果營業(yè)部認為在收到訂單時，該訂單的報價評審的條件發(fā)生了變化，必須重新對訂單進行評審。報價或訂

7、單評審完成后，營業(yè)部必須給出書面結論。對于服務或信息提供的訂單或報價，營業(yè)部可以根據(jù)實際情況決定是否需要進行報價或訂單的評審。對于訂單的變更，營業(yè)部提交訂單變更評審通知單，由營業(yè)部牽頭對變更評審單限時評審，按訂單評審結果回復顧客訂單變更結果。5.6訂單的確認5.6.1營業(yè)部收到顧客的訂單后，必須盡快與顧客確認，書面確認收到顧客的訂單及確認收到顧客提供的與訂單相關的文件。如果存在尚未確認的事項，必須與顧客確認，如果存在價格的變化或其他條款的變化，必須與顧客重新確認。 訂單如果以合同方式確認的，營業(yè)部核對確認無誤，經(jīng)辦人簽字、部長簽字后交總經(jīng)理或總經(jīng)理書面授權責任人簽字，然后反饋給顧客。只有雙方均

8、簽字生效的訂單才能作為正式訂單履行。營業(yè)部有責任保證訂單的完整性、有效性。5.6.2在訂單確認后，營業(yè)部編制訂單確認通知作為公司內部的訂單確認信息并登記傳送公司的其他部門。其他與訂單相關的文件如最新版本的圖紙、標準、顧客的要求等必須隨訂單一起登記傳送公司的其他相關的部門。訂單確認通知由營業(yè)部項目負責人簽名，并由營業(yè)部部長簽字確認。與訂單有關的文件必須整理存檔備案。電子格式的文件必須存放指定的位置。訂單確認通知及與訂單相關的文件如最新版本的圖紙、標準、顧客的要求等先抄送技術部。如果存在版本的變更或內容的變更，營業(yè)部必須同樣書面登記記錄并及時抄送有關部門。營業(yè)部有責任對訂單項下的文件保持隨時的更新

9、并通知有關的部門。訂單確認通知必須將訂單的基本情況進行描述，至少包括如下內容：訂單的號碼、顧客名稱、訂單的制作范圍、產(chǎn)品的要求、交付時間、表面處理要求、發(fā)運時間、裝箱要求等，如果顧客 有特別要求必須說明。營業(yè)部必須在訂單確認后，編制訂單價格確認單登記抄送財務部，如果價格發(fā)生變化，營業(yè)部有責任隨時書面通知財務部。在開具銷售發(fā)票時，營業(yè)部必須計算出最終的訂單價格并在訂單價格確認單上簽字確認。 營業(yè)部必須對每個訂單登記記錄，并保持跟蹤。對戰(zhàn)略合作伙伴或其它重要客戶，在訂單確認前，必須提供書面保證函。保證函由公司開戶銀行提供，保證函的金額為合同或訂單金額的 30%或 50%。保證函由營業(yè)部及財務部共同

10、協(xié)調管理。對戰(zhàn)略合作伙伴或其它重要客戶，在訂單加工過程中必須提供相應的保險證明。5.6.3訂單的編號及履行 訂單必須有編號，營業(yè)部根據(jù)公司記錄文件的管理制度進行編號。 所有對訂單的管理將依據(jù)訂單的編號。訂單在履行過程中必須得到嚴格的控制和管理，所有的訂單必須進入訂單履行表，顧客提供的 訂單的預計必須通知公司各部門，訂單的履行情況定期通知顧客。公司訂單的履行管理將通過訂單履行表的形式，訂單履行表由營業(yè)部項目負責人負責各自項目的情況并保持及時更新，該表將根據(jù)訂單的履行過程改版并由部門確認后，提交相關負責人參考.5.6.4客供品 客供品即客戶提供物品（此處客供品不包含海關監(jiān)管物資），由營業(yè)部負責管理

11、。營業(yè)部根據(jù)顧客提供的產(chǎn)品，編制客供品交付清單供公司參考。對于某些訂單，在如下情況下，將涉及客供品： 該物品本公司無法實現(xiàn)采購，顧客提出或公司提出由顧客供應； 因為顧客對該物品已經(jīng)獲得良好的資源，顧客提出直接采購并提供公司； 顧客提供的物品，其產(chǎn)權是顧客擁有，公司沒有處置權。 公司無權對客供品進行變賣、外借、仿制等，任何對客供品的處置必須得到顧客的書面認可。 公司指定營業(yè)部專人對客供品進行管理，并建立客供品臺帳，對其進出、使用等進行單獨管理。 公司有責任根據(jù)顧客的要求或協(xié)助顧客完成如下事項：提供必要的儲存條件，并有責任代為顧客妥善保管；如果對客供品存在需求，提前書面通知顧客； 及時書面通知顧客

12、對客供品的需求時間或需求數(shù)量、標準等； 對客供品定期盤點； 定期書面通知顧客，其提供物品的庫存狀況；協(xié)助或代為顧客進行清關、裝運、裝卸、裝箱、發(fā)運等，該服務可以是有償服務，公司可以將 該服務通過訂單的形式完成；對于顧客提供的物品進行檢查，如質量控制及數(shù)量控制，并將書面通知顧客其檢查結果；對于因為公司單方面的原因出現(xiàn)的遺失、滅損、損壞等給予賠償。5.6.5客戶提供文件 客戶提供文件即客供文件是顧客的財產(chǎn)，是指顧客提供給公司的用于訂單的加工生產(chǎn)、交付的技術文件、圖紙、標準等。營業(yè)部是客戶提供文件客供文件的歸口管理部門，按照客供文件管理制度進行管理。 營業(yè)部在收到顧客的文件后，必須書面與顧客確認。對

13、于顧客提供的文件的任何變化，營業(yè)部同樣必須。5.6.6保密承諾有關訂單的文件、信息等都是屬于公司保密文件，沒有公司的授權不得對外泄露。 顧客提供的有關訂單的信息、文件等屬于公司保密文件，沒有公司的授權不得對外泄露。5.6.7客供品產(chǎn)權顧客提供的物品、顧客提供的文件等所有產(chǎn)權歸顧客所有，其財產(chǎn)處分權歸顧客。 沒有顧客的書面授權，公司不得將顧客的財產(chǎn)進行變賣、處置、使用、外借。 顧客的財產(chǎn)必須由專人負責保存、管理。對其使用必須予以登記記錄并將使用情況定期書面通知顧客。應顧客的要求對顧客財產(chǎn)進行的任何處置，公司必須提供協(xié)助。5.7訂單的下發(fā)營業(yè)部將訂單確認通知及相關的文件、資料、圖紙及顧客的要求等登

14、記抄送公司生產(chǎn)相關部門，由技術部編制生產(chǎn)圖紙、生產(chǎn)工藝、材料清單、客供品清單等，技術部提供的文件必須可以滿足公司的生產(chǎn)、采購、裝配等要求。生產(chǎn)部收到技術部的文件，作為生產(chǎn)指令，必須立即按照圖紙工藝的要求組織落實生產(chǎn)。質量部收到技術部的文件，作為質量控制任務指令，必須全程跟蹤公司的訂單生產(chǎn)并提供全程的質量控制支持。同時，在生產(chǎn)開始前必須編制各種檢查表（包括自主檢查單）。采購部收到技術部的文件，作為采購協(xié)作指令，必須立即按照要求組織落實采購及協(xié)作加工。采購部的采購協(xié)作必須以滿足加工生產(chǎn)的要求為前提。營業(yè)部將訂單價格確認書登記抄送財務部，財務部將以此作為發(fā)票簽發(fā)、成本核算、對外收款的依據(jù)并按照訂單的

15、要求落實資金的支持。技術部需提前 7 天以上時間提供給生產(chǎn)部相關圖紙，其他如客供品、采購物資均需滿足計劃要求。技術部在接到訂單通知后生產(chǎn)開工前 3.5 個月接收基本圖用于計算材料；營業(yè)部需在生產(chǎn)開工前 2.5 個月提供完整圖紙給技術部進行設計套料。 營業(yè)部須將合同原件提交財務部保存，部門復印件留存；營業(yè)部在訂單結算前，需要由項目負責人提交價格結算單和重量結算單到財務部審核，此工作需要在產(chǎn)品發(fā)運前完成。5.8訂單的生產(chǎn)啟動會及技術交底會生產(chǎn)部收到訂單信息后，編排建造線表與中期計劃；生產(chǎn)部制定月生產(chǎn)計劃和 周計劃。營業(yè)部項目負責人根據(jù)節(jié)點安排和需求組織生產(chǎn)啟動會和技術交底會。訂單生產(chǎn)前，由生產(chǎn)部提

16、出或技術部提出，舉行技術交底會，主要解決訂單生產(chǎn)過程中的技術問題或工藝問題。技術交底會由技術部負責主持。在訂單生產(chǎn)過程中，應生產(chǎn)部的要求，技術部可以隨時召集有關人員進行技術交底，落實解決技術及工藝問題。技術交底會由技術部負責形成會議紀要，該紀要必須由技術部登記抄送各部門。5.9訂單的生產(chǎn)計劃管理5.9.1計劃的編制 生產(chǎn)部編制訂單生產(chǎn)交付計劃，必須合理調配生產(chǎn)資源和產(chǎn)能，充分考慮生產(chǎn)過程中可能會遇到的問題并落實解決方案。如果客戶需要，營業(yè)部將編制反饋給顧客的生產(chǎn)計劃提交顧客。 營業(yè)部負責按客戶要求提交生產(chǎn)流程報告或通過電話會議與其溝通以預防和解決生產(chǎn)過程中的問題。5.9.2計劃的執(zhí)行生產(chǎn)部按照

17、計劃精心組織、合理安排、加強溝通協(xié)調，確保計劃如期完成。5.9.3計劃的調整生產(chǎn)計劃執(zhí)行過程中，一旦出現(xiàn)可能延遲交貨的情況，由生產(chǎn)部確認，并通知營業(yè)部。計劃調整后如仍然不能如期完成，生產(chǎn)部應提前 3 周通知營業(yè)部，由營業(yè)部與客戶及時溝通。5.10訂單的生產(chǎn) 訂單的生產(chǎn)由生產(chǎn)部負責，生產(chǎn)部是訂單生產(chǎn)的落實主體。 訂單的生產(chǎn)必須按照計劃完成。訂單開工時間一旦確定，除副總書面確認變更外，任何人無權變更。 公司的任何部門都有責任依職能主動積極地配合協(xié)助生產(chǎn)部，生產(chǎn)部也可以要求其他任何部門給予協(xié)助和支持，其他部門不得推諉。生產(chǎn)部可以根據(jù)訂單加工生產(chǎn)的需要，結合自我加工能力和設施設備能力，提請采購或經(jīng)批準

18、后外協(xié)。生產(chǎn)部負責召集相關員工參加生產(chǎn)啟動會、每天的生產(chǎn)協(xié)調會和周生產(chǎn)計劃會，解決生產(chǎn)過程中的問題。相關部門或人員務必參加。5.11外協(xié)加工訂單在加工過程中可能部分產(chǎn)品公司沒有加工能力滿足或根據(jù)實際需要安排委外加工的，外協(xié)加工是指原材料或半成品由公司提供，委托外單位進行再次加工的過程。對于首次承擔公司協(xié)作加工的單位，采購部、生產(chǎn)部、質量部必須安排評審，確認該單位具有滿足公司的能力。如果顧客在協(xié)議中規(guī)定，協(xié)作加工單位還必須得到顧客或顧客指定的監(jiān)理公司的認可。公司必 須將協(xié)作加工單位的情況提交顧客，在顧客認可后可以繼續(xù)。在外協(xié)加工過程中，公司質量部、技術部必須給予質量控制和技術支持，生產(chǎn)部必須進行

19、跟蹤管理。5.12訂單的變更訂單確認后或在訂單加工交付過程中，訂單可能存在變更。 訂單的變更主要是改變訂單原來確定的內容，該變更可能是由顧客提出，也可能由公司提出但必須得到顧客的認可。 訂單變更涉及到訂單的交付內容、交付時間、加工要求、工藝或材料的變化、表面處理的變化等。營業(yè)部收到顧客的訂單變更要求后，按照“訂單變更評審制度”要求提交評審資料到相關部門，按照公司流程評審，按照訂單評審意見確定是否接收顧客更改。訂單的變更確定后，營業(yè)部必須提前完成訂單變更評審后，編制訂單變更通知，并登記發(fā)送各相關部門。訂單的變更通知與原訂單確認通知具有同樣的效力。 任何訂單變更必須具有顧客的書面確認，營業(yè)部必須將

20、訂單變更的信息輸入打印存檔。 如果訂單變更導致訂單的合同價格發(fā)生變化，營業(yè)部必須與顧客確認新的價格并登記抄送財務管理科。交貨期必須由變更評審后確定，涉及顧客原因損失由營業(yè)部匯總后提交顧客確認。5.13技術支持技術部負責對訂單的加工生產(chǎn)、交付、委外加工及采購給予全程的技術支持。 技術部在收到營業(yè)部的訂單確認通知后，可以直接和顧客保持聯(lián)系并解決訂單存在的問題。 技術部必須提供如下文件：訂單材料清單、客供品需求清單、全套加工生產(chǎn)圖紙、全套加工生產(chǎn)工藝、檢驗規(guī)范；對于其他特別要求，可以編制訂單加工生產(chǎn)交付說明。 如果存在特別的檢驗要求，比如船級社的檢驗要求，技術部應該予以書面說明。 所有的由技術部確認

21、的文件必須由技術部部長確認簽字。 技術部按照下列要求登記抄送文件：訂單材料清單、客供品需求清單、全套加工生產(chǎn)圖紙、全套加工生產(chǎn)工藝、船級社的檢驗要求 提交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部落實安排生產(chǎn)及對外協(xié)作加工申請。訂單材料清單、客供品需求清單、全套加工生產(chǎn)圖紙、全套加工生產(chǎn)工藝、船級社的檢驗要求 提交質量部，質量部落實全程的質量控制及應顧客的要求或第三方的要求所進行的檢驗。訂單材料清單提交采購部，采購部檢核庫存、安排采購。 客供品需求清單提交營業(yè)部，營業(yè)部與顧客落實客供品的提供及交付。訂單材料清單包括主要材料、輔助材料、標準件等，對于通常的消耗材料可以不必列出，如沙粒、潤滑油、油脂等。所有訂單項下的技術文件

22、、質量控制文件等必須由技術部技術文件管理員進行歸檔，在訂單完畢后一份交營業(yè)部，另外一份交行政管理部存檔。對于訂單過程中的技術問題，技術部可以直接與顧客聯(lián)系。營業(yè)部在訂單確認通知單上說明應與顧客如何聯(lián)系。5.14質量控制質量部有責任圍繞訂單的加工生產(chǎn)、交付、以及涉及到的采購、對外協(xié)作加工等進行全程的質量控制。質量部負責應顧客的要求或第三方檢驗機構的要求進行質量控制或提交檢驗申請，如船級社的檢驗。訂單項下的質量控制文件，包括檢驗記錄、檢驗報告以及顧客需要的檢驗記錄和報告均由質量部準備，在訂單完畢前提交技術部技術文件管理員整理。5.15產(chǎn)品配件的發(fā)運技術部根據(jù)圖紙要求，設計配件的規(guī)格數(shù)量后要求生產(chǎn)管

23、理部進行生產(chǎn)（其中客供配件向營業(yè)部申領），產(chǎn)品應經(jīng)質量部檢驗。營業(yè)部設計發(fā)運明細，分別交生產(chǎn)部及采購部。 生產(chǎn)部辦理發(fā)運手續(xù)。5.16訂單完畢通知訂單完畢后，生產(chǎn)部應該及時辦理發(fā)運手續(xù)。 公司必須憑質量部簽發(fā)的產(chǎn)品合格證書辦理完畢發(fā)貨手續(xù)。公司生產(chǎn)部有責任及時書面通知營業(yè)部。營業(yè)部編制訂單完工通知及時書 面通知顧客并準備辦理發(fā)運手續(xù)。生產(chǎn)部有責任書面通知技術部，技術部應及時準備后所有與訂單有關及公司規(guī)定的或顧客需要的技術資料或文件。 營業(yè)部必須在產(chǎn)品完工前至少提前兩周書面通知顧客。5.17訂單的發(fā)運營業(yè)部在收到顧客書面交付指示后，立即根據(jù)顧客的要求安排訂單的交付。 訂單發(fā)運時間一旦確認，任何人

24、無權變更。如訂單不能如期發(fā)運必須提前三周通知顧客，總經(jīng)理確認方可生效。 營業(yè)部有責任通知技術部，要求技術部及時準備后所有與訂單有關及公司規(guī)定的或顧客需要的技術資料或文件，包括產(chǎn)品說明書等。 營業(yè)部提請生產(chǎn)部協(xié)助落實安排產(chǎn)品的裝載，產(chǎn)品的裝載必須按照顧客的要求并確保裝載牢固可靠。對于遠洋運輸或遠途運輸，裝載須得到保險公司的認可。 營業(yè)部根據(jù)顧客的要求落實產(chǎn)品的承運方式，并提前至少兩周將如下信息通知顧客：運輸工具；目的地代理； 產(chǎn)品的包裝方式； 產(chǎn)品的裝箱單。對于出口訂單，營業(yè)部必須辦理出口清關，申領結匯核銷單，并編制如下文件： 出口報關單；出口發(fā)票；裝箱清單；blp 說明；委托報關申請書；如果是

25、進料加工，還必須提供進料加工手冊。 在產(chǎn)品發(fā)運后，必須書面通知顧客發(fā)運的情況，并提供如下文件： 訂單交付發(fā)運通知；清潔提單； 產(chǎn)品裝箱單或產(chǎn)品裝運單； 商業(yè)發(fā)票；保險單證；顧客要求提交的其他文件。 訂單交付發(fā)運通知必須注明運輸工具、預計達到時間、目的地等。對于國內交付訂單，營業(yè)部須編制產(chǎn)品接受單供顧客指定的收貨方簽收，并將簽字后的產(chǎn)品接受單隨同訂單交付發(fā)運通知、商業(yè)發(fā)票等提交顧客。上述規(guī)定的交付記錄或文件，如果顧客指定，可以使用顧客自己的格式。5.18訂單的延遲交付訂單的延期是指訂單的交付不能滿足合同規(guī)定的交貨期要求，并因此會給公司帶來經(jīng)濟或信譽的影響。 訂單的延期如果是由于顧客單方面提出或由

26、于顧客單方面的原因引起的，則營業(yè)部必須會同制管部確認準確交付期限，總經(jīng)理認可后生效，且營業(yè)部負責與顧客協(xié)商達成新的交付時間。訂單的延期如果是公司單方面的原因，營業(yè)部必須提前通知顧客，如果顧客接受公司的延期交 付，則營業(yè)部必須重新確認新的交付時間。如果顧客不能接受公司的延期交付，則公司應該盡力設 法彌補。營業(yè)部必須及時將公司努力行動的進程通報告知顧客。5.19訂單相關的發(fā)票對于出口訂單，產(chǎn)品完畢并通知顧客后，營業(yè)部應及時開具商業(yè)發(fā)票，一份提交顧客作為顧客付款的依據(jù)，另一份提交財務管理做銷售帳。財務管理必須在價格確認單上記錄說明。 營業(yè)部應該根據(jù)訂單價格確認單開具發(fā)票。開標依據(jù)：技術部提供重量確認

27、單，營業(yè)部項目負責人提供進口料價值確認，及訂單變更價值確認單，保證單據(jù)一致，并在訂單價格確認單上簽字。如果訂單在履行過程中價格發(fā)生變化，則必須依據(jù)最終的價格開具發(fā)票。對于價格的變化，營業(yè)部必須及時通知財務部，提交價格變化依據(jù)資料供財務確認，并在價格確認通知單上做好記錄。 如果顧客需要，營業(yè)部必須提供其他文件與發(fā)票一起作為顧客付款的依據(jù)。 顧客的付款時間或付款的條款將依據(jù)訂單或合同確定。 營業(yè)部開具發(fā)票時必須根據(jù)訂單約定的價格條款考慮運費、保險費、裝卸費等費用的負擔。 發(fā)票開具的時間原則上是在訂單項下的產(chǎn)品辦理入庫的時間。 對于內銷或需要公司開具增值稅發(fā)票或普通銷售發(fā)票的訂單，營業(yè)部在確認最終的

28、價格并在價格確認通知單上簽字確認后，提請財務部開具增值稅發(fā)票或普通銷售發(fā)票。財務部開具發(fā)票后同 樣在價格確認通知單上簽字確認。營業(yè)部負責將發(fā)票提交顧客，并有責任按照訂單的約定催請顧客付款。5.20訂單的應收款 財務部必須在訂單價格確認單上對發(fā)票開具、收款情況予以記錄。 財務部對于開出發(fā)票的訂單應及時登入銷售臺帳。 財務部有責任在訂單的付款時間到期前催促營業(yè)部向顧客收款。對于存在訂單預付款的訂單，財務部有責任按照訂單價格確認通知單要求營業(yè)部項目負責人催促預付款及時到位。對于訂單的收款情況，財務部應通知營業(yè)部。對于逾期未付款的發(fā)票，財務部和營業(yè)部有責任催促顧客付款，逾期 30 天未付款的發(fā)票，財務

29、 部必須書面通知總經(jīng)理同。公司確認具體處理方案由營業(yè)部項目負責人通知顧客。5.21訂單相關的文件訂單履行過程中的文件的管理，按照文件定義細則執(zhí)行。 涉及到訂單的商業(yè)文件，由營業(yè)部在訂單完畢發(fā)運后及時歸檔，并在次年提交公司文檔室存檔。 涉及到訂單的財務或商業(yè)文件，由財務部在訂單完畢發(fā)運后及時歸檔，并在次年提交公司文檔室存檔。涉及到訂單的技術文件，由技術部在訂單完畢發(fā)運后及時提交公司文檔室存檔。 涉及到訂單的質量控制方面的文件，由質量部在訂單完畢發(fā)運后及時歸檔，并在次年提交公司文檔室存檔。 涉及到訂單項下的具體文件及顧客需要的文件由技術部技術文件管理員負責編制，并按照公司的要求及時提交營業(yè)部或顧客

30、。技術文件管理員有責任協(xié)助質量控制文件的歸檔。 各部門部長是部門文件整理、歸檔的責任人。對于顧客需要的文件，營業(yè)部必須及時通知各部門，并由營業(yè)部或技術文件管理員負責準備并提供顧客。對于訂單項下需要提供的文件，營業(yè)部必須在訂單確認通知上書面說明，由技術文件管理員負責準備并提供顧客，營業(yè)部有責任協(xié)助。臨時增加的文件，營業(yè)部必須書面通知。 涉及到公司的工廠認證、船級社文件、焊接工人的認證及證書、其他與訂單履行有關的員工操作證書由技術文件管理員負責管理。公司文檔管理人員有責任根據(jù)訂單編碼將訂單項下的文件資料一一歸檔，對于文件的缺失，文檔管理人員有責任核查催辦。 客戶方要求提供如下文件：（1）生產(chǎn)啟動會

31、議備忘錄；（2）鋼材及型材的材料檢驗證明；（3）產(chǎn)品的船級社認證證書；部件清單/號碼；（4）非破壞性試驗(ndt)報告；（5）由公司填寫并經(jīng)客戶方檢驗人員確認的測量記錄；（6）由公司填寫且經(jīng)油漆生產(chǎn)商代表及客戶方檢驗人員確認的表面處理記錄。5.22溝通協(xié)調各部門有責任保持順暢的溝通和交流，公司生產(chǎn)部是訂單加工生產(chǎn)的安排主體，其他部門必須配合生產(chǎn)部，共同協(xié)作確保公司的訂單及時、圓滿地履行。 在訂單履行過程中，必須隨時隨地與顧客保持溝通協(xié)調。營業(yè)部是總協(xié)調人。 營業(yè)部有責任與顧客保持及時順暢的溝通，及時將顧客的要求反饋公司相關部門或將公司的要求反饋給顧客，包括定單履行情況、產(chǎn)品的交貨、發(fā)貨等諸多事

32、項。 營業(yè)部有責任與顧客保持溝通，確保生產(chǎn)計劃準確、有效實施。 技術部有責任與顧客保持溝通，解決技術工藝問題。 質量部有責任與顧客保持溝通，解決質量、檢驗、第三方檢驗及相關工藝等問題。 采購部有責任與供應商保持順暢的溝通和交流，確保公司物資的采購及對外協(xié)作加工能夠為公司的生產(chǎn)提供及時支持。 任何部門、任何人與顧客溝通交流必須有書面記錄，電子郵件必須打印歸檔。 與顧客參加的會議，必須由專人記載會議紀要，必須抄送各相關部門和人員。 凡是涉及到可能導致訂單履行內容、交貨時間、交貨方式、訂單價值發(fā)生變化或顧客的投訴等相關事項，必須及時通報營業(yè)部，由營業(yè)部統(tǒng)一協(xié)調。 公司要求所有與顧客的溝通交流、或部門之間的溝通交流等必須采用書面的形式。5.23訂單的跟蹤在訂單履行過程中，營業(yè)部項目負責人有責任與各部門保持溝通并全程跟蹤訂單的履行情況，及時將顧客需要的信息書面反饋給顧客。在訂單履行過程中，營業(yè)部項目負責人有責任跟蹤訂單，確保訂單按照計劃要求完成。如顧客需要，營業(yè)部應按照顧客的要求定期或不定期地將訂單履行進度提供給顧客。5.24訂單的反饋營業(yè)部在訂單發(fā)運交付后，對訂單保持跟蹤并爭取獲得顧客對訂單的意見。在訂單履行過程中或訂單交付后，如果顧客對公司履行訂單存在意見或對訂單項下的產(chǎn)品存在意見，營業(yè)部必須及時與顧客溝通并將顧客的意見書面反饋公司。