精細(xì)化管理在辦公室接待T作中的應(yīng)用范文

1、精細(xì)化管理在辦公室接待t作中的應(yīng)用精細(xì)化管理在辦公室接待t作中的應(yīng)用口周正劉山劉波辦公室是一個單位的綜合管理部門，處在承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右、綜合協(xié)調(diào)的核心地位。接待工作作為辦公室的一項重要工作，它的質(zhì)量如何，體現(xiàn)的是一個單位管理水平的優(yōu)劣、協(xié)調(diào)能力的大小和工作效能的高低。接待工作講究專注地做好每個環(huán)節(jié)，在每個細(xì)節(jié)上精益求精、力爭最佳。精細(xì)化管理是一種以組織戰(zhàn)略清晰化、內(nèi)部管理規(guī)范化、資源效益最大化為前提，以精細(xì)、嚴(yán)密、規(guī)范、系統(tǒng)、科學(xué)的管理為過程的一種管理方法，這與辦公室接待工作的要求和特點相一致。通過提升接待工作精細(xì)化意識、整合流程制度、完善接待設(shè)施、服務(wù)培訓(xùn)等手段實現(xiàn)接待和會議的規(guī)

2、范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化，使每次接待環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任明確，力求精益求精，從而樹立單位的良好對外形象。一、精細(xì)化管理的必要性1辦公室接待工作中存在的問題在辦公室接待工作中，經(jīng)常要處理各項臨時性緊急任務(wù)，工作量變化大，時間不確定性強，人員協(xié)調(diào)難度高，經(jīng)常處于忙亂的狀態(tài)，很大程度上制約了辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)全局、綜合協(xié)調(diào)功能的發(fā)揮。在接待方面存在的主要問題有：一是疏于管理、忙于事務(wù)。辦公室接待人員的主要精力被一些瑣碎的事務(wù)所牽扯，而真正利用制度管理、流程作業(yè)比較有限，大部分靠人在協(xié)調(diào)管理。二是疏于精細(xì)、責(zé)任淡化。接待工作流程不夠精細(xì)，崗責(zé)體系不夠健全，管理制度不夠完善，不同程度地存在著責(zé)任不落實、工作效率

3、不高的問題。三是忙于應(yīng)付、疏于服務(wù)。主要是工作粗放，主動性、創(chuàng)造性差，成天忙于應(yīng)付突發(fā)性工作，在接待、會議中的服務(wù)意識不強，專業(yè)化不夠。2推行精細(xì)化管理是做好辦公室接待工作的必然要求精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將社會分工和服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化，并將常規(guī)管理引向深入的管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。接待工作的精細(xì)化管理，以提高服務(wù)質(zhì)量與效率為目的，運用現(xiàn)代管理模式，落實管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，對管理對象實施精細(xì)、準(zhǔn)確、快捷的規(guī)范與控制。辦公室接待工作的精細(xì)化管理，要求結(jié)合工作實際，以各項工作細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、精益化為逐一突破口，

4、研究探索精細(xì)化管理的可行之路，在接待中用心服務(wù)、精心服務(wù)，全面提高接待工作效能和提升單位形象。二、精細(xì)化管理在接待工作中的應(yīng)用1提升精細(xì)化意識“天下大事，必做于細(xì)?！笨梢哉f，接待工作是整個辦公室工作中最需要“細(xì)”心的工作，從人員調(diào)配、參觀路線確定到車輛調(diào)度、會議室安排、宴請等所有的環(huán)節(jié)都必須精細(xì)。這就要求接待工作人員具有精細(xì)化的意識和服務(wù)意識。要做好接待工作，就必須將精細(xì)化意識和理念貫穿到整個接待工作中去。(1)提升流程制度管理意識。管理者和具體操作人員都必須依靠流程制度安排各項任務(wù)，只有人人遵守制度規(guī)定，事事按照流程作業(yè)，疲于應(yīng)付的局面才能轉(zhuǎn)為緊張有序。(2)服務(wù)意識的提升。接待工作的宗旨是

5、“為用戶負(fù)責(zé)，使客人滿意”，一個微笑，一句禮貌用語，都會體現(xiàn)出個人的素養(yǎng)和單位的文化背景。辦公室作為一個單位的窗口，更應(yīng)該樹立良好的服務(wù)意識。(3)創(chuàng)新意識的提升。接待工作進(jìn)入常態(tài)化之后，工作人員就會按部就班操作。但由于客戶不同，相應(yīng)的要求不同，所以接待服務(wù)也必須有所改變。這就要求隨時修正接待方案中不足的地方，對接待的細(xì)節(jié)進(jìn)行創(chuàng)新?？梢哉f，保持創(chuàng)新意識是對辦公室接待工作的必然要求。(4)大局意識的提升。接待工作是一個單位的形象工程，體現(xiàn)的是單位的執(zhí)行力和工作效率。接待中工作人員的言語、行動和表現(xiàn)都會對本單位造成很大的影響，所以接待工作人員必須培養(yǎng)大局意識，站在全局的高度，以單位的榮辱為己任來處

6、理接待工作中的各種事項。2細(xì)化各項流程，明確接待職責(zé)對接待中的每個環(huán)節(jié)都要制定詳細(xì)流程和工作細(xì)則，要將流程中的各項職能逐項分解到各系列、各環(huán)節(jié)、各崗位，讓職工明確“干什么”、“怎么干”、“干得怎么樣”、“干錯了怎么辦”，一切按規(guī)章辦事，按程序運作，按規(guī)程服務(wù)，確保人人有任務(wù)，個個擔(dān)責(zé)任。流程細(xì)化和職責(zé)明確能使每位工作人員全面了解接待的環(huán)節(jié)，便于在工作中對照執(zhí)行，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成接待任務(wù)。按照程序精簡、環(huán)節(jié)順暢、責(zé)任明確的流程，即使是第一次上崗的人員，也可以在標(biāo)準(zhǔn)化流程的指導(dǎo)下，輕松自如地完成各項操作任務(wù)。只要一切按流程辦事，認(rèn)真履行個人職責(zé)，接待工作的效率就會明顯提高。3接待工作中的精細(xì)化管

7、理接待工作沒有統(tǒng)一固定的模式，只能因地、因時制宜。要做好接待的精細(xì)化管理，就必須分析接待中遇到的各種情況，根據(jù)分析的結(jié)果采取不同的接待模式，對接待人員數(shù)量、參觀的地點和路線、房間標(biāo)準(zhǔn)、宴請標(biāo)準(zhǔn)等加以細(xì)化。(1)接待管理統(tǒng)一制定包括來客住宿房間、陪同領(lǐng)導(dǎo)、日程安排、用餐地點、天氣預(yù)報以及賓館服務(wù)指南、聯(lián)系人等為主要內(nèi)容的接待安排手冊，方便客人和相關(guān)人員及時掌握議程和接待動態(tài)。在接待結(jié)束后準(zhǔn)確編號人檔管理，以便隨時查閱。制作常用接待賓館平面圖，將房型、面積用不同的顏色和文字標(biāo)識出來，方便隨時查閱住宿環(huán)境和安排客人；在客人的住宿房間里配備有本單位標(biāo)識的相關(guān)用品和溫馨提示卡，以加深客人的印象，使客人產(chǎn)生賓至如歸之感。為工作人員配備接待工作提示卡，卡上標(biāo)明接待的流程，以及各個環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話。接