辦公室5S標準

1、辦公室整頓標準辦公室整頓標準1(a)(a) 椅子椅子 無人座時，將椅子靠進桌子內(nèi) 椅子背貼管理責任者(b)(b) 桌子桌子 桌面清潔，下班時無文件擺放 下班后桌子上只能有臺歷、水杯、電話、鼠標、鍵 盤、共用文具，( (c c) ) 日歷日歷 放置在桌子中間或按照定位線放置(d)(d) 水杯水杯 放置在電腦旁 只允許放一個( (e e) ) 電話電話 按照定位線放置，建議按照圖示位置放置( (f f) ) 文件文件 做好文件名稱標識，并放到制定的位置( (g g) ) 垃圾桶垃圾桶 做好虛線標識，將垃圾桶擺放好( (h h) ) 桌子屏風桌子屏風 桌子高擋板上可以擺放個人目標、計劃或照 片（A4

2、紙一樣大小）、只能擺放2張A4紙，短邊 電話上方擺放電話簿； ( (i i) ) 照片，像框照片，像框 放在高擋板一側(cè)，電腦旁邊整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上C Ca ab bd de ef fg gh h左上角桌面擺放幾情況：h hf f1 1f f2 2f f3 3i i辦公室整頓標準辦公室整頓標準2電話放在矮的擋板一側(cè)：有兩種情況電話放在矮的擋板一側(cè)：有兩種情況(a)(a) 電話擺放（橢圓形）標識電話擺放（橢圓形）標識（詳見：左圖） 標簽張貼距桌面上端邊1010cm， 距離左或右邊緣2525cm;( (b b) ) 電話定位角標識電話定位角標識（詳見：左圖） 定位角(為藍色膠帶)

3、：長4cm4cm，寬1.21.2cm 對角左上角和右下角張貼；必須貼在左上角及右下角； 左上角張貼在距離桌子邊0.5cm0.5cm處 右下角張貼在距離桌子上邊24cm24cm，距離桌子左或右邊緣20cm20cm；( (c c) ) 電話緊急聯(lián)絡(luò)方式電話緊急聯(lián)絡(luò)方式 將聯(lián)絡(luò)方式貼在電話手柄上部 將本機號碼油性筆填寫清楚( (d d) ) 臺歷擺放位置臺歷擺放位置 臺歷標簽張貼位置距離桌上邊1cm，距電話 標識14.5cm及32cm處張貼； 臺歷標簽的尺寸：長：12cm,寬：5cm( (e e) ) 電話簿電話簿 電話簿貼于矮擋板的一側(cè)緊挨著金屬邊張貼； 整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 電

4、話電話a a10cm24cm0.5cmb b20cm25cm38cmb b20cm38cm25cm10cm第第1種情況種情況第第2種情況種情況24cm14.5cm32cm1cm1cmd dc ce e桌邊 辦公室整頓標準辦公室整頓標準3水杯臺歷放在高的擋板一側(cè)：水杯臺歷放在高的擋板一側(cè)：(a)(a) 水杯擺放標識水杯擺放標識 將藍色圓圈標識（直徑6.0cm）張貼在矮檔板 的一側(cè)，距離桌上邊緣1cm，距離臺歷標識16cm處張貼標識并擺放；( (b b) ) 筆桶筆桶 放在矮的擋板一側(cè)，與電腦屏幕相平行擺放； 距離水杯標識16cm，距離上邊緣3cm；（標識用4cm的條交叉成十字張貼）(c)(c)照

5、片，像框照片，像框 相片：可以打印成a4紙大小，貼于高擋板一側(cè) 帶像框的照片：也放于高擋板一側(cè)，距離上邊緣6cm，距離顯示器底座18cm處張貼標識（貼一個長4cm的條）；整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 16cm1cm16cm3cm6cm18cmabc辦公室整頓標準辦公室整頓標準4(a)(a) 顯示器顯示器標識標識 標識尺寸：藍色條長4cm，寬1.2cm 張貼方法: 貼三個，1比1的比例張貼 在顯示器的左下角張貼“下班后，請關(guān)閉主機及顯示器；( (b b) ) 液晶顯示器液晶顯示器標識標識 標識尺寸：藍色條長4cm，寬1.2cm 在顯示器的左下角張貼“下班后，請關(guān)閉主機及顯示器；( (c

6、 c) ) 筆記本電腦筆記本電腦標識標識 標識尺寸：藍色條長4cm，寬1.2cm 對四個角進行定位。 整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 顯示器顯示器 acb辦公室整頓標準辦公室整頓標準5 ( (a a) ) 垃圾桶垃圾桶 只能裝雜物 保持垃圾桶周圍清潔 不能掉剩水，請將剩水倒到洗手間 ( (b b) ) 定位標識定位標識 定位線使用深蘭色線標識 標識: 寬：1.5cm 長：2.5cm 圓圈的直徑：20cm 張貼間距為1：1的比例 整頓方法整頓方法垃圾桶垃圾桶a a55mm100mma ab bc c辦公室整頓標準辦公室整頓標準6 ( (a a) ) 會議桌標識會議桌標識 標識上分地址名和

7、編號 地址名：填寫桌子的地點，如：公共會議桌 就寫公共就可以； 編 號 ：按坐位的數(shù)量編號 標簽張貼時，距邊緣32cm處，左右兩邊尺 寸一樣；( (b b) ) 會議桌會議桌 椅子標識椅子標識 與會議桌相同方法填寫 張貼在椅子的右邊，標識距在椅子的側(cè)面 黑色塑料上張貼，距離上方1cm處張貼。注意：桌子和自已的位置張貼時要對應(yīng)好，使 用后按編號擺放整齊； (c) 桌子和椅子的定位標識桌子和椅子的定位標識 應(yīng)藍色膠帶裁成長4cm，寬1.5cm的尺寸，將桌子椅子的位置擺好，對角張貼標識整頓方法整頓方法會議桌會議桌32cm1cma a b b c c32cm1cma ab bc c辦公室整頓標準辦公室

8、整頓標準7 ( (a a) ) 文件柜抽屜文件柜抽屜 貼標簽在左上方 區(qū)分物品擺放，1層辦公用品，2層文件資 料，3層為個人用品。 ( (b)b) 管理負責人標簽管理負責人標簽 推柜筒右上角（距離左邊1cm），填 寫部門名稱，物品名稱以及負責人 ( (c c) ) 推柜內(nèi)部推柜內(nèi)部 柜筒內(nèi)擺放整齊 整頓方法整頓方法推柜推柜 標識標識a ad dc cb b1cm辦公室整頓標準辦公室整頓標準8(a)(a) 姓名標識姓名標識 椅子背貼使用者姓名,距椅 子頂端1cm處 ，填寫部門、物品名稱、管理 責任者； 人員不在坐位時，請將椅子推回原位； 整頓方法整頓方法辦公椅子辦公椅子 面上面上a a1cm辦公

9、室整頓標準辦公室整頓標準9一一. .文件的廢棄和縮減的方法文件的廢棄和縮減的方法 在辦公室，總會有各種各樣的文件，如果不經(jīng)常進行管理的話，就會造成空間浪費、查找時間增加、保存文件時間增加、購買文件柜增加等很多的浪費，成為阻礙業(yè)務(wù)效率的白色污染。因此必須對文件及時處理，處理文件一般方法如下：1.1.資料盡量共享資料盡量共享 對個人所有的資料和文件進行分類，不必要的文件徹底削減，實行資料的共享化，防止信息的私有 化，最大限度的減少部門文件量；2.2.保管、保存、廢棄的分類保管、保存、廢棄的分類 對部門所有文件的保管（放在辦公室里），保存（放在文件倉庫），把不必要的處理掉（參考QA對文件要求程序 文

10、件或部門內(nèi)區(qū)分時參考下面表格判定基準）。辦公室文件管理辦公室文件管理區(qū)分判斷基準處理方法備注必要品A一周內(nèi)使用一次以上在作業(yè)區(qū)內(nèi)保管劃區(qū)放置區(qū)域必要品B一周至六個月內(nèi)使用一次辦公室或工程內(nèi)保管搬到文件柜或合適的場所必要品C六個月至一年內(nèi)使用一次部門內(nèi)的倉庫或資料室內(nèi)保管搬到資料室內(nèi)不必要品不必要品A-一年內(nèi)一次都沒使用的B-超過保管期的過期文件C-不可能使用的A-返還倉庫B-廢棄C-返還、廢棄3.3.推進無紙化推進無紙化 推進辦公自動化，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，對簡單的資料利用電子郵件等形式，實現(xiàn)無紙化瀏覽與審批；辦公室整頓標準辦公室整頓標準10二二. .文件的保管方法文件的保管方法 對保管的文件裝訂成

11、夾，并保證對任何人對必要文件對保管的文件裝訂成夾，并保證對任何人對必要文件3030秒內(nèi)能夠取出，提高工作效率，具體按照如下方法進行：秒內(nèi)能夠取出，提高工作效率，具體按照如下方法進行：1.1.原則：只保管一個文件夾原則：只保管一個文件夾 使公司文件不重復保留，在指定的場所只保管一本原件，禁止文件夾個人所有（保密文件除外）；2.2.確立分類項目確立分類項目 確立文件進行分類，進行文件夾管理，文件夾側(cè)面標明大分類：所屬部門，文件編號，文件名稱、 文件的管理責任人，保存期限；3.3.制定目錄制定目錄 制定文件擺放位置的清單目錄，方便任何人查找4.4.可視化管理可視化管理 文件擺放的位置要做到一眼就能看

12、清楚，利用顏色標簽對文件擺放后畫一條斜線，進行定位；5.5.文件管理體系的運行及維持文件管理體系的運行及維持 明確文件管理責任，選定資料管理責任者，尤其對文件的保管（存放在辦公室）和保存（存放在資 料室）進行明確區(qū)分，定期進行資料整理（及時廢棄過期文件，更換新文件）和維持；4.4.會議資料電腦化會議資料電腦化 會議資料要盡量電腦化，避免會議一結(jié)束就扔掉資料5.5.削減復印量削減復印量 復印會造成時間、人工、紙張的浪費，所以提倡“一個原則”盡量減少復印文件，通常采用的手段有公告 欄， 傳閱，內(nèi)部電子郵件等方式；辦公室整頓標準辦公室整頓標準11(a)(a) 臨時臨時文件筐文件筐 中間張貼文件的分類

13、，每層屬于哪一類的文件， 用黃色紙打印（如：臨時周轉(zhuǎn)文件等） 1.原則上文件和資料要共同保管，不得個人所有，但臨時文件根據(jù)具體 業(yè)務(wù)的性質(zhì)，允許個人保管，個人保管臨時文件時，在個人辦公桌規(guī)定的臨時保管文件筐內(nèi)保管。 2.所謂的臨時文件是指制定、處理當中的文件、日常文件（記錄類，處理當中的采購書等），個人臨時參照使用的業(yè)務(wù)指南（業(yè)務(wù)處理手冊等），個人參考的資料等。 標識尺寸：長：7cm，寬：1.5cm ( (b b) )文件筐文件筐 文件筐的標識按照擺放文件的類型進行編寫, 用白色紙打印 標識尺寸：寬：6cm，高：5.3cm整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 文件筐文件筐(a)(b)辦公室整

14、頓標準辦公室整頓標準12 (a) (a)文件文件 ( (標簽標簽) ) 中文件和大文件夾側(cè)面距離頂部2cm處 張貼，小文件夾側(cè)面距離頂部1cm張貼 標簽上分別填寫：ALSTOM的司標，所屬部門，文件編號，文件名稱、文件的管理責任人或公共（是大家公共使用的）； ； ( (b b) ) 文件文件 ( (定位標識定位標識) ) 文件定位標識采用寬：1cm的斜線進行。 從左下角頂端開始往上張貼，標識角度以第一個文件夾角度1cm為準； ( (C C) ) 文件文件夾內(nèi)隔頁紙夾內(nèi)隔頁紙 標識標識 按文件夾內(nèi)文件類型或著日期自己隔 頁，更加容易方便找到文件；整頓方法整頓方法文件夾文件夾小文件夾中文件夾大文件

15、夾公司標部門名文件編號文件名稱 管理人 2cm1cm2cma ab b1cm大文件夾小文件夾中文件夾C辦公室整頓標準辦公室整頓標準13 (a) (a)文件文件 ( (標簽標簽) ) 中文件和大文件夾側(cè)面距離頂部2cm處 張貼，小文件夾側(cè)面距離頂部1cm張貼 標簽上分別填寫：ALSTOM的司標，所屬部門，文件編號，文件名稱、文件的管理責任人或公共（是大家公共使用的）； ； ( (b b) ) 文件文件 ( (定位標識定位標識) ) 文件定位標識采用寬：1cm的斜線進行。 從左下角頂端開始往上張貼，標識角度以第一個文件夾角度1cm為準； ( (C C) ) 文件文件夾內(nèi)隔頁紙夾內(nèi)隔頁紙 標識標識

16、按文件夾內(nèi)文件類型或著日期自己隔 頁，更加容易方便找到文件；整頓方法整頓方法文件夾文件夾小文件夾中文件夾大文件夾公司標部門名文件編號文件名稱 管理人 2cm1cm2cma ab b1cm大文件夾小文件夾中文件夾C辦公室整頓標準辦公室整頓標準14整頓方法整頓方法文件夾文件夾 (a) (a)文件文件 ( (標簽標簽) ) 藍色文件和大白文件夾側(cè)面距離頂部2cm處 張貼； 標簽上分別填寫：ALSTOM的司標，有部門按項目分就標出項目，文件編號，文件名稱、文件的管理責任人或公共（是大家公共使用的）； 管理人 或公共2cm公司標按項目文件編號文件名稱 2cma a藍文件夾大白文件夾辦公室整頓標準辦公室整

17、頓標準15（a a）文件柜編號：編號張貼在每個框的正中間，六個格的貼1-6的編號，四個格的貼1-4的編號； （b b） 文件柜管理LIST LIST中包括部門、管理責任人、每個框內(nèi)的文件分類名稱；全部填寫清楚。（c c）文件擺放在文件柜內(nèi)，用不同顏色的線對文件進行定位，防止擺放時出錯。 整頓方法整頓方法文件柜文件柜 a ab bc c辦公室整頓標準辦公室整頓標準16 (a) (a) 4 4門柜子門柜子 每個小柜子張貼管理LIST， 填寫部門、柜子的編號、管理責任人 物品填寫清楚。 (b) (b) 2 2門柜子門柜子 每個小柜子張貼管理LIST，填寫部門、柜子的編 號、管理責任人 物品填寫清楚。

18、 整頓方法整頓方法柜子柜子 a ab b辦公室整頓標準辦公室整頓標準17公共文具公共文具 (a)(a) 用一個文具盒，做影子版 ( (b b) ) 將實物對應(yīng)影子版擺放整齊，各規(guī)各位。 ( (C C) ) 并將擺放的盒子做好定位標識 （用長4cm，寬1.2cm的藍色膠帶張貼）。 公共文具名稱標識：長17cm，寬5.5cm； 整頓方法整頓方法辦公用品公共文具辦公用品公共文具 a ab bc c辦公室整頓標準辦公室整頓標準18辦公用品管理方法辦公用品管理方法和文件一樣一起混放使用的辦公用品，如果不進行管理，會造成尋找的時間或數(shù)量過多等經(jīng)費方面的浪費，我們?nèi)绾喂芾砟兀?.首先要明確管理對象和場所首先

19、要明確管理對象和場所 對象包括：文具、各種用紙、樣品或活動用品； 場所包括：物品倉庫及柜子、個人辦公桌、個人抽屜；2.減少個人抽屜物品減少個人抽屜物品 對不要文具根據(jù)抽屜內(nèi)的輪廓擺放各類文具（如：筆、橡皮等） 3.創(chuàng)建公共文具筐創(chuàng)建公共文具筐 為了減少文具的浪費，可以設(shè)立一個公共文具筐，把相關(guān)文具，制作一個影子版或用海面挖 出各種文具的輪廓分類擺放（如：大的訂書器，打孔器，膠帶等）4.制定辦公用品的保管基準制定辦公用品的保管基準 所謂保管基準，是指部門內(nèi)制定的個人或辦公用品的規(guī)格和數(shù)量的規(guī)定，執(zhí)行基準能夠準備的徹底消除辦公室散放的文具，從而減少了很多浪費。（參看：保管基準事例）用品名稱用品名稱

20、規(guī)格規(guī)格私人用私人用公用公用訂書器訂書器大大1 1個個剪刀剪刀得力得力1 1把把鉛筆鉛筆2B2B1 1支支簽字筆簽字筆黑、籃黑、籃1 1支支各各1 1支支辦公用品保管基準辦公用品保管基準辦公室整頓標準辦公室整頓標準19 (a) (a) 打印機位置打印機位置 打印機位置定位 （用長4cm，寬1.2cm的藍色膠帶張貼）。 (b)(b) 打印紙位置打印紙位置 用1.5cm的藍色膠帶區(qū)分標識 （區(qū)分:A4白紙、雙面紙） 距離邊緣：4cm處張貼, 寬：為27cm 整頓方法整頓方法公共打印機公共打印機 a ab bb b辦公室整頓標準辦公室整頓標準20 (a) (a) 安全帽安全帽 擺放擺放 安全帽按照自

21、己部門的標識擺放在帽架上， 安全帽擺放時，將自己帽子的工號朝前擺放； ( (b b) ) 衣服衣服/ /衣架衣架 擺放擺放 衣架按照部門已經(jīng)用標識進行區(qū)分，每個人按 照自己部門懸掛即可； 大衣存放就要放到大衣指定的衣架上； ( (c c) ) 安全鞋安全鞋 擺放擺放 鞋柜只限存放安全鞋，按鞋柜上姓名存放，禁止 存放其他雜物； 整頓方法整頓方法更衣間內(nèi)更衣間內(nèi) 擺放擺放a ab bc c辦公室整頓標準辦公室整頓標準21 (a) (a) 雨傘雨傘 擺放擺放 將長傘放在傘桶里，短傘掛在傘桶內(nèi)的掛鉤上； 下班后請將雨傘拿走； ( (b b) ) 雨傘雨傘 部門標識部門標識 按照張貼部門箭頭指示的方向擺放雨傘； ( (c c) ) 傘桶定位標識傘桶定位標識 傘桶擺放固定位置，張貼標識； 使用寬：1.5cm寬，長4cm的膠帶張貼；整頓方法整頓方法雨傘雨傘 擺放擺放a ab bC C辦公室整頓標準辦公室整頓標準22( (a a) ) 玻璃門玻璃門 推、拉標識推、拉標識 在門把手上，高：6cm，門邊距7cm處貼上 推、拉標識( (b b) ) 木頭門木頭門 推、拉標識推、拉標識 一扇是固定門，一扇是活動門 距離門把手高6cm，距門邊1.5cm 在固定門上，與推、拉標識平行位 置處貼上固定門標識整頓方法