采購付款及報銷管理制度

1、采購付款及報銷管理制度第一章 總則第一條 為規(guī)范工程項目采購付款及報銷流程，確保付款及報銷規(guī)范、暢順，特制定本制度。第二條 適用范圍：本制度適用于集團(tuán)總部、各分子公司及各項目部。第二章 采購合同簽訂的要求第三條 公司工程項目采購業(yè)務(wù)均需簽訂采購合同，采購合同是付款和報銷的必備文件。1. 公司工程項目所需的各類材料物資、固定資產(chǎn)、相關(guān)服務(wù)、勞務(wù)分包、工程分包根據(jù)批準(zhǔn)的相關(guān)文件與供應(yīng)商簽訂采購合同。2. 工程項目所需的材料物資、固定資產(chǎn)、相關(guān)服務(wù)的采購合同由采購部負(fù)責(zé)簽訂，勞務(wù)分包、工程分包業(yè)務(wù)的采購合同由策控中心負(fù)責(zé)簽訂，對于特殊情況下經(jīng)總裁特批的業(yè)務(wù)除外。3. 采購合同由公司各分管業(yè)務(wù)責(zé)任人負(fù)

2、責(zé)審批，報分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將生效的合同（或合同復(fù)印件）報送一份到財務(wù)部成本會計處留存。4. 財務(wù)部不接受被涂改及未經(jīng)公司總裁或有權(quán)簽字副總簽批的采購合同。第四條 采購合同文本原則上采用公司編制的標(biāo)準(zhǔn)模版，若相關(guān)條款偏離公司編制的標(biāo)準(zhǔn)模版，須由采購部、法務(wù)部、商務(wù)部等相關(guān)部門協(xié)商一致后方可簽訂。第三章 采購業(yè)務(wù)取得采購憑據(jù)的要求第五條 采購業(yè)務(wù)完成后原則上都須取得供應(yīng)商出具的發(fā)票。1. 購買工程項目材料、固定資產(chǎn)、可取得增值稅發(fā)票的相關(guān)服務(wù)等采購業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)取得供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票，在同等成本條件下須優(yōu)先取得在抵扣期內(nèi)的增值稅專用發(fā)票。2. 發(fā)生工程分包和勞務(wù)分包的，須取得具有合格

3、資質(zhì)的分包商從稅局代為開出的工程發(fā)票。3. 發(fā)生項目費(fèi)用的須取得合格的相關(guān)費(fèi)用發(fā)票。4. 采購發(fā)票所開具的內(nèi)容須與合同內(nèi)容相符，與實際業(yè)務(wù)相匹配。第六條 對于零星采購，金額較小確實無法取得發(fā)票的，須特別審批。第七條 材料入庫須開具入庫單，同時須取得供應(yīng)商的送（發(fā)）貨單。第四章 采購付款及報銷的要求第八條 采購付款及報銷須按規(guī)范粘貼合格的憑據(jù)，經(jīng)財務(wù)審核無誤后方予辦理。第九條 工程項目采購的原材料辦理付款及報銷，后附的合格憑據(jù)依次為批準(zhǔn)文件、采購發(fā)票、入庫單、對方送（發(fā)）貨單、采購合同及其它必需附件；工程項目采購的固定資產(chǎn)辦理付款及報銷時后附的合格憑據(jù)和次序除了使用驗收單替代入庫單外，其他與原材

4、料同。第十條 對于預(yù)付款，辦理付款時后附的合格憑據(jù)依次為批準(zhǔn)文件、采購合同及其它必需附件。無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外，其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前，不得預(yù)付全部價款。第十一條 工程分包和勞務(wù)分包辦理付款及報銷，后附的合格憑據(jù)依次為批準(zhǔn)文件、采購發(fā)票、分包合同及其它必需附件。第十二條 財務(wù)本著“給誰付款、誰開發(fā)票”的原則辦理付款及報銷手續(xù)，貨、款、票、合同須彼此銜接一致。第十三條 對一次簽訂合同、多次進(jìn)貨的，在第一次進(jìn)貨后報銷時要附合同，在以后報銷時可不附合同，但須標(biāo)注采購合同號及項目名稱。如果根據(jù)采購合同采購價格發(fā)生變化，須后附經(jīng)我司簽批同意的供貨方的調(diào)價函。第十四條 付款

5、方式主要有轉(zhuǎn)帳支票、銀行電匯、銀行承兌匯票、現(xiàn)金等，為了規(guī)范付款管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和糾紛，款項的支付主要以銀行付款或銀行承兌匯票付款為主，原則上超過1萬元的業(yè)務(wù)或經(jīng)常性的供應(yīng)商款項均以銀行電匯、轉(zhuǎn)帳支票或承兌匯票支付，無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。第十五條 向供應(yīng)商支付貨款原則上應(yīng)取得收款收據(jù)，支付現(xiàn)金的必須及時取得收款收據(jù)。第十六條 采購的報銷時限為一個月，自收到貨物或服務(wù)后一個月內(nèi)，在此期限內(nèi)，采購部或策控中心須及時取得相應(yīng)的采購發(fā)票等合格憑據(jù)辦結(jié)報銷手續(xù)。超過報銷期而不及時報銷者，公司將予以處罰，有借款掛賬者，財務(wù)直接從其工資中扣除。第五章 對零星采購的特殊規(guī)定第十七條 公司資產(chǎn)采

6、購以集團(tuán)集中采購方式為主，零星采購方式為輔。第十八條 零星采購分為正常業(yè)務(wù)和例外業(yè)務(wù)。正常業(yè)務(wù)適用于品種繁雜、單價較低、單次采購的金額較小、不適于集團(tuán)集中采購的輔材或低值易耗品的采購。例外業(yè)務(wù)適用于因不易購買、偶然情形、特殊原因等發(fā)生的單次采購的數(shù)量較小、單次采購金額較小、不適于集團(tuán)集中采購的主材或固定資產(chǎn)的采購以及其他特殊情形的采購，例外業(yè)務(wù)須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。第十九條 一個項目所需一種材料預(yù)算在人民幣3萬元以上（含本數(shù)）的，原則上須由集團(tuán)集中采購，不得零星采購，特殊情況除外。第二十條 零星采購原則上須與供應(yīng)商簽訂合同，無法簽訂的可予以豁免。第二十一條 零星采購向供應(yīng)商付款，原則上單次購買

7、人民幣2000元以上須通過銀行轉(zhuǎn)賬，確實無法采用銀行結(jié)算的，才可以現(xiàn)金結(jié)算。第二十二條 嚴(yán)禁相關(guān)部門編造理由化整為零，以零星采購程序替代集團(tuán)集中采購程序，從而規(guī)避集團(tuán)集中采購的相關(guān)規(guī)定，若有發(fā)現(xiàn)將予以處罰。第二十三條 零星采購的申購：每月初，由各工程項目部根據(jù)施工進(jìn)度或?qū)嶋H需求估算每月需零星采購的材料品種、規(guī)格、數(shù)量，向公司材料采購部提出申請，說明采取零星采購方式的原因，并分別附列擬實施采購的材料的供應(yīng)商或采購地。低值易耗品和固定資產(chǎn)的零星采購由相關(guān)單位比照前述材料申購辦理。第二十四條 零星采購的材料、低值易耗品或固定資產(chǎn)的入庫或驗收手續(xù)同集中采購的對應(yīng)物資。第二十五條 零星采購業(yè)務(wù)可以申請備

8、用金，以備現(xiàn)金結(jié)算之需。除了備用金之外，公司不批準(zhǔn)項目人員個人借款。備用金須每月與財務(wù)結(jié)算一次，憑合格的憑據(jù)報賬，未用完的及時辦理退還再借手續(xù)。第二十六條 零星采購的材料、低值易耗品或固定資產(chǎn)，報銷手續(xù)同集中采購的對應(yīng)物資。第二十七條 一個工程項目或一個部門一個月內(nèi)發(fā)生多次零星采購行為的，可合并報銷結(jié)算或沖賬，但每張報銷單據(jù)須注明購買人，相同項目或部門的相同購買人的報銷單據(jù)整理到一起，從最遲一筆報銷單據(jù)的時間算起，報銷期限不超過一個月，超期者不予報銷，特殊情況除外。第六章 定期對賬制度第二十八條 為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時取得及保證與供應(yīng)商賬目相符，財務(wù)部將實行定期對帳制度：與公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人備查帳

9、核對時間周期為每月一次，時間為次月5-15日；與供應(yīng)商對賬每季一次，核對范圍為當(dāng)季季內(nèi)與公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的單位，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)與相應(yīng)的供應(yīng)商協(xié)調(diào)取得對方業(yè)務(wù)往來賬單（需經(jīng)手人簽名并加蓋賬務(wù)或業(yè)務(wù)公章），并最遲于次月10日前交財務(wù)部往來會計處，由往來會計負(fù)責(zé)核對并作核對情況備查記錄。第二十九條 凡業(yè)務(wù)經(jīng)辦人未設(shè)立業(yè)務(wù)備查賬或賬目不清，導(dǎo)致公司與供應(yīng)商未能按時完成對賬工作的，公司將予以處罰；特殊情況經(jīng)當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出申請，財務(wù)部確認(rèn)的除外。第七章 附則第三十條 本制度由材料采購部、工程運(yùn)營中心、財務(wù)管理中心聯(lián)合解釋。第三十一條 本制度經(jīng)總裁簽發(fā)之日起執(zhí)行。附件一：公司的工程物資分類表：材料

10、類別序號材料子類核算范圍備注工程主材01板材附飾類石材、陶瓷、玻璃、墻紙、地毯、布藝等價值低的放輔材核算02鋼材龍骨類鋼筋、龍骨等03家具類門、窗、沙發(fā)、床、柜子等04粘合材料類石膏、油漆、涂料、水泥、石灰等05電子電器電氣類電視、冰箱、空調(diào)、電梯；燈具、管線、開關(guān)、插座等06潔具類馬桶、浴缸等07管道材料給、排水管道。配件08其他主材特定材料工程輔材01緊固件類各類螺絲、墻釘、在工程施工中起到緊固做用的（除主材、周轉(zhuǎn)）以外的各種材料02輔助五金電器項目臨時用水、用電產(chǎn)生的各種五金、電器材料03其他輔助材料除五金、電器以外的價值低廉的材料、低值易耗品01工器具鉗子、螺絲刀、工程檢測尺等各類儀器器具02辦公家具辦公桌、椅子、電話、文件柜等各類辦公用品設(shè)施此辦公家具是在項目部辦公所用而非工程施工中所需的家具材料，一定要切記分開03勞保用品安全貓、口罩、手套、滅火器、安全防護(hù)用品、設(shè)施等各項