公章使用須知及流程管理

1、公章使用須知及流程管理公章是一種信物， 是公司職權(quán)的權(quán)威代表， 是公司進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、 行使職權(quán)的重要標(biāo)志， 在文件上蓋印是表示對(duì)文件生效的確認(rèn)無(wú)誤的一種憑證。 公章的管理， 關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開展， 甚至影響到公司的生存和發(fā)展， 由此可見公章對(duì)于公司的重要性。所以對(duì)于 公章的刻制、保管、使用應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理，以杜絕任何情況的誤用。我覺得保管公司印章者首先要堅(jiān)持原則， 其次性格上要細(xì)心謹(jǐn)慎，做到對(duì)上不唯命是從，亦不能濫用權(quán)力，謀取私利。我們的唯一目標(biāo)是對(duì)公司負(fù)責(zé)， 任何用章的行為都是為了保障公司的利益。一、公司印章的分類：我們公司的印章主要有行政章（即公章） 、財(cái)務(wù)章、合同章、法

2、人章和部門專用章。 公司各類印章必須有專人保管。 當(dāng)每確定一個(gè)印章保管使用人時(shí)， 公司都必須第一時(shí)間與保管使用人員簽訂印章委托協(xié)議書。這是對(duì)印章使用人的一種法律約束。公司行政章、合同專用章、法人章由辦公室專人負(fù)責(zé)管理。凡屬以公司名義對(duì)外宣傳發(fā)文、 企業(yè)管理、對(duì)外業(yè)務(wù)、公司決策、行政事務(wù)等有關(guān)文書 （包括各類合同） 需加蓋行政章或合同專用章。法人章的使用： 公司的法人章基本上只能適用于銀行支票蓋章，其他需法定代表人簽名之處不能擅自使用法人章代替。 特殊情況下，法定代表人不能及時(shí)簽字時(shí)， 須經(jīng)過法定代表人本人或其授權(quán)人確認(rèn)，方可蓋章。法人章應(yīng)慎用。公司財(cái)務(wù)章和部門專用章由各部門負(fù)責(zé)人管理。 公司財(cái)

3、務(wù)專用章僅作公司對(duì)外開具的票據(jù)和與公司相關(guān)的金融事務(wù)以及財(cái)務(wù)報(bào)表之用途。 原則上， 公司的財(cái)務(wù)章和法人章應(yīng)分別歸兩個(gè)人保管，不能存放在一個(gè)部門。另外，公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理部門專用章對(duì)外不具有法律效力，只用于本部門對(duì)外的一般業(yè)務(wù)宣傳或代表本部門向公司書面匯報(bào)情況或提議，主要是對(duì)內(nèi)使用的。最后，一般辦公室還會(huì)保存相關(guān)的戳記， 即帶有標(biāo)識(shí)性的印章，比如“急” 、“秘密”、“絕密”“作廢”“原件”“再次復(fù)印無(wú)效”等，它們常加蓋在文件顯要位置上，起提示作用。我們這里講的主要是上述幾種印章，不包括戳記。鑒于公司印章的重要性， 所以印章保管必須安全可靠， 須存放在保險(xiǎn)柜加鎖保存。 應(yīng)嚴(yán)格遵守有關(guān)保密制度，

4、做到隨用隨鎖，定期檢查。另外，使用公章是一件很嚴(yán)肅的事情，蓋章時(shí)，用力要均勻，使蓋出的印章端正、清晰、美觀，便于識(shí)別，印章文字不能蓋歪或蓋得顛倒， 加蓋公章的位置要正確。 印要蓋在署名中央，以蓋印時(shí)能壓住年月日為宜；幾個(gè)單位聯(lián)合行文的，印跡不可互相重疊；公文用印必須與署名一致。另外，加蓋公章時(shí)，保管者不能圖省事， 把印章交給申請(qǐng)人自行用印。 有的材質(zhì)的 公章，比如銅制的、牛角的、橡膠的應(yīng)定期清洗，確保蓋起來(lái)不模糊。二、用章手續(xù)使用公司印章，一律實(shí)行審批制度。 凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可蓋印，基本上是按照權(quán)限分級(jí)掌握，使用哪級(jí)印章，由哪級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，必如部門章、財(cái)務(wù)章由各部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批，其他印

5、章的使用， 集團(tuán)這邊是經(jīng)過辦公室分管主任審批，分子公司應(yīng)經(jīng)過公司總經(jīng)理審批這么一個(gè)審批流程。凡是不符合流程要求的，都應(yīng)該拒絕蓋印。具體的細(xì)節(jié)如下：首先，填寫完整用章審批表 ，根據(jù)表格上的項(xiàng)目逐一填寫，具體詳細(xì)，不得漏項(xiàng)（附用章審批表 ），填寫完畢須交本部門第一負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)， 待上述事項(xiàng)完成， 再將用章審批表連同須用章文件交給印章保管使用人，保管人應(yīng)對(duì)蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式初步把關(guān)檢查，確認(rèn)手續(xù)完備且申請(qǐng)單上填寫無(wú)誤后由其呈相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽字同意后方能蓋章， 同時(shí)印章使用人也需在用章審批表上簽字。蓋過印的文件及用章審批表， 對(duì)于重要的用章文件需留存一份原件交公司檔案室存檔，另外，需保留一

6、聯(lián)用章審批表備查。這一聯(lián)用章審批表一般情況下， 按照時(shí)間順序保存， 每個(gè)月裝訂一次。如果在使用過程中發(fā)現(xiàn)文件有不完善之處時(shí)， 需向用章申請(qǐng)者反饋，及時(shí)要求其修改完畢后再蓋章。同時(shí)需要注意的是，嚴(yán)禁在空白的文件、介紹信、合同上用印，因?yàn)槟阍诳瞻准埳仙w了章，就沒辦法知道會(huì)在上面寫什么了，這通常也叫做“套印” 。另外，公司出具的一些需要蓋章的文件， 會(huì)對(duì)外產(chǎn)生法律效力的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)公司法務(wù)人員審核簽字。 合同就是一個(gè)典型， 因?yàn)樗枪緦?duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要文件， 它的簽訂及蓋章都需要謹(jǐn)慎，當(dāng)然不僅僅是指合同。下面講一下合同蓋章的特殊程序，就是合同評(píng)審（附合同評(píng)審表），不同的合同它需要經(jīng)過的評(píng)審

7、程序也是不一樣的。 采購(gòu)類的合同需要經(jīng)過本部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦的審核。工程類的合同需要經(jīng)過本部門、技品部、合同預(yù)算部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦的審核。 每一個(gè)部門審核完畢都需要該部門有權(quán)簽字的負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，有任何評(píng)審意見都要體現(xiàn)在評(píng)審表上，供主辦部門討論修改。 法務(wù)部審核不僅需要在評(píng)審標(biāo)上簽字， 還需要法務(wù)人員在合同每頁(yè)反面簽字確認(rèn)。 最終，合同履行蓋章手續(xù)前都要確保評(píng)審標(biāo)上的修改意見都修改完畢，才能通過審核、蓋章。集團(tuán)的合同落款處需部門第一負(fù)責(zé)人簽署， 分子公司的合同落款處需分子公司總經(jīng)理簽署方能蓋章。三、其他幾項(xiàng)用章的注意事項(xiàng)：（一）、代理公司印章原則上不得委托他人管理， 但是鑒于

8、現(xiàn)實(shí)中的情況比較復(fù)雜，比如出差、臨時(shí)請(qǐng)假等，又不能因?yàn)楸９苋瞬辉诙皇褂霉?，耽誤工作，所以公章使用的代理還是不可避免的。在特殊情況下，如果公司原印章保管使用人因故不能自行用印時(shí)，要預(yù)先征得公司領(lǐng)導(dǎo)同意后簽署授權(quán)委托書另行委托其他人代理用章事宜，同時(shí)須做好印章交接手續(xù)，以分清責(zé)任。印章移交須簽署移交清單，注明移交人、接收人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、印模等信息。另外，如公章管理人員工作變動(dòng)，或其他情況長(zhǎng)期不能履行職責(zé)， 應(yīng)及時(shí)上繳公章， 由重新確定的公章管理人員另行辦理接收公章的手續(xù)和簽訂公章委托協(xié)議，不得私自轉(zhuǎn)交他人。（二）借用首先，我們的原則是，印章嚴(yán)禁帶出公司。但是確實(shí)因?yàn)楫惖貓?zhí)行重大項(xiàng)目或完成

9、重要業(yè)務(wù)不得不帶出公司的，我們應(yīng)妥善辦理相關(guān)手續(xù)。需填寫公司印章借用申請(qǐng) （附印章借用申請(qǐng)書），注明借用原因、 期限并經(jīng)借用部門第一負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)和公司有權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借出使用， 使用只能限于借用申請(qǐng)上規(guī)定事項(xiàng)，否則應(yīng)承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任，并做到按時(shí)歸還。（三）停用當(dāng)公司變更名稱、撤銷或者印章?lián)p壞廢舊、遺失的情況下，會(huì)涉及到原有印章的停用， 在這種情況下， 應(yīng)由印章保管者及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出處理辦法， 填寫 印章繳銷申請(qǐng)表 ，送公司辦公室領(lǐng)導(dǎo)或分子公司總經(jīng)理核定后予以封存或截角注銷。 當(dāng)印章遺失或被竊時(shí)，應(yīng)及時(shí)聲明作廢，以免印章的非法使用，給公司帶來(lái)?yè)p失?？傊?，每一個(gè)印章從它的刻制、存檔、使用、清退直到銷毀都應(yīng)該建立完整的登記檔案， 需要在印鑒簿上預(yù)留印模，并妥善保管以備查找。（四）新刻或改制印章的新刻或改制應(yīng)由需求部門填寫申請(qǐng)表，獲準(zhǔn)公司