備品備件采購和管理制度

1、備品備件采購和管理制度1、總則1.1 規(guī)范采購流程，科學(xué)合理地采購備件，優(yōu)化庫存?zhèn)浼?chǔ)存結(jié)構(gòu)，提高備 件的有效利用率，保證備品備件供貨及時(shí)，不影響設(shè)備維護(hù)工作。1.2 備品、備件庫房由項(xiàng)目部集中管理，以備件的屬性、特點(diǎn)和用途統(tǒng)籌規(guī) 劃、合理布局。管理的主要任務(wù)是做好其接運(yùn)、檢查和驗(yàn)收；對(duì)庫存進(jìn)行保管 保養(yǎng)；搞好庫區(qū)規(guī)劃，充分發(fā)揮庫房和設(shè)備的利用率；實(shí)行儲(chǔ)備資金下庫，搞 好庫存結(jié)構(gòu)分析；建立與健全倉庫管理基礎(chǔ)工作，達(dá)到數(shù)據(jù)化、檔案化及計(jì)算 機(jī)管理；搞好安全衛(wèi)生工作，確保備品、備件和人身安全。1.3 加強(qiáng)備品、備件管理，準(zhǔn)確提供庫存物資信息，及時(shí)保證運(yùn)行、維護(hù)、 檢修所需，加速物資周轉(zhuǎn)，提高運(yùn)行維

2、護(hù)質(zhì)量有著重要作用。1.4 備品備件的質(zhì)量和性能要求與原設(shè)備一致，一般情況下，必須選擇與原 設(shè)備同品牌同型號(hào)的備品備件，由于設(shè)備停產(chǎn)，升級(jí)等原因?qū)е聼o法獲得原型 號(hào)的備品備件，項(xiàng)目部需及時(shí)向業(yè)主部門提出代用或升級(jí)方案，按業(yè)主部門審 批后的代用方案實(shí)施。1.5 接受業(yè)主部門對(duì)備品備件儲(chǔ)備情況的和倉儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，并按業(yè)主部 門的要求改進(jìn)和完善備品備件的儲(chǔ)備和倉儲(chǔ)管理工作。每月向業(yè)主部門報(bào)送備 品備件庫存明細(xì)和備品備件出庫流水單。1.6 業(yè)主部門有權(quán)對(duì)項(xiàng)目部庫存的備品備件進(jìn)行全局范圍的統(tǒng)籌調(diào)撥。2、目的為加強(qiáng)備品、備件集中統(tǒng)一管理，做好儲(chǔ)備工作，以保證設(shè)備的正常維修 和檢修計(jì)劃順利進(jìn)行，特制訂本備

3、品、備件管理制度。本制度明確了備品備件 從申報(bào)、采購、入庫、保管到發(fā)放領(lǐng)用的制度及管理職責(zé)，對(duì)備品備件的申 報(bào)、采購、收、發(fā)、存進(jìn)行控制。3、適用范圍本規(guī)定適用于項(xiàng)目部維護(hù)、檢測(cè)、試驗(yàn)設(shè)備備品備件及工裝易損件的管理 活動(dòng)。4、術(shù)語及定義4.1 設(shè)備備件：為了設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作的順利進(jìn)行，在設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)縮短故障的修復(fù)時(shí) 間而備用的配件。4.2 待修件：不能正常工作但能通過修復(fù)再使用的配件。4.3 報(bào)廢件：不能工作且無法修復(fù)或維修費(fèi)用接近甚至高于購買該件的成本的配件。4.4 工裝易損件： 在工裝使用周期內(nèi)，需要多次更換的零件或部件。5、備品備件的采購5.1 選擇供應(yīng)商5.1.1 在做采購計(jì)劃后，選

4、擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，議價(jià)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 審核；5.1.2 凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，項(xiàng)目部應(yīng)事先選定廠商，議 定長期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后通知采購部門依需要提出請(qǐng)購。5.2 價(jià)格調(diào)查5.2.1 已核定之物料，項(xiàng)目部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本之依 據(jù)；5.2.2 項(xiàng)目部各有關(guān)部門，均有義務(wù)協(xié)助提供價(jià)格信息，以利比價(jià)參考； 5.2.3已核定之物料采購單價(jià)如需上漲或降低，應(yīng)附上書面之原因說明；5.2.4 采購數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價(jià)；5.2.5 項(xiàng)目部應(yīng)隨時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)的浮動(dòng)數(shù)據(jù)，以利于更好的把握市場(chǎng)。5.3 詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)5.3.1 根據(jù)采購物料的品種、規(guī)

5、格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、和交付期的不同，采購人 員應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價(jià)對(duì)象；5.3.2 采購人員根據(jù)過去采購的情況，市場(chǎng)變化情況，以及項(xiàng)目成本預(yù)算等 情況，確定采購目標(biāo)價(jià)格；5.3.3 在得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后，采購人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件進(jìn)行品 種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進(jìn)行核對(duì)，以保證供應(yīng)商可以提供的物料符 合項(xiàng)目實(shí)際的采購要求，并對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn) 行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商；5.3.4 供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與請(qǐng)購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)，采購人員 應(yīng),送申報(bào)部門確認(rèn)；5.3.5 專用材料或用品，項(xiàng)目部應(yīng)會(huì)同使用部門共同詢價(jià)與議價(jià)；5.

6、3.6 對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián) 絡(luò)方式向廠商議價(jià)。在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以 使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致；5.3.7 對(duì)重大的物資采購，無論是技術(shù)、商務(wù)談判，要保證參加人數(shù)不少于 兩人。有關(guān)價(jià)格、選型及其他技術(shù)、商務(wù)談判，要求有兩人以上參加。5.4 簽訂采購單在采購作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后，采購人員需填寫正式的 采購單，合同需要列明至少下列條款：供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；采購物料的詳細(xì)描述，包括品名、 型號(hào)、規(guī)格等，如有超出標(biāo)的的特殊要求需特別注明；訂單所采購的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝

7、件數(shù);價(jià)格：?jiǎn)蝺r(jià)，合計(jì)價(jià)、合同總額，定金或預(yù)付款；交付期：分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量；付款方式；所需的質(zhì)量證明資料（檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報(bào)告等）； 質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題時(shí)進(jìn)行退換或其他處理方法。5.5訂貨合同長期定貨和大額進(jìn)貨，原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進(jìn)行。應(yīng)與承 售商定買賣合同書一式四份，第一份正本存采購部門，第二份正本存承售商， 第三份副本存請(qǐng)購單位，第四份副本及暫付款申請(qǐng)書的第二聯(lián)送會(huì)計(jì)部門供整 理定金或付款用。5.6緊急訂貨項(xiàng)目部接到運(yùn)維班組以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購部件，應(yīng)立即進(jìn)行詢價(jià)、議 價(jià)，接到請(qǐng)購單后，按采購程序明確專人迅速辦理。5.7進(jìn)度控制

8、及事務(wù)聯(lián)系5.7.1項(xiàng)目部將采購過程分為請(qǐng)購、詢價(jià)、訂貨、交貨四個(gè)階段來控制采購 作業(yè)進(jìn)度；5.7.2采購人員為能按照進(jìn)度完成作業(yè)，應(yīng)填制進(jìn)度異常反應(yīng)單”，并注明異常原因”及 預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送項(xiàng)目部，依請(qǐng)項(xiàng)目部意見擬 定對(duì)策處理。5.8 采購作業(yè)方式5.8.1 除一般采購作業(yè)方式外，項(xiàng)目部可依材料使用及采購特性，選擇下列 一種最有利的方式進(jìn)行采購：集中計(jì)劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購較為有利者，可核定材料項(xiàng) 目，通知各申報(bào)部門依計(jì)劃提出申報(bào)，采購部門定期集中辦理采購； 長期報(bào)價(jià)采購 :凡經(jīng)常使用且使用較大宗的材料，項(xiàng)目部應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng) 價(jià)格，呈

9、準(zhǔn)后通知各申報(bào)部門依需要提出申報(bào)。6、驗(yàn)收入庫6.1 入庫前應(yīng)依據(jù)設(shè)備采購計(jì)劃審批表和發(fā)貨單認(rèn)真清點(diǎn)所要入庫 的備品備件的數(shù)量，并檢查好備品備件的規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量（合格證），做到 數(shù)量、規(guī)格、品種準(zhǔn)確無誤，質(zhì)量完好，配套齊全，并在送貨單上簽字，如發(fā) 現(xiàn)不符時(shí)，應(yīng)做好紀(jì)錄，等待相關(guān)技術(shù)人員驗(yàn)收相符后再入庫。6.2 保管員在備品備件進(jìn)庫時(shí)，根據(jù)采購計(jì)劃審批表的審核憑證，現(xiàn)場(chǎng)交接 接收，必須按所購物品條款內(nèi)容、物品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)備品備件庫的備件進(jìn)行檢 查驗(yàn)收，并做好入庫登記，即備品備件入庫單。6.3 保管員要嚴(yán)格檢查備品備件的合格證，質(zhì)量的定性，是否符合運(yùn)維所需 的備品備件的技術(shù)要求。6.4 物品驗(yàn)收

10、合格后，應(yīng)及時(shí)入庫擺放于指定位置。6.5 做到帳、卡、物 xx。6.6 易燃、易爆，易生銹、易腐蝕的備品備件要單獨(dú)存放，并定期檢查。6.7 精密、易碎及貴重物資要輕拿輕放嚴(yán)禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥 善保存。6.8 做好防火、防盜、防銹、防凍、防塵工作6.9 倉庫經(jīng)常開窗通風(fēng)，保持庫房?jī)?nèi)整潔。7、出庫程序7.1 備件出庫應(yīng)填寫出庫審批單，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字審批。保管人員要做 好記錄，領(lǐng)用人簽字。7.2 物件出庫實(shí)行 “先進(jìn)先出、推陳出新 ”的原則，做到保管條件差的先出， 包裝簡(jiǎn)易的先出，易變質(zhì)的先出。7.3 本著“厲行節(jié)約，杜絕浪費(fèi) ”的原則發(fā)放物品，做到專物專用。7.4 對(duì)于相關(guān)部位專用備

11、品備件的領(lǐng)用必須要有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人簽 字后方可領(lǐng)取。7.5 領(lǐng)用人不得進(jìn)入庫房，防止出現(xiàn)差錯(cuò)，根據(jù)領(lǐng)料單，由庫管員進(jìn)入庫房 查詢領(lǐng)用的相關(guān)備品備件。7.6 庫管員要做好出庫登記，并定期向部門主管做出入庫報(bào)告。8、退庫8.1 領(lǐng)出備品備件后出現(xiàn)用料變更或剩余時(shí)，允許退庫。8.2 退庫時(shí)要辦理退庫手續(xù)，退庫需說明原因，并注明規(guī)格型號(hào)、數(shù)量和工 號(hào)。退料需經(jīng)領(lǐng)用部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。8.3 退庫物料須進(jìn)行必要的質(zhì)檢或經(jīng)測(cè)試合格后，性能、外觀均不影響使 用、表面不得有油污、所有資料齊全方可退庫。8.4 庫管員憑退庫單及質(zhì)檢合格證將退庫物料重新登記上帳9、存放9.1 備品備件儲(chǔ)存要統(tǒng)一規(guī)劃、合理布局、分

12、類保管、編號(hào)定位，備品備件 儲(chǔ)存要做到 “四號(hào)定位 ”（庫號(hào)、架號(hào)、層或排號(hào)、位號(hào)四者統(tǒng)一編號(hào)）、 “五五 擺放”（各種備品備件按品種、規(guī)格、形狀和貯存要求，一五一十地?cái)[放）、 “三清”（數(shù)量清、材質(zhì)清、規(guī)格清）、 “二齊 ”（庫容整齊，物資擺放整齊），按 備品備件保管技術(shù)要求進(jìn)行通風(fēng)、清洗、干燥、定期涂油或重新包裝。9.2 備品備件要考慮先進(jìn)先出，收發(fā)貨快速及時(shí)方便，并留有最低庫存，達(dá) 到最低庫存時(shí)，應(yīng)及時(shí)采購。9.3 對(duì)于庫房?jī)?nèi)的備品備件，未經(jīng)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，一律不準(zhǔn)擅自借 出。9.4 實(shí)行庫存?zhèn)淦穫浼_(tái)帳制度，庫管員每日憑出入庫打印單編報(bào)房庫日?qǐng)?bào) 表，并將所有庫存物資信息錄入電腦系

13、統(tǒng)，形成電子倉庫庫存?zhèn)淦穫浼_(tái)帳。 庫存?zhèn)淦穫浼_(tái)帳必須在備品備件出入庫后 24 小時(shí)內(nèi)按規(guī)定項(xiàng)目填寫，做到日 清月結(jié)，憑單入帳不跨日，不準(zhǔn)無據(jù)調(diào)帳。9.5 庫存?zhèn)淦穫浼?yīng)于每半年和每年年終時(shí)盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)損壞、貶值、報(bào)廢、 盤多、盤少應(yīng)分析原因，明確責(zé)任，并形成報(bào)表遞交主管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審 批后進(jìn)行帳面調(diào)整。9.6 庫房要嚴(yán)格執(zhí)行保衛(wèi)制度，禁止非本庫人員擅自出入庫，建立和健全出 入庫登記制度。9.7 庫房嚴(yán)禁煙火和攜入易燃易爆物品，明火作業(yè)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)， 需開具動(dòng)火證方可進(jìn)行明火作業(yè)。9.8 經(jīng)常檢查電燈、電線、電閘、消防等設(shè)施器具，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)維修排 除，不得擅自挪動(dòng)或挪用消防器具。

14、做好各種防患工作，確保備品備件的安全 保管。預(yù)防內(nèi)容包括：防火、防盜、防銹、防腐、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。9.9 庫管員應(yīng)對(duì)庫存?zhèn)淦穫浼M(jìn)行定期（每月）檢查，并作好檢查記錄。對(duì) 變質(zhì)、霉?fàn)€、損壞的物資，應(yīng)及時(shí)隔離等待處理。9.10 在庫房倒運(yùn)備品備件時(shí)，要根據(jù)備品備件特性及大小、輕重不同使用 搬運(yùn)工具，以避免碰撞損壞。10、庫區(qū)的安全及紀(jì)律10.1 庫房工作人員要加強(qiáng)安全意識(shí)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，庫房要有必要的安 全設(shè)施、滅火設(shè)備，安全通道必須保持暢通，水電線路必須無漏電漏水或裸 露，以利防火、防盜等。10.2 每天一次檢查庫房?jī)?nèi)外的防火設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題立即整改并向主管報(bào) 告。合理安排庫內(nèi)堆

15、位，預(yù)留足夠的出入通道及安全距離，安全高度。督促裝 卸工按指定堆位整齊疊位。發(fā)現(xiàn)傾斜要立即糾正。嚴(yán)禁在貨堆上行走、坐臥， 嚴(yán)禁在貨堆旁的通道坐、臥。10.3 庫房工作人員不得擅自離崗。庫房無人時(shí)必須上鎖，無關(guān)人員不得進(jìn) 入庫區(qū)。10.4 任何人不得私自挪用、試用、調(diào)換和外借庫存物料。11、庫管員職責(zé)與權(quán)限11.1 庫房主管人員要熟悉、掌握物料管理的有關(guān)政策及規(guī)定。11.2 組織制定庫房物料收、發(fā)、保管等方面的規(guī)章制度和工作細(xì)則，并認(rèn) 真檢查落實(shí)。11.411.3 掌握庫存物料情況，組織倉庫人員做好物料的收、發(fā)、保管工作。 負(fù)責(zé)庫房的規(guī)劃，提高庫房利用率。11.5 負(fù)責(zé)抓好庫房的安全及管理工作，

16、落實(shí)防潮、防火、防盜等措施。發(fā) 現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)，并積極采取有效措施。11.6 組織庫房的庫存盤點(diǎn)、帳物核對(duì)。11.7 上崗后第一時(shí)間應(yīng)對(duì)倉庫的門，窗及各庫區(qū)存放的物資進(jìn)行巡查，發(fā) 現(xiàn)異常立即報(bào)告。11.8 每天下班前對(duì)各庫區(qū)的門，窗等進(jìn)行檢查，確認(rèn)防火、防盜等方面確 無隱患后才可離崗下班。11.9 每天打開一次各庫區(qū)的門，窗一小時(shí)，讓空氣對(duì)流，更換庫內(nèi)空氣。11.10 每天打掃庫內(nèi)地面衛(wèi)生。地臺(tái)板要擺放整齊。周末應(yīng)打掃庫內(nèi)全面衛(wèi) 生工作。11.11 每天一次檢查倉庫區(qū)內(nèi)、外的防火設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題要立即整改并向主 管報(bào)。11.12 熟悉所管物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、保管要求和特殊或高精密 備件

17、的保管方法。11.13 負(fù)責(zé)入庫備件的驗(yàn)收，對(duì)驗(yàn)收合格的簽收發(fā)貨單并開具入庫單， 對(duì)入庫備件建立明細(xì)帳卡。入庫備件以入庫憑證為依據(jù)，做到數(shù)量準(zhǔn)確、入庫 及時(shí)、帳物相符。11.14 備品備件出入庫時(shí)，庫管員應(yīng)依據(jù)，進(jìn)庫單、出庫單核準(zhǔn)出入物品的 名稱、批號(hào)、數(shù)量，準(zhǔn)確地收發(fā)貨，收發(fā)完畢后，應(yīng)立即填寫掛在貨架上的貨 卡并立即入帳。11.15 對(duì)入庫備件分類堆放，做到分類清楚、堆放整齊。11.16 負(fù)責(zé)按領(lǐng)料單發(fā)放備件，并作好出庫物料的帳卡登記。出庫備件 帳卡要清楚、無差錯(cuò)。11.17 負(fù)責(zé)庫內(nèi)備件的保管，不得出現(xiàn)丟失、損壞現(xiàn)象。11.18 負(fù)責(zé)庫房的安全，堅(jiān)持檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并積極采取有

18、 效措施。掌握滅火器材的正確使用方法。11.19 堅(jiān)決拒絕手續(xù)不齊的物品進(jìn)出。對(duì)于貨物的正常出入，庫管員要按要 求填寫各類單據(jù)，特別是出庫單，無出庫單的堅(jiān)決不準(zhǔn)帶備品備件出倉庫。11.20 按要求做好庫存盤點(diǎn)、帳物核對(duì)及庫存量的統(tǒng)計(jì)11.21 極提出有利于庫房管理的建議及改進(jìn)意見。11.22 運(yùn)行維護(hù)班組是備品備件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)備品備件清單的制作 及優(yōu)化更新。11.23 運(yùn)行維護(hù)班組負(fù)責(zé)對(duì)申報(bào)備件及報(bào)廢件的確認(rèn)；負(fù)責(zé)優(yōu)化備件品牌及 替代件；對(duì)庫房的備件使用情況監(jiān)督檢查；負(fù)責(zé)到庫房現(xiàn)場(chǎng)查詢?cè)O(shè)備備件儲(chǔ)備 情況。11.24 庫房管理員負(fù)責(zé)組織保全員修復(fù)待修件。11.25 項(xiàng)目部根據(jù)庫房、現(xiàn)場(chǎng)的半月備品備件請(qǐng)購項(xiàng)目清單采購備件。12、工作程序12.1 制定備品備件安全庫存關(guān)鍵設(shè)備備件清單12.1.1 項(xiàng)目部根據(jù)設(shè)備說明書設(shè)備檢修保養(yǎng)指導(dǎo)書、設(shè)備臺(tái)帳制定 備品備件清單，發(fā)放給庫房備品備件保管員。12.1.2備品備件清單應(yīng)包括類別、名稱、規(guī)格型號(hào)、更換周期、最大和 最小庫存、適用設(shè)備、獲得途經(jīng)、代用件、采購周期等內(nèi)容，備品備件清 單應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行優(yōu)化補(bǔ)充，不斷持續(xù)改進(jìn)。12.1.3 新增設(shè)備的設(shè)備維修班更新備品備件清單12.1.4 新設(shè)備隨機(jī)附帶備件入庫，記手工帳。12.1.5 在保修期內(nèi)的設(shè)備原則上也應(yīng)建立備品備件，以