冰凍食品外包運行方案

1、低溫食品物流外包運行業(yè)務流程為有效控制低溫食品的經(jīng)營成本，提高財務結(jié)算效率，減少物流中間環(huán)節(jié)，降低該類商品的缺貨率，簡化門店的操作流程，保證商品供應及時準確。在仔細分析外包商提供的物流服務條款的基礎(chǔ)上，根據(jù)公司同外包商達成的初步合作意向制定低溫食品物流外包運行方案，具體如下：一、 操作單位1、 管理部門：物流配送部2、 配合部門：采購部 財務部 信息工程部 營銷運營部3、 物流外包商：XX食品貿(mào)易發(fā)展有限公司（以下簡稱）二、 業(yè)務范圍的界定1、 XX負責門店低溫商品的實物進、出、存管理；2、 XX負責商品的配送管理，負責制定配送方案(按雙方約定的時間將商品配送到各門店)；3、 XX負責商品的換

2、、退貨管理；4、 物流配送部負責派遣人員負責商品訂貨及進、出、存單據(jù)流的全面管理，業(yè)務流程的制定執(zhí)行；并負責門店的配送編排工作。5、 財務部負責商品盤點工作及庫存調(diào)賬，物流配送部配合。6、 信息工程部負責在為本司單據(jù)員安裝電腦及商友系統(tǒng)，并同XX的系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，負責每15分鐘和總部交換、處理一次數(shù)據(jù)；在物流配送部安裝電腦及商友系統(tǒng)，并同總部系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，負責部分程序的調(diào)整，。7、 采購部負責供應商收取配送的談判及合同簽訂工作；負責供應商商品的送貨及缺貨跟進、協(xié)調(diào)工作，保證商品及時到冷庫。8、 營銷運營部負責安排門店按要求發(fā)送配貨，驗貨、收貨，收貨當天審核單據(jù)等。三、 具體業(yè)務流程1、 配貨 各分店根據(jù)

3、配送編排表的安排在送貨前一天9：00點之前統(tǒng)一向系統(tǒng)一般補貨模塊發(fā)送配貨需求（分店配送貨必須即時發(fā)送數(shù)據(jù)）并同時將需求制成EXCEL文件用內(nèi)部郵件發(fā)送到單據(jù)員處（兩個數(shù)據(jù)絕對要一致）。 信息工程部負責在門店發(fā)送當天中午12點前完成門店配送單據(jù)的處理并生成配貨單和缺貨目錄（在查詢?nèi)必浤K里增加按“供應商”查詢功能并可以單品匯總，12月31日完成）； 訂貨員根據(jù)配貨需求在當天下午3點前完成對供應商的缺貨訂貨工作并將訂單傳真到相關(guān)供應商，下午完成商品常規(guī)庫存檢查、處理缺貨、出貨后的常規(guī)補貨工作。 我司單據(jù)員在門店配貨第二天上午10點前將不按庫存全額生成該批商品揀貨單交到XX物流中心。（信息部在12月

4、31日前完成無庫存情況下能生成揀貨單的系統(tǒng)改進。同時要使系統(tǒng)增加我司單據(jù)員主動分貨的單據(jù)能生成揀貨單并可審核發(fā)貨的功能） 當天商品的購進單必須在當天分店發(fā)送配貨數(shù)據(jù)產(chǎn)生缺貨目錄后才能審核。 當天揀完貨后單據(jù)員需在下班前審核出貨單并發(fā)貨。（信息部保證在下班前總部系統(tǒng)能增加庫存，發(fā)貨時系統(tǒng)不能自動生成損溢單，12月31日完成）2、 供應商送貨供應商在收到訂單后當天必須將貨源情況反饋到我司訂貨員處。供應商根據(jù)訂單內(nèi)容保證在第二天中午10：30之前將所需商品送到XX倉庫，將送貨單和訂單交XX收貨員收貨；供應商送貨到場后，我方單據(jù)員即制驗收單交XX收貨員先進驗貨。3、 收貨XX收貨員仔細核對商品后在送貨

5、單和驗收單上簽名、蓋章確認。（如出現(xiàn)數(shù)量不夠、規(guī)格不符的需在驗收單上進行修改并簽名確認）；XX收貨員將送貨單、驗收單交我司單據(jù)員簽名、蓋章，由單據(jù)員轉(zhuǎn)制購進單交供應商；商品如不符收貨標準，收貨員有權(quán)拒收并通知我司單據(jù)員；單據(jù)員須在當天將到貨實際情況反饋到訂貨員處。4、 儲存XX負責所有商品的實物管理、保質(zhì)期管理、商品庫存管理；商品以我司門店收貨時檢驗的質(zhì)量為標準，所有商品出現(xiàn)質(zhì)量問題、庫存數(shù)量差異問題等均由XX負全責； 5、 XX配、送貨我司單據(jù)員根據(jù)門店的配貨需求轉(zhuǎn)制二聯(lián)揀貨單交XX倉庫管理員配貨。XX倉庫管理員必須嚴格按照出貨單揀貨并簽名確認，保證數(shù)量準確、質(zhì)量完好、包裝牢固、標志清晰。X

6、X倉庫管理員揀完貨后將揀貨單交我司單據(jù)員復核并轉(zhuǎn)制三聯(lián)出貨單，送貨時需單貨同行。門店驗收收貨后，必須在單上簽名、蓋章確認，一聯(lián)單返回我司單據(jù)員存檔，一聯(lián)留底。所有門店收貨后必須當天完成送貨單據(jù)簽收手續(xù)。6、 車輛配裝、配送商品的裝載必須遵循“重下輕上”、后送先裝原則，對外觀相近、容易混淆的商品盡量分開裝載；收到出貨單后必須在當天門店下班之前將商品完好無缺地送到門店，簽收出貨單。在同分店進行商品交接時仔細檢查貨物有無損壞，如有須隨車拉回，在單上注明原因；司機回場后將門店簽收后的出貨單交單據(jù)員進行存檔；7、 退、換貨(附件一：退貨標準)我司單據(jù)員根據(jù)同供應商簽訂的協(xié)議及要求，定期在公示板上發(fā)布冷凍

7、食品退貨通知。門店按照退貨通知打印退倉單連同商品交當天送貨司機帶回。倉庫管理員按照退倉單名細將退貨入倉，然后將退單交回單據(jù)員。由單據(jù)員通知供應商退貨。供應商退貨時由單據(jù)員打印退廠單交倉庫管理員退貨，退完貨后管理員將簽收的退單交回單據(jù)員存檔；在搬運和運輸過程中非人為造成的商品損壞，門店須當天隨車退回，由XX通知供應商換貨。由于配、送貨和單據(jù)處理造成的商品差錯，門店須在下次送貨時將商品退回。8、 盤點由財務部派人會同單據(jù)員、XX人員每月兩次（試行）對庫存商品盤點，對商品數(shù)量、質(zhì)量、保管條件進行檢查；盤點由財務部制定計劃，物流配送部出庫存表。盤點以我司帳面庫存數(shù)為依據(jù)進行核對，如有差異由金粵豐人員對

8、盤點出來的差錯進行核查，給出差錯原因并承擔因此造成的損失； 財務部提交盤點報告，經(jīng)公司審核后，可采取長短或者盤點時出長短的方式調(diào)整帳存。四、 人員管理 物流配送部負責單據(jù)員、訂貨員的全面管理。單據(jù)員工作地點在XX，訂貨員工作地點在配送中心。單據(jù)員負責出貨單、購進單、退廠單、溢單處理，通知供應商退貨，商品盤點工作。訂貨員負責訂貨單的處理，缺貨跟進、商品庫存管理。 單據(jù)員的工作時間與上班時間同步；單據(jù)工作采取六天制，單據(jù)員每周日固定休息一天；單據(jù)員補休或請假時由配送中心單據(jù)組指定人員頂班，頂崗人員采取輪崗制。 負責收貨、送貨、退貨過程中的所有單據(jù)回收工作，保證單據(jù)及時到達我方單據(jù)員手中。物流配送部二00八年十月十日附件一：冷凍商品退貨標準一、不可退貨情況1、配送的冷凍商品如果是由于配送商儲存不當或運輸不當造成的壞貨不予退貨，損失由配送商承擔。2、配送的冷凍商品如果是由于門店停電或壞柜造成的壞貨不予退貨，損失由門店承擔。3、配送的冷凍商品如果是由配送倉或門店管理不善造成的過期商品（總含稅進價額超過200元）不予退貨，損失由配送倉或門店承擔。二、可退貨情況1、配送的冷凍商品如出現(xiàn)非人為的破包、變質(zhì)和過期等壞貨可直接退貨，門店打印返倉單