關(guān)于OA辦公系統(tǒng)使用說明20160602

1、OA辦公系統(tǒng)的使用說明各部門：公司OA辦公系統(tǒng)現(xiàn)處于試運行階段，為了方便各位的使用，現(xiàn)將OA使用的一些注意事項說明如下：一、使用環(huán)境1、 電腦和手機均可使用，但是目前手機上只支持“協(xié)同審批”和“新聞公告”2個功能；2、 瀏覽器：支持IE10+或者chrome 44及以下版本；(網(wǎng)絡(luò)部負責安裝)3、 蘋果手機：APP store“云之家”，安卓手機：應(yīng)用商店“云之家”；（有問題來網(wǎng)絡(luò)部解決）二、安裝說明2.1網(wǎng)頁登錄登錄地址：14:7890/oa1、 OA辦公助手安裝1） 點擊登錄界面“客戶端環(huán)境要求說明”（如圖2-1紅色箭頭處）。圖2-12） 進入客戶端環(huán)境要

2、求說明頁面，下載并安裝助手。3） 助手安裝完成后，雙擊桌面上辦公助手圖標，運行辦公助手，出現(xiàn)頁面如圖2-2： 圖2-2勾選選項，按照圖片中內(nèi)容設(shè)置協(xié)同軟件的服務(wù)器IP地址、端口號、應(yīng)用路徑，設(shè)置完畢后，輸入用戶名（使用者姓名）、密碼（原始密碼000000），即可成功登錄辦公助手。2.2手機端：“云之家”1）下載安裝“云之家”：蘋果手機：APP store“云之家”，安卓手機：應(yīng)用商店“云之家”；2）用手機號注冊云之家賬號并登錄；3）進入到“我”的頁面，選擇右上角的“切換團隊”（如圖2-3），如有“浙江新澳紡織股份有限公司OA平臺”（如圖2-4），選擇該團隊；如沒有，點擊右上角的“+”號（如圖2

3、-5），在編輯框內(nèi)輸入“浙江新澳紡織股份有限公司”進行搜索（如圖2-6），選擇“浙江新澳紡織股份有限公司OA平臺”，發(fā)送申請，待管理員審核通過即可； 圖2-3 圖2-4 圖2-5 圖2-64）登錄云之家后到“應(yīng)用”頁面，如圖2-7，點擊圖2-7中右上角的公文包（紅色圈圈中的按鈕），進入“應(yīng)用中心”的“分類欄目”如圖2-8，點擊“協(xié)作”，找到“協(xié)同審批”并“添加”，回到“應(yīng)用”頁面，會發(fā)現(xiàn)頁面上多了一個“協(xié)同審批”的應(yīng)用（如圖2-9），點擊“協(xié)同審批”，登錄OA賬號（用戶名為各自的中文姓名，密碼000000），“新聞公告”模塊已經(jīng)默認添加。 圖2-7 圖2-8 圖2-9 若對瀏覽器、OA辦公助手

4、客戶端或者云之家的安裝、注冊過程還有疑問的，請于6月10日前反饋至人力資源部沈麗處。三、OA使用說明3.1網(wǎng)頁使用網(wǎng)頁登錄OA后，進入系統(tǒng)首頁，在首頁右上角是各位的OA賬戶名稱，點擊賬戶名稱可以進行一些個人基本信息的修改，見圖3-1。圖3-13.1.1 我的日歷我的日歷上會顯示今天有多少會議需要參加，直接點擊會議數(shù)即可進入會議管理查看。點擊日期，可進入查看有多少日程安排（如圖3-2，圖3-3）。圖3-2圖3-33.1.2新聞中心會定期更新一些與公司相關(guān)的新聞、資訊，供用戶瀏覽。直接點擊所需查看的新聞標題或者圖片，可新聞閱讀內(nèi)容。點擊“更多”可進入新聞中心模塊，查看更多新聞。（如圖3-4）圖3-

5、43.1.3通知公告公司發(fā)布各類通知公告。直接點擊標題可進入瀏覽內(nèi)容，點“更多”可查看所有通知公告。如圖（3-5）圖3-53.1.4溝通消息可以多人進行在線交流。查看消息：可直接點擊消息標題進入查看具體內(nèi)容。（如圖3-6）發(fā)布新消息：也可進入消息中心界面“發(fā)送新消息”，選擇消息接收的人員或者部門，填寫消息標題（必填）、內(nèi)容，再“發(fā)送”即可。（如圖3-7）圖3-6圖3-73.1.5工作日志工作日志用于記錄員工一天的工作內(nèi)容、工作進度等工作情況。點擊“更多應(yīng)用”下的“工作日志”或者首頁下面有“我的日志”模塊，點擊“更多”，進入工作日志模塊。（如圖3-8）圖3-8日志錄入：點擊“日志錄入”，選擇“增

6、加”，工作內(nèi)容、工時、進度、配合人員每個字段必填?！鞍l(fā)布”即可。所有的工作日志可在“日志查詢”界面查詢。（如圖3-9，圖3-10，圖3-11）日志補記：進入“增加”界面，點擊“日志補記”，選擇需補記的日期，填寫內(nèi)容后“發(fā)布”。共享范圍：“公開”，所有人都可以看到該日志；“共享”，必須選擇被共享人員，被共享的人員才可看到該日志，針對本員工的上級領(lǐng)導(dǎo)來說，可以由該員工選擇其上級領(lǐng)導(dǎo)，并且“設(shè)置默認共享人員”；“個人”，只能該用戶本人看到自己的工作日志；圖3-9圖3-10圖3-113.1.6會議管理針對公司公用的會議室進行管理，召集會議、參加會議、會議室管理。從首頁上的“更多應(yīng)用”選擇“會議管理”，

7、默認打開會顯示“待參加的會議”、“我召集的會議”。（如圖3-12）圖3-召集會議點擊“會議室預(yù)約”，選擇相應(yīng)會議室后面的“+”，填寫會議信息，“下一步”，會議名稱，開始時間，結(jié)束時間（預(yù)計），會議紀要人這些都是必填項，其他可選填，“申請會議室”會議與會人員即參加會議的人員，待該會議審?fù)ㄟ^之后，系統(tǒng)會發(fā)送通知消息至與會人員。（如圖3-13，圖3-15，圖3-16）圖3-13圖3-14圖3-參加會議與會人員會在首頁的會議管理模塊看到待處理的會議，直接點會議名稱即可進入處理?；蛘邚摹案鄳?yīng)用”進入會議管理模塊，在待參加的會議中找到該會議，點擊會議名稱進入會議詳情，

8、選擇“確定參加”或者“無法參加”，同時也可看到其他與會人員的參加情況。（如圖3-16，圖3-17）圖3-16圖3-會議紀要針對已經(jīng)結(jié)束的會議，需要會議的紀要人填寫對應(yīng)的會議紀要，對該會議做出結(jié)束關(guān)閉的處理。寫過會議紀要的會議不能再刪除或者取消。1、在首頁的“通知消息”模塊，若會議已經(jīng)結(jié)束，則會提醒會議紀要人填寫會議紀要，（如圖3-18）直接點擊進入填寫會議紀要，默認會議紀要審核人為會議紀要人，如有需求可點擊“選擇”，選擇其他人員來審核，會議紀要共享人即默認為與會人員，如有需求可以點擊“選擇”，選擇其他人員或者增加其他人員，“保存”即可。（如圖3-21）圖3-182、在會議管理

9、模塊下，本用戶發(fā)起的會議在“我召集的會議”中，別人發(fā)起需要我參加的會議在“待參加會議”中，若該會議的預(yù)計結(jié)束時間已經(jīng)是過去了，則需要在“歷史會議”中找到該會議，點擊會議名稱進入會議詳情界面，點擊“會議紀要”按鈕，進入填寫會議紀要界面，填寫完畢，保存即可。（如圖3-19，圖3-20）圖3-193、會議紀要審核人：默認會議紀要人，必須修改於婷圖3-20圖3-會議取消會議取消即會議刪除，必須有會議的發(fā)起者方可刪除，在會議管理中找到本用戶發(fā)起的會議在“我召集的會議”中，若該會議的預(yù)計結(jié)束時間已經(jīng)是過去了，則需要在“歷史會議”中找到該會議，點擊會議名稱進入會議詳情界面，點擊“刪除”按鈕

10、，則與會人員會收到會議取消的通知消息。（如圖3-22）圖3-223.1.7協(xié)同審批新建公文：發(fā)起表單草稿箱：暫存的文件，作為擬稿人發(fā)起后被后續(xù)節(jié)點退回的文件；待辦文件：他人發(fā)起表單，需要我去處理；已辦文件：我的擬稿（我發(fā)起且已發(fā)送至下一節(jié)點）、我的經(jīng)辦（他人發(fā)起且我已處理）；新建公文1、首頁進入?yún)f(xié)同審批模塊界面，點擊“新建公文”，點擊選擇需求表單名稱，則可進入表單編輯界面，或者將使用比較頻繁的表單，選擇“收藏”，可在整體表單的上方顯示收藏的表單，直接點擊即可進入表單編輯界面。（如圖3-23）圖3-232、在協(xié)同審批界面，也可點擊左側(cè)快捷工作流，選擇點擊需求表單，則在右側(cè)會直接顯示

11、表單內(nèi)容編輯頁面，可進行填寫。（如圖3-24）圖3-243、擬稿人填寫表單內(nèi)容，紅色星號為必填項，填寫完畢之后，選擇“發(fā)送”（如圖3-25），則頁面跳轉(zhuǎn)到下一步節(jié)點人員確認，無需修改，點擊“確認發(fā)送”，則下一步節(jié)點會收到該待辦文件（如圖3-26）。若填寫完畢之后暫時不需發(fā)送出去，點擊“暫存”，文件會保存在草稿箱內(nèi)，下次再想發(fā)送的話，可在草稿箱里找到該文件，打開，編輯，發(fā)送，確認發(fā)送即可。圖3-25圖3-2處理公文1、處理對于他人發(fā)起，需要領(lǐng)導(dǎo)審批的時候，在發(fā)起人已經(jīng)發(fā)送了表單到后續(xù)節(jié)點，則該節(jié)點的處理人員，會在首頁的“待辦文件”模塊下顯示該待辦文件。點擊進去處理即可（如圖3-2

12、7）。圖3-27對于審批人員，會跳出相對應(yīng)可處理的單元格，可選擇“同意”、“不同意”、“已閱讀”、“僅簽名”。處理意見可填寫其他意見，但是不會保存，只針對當前有效。撤銷意見則是清楚當前單元格的內(nèi)容，填寫完畢，“發(fā)送”，確認下一節(jié)點人員無誤，則“確認發(fā)送”（如圖3-28，圖3-29，圖3-30）退回則是退回到上一個處理節(jié)點。暫存則是存到當前用戶草稿箱。圖3-28圖3-29圖3-302、取回取回功能只針對擬稿人有此功能，發(fā)送出去之后，下一節(jié)點還未查看的文件。在 “我的擬稿”中找到該需要取回的文件，點擊進去，點擊“取回”按鈕，該文件會在擬稿人的草稿箱中。圖3-312、 退回擬稿人若審批人員覺得整個表

13、單需要修改退回給擬稿人，則同樣選擇“發(fā)送”，在發(fā)送界面，點選“退回擬稿人”，“確認發(fā)送”即可，則該表單會在擬稿人的“待辦文件”中找到，由擬稿人重新修改往下發(fā)送（如圖3-32）圖3-323、 催辦、督辦催辦、督辦均是發(fā)送消息給下一節(jié)點處理人員。3.2手機端使用目前手機端可支持“協(xié)同審批”、“新聞公告”兩個功能。在收到新消息時，會以推送的方式發(fā)到手機上。3.2.1 協(xié)同審批在“應(yīng)用”頁面“我的應(yīng)用”中找到“協(xié)同審批”，點擊進入后出現(xiàn)如圖3-33頁面。1、點擊最左邊的“+”，進入所有可以走OA流程的表單頁面，如圖3-34。選擇自己需要的表單，填寫表單內(nèi)容，星號為必填項，填寫完畢之后，選擇“發(fā)送”（如

14、有附件，可以點擊“添加附件”，上傳需要添加的附件）。按照表單流程進行審批（具體方法與網(wǎng)頁版中協(xié)同審批一致，不再重復(fù)描述）。 圖3-33 圖3-342、“待辦”、“已辦”中分別是需要處理和已經(jīng)處理的事項，具體功能與網(wǎng)頁版相似，不再重復(fù)描述。3、“委托”項暫時沒有使用到。3.2.1 新聞公告 在“應(yīng)用”頁面“我的應(yīng)用”中找到“新聞公告”，點擊進入后出現(xiàn)如圖3-35頁面。“新聞公告”集合了“新聞中心”和“通知公告”兩部分內(nèi)容，點擊“新聞”或者“公告”，分別可以查看不同的內(nèi)容。圖3-353.3各表單使用說明目前協(xié)同審批支持的表單有“外出事由批準單”、“請假單”、“出差審批表”、“名片印刷申請審批表”、

15、“人員招聘需求審批表”（該表格只有部門經(jīng)理或者副總才能提出用工申請），其他表單會陸續(xù)增加。3.2.1 外出事由批準單1、如需外出，在外出之前填寫好“外出事由批準單”（實際時間超過出廠時間則不能填寫，即不能事后補寫出門單），按照表單要求完整填寫后點擊“發(fā)送”，進入頁面如圖3-36，此頁面上出現(xiàn)即將發(fā)往的審批領(lǐng)導(dǎo)的人員信息，審批領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)自動生成，不能進行手動更改，在圖3-36頁面點擊“確認發(fā)送”即可，表示“外出事由批準單”已經(jīng)發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)審批。圖3-36 2、領(lǐng)導(dǎo)在收到待辦事項后在相應(yīng)“外出事由審批單”的批準人一欄中填寫審批意見，填寫完審批意見后點擊“發(fā)送”，出現(xiàn)如圖3-37，點擊“確認發(fā)送”，審批

16、完成，此“外出事由批準單”即發(fā)送給行政部統(tǒng)計處。如果領(lǐng)導(dǎo)在審批時發(fā)現(xiàn)申請單填寫有問題需要退回給表單發(fā)起者，則直接點擊“退回”，出現(xiàn)如圖3-38頁面，可以在退回備注處寫明退回原因，并點擊“確認退回”，此申請單退回表單發(fā)起者處（關(guān)于“退回”的功能，每個表單都一樣，接下去的表單中不再重復(fù)描述）。 圖 3-37圖3-383、領(lǐng)導(dǎo)批準同意后在表單的批準人一欄會出現(xiàn)“同意+批準人姓名+審批日期”字樣。只有在得到領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可出廠，出廠時在門衛(wèi)處出示“外出事由批準單”上領(lǐng)導(dǎo)的審批意見（手機端），便于門衛(wèi)做好登記工作（門衛(wèi)查看外出人員的手機需要花費一定的時間，特別是一起外出人員比較多時，希望各位外出人員能

17、配合門衛(wèi)做好登記工作）。4、外出回公司時與之前紙質(zhì)出門單一樣處理，外出人員需要讓門衛(wèi)知道自己已經(jīng)回公司。5、大部門經(jīng)理及副總的出門單是不需要審批的，各位外出前在OA上寫好外出事由批準單，按照流程直接發(fā)送給行政部統(tǒng)計后即可出廠。5、行政部相關(guān)人員會對各位的外出事由批準單作出最后處理并統(tǒng)計匯總，并于每月月初將上月的外出記錄匯總表發(fā)給各位。3.2.2 新澳請假單1、員工有事需請假的（產(chǎn)假98天以內(nèi)，其余假期一個月之內(nèi)的），需填寫“新澳請假單”，點擊“發(fā)送”，隨后的頁面上出現(xiàn)即將發(fā)往的審批領(lǐng)導(dǎo)的人員信息，審批領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)自動生成，不能進行手動更改，在頁面上點擊“確認發(fā)送”即可，即表示此次請假單已經(jīng)提交給領(lǐng)

18、導(dǎo)。2、領(lǐng)導(dǎo)收到待辦事項后進行審批，在對應(yīng)請假單的審批欄處填寫審批意見，每位領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限不一樣，審批的欄目也不同，請在可審批的欄目處進行審批，寫好審批已經(jīng)后點擊“發(fā)送”，隨后出現(xiàn)的頁面是該流程下一步需要處理的人員，此處的人員也是系統(tǒng)自動生成的，不能進行更改，只需在頁面處點擊“確認發(fā)送”即可。每個請假事由的審批流程不一樣，部分請假事由的請假單需要多位領(lǐng)導(dǎo)審批后才能生效，具體按照流程步驟執(zhí)行即可。3、每位請假人員的請假單最后都將流向前臺統(tǒng)計，即請假單的“步驟/處理人”狀態(tài)欄顯示為“統(tǒng)計(於婷)”表示此次請假流程已經(jīng)審批完成。4、如果是上班當天中途請假外出，請在出門衛(wèi)室時向當班門衛(wèi)出示“新澳請假單”

19、上領(lǐng)導(dǎo)的審批意見（手機端）以便門衛(wèi)知曉是請假外出。5、前臺統(tǒng)計會在每個月的月初統(tǒng)計上個月各位的請假單，所以各位的請假單得到領(lǐng)導(dǎo)審批同意發(fā)送給統(tǒng)計后如果需要有所變更的，請于當月與前臺進行溝通處理。3.2.3 出差審批表1、出差人員出差前需要填寫“出差審批表”（特別是出差涉及到費用報銷的，如出差前沒有填寫出差審批表，則不能報銷出差產(chǎn)生的費用，領(lǐng)導(dǎo)在審批差旅費報銷單時查看出差人員的出差審批表）。按照要求填寫完整“出差審批表”，點擊“發(fā)送”，隨后的頁面上出現(xiàn)即將發(fā)往的審批領(lǐng)導(dǎo)的人員信息，審批領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)自動生成，不能進行手動更改，在頁面上點擊“確認發(fā)送”即可，發(fā)送成功后表示該出差審批表已經(jīng)發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)審批。

20、2、領(lǐng)導(dǎo)收到待辦事項后進行審批，在對應(yīng)出差審批表的審批人欄處填寫審批意見，填寫好后點擊“發(fā)送”，隨后的頁面中點擊“確認發(fā)送”，審批完成。2、“出差審批表”的狀態(tài)為“辦結(jié)”表示此次出差申請已經(jīng)審批完成。3.2.4 名片印刷申請審批表1、員工需要印刷名片的，請?zhí)顚憽懊∷⑸暾垖徟怼?，按照表單要求填寫完整表單?nèi)容并點擊“發(fā)送”，隨后的頁面上出現(xiàn)即將發(fā)往的審批領(lǐng)導(dǎo)的人員信息，審批領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)自動生成，不能進行手動更改，在頁面上點擊“確認發(fā)送”即可，發(fā)送成功后表示該名片印刷申請審批表已經(jīng)發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)審批。2、領(lǐng)導(dǎo)收到待辦事項后進行審批，在對應(yīng)名片印刷申請審批表的部門主管審批欄處填寫審批意見，填寫好后點擊“發(fā)送”，隨后的頁面中點擊“確認發(fā)送”，審批完成。3、現(xiàn)在公司員工的名片都是統(tǒng)一交給杭州視佳廣告公司制作并印刷的，名片紙質(zhì)需求比較高等其