行政公文培訓(xùn)課件

1、（二）公文的特點(diǎn)（二）公文的特點(diǎn)1、以處理公共事務(wù)為內(nèi)容 2、有法定的作者 3、有規(guī)范的體式 4、必須履行法定程序才能生效 5、對(duì)受文者有一定的強(qiáng)制性和約束力 公文的作用可用一句話加以概括，這就公文的作用可用一句話加以概括，這就是行政工具作用。這是從總體上說(shuō)的。是行政工具作用。這是從總體上說(shuō)的。公文的具體作用，可歸納為公文的具體作用，可歸納為5 5個(gè)方面：個(gè)方面： （三）公文的作用（三）公文的作用 1、規(guī)范和準(zhǔn)繩作用 2、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用 3、宣傳和教育作用 4、聯(lián)系和知照作用 5 5、依據(jù)和憑證作用 （四）公文的分類（四）公文的分類 為了掌握公文的特點(diǎn)，正確地制作和使用公文，有秩序、高效率地搞

2、好公文處理工作，需要對(duì)公文進(jìn)行科學(xué)的分類。目前，人們從實(shí)際需要出發(fā)，以不同的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)公文作了不同的分類。 依照行文關(guān)系和行文方向的不同，可將公文分為上行文、下行文、平行文三種。依照辦文時(shí)限，可分為特急件、急件和平件。以機(jī)密程度為標(biāo)準(zhǔn)，可分為絕密件、機(jī)密件、秘密件和普通件。以特性作用為標(biāo)準(zhǔn)，可分為行政公文、法規(guī)與規(guī)章文書(shū)、會(huì)務(wù)文書(shū)、經(jīng)濟(jì)文書(shū)等10類常用文書(shū)。 公文的種類簡(jiǎn)稱文種，國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法將國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文分為十三種，命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。 1、命令：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大

3、強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。有公布令、行政令、嘉獎(jiǎng)令、懲戒令等。如xxx市人民政府令、關(guān)于在我國(guó)統(tǒng)一實(shí)行法定計(jì)量單位的命令 、國(guó)務(wù)院對(duì)民航王儀軒機(jī)組的嘉獎(jiǎng)令。2、決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 決定有兩類：指揮性決定，用于對(duì)某些方針政策作出決定和對(duì)重大事項(xiàng)或行動(dòng)作出安排等。如1993年11月14日中共中央關(guān)于建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制若干問(wèn)題的決定知照性（宣告性）決定，用于表彰先進(jìn)、處理有關(guān)事件與人員、設(shè)置機(jī)構(gòu)、任免干部、公布重要事項(xiàng)等。如1983年2月12日國(guó)務(wù)院關(guān)于授予趙春娥、羅健夫、蔣筑英全國(guó)勞動(dòng)模范稱號(hào)的決定

4、。 3、公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。發(fā)布公告的時(shí)限常常很緊急，一般通過(guò)廣播、電視、報(bào)刊等宣傳工具迅速發(fā)出。 4、通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。5、通知：適用批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 ( (五五) ) 公文格式公文格式程式化是公文的特性之一。為了便于公務(wù)信息的傳遞、接受和處理，公文大都具有固定的格式。法定公文的書(shū)面文字材料形成了相對(duì)固定的格式，請(qǐng)看下表： 1、通知格式2、請(qǐng)示格式3、報(bào)告格式 n1、范圍、范圍n 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印刷要

5、求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。 n2、排版規(guī)格與印刷裝訂要求、排版規(guī)格與印刷裝訂要求 n2.1 排版規(guī)格： 正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行28個(gè)字。 n2.2 制版要求：版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。 n2.3 印制要求：雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)bl100，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)y80，m80。印品著墨實(shí)，均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃n2.4 裝訂要求 ：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。v3 公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則 本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分

6、為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。v眉首眉首：秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人； v 主體：主體：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件；v版記版記：主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期。v 3.1.1 公文份數(shù)序號(hào) 公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。 n3.1.2 秘密等級(jí)和保密期限 n 如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在

7、版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)各保密期限之間用“”隔開(kāi)。 n3.1.3 緊急程度 如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。n3.1.4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) n 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。 n 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用

8、小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。 聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，保證公文首頁(yè)顯示正文。 n3.1.5 發(fā)文字號(hào) n發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空識(shí)下空2行，用行，用3號(hào)仿宋體字，號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”括入；括入；序號(hào)不編虛位（即序號(hào)不編虛位（即1不編為不編為001），不加），

9、不加“第第”字。字。n如如“通驛通驛201020108 8號(hào)號(hào)” n 發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線 n標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！睒?biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、主要內(nèi)容標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、主要內(nèi)容（事由）、公文種類（文種）（事由）、公文種類（文種）3項(xiàng)組成。一般稱項(xiàng)組成。一般稱這種完整的標(biāo)題為這種完整的標(biāo)題為“標(biāo)準(zhǔn)式標(biāo)準(zhǔn)式” 標(biāo)題。標(biāo)題。如國(guó)務(wù)院關(guān)于中國(guó)銀行地位問(wèn)題的通知。按照慣例還有特殊形式的標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，或由事由和文種兩部分組成的標(biāo)題。n制作標(biāo)題要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要、清楚、醒目。擬好標(biāo)題的關(guān)鍵在于準(zhǔn)確簡(jiǎn)要

10、地概括出公文的主要內(nèi)容和正確地標(biāo)明文種。紅色反線下空2行，用用2號(hào)小標(biāo)宋體字，號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng) v3.2.2 主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。送。v 3.2.3

11、公文正文 主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空每自然段左空2字，回字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。行頂格。數(shù)字、年份不能回行。v 3.2.4 附件 公文如有附件，在正文下空公文如有附件，在正文下空1行左空行左空2字用字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。 附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：“附件附件1.”）；）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)

12、文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。v3.2.5 成文時(shí)間 用漢字將年、月、日標(biāo)全；用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零零”寫(xiě)為寫(xiě)為“0”；成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置見(jiàn)3.2.6。如“二一年十一月二十四日”不能寫(xiě)成2010.11.24或10.11.24v3.2.6 公文生效標(biāo)識(shí)3.2.6.1 單一發(fā)文印章單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，只單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。v n當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采

13、用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；n當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。 n3.2.6.2 聯(lián)合行文印章當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多3個(gè)印章，兩端不得超過(guò)版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間 3

14、.2.6.3 特殊情況說(shuō)明 當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措加以解決，務(wù)使印章與正文務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。的方法解決。 3.2.7 附注公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。3.3 版記3.3.1 主題詞“主題詞主題詞”用用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空一字。號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空一字。 3.3.2 抄送 公文如有抄送，在主題詞下公文如有抄送，在主題詞下1 1行；左空一字

15、用行；左空一字用3 3號(hào)仿號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)宋體字標(biāo)識(shí)“抄送抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用頓號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后頓號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，一個(gè)抄送機(jī)關(guān)標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。 3.3.3 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用用3 3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1 1字，印發(fā)字，印發(fā)時(shí)間右空時(shí)間右空1 1字。字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。 5 公文格式

16、中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題公文格式中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題 上行文的標(biāo)識(shí)位置及文頭。 上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名，其中請(qǐng)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名，其中請(qǐng)示性公文在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。示性公文在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。 除除“會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要“和以電報(bào)形式發(fā)出的外都應(yīng)加和以電報(bào)形式發(fā)出的外都應(yīng)加蓋印章。蓋印章。 聯(lián)合上報(bào)公文,主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。除兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文外除兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文外,任何公文的落款處任何公文的落款處不落發(fā)文機(jī)關(guān)名稱不落發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,下發(fā) 公文標(biāo)題一般冠發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。 公文中不得出現(xiàn)空白印章(指三個(gè)以上聯(lián)合行文)。 印章要

17、與正文同處一版面印章要與正文同處一版面,如不處在同正文一如不處在同正文一百百,應(yīng)采用縮短或加寬行距、字距辦法解決應(yīng)采用縮短或加寬行距、字距辦法解決,不得不得使習(xí)使習(xí)“此頁(yè)無(wú)正文此頁(yè)無(wú)正文“字字 公文如有空白頁(yè)，不標(biāo)頁(yè)碼。公文如有空白頁(yè)，不標(biāo)頁(yè)碼。n問(wèn)題文件：1、標(biāo)點(diǎn)格式不對(duì) 2、標(biāo)題加申請(qǐng)、格式不對(duì) 3、標(biāo)題與主送單位間未空行 4、成文日期居右 5、此頁(yè)無(wú)正文、無(wú)聯(lián)系人 6、此頁(yè)無(wú)正文 7、發(fā)文字號(hào)、無(wú)聯(lián)系人 8、發(fā)文字號(hào)不對(duì)、無(wú)聯(lián)系人和電話 9、附件、聯(lián)系人格式不對(duì) 10、附件、日期格式不對(duì) 11、附件格式不對(duì)、有錯(cuò)別字尋釁 12、附件格式不對(duì)、語(yǔ)言不簡(jiǎn)練 13、附件格式不對(duì) 14、附件和成

18、文日期格式不對(duì) 15、附件寫(xiě)了序號(hào) 16、附件只寫(xiě)了個(gè)附字 17、蓋了印章又寫(xiě)了行文單位 18、格式不對(duì)、闡述不透徹 19、關(guān)于佛岡服務(wù)區(qū)短期外包風(fēng)味小吃項(xiàng)目 20、關(guān)于后門(mén)區(qū)域白云仔服務(wù)區(qū)減免租金的 21、關(guān)于梁金山服務(wù)區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施存在問(wèn)題的 22、會(huì)議紀(jì)要蓋了章、格式不對(duì) 23、結(jié)構(gòu)層序號(hào)不對(duì) 24、結(jié)束語(yǔ)不對(duì) 25、聯(lián)系人格式不對(duì) 26、日期格式不對(duì) 27、文種、格式不對(duì) 28、問(wèn)題分析不具體、格式不對(duì) 28、無(wú)聯(lián)系人 29、印發(fā)單位日期格式不對(duì)30、語(yǔ)言表述不準(zhǔn)確、不通順 31、語(yǔ)言不簡(jiǎn)練、格式不對(duì)n32、正文、附件 33、字體、格式不對(duì) n34、關(guān)于圣誕、元旦節(jié)日氣氛的通知 二、公文寫(xiě)

19、作二、公文寫(xiě)作l（一）撰寫(xiě)公文的基本要求：（一）撰寫(xiě)公文的基本要求：1 1、明確目的：一方面，內(nèi)容要有針對(duì)性和指導(dǎo)性；另一、明確目的：一方面，內(nèi)容要有針對(duì)性和指導(dǎo)性；另一方面，根據(jù)行文目的選準(zhǔn)文種和發(fā)文對(duì)象。方面，根據(jù)行文目的選準(zhǔn)文種和發(fā)文對(duì)象。2 2、符合政策：公文實(shí)際上是機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方、符合政策：公文實(shí)際上是機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策的工具，也是把方針政策具體化的書(shū)面形式。針政策的工具，也是把方針政策具體化的書(shū)面形式。因此，撰寫(xiě)公文絲毫不能背離黨和國(guó)家的方針政策。因此，撰寫(xiě)公文絲毫不能背離黨和國(guó)家的方針政策。3 3、注重實(shí)效：從文件的效益角度講，要看行文有無(wú)必要，、注重實(shí)效：

20、從文件的效益角度講，要看行文有無(wú)必要，內(nèi)容是否符合政策和實(shí)際，措施辦法是否可行，文內(nèi)容是否符合政策和實(shí)際，措施辦法是否可行，文件是否權(quán)威。離開(kāi)這些，所發(fā)文件就是空論。從文件是否權(quán)威。離開(kāi)這些，所發(fā)文件就是空論。從文件的效率角度講，文件發(fā)得越多，越是費(fèi)時(shí)費(fèi)事費(fèi)件的效率角度講，文件發(fā)得越多，越是費(fèi)時(shí)費(fèi)事費(fèi)精力，還耽誤別的事情，后果是效率降低，甚至造精力，還耽誤別的事情，后果是效率降低，甚至造成一種負(fù)效率成一種負(fù)效率 n4、講究科學(xué)：要做到內(nèi)容真實(shí)、表達(dá)準(zhǔn)確、行文嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范、文風(fēng)端正簡(jiǎn)樸曉暢，以適應(yīng)機(jī)關(guān)工作的要求。所謂“簡(jiǎn)”，是指篇幅簡(jiǎn)短。所謂“樸”，是指文筆樸實(shí)。敘事講究實(shí)用，貴在直筆；說(shuō)理合

21、乎邏輯，貴在平正；說(shuō)明平實(shí)得體，恰如其分。所謂“曉”，是指事實(shí)清楚，觀點(diǎn)明確，闡述透徹。所謂“暢”，是指行文通暢。n要使篇幅簡(jiǎn)短，語(yǔ)言必須簡(jiǎn)明，一般應(yīng)注意以下4個(gè)方面 ：n（1）從特定的目的、對(duì)象出發(fā)，只說(shuō)最必要的話。要做到“四不說(shuō)”：眾所周知的道理不說(shuō)；對(duì)方已知道或不需要了解的不說(shuō)；對(duì)方無(wú)異議的不說(shuō)；與基本觀點(diǎn)無(wú)直接關(guān)系的不說(shuō)。 （2）講究一點(diǎn)簡(jiǎn)省的方法。如抓主要矛盾， 突出重點(diǎn)。在一般情況下，一份公文只是為 了解決一個(gè)問(wèn)題。在請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)，要堅(jiān)持一文一事；在報(bào)告中，不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 （3）注意各種公文習(xí)慣用語(yǔ)的模式。 （4）刪除多余的字、句、段 v(一一) 通知的寫(xiě)作通知的寫(xiě)作v批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)

22、關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。v會(huì)議通知：時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)名、會(huì)期、與會(huì)者、議題、議程、交通食宿、聯(lián)系方式、籌辦單位v轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知：轉(zhuǎn)發(fā)非法規(guī)性文書(shū)不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，可以越級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)，轉(zhuǎn)發(fā)聯(lián)合的行文時(shí)，可保留主辦機(jī)關(guān)，其余可省略。v任免通知：注意文題吻合。v(二二) 通報(bào)的寫(xiě)作通報(bào)的寫(xiě)作v表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況用通報(bào)。v表?yè)P(yáng)性（批評(píng)）通報(bào)：先進(jìn)人物、典型經(jīng)驗(yàn)v1、先進(jìn)事跡或先進(jìn)情況（錯(cuò)誤情況）v2、典型意義（錯(cuò)誤性質(zhì)）v3、作出表?yè)P(yáng)決定或提出號(hào)召（作出批評(píng)）v情況通報(bào)v通報(bào)一件事，按時(shí)間順序組織材料，通報(bào)

23、幾件事，按邏輯順序。v (三三) 請(qǐng)示、報(bào)告請(qǐng)示、報(bào)告v請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。v請(qǐng)示正文的寫(xiě)法：請(qǐng)示正文的寫(xiě)法：v開(kāi)頭，先說(shuō)明請(qǐng)示緣由。簡(jiǎn)要而充分地說(shuō)明提出請(qǐng)求的背景或依據(jù)。中間，提出請(qǐng)示事項(xiàng)。要把需要上級(jí)機(jī)關(guān)審批的問(wèn)題寫(xiě)清楚并作出具體的分析，然后提出自己的看法或處理意見(jiàn)。結(jié)尾，以請(qǐng)求語(yǔ)作結(jié)。習(xí)用的“妥否，請(qǐng)批示”等。v求示、求準(zhǔn)、求助，內(nèi)容單一。 行文方向：雙向，要批復(fù)，屬問(wèn)文。表達(dá)：語(yǔ)氣更謙恭謙恭v報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。 v報(bào)告和請(qǐng)示的報(bào)告和請(qǐng)示的相同之處在于：相同之處在于：v1.行文方向一致。均屬上行文。v2.標(biāo)題構(gòu)成相同。一般都只

24、能送一個(gè)機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān) v報(bào)告和請(qǐng)示的不同之處在于報(bào)告和請(qǐng)示的不同之處在于：v1.行文目的不同。報(bào)告的目的只是為了讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解、掌握情況，溝通上下聯(lián)系；請(qǐng)示則是為解決某一問(wèn)題而請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示或?qū)徍伺鷾?zhǔn)。v2.性質(zhì)要求不同。報(bào)告屬陳述性公文，除建議報(bào)告外，不需要上級(jí)回復(fù)；請(qǐng)示則屬請(qǐng)求性公文，需要上級(jí)機(jī)關(guān)給予批復(fù)回答。v3.行文時(shí)限不同。請(qǐng)示一般須在事前行文；而報(bào)告在事前、事后及事情進(jìn)行中行文皆可。v4.內(nèi)容含量不同。請(qǐng)示必須堅(jiān)持“一文一事”，“一事一請(qǐng)示”的原則，而報(bào)告則一事數(shù)事皆可。v5.正文構(gòu)成不同。請(qǐng)示由請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)和請(qǐng)求語(yǔ)3部分組

25、成；報(bào)告則由報(bào)告目的、報(bào)告內(nèi)容和結(jié)束語(yǔ)3部分構(gòu)成。行文規(guī)則行文規(guī)則1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。2、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。3、部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。4、“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。5、除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。6、不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文 秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng) 準(zhǔn)確：保證文字準(zhǔn)確、傳達(dá)準(zhǔn)確、辦事準(zhǔn)確；準(zhǔn)確：保證文字準(zhǔn)確、傳達(dá)準(zhǔn)確、辦事準(zhǔn)確； 快捷：講究時(shí)效，時(shí)間要快，效率要高；快捷：講究時(shí)效，時(shí)間要快，效率要高； 服務(wù)：秘書(shū)工作的輔助性決定其要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、服務(wù)：秘書(shū)工作的輔助性決定其要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門(mén)服務(wù)，要有很強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)；為部門(mén)服務(wù)，要有很強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)； 保密：要嚴(yán)格保守秘密，會(huì)議、人事、決策等。保密：要嚴(yán)格保守秘密，會(huì)議、人事、決策等。 規(guī)范：規(guī)范： 寫(xiě)規(guī)范化公文，掌握收發(fā)文程序?qū)懸?guī)范化公文，掌握收發(fā)文程序 三、收發(fā)文處理三、收發(fā)文處理o （一）發(fā)文辦理（一）發(fā)文辦理o 發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程 ，包括以下8個(gè)程序：o 草擬草擬審核審核簽發(fā)簽發(fā)復(fù)核復(fù)核繕印繕印用