江蘇電信協(xié)同辦公OA系統(tǒng)白皮書

1、 協(xié)同辦公oa產品白皮書 協(xié)同辦公oa系統(tǒng)產品白皮書江蘇省電信有限公司目錄第一章 概述31.1 簡述oa31.2 協(xié)同軟件標準31.3協(xié)同辦公oa系統(tǒng)帶來的收益5第二章 協(xié)同辦公oa系統(tǒng)產品介紹72.1設計理念72.1.1以精確管理為中心思想的管理軟件72.1.2注重以人文本的核心設計理念102.1.3強調功能簡單易用的整體設計理念112.1.4主張界面簡約美觀的設計風格112.2體系架構112.3功能介紹122.3.1信息顯示區(qū)122.3.2公文管理122.3.3公共信息132.3.4在線交流142.3.5 個人辦公152.3.6 行政辦公202.3.7 人力資源232.3.8 工作流程24

2、2.3.9 未閱信息管理242.3.10系統(tǒng)管理242.4應用介紹25第一章 概述1.1 簡述oa辦公自動化（office automation,簡稱oa）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。 通過網絡，組織機構內部的人員可跨越時間、地點協(xié)同工作。通過oa系統(tǒng)所實施的交換式網絡應用，使信息的傳遞 更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實現(xiàn)了辦公的高效率。過去，計算機所帶來的辦公自動化僅僅是提高了個人工作的效率，幫助文字處理、電子報表，以及進行簡單的人事管理、財務管理等。而現(xiàn)在所說的辦公

3、自動化，是經歷了文字處理工具、mis系統(tǒng)、網絡協(xié)同系統(tǒng)等各階段，不斷發(fā)展和完善起來的協(xié)同辦公平臺，是以網絡為依托， 在企業(yè)內部實現(xiàn)順暢的信息交流。在這種模式下，整個企業(yè)成為一個大辦公室，而企業(yè)的各業(yè)務部門成為企業(yè)信息流中的一個環(huán)節(jié)，不再是一個一個的信息孤島。依靠這種模式，企業(yè)的組織結構能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎上 進行協(xié)作，便于明確各個部門甚至每個員工的責任，而決策層可以迅速收集、綜合來自各個方面的信息，并以此為依據制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策，提高企業(yè)的執(zhí)行力和團隊的整體工作效率，增強企業(yè)的實力和綜合競爭力。1.2 協(xié)同軟件標準隨著中國經濟的快速增長及信息化建設的發(fā)展，作為企業(yè)信息化建設基

4、礎的oa軟件，成為許多企業(yè)的首要選擇，希望借助于oa軟件進一步規(guī)范管理，提高辦公效率。但是企業(yè)如何在市面上眾多的oa產品中，選擇適于自己企業(yè)特點和管理特色的軟件，幫助解決企業(yè)存在的問題呢？oa作為企業(yè)的基礎管理軟件,存在應用范圍廣、使用人員多且計算機應用水平參差不齊等問題，并且企業(yè)發(fā)展中的管理變革、業(yè)務重組等都對oa及oa供應商提出了較高的要求。用戶在選擇oa的時候不僅僅要求產品功能契合自身需求，性能穩(wěn)定、成熟，oa供應商具有很強的實力以及專業(yè)性，還需要oa從設計、實施、使用上都符合協(xié)同軟件行業(yè)的標準，這樣才能使用戶在應用軟件過程中得到一定的收益和保障。協(xié)同軟件標準包含三大標準類別：l 產品理

5、念標準協(xié)同軟件是一個基礎管理軟件，必須融合了先進的管理思想，并且這種管理思想可以廣泛推廣，迅速普及，推動企業(yè)管理的發(fā)展和進步。l 產品功能標準協(xié)同軟件需要解決企業(yè)發(fā)展過程中管理和辦公的各種問題，因此oa不僅需要滿足用戶當前的各種需求，并且要求能夠提供大量的可定制元素來滿足用戶日后增加的個性化需求，適應用戶企業(yè)管理的變化。l 產品應用標準協(xié)同軟件的應用存在應用范圍廣、使用人員多且計算機應用水平參差不齊等問題，因為要求oa供應商提供全面的用戶培訓和規(guī)范的售后服務，促使軟件實施成功。協(xié)同軟件oa的標準：易推廣 e-promotion 具有先進的管理思想指導設計，能夠貼近各行各業(yè)的中小企業(yè)實際需求，產

6、品設計注重實用性及通用性，使得管理明晰，更加適合市場經濟下中小企業(yè)的內部管理。 產品已經通過多家客戶的使用，具有成熟、穩(wěn)定性，減少客戶推廣階段的風險。 以用戶為本的使用向導，企業(yè)內部無需進行大規(guī)模的培訓，便可輕松推廣項目。易實施 e-implementation 提供方便的權限分配方式，能夠高效的進行權限設置，精確的掌握人員擁有權限情況。 提供快速簡易的圖形化流程設置，滿足流程定制多種需求。易學習 e-learning 根據不同工作崗位提供系統(tǒng)操作指南，更加針對性的指導使用系統(tǒng)。 提供細致詳盡的系統(tǒng)管理員手冊，無需專業(yè)人士也可維護功能強大的系統(tǒng)。 每個系統(tǒng)頁面具有獨立的幫助，更有針對性的指導使

7、用。易使用 e-operation 采用友好的辦公界面，符合中國人的辦公習慣，簡單易用。 各功能模塊使用向導處處可見，采用靈活的交互方式，簡單易操作。零維護 e-maintenance 系統(tǒng)提供方便、易操作的數(shù)據更新、管理工具，減輕管理員負擔，實現(xiàn)輕松管理維護。1.3協(xié)同辦公oa系統(tǒng)帶來的收益協(xié)同辦公oa是從產品設計理念到產品功能、使用、實施都符合協(xié)同軟件標準的協(xié)同管理平臺。應用了協(xié)調辦公系統(tǒng)，會給客戶帶來什么樣的收益呢？l 建立統(tǒng)一工作平臺，提升員工辦公效率能幫助企業(yè)建立一個統(tǒng)一整合的工作平臺，可以打破時間、空間的限制，讓企業(yè)的所有員工可以在世界的任何地方、任何時間都能夠在一個統(tǒng)一的工作平臺

8、完成日常的工作，大大地提高了辦公效率。l 優(yōu)化工作流程，提升企業(yè)反應速度對企業(yè)而言，業(yè)務流程始終是創(chuàng)造價值最核心的要素之一，通過工作流作紐帶，能將各個業(yè)務部門甚至上下游廠商之間連成一個整體，責權分明，大大提高了工作效率。不僅如此，本oa工作流系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對流程進行不斷的優(yōu)化改造，找出流程中的瓶頸，避免人為因素的干擾，提升公司的競爭力。l 協(xié)同能力增強，提升企業(yè)執(zhí)行力在傳統(tǒng)的管理模式下，團隊協(xié)作不好，領導不知道下邊在干什么，成員不知道其他人在做什么。有了協(xié)同辦公oa以后，領導可以非常清楚的知道員工的工作情況，可以根據具體情況知道工作，團隊成員之間協(xié)作也可以更加緊密，大大提升了企業(yè)的執(zhí)行力。l

9、 科學有效的人力資源管理，提升員工對企業(yè)滿意度提供了一個科學、靈活的人力資源管理應用系統(tǒng)，企業(yè)可根據自身的特點和人事制度進行靈活配置，幫助企業(yè)對人員進行全面而有效的管理，提高企業(yè)員工的工作能力，改進和提高管理人員的管理能力和成效，從而提高組織整體的工作方法和工作效能，完善人力資源管理機制。第二章 協(xié)同辦公oa系統(tǒng)產品介紹2.1設計理念2.1.1以精確管理為中心思想的管理軟件協(xié)同辦公oa平臺以精確管理思想為核心，是精確管理思想的實現(xiàn)工具和手段。精確管理思想總結中國傳統(tǒng)文化，通過精確的分析人在組織中所有共有的行為缺陷，采用科學了方法來規(guī)避這種行為缺陷。精確管理總結了企業(yè)基礎管理中的八個問題與八個現(xiàn)

10、象，通過解決這些問題與現(xiàn)象，來提高企業(yè)基礎管理的有效性，增強企業(yè)實力。企業(yè)基礎管理的八個問題：n 量化問題講當前很多企業(yè)的管理信息量化不充分，有一些老板不同意這一講法。他們認為他們對自己企業(yè)的情況如數(shù)家珍，清清楚楚。其實他們對這一講法有兩層誤解。第一層誤解是他所講的如數(shù)家珍，是一些他的企業(yè)中本來就是以量化形式存在的數(shù)據，這當然很清楚。但企業(yè)運營中有很多非量化的、模糊的管理信息，這些信息如何來量化；第二層誤解是企業(yè)中相關職能部門掌握的量化的信息，在我們企業(yè)的各個職能部門是不是都能及時獲取。這才是我們指的量化的問題。n 計劃問題在企業(yè)的管理中，還存在一種比較普遍的問題，那就是計劃不夠，或者即使做過

11、計劃但也不是有根有據的。有一句話最能表達這一意思“船到橋頭自然直”，我們憑借自己的聰明，過去總能隨機應變，所以做規(guī)劃、做計劃的習慣沒有養(yǎng)成，這其實是中國文化的一部分，所以大家共同“對付”計劃，并據此創(chuàng)造出“計劃沒有變化快”之說。n 積累問題許多企業(yè)在管理中只是原地踏步，而不是在昨天的基礎上進步，不是在前人的經驗中進步。時間對我們這么重要，就在于她能使我們不斷地積累，這樣我們才能在一段時間以后達到或超越對手，獲得應有的尊重。但是，我們現(xiàn)行的習慣是原地踏步多，在昨天的基礎上進步少，在前人的基礎上進步少。n 有限與無限問題我們認為：一個人也好，一個單位、一個社會也好，你的資源總是有限的，你工作的意義

12、就是在這樣有限的資源之上創(chuàng)造出更大的價值。有限論對當今社會有很大的指導、提醒的價值。有限論清楚地告訴每一個人、每一個社會團體，資源都是有限的，千萬不要試圖將自己定義到無限中去。但實際生活中我們卻經常自覺與不自覺地將自己定義到無限之中。n 創(chuàng)新問題很多人認為創(chuàng)新是在空白之處產生的新思想，是砸碎一個舊世界，創(chuàng)造一個新世界，這是對創(chuàng)新的誤解。要是這樣的話，這不是創(chuàng)新，這是搗亂，這是標新立異，對社會的進步沒有什么正面的價值。創(chuàng)新應該是對現(xiàn)有有限資源的改進與改善，是5%的進步，我們應該鼓勵的是這樣的創(chuàng)新。在創(chuàng)新這個問題上，無論是我們企業(yè)，還是我們社會，我們都付出過巨大的代價，但是目前并沒有產生大家共同認

13、可的創(chuàng)新概念，社會還在時時為之付出更大的代價。還創(chuàng)新以本來的面目，創(chuàng)新原本就應該是改善與改進，是5%的變化，積小變以求大變。對社會是以最小的資源換來最大的效益，這才是我們企業(yè)特別應該追求的。n 過程與結果問題我們認為，過程決定結果，結果應是過程的必然反映。通過對企業(yè)管理的研究發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的發(fā)展就是企業(yè)在總結與歸納自己的獨有過程，這是企業(yè)價值最大的方面。企業(yè)也只有有了自己獨有的過程，才能更健康地運行在社會之中。我們要的是我們的員工在我們現(xiàn)有過程基礎上的實踐與研究，去創(chuàng)新與改進我們的過程。“過程論”否定了我們急功近利式的企業(yè)行為，鼓勵我們大家踏實地專注每一項基本的工作，持之以恒，在不斷地總結、積累以

14、前經驗的基礎上，成為我們專有的過程。我們只有不斷地創(chuàng)造并遵循自己專有的過程，在未來的競爭中才能保持競爭力，并由此來影響社會的發(fā)展。n 控制問題我們認為，企業(yè)應使自己的所有行為盡可能處于“閉環(huán)狀態(tài)”運行，使我們能隨時隨地地掌控運行狀態(tài)。我們現(xiàn)行的企業(yè)行為中，多數(shù)運行狀態(tài)為開環(huán)的，是不受控的。因此，在當前快速發(fā)展的社會過程之中，我們必須要解決企業(yè)管理中的開環(huán)問題，讓我們更多地做到事前指導，避免問題的發(fā)生。n 遞減問題人們更多的是在談論如何提高執(zhí)行力，怎么樣解決執(zhí)行力，但沒有反問，為什么有執(zhí)行力問題，是什么原因導致執(zhí)行力出問題的，難道說我們現(xiàn)代企業(yè)中的中、下層工作人員天生就干不好工作，天生就不愿意好

15、好干工作嗎？我的研究是否定的。企業(yè)中的員工總體來說是向上的，是積極的，是愿意傾其所能將工作做好的。問題的根本在于遞減的問題，在于基層不能夠全面，有效地了解企業(yè)的戰(zhàn)略意圖，不能清楚為什么干，也不清楚如何干。企業(yè)基礎管理的八種現(xiàn)象：n 被動現(xiàn)象管理中的被動現(xiàn)象表現(xiàn)在，人的地位越高，權限越大，越是被動。在初創(chuàng)企業(yè)的時候，我們還能做到非常主動，所有的管理信息都能真實的得到。但公司辦大后，要獲得企業(yè)運行中的實際數(shù)據就變得越來越困難，越來越被動，受制的因素越來越多，想了解某地公司某人的一件工作變得十分困難，而不是像想象那樣，了解公司內部信息因為權利增大而變得更容易。正因為這一現(xiàn)象的普遍性及解決的困難性，所

16、以我們分析下來，這一現(xiàn)象是目前管理問題中首要現(xiàn)象，要能做到我們位子越高，掌握的信息越全面與主動，我們的工作主要精力是花費在核實、分析、研究信息，做出新的決策上來，這樣就能實現(xiàn)主動管理了。n 黑箱現(xiàn)象黑箱現(xiàn)象是被動現(xiàn)象的產物，我們的各級領導因為被動現(xiàn)象的存在，對管轄范圍內的事件運行過程掌握得不夠、不充分，就使得過程對領導而言是屏蔽的，領導多數(shù)情況下只知結果而不了解過程，由于存在黑箱，就屏蔽了領導的視線，人的自我與懶惰的本能又在這里促進了黑箱的形成，人為的為過程設置更多的屏障，使得一個簡單的過程變的十分復雜。久而久之，由于領導對過程的不了解，還形成了目前這種認為過程本該就是如此復雜的結論，使得我們

17、的管理效率十分低下，而且過程之中因黑箱的存在，各種不利因素還得到生長，腐敗由此產生。n 隨意現(xiàn)象隨意現(xiàn)象表現(xiàn)在我們各層的管理人員身上，因為我們沒有周密的計劃，也因為聰明，我們會在問題來到時隨意的行使我們的權力，造成混亂與浪費。君不見很多單位經常是同一件工作，因為領導的隨意布置而有幾個人在做，還存在著幾個人爭奪同一資源而出現(xiàn)矛盾的普遍情況。要結束隨意現(xiàn)象，難度在于要改變我們多數(shù)人的工作習慣，輔助他的手段要可操作并實用，這才能消除這一現(xiàn)象，提高我們的工作效率。n 十二月現(xiàn)象我們管理中十二月現(xiàn)象普遍存在的原因，是由于我們管理輔助手段的落后，有限論在這里產生了作用。十二月現(xiàn)象講，我們有些員工平時工作業(yè)

18、績平平，特別是非量化的工作崗位，往往到年終工作突擊表現(xiàn)一下，領導在年終考評時，因其精力有限，他只能記住眼前的工作情況，這樣對這類員工還是關懷有加，不斷表揚。這一現(xiàn)象不僅普遍存在，而且危害性很大，他使得我們單位中出現(xiàn)大家模仿的情況，最終使得我們的工作效率平時很難提高，還無有效的手段進行調節(jié)，要解決這一現(xiàn)象就要求我們必須改變管理手段、改進考核方式、縮短考核周期。n 振臂一呼現(xiàn)象由于我們缺乏有效的管理手段，對各層的工作實際完成情況缺乏監(jiān)督，導致振臂一呼現(xiàn)象非常普遍。振臂一呼現(xiàn)象是指領導總是喜歡、表揚與提拔那些呼應領導的號召，口頭堅決支持、保證完成領導任務的人。由于領導無法以有效的手段來確認這些呼應者

19、以前所呼應的工作完成的情況，還會在不同的場合表揚這些人，久而久之就形成了這一管理現(xiàn)象。很多人不是在工作上下功夫，不是及時提出不同的意見，而是在呼應上做文章，長期下來，整個管理層是你應付我，我應付他，少了踏實，多了浮夸，工作做的是表面文章，效率低下。n 人性中的高估現(xiàn)象我們的人性中存在著一種本能的對自己高估的現(xiàn)象，有一種案例可以很好的說明這一點，我們十個人坐下來吃飯，喝酒時大家總是互相歉讓，都不愿多喝；喝完后，你如果發(fā)張紙條，讓每人將自己喝的酒寫出來，你會發(fā)現(xiàn)，最后統(tǒng)計出來，這個數(shù)字要遠遠大于實際喝掉酒的數(shù)量。由于這種現(xiàn)象是人本能的反映，這對我們企業(yè)管理帶來極大的挑戰(zhàn)，人人都會認為自己做得多，得

20、到的少，人人都會認為企業(yè)分配不公、不合理，員工的工作積極性受到挫傷。n 天高皇帝遠現(xiàn)象隨著企業(yè)的發(fā)展，跨地區(qū)設置分支機構，項目點分布在全國各地的情況已經十分普遍，目前缺少行之有效的對分支機構的管理手段，這就形成了天高皇帝遠的現(xiàn)象，往往這些誰也管不到的地方問題成堆，到頭來危及整個企業(yè)的生命。n 本位主義現(xiàn)象本位主義是人類的一種心理現(xiàn)象，人類總是以自我為中心的，人類的能力都是在以自我為中心的基礎上向外延伸的， 人類的所見所聞都以自己為出發(fā)點的。本位主義在一個企業(yè)中的表現(xiàn)還有其隱藏性，它不象社會上部門的本位主義，表現(xiàn)出不顧甚至損害國家和社會利益，一眼能識破，在一個企業(yè)中它往往以企業(yè)利益為幌子，來強調

21、部門的利益。協(xié)同辦公oa是依據多年為客戶實施信息化辦公的經驗，從廣泛的用戶中抽象出通用模型，自主研發(fā)的性價比高的產品化軟件，致力于解決中小企業(yè)發(fā)展中遇到的管理問題而，能夠幫助中小企業(yè)實現(xiàn)工作有序可控，員工快樂工作。2.1.2注重以人文本的核心設計理念協(xié)同辦公oa產品從界面到功能無處不融入了人性化的設計理念，特別注重功能的實用性與操作的簡便性。隨時隨地您都可以得到貼心提示與幫助，讓您在高效辦公之余品味其中的樂趣。l 領導高效管理，一切盡在掌握之中。l 員工快樂工作，充分展現(xiàn)自我價值。l 系統(tǒng)管理員輕松維護，減少工作壓力。l 快樂工作每一天從這里開始。2.1.3強調功能簡單易用的整體設計理念協(xié)同辦

22、公oa產品經過充分的需求調研，以真正的易用性為需要，整合了所有企業(yè)辦公的實用功能，功能通用、強大而不失細膩。l 功能通用：對功能細節(jié)存在的合理性進行分析，每一個功能模塊都有耐人尋味的細節(jié)。l 操作方式簡潔：界面風格、操作模式統(tǒng)一，學會使用一個模塊的操作就會使用其它模塊的操作。l 流程簡潔清晰：其獨特的魅力滿足中小企業(yè)發(fā)展階段的管理需求，提升企業(yè)核心競爭力。2.1.4主張界面簡約美觀的設計風格清新簡約的界面設計風格，樸質中見高貴，簡約中見深遠。淡藍色為主調的界面色彩搭配消除您久坐電腦旁的那份疲勞，錯落有致的窗口布局，不僅給人趣味和新穎感，而且消除了界面信息負載量過大的擁擠感。2.2體系架構系統(tǒng)的

23、開發(fā)及運行結構基于后臺數(shù)據庫的三層架構，即web服務器、應用服務器和數(shù)據庫服務器。在三層架構基礎上，采用mvc（model-view-controller）加上服務容器的體系架構，支持各層之間的松耦合，從而做到服務到業(yè)務流程可配置和可重構。協(xié)同辦公oa以開放性、標準化為準則，采用組件式、分層次、服務提供者/使用者間定義接口（service provider interface）、容錯等設計思想，保證整個應用系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和可擴展性。同時在數(shù)據交換格式上支持xml標準，使系統(tǒng)功能最優(yōu)化，同時將整體系統(tǒng)內部在技術上的相互依賴性減至最低。2.3功能介紹2.3.1信息顯示區(qū)信息顯示區(qū)是新聞、通知

24、、待閱、待辦、溫馨提示、伙伴動態(tài)、日程等各類信息的綜合顯示區(qū)域，用戶能夠快速查看需要處理的工作信息，以達到提高工作效率的目的。用戶還可隨意拖拽，輕松定制個性化的信息顯示區(qū)。2.3.2公文管理公文管理是企業(yè)協(xié)同辦公的重要組成部分。它是隨著信息化的發(fā)展和各分支機構之間互聯(lián)互通的需求而誕生的。公文管理通過實現(xiàn)跨機構、部門的電子公文交換，提升公文處理速度，提高工作效率，幫助企業(yè)實現(xiàn)收發(fā)文處理規(guī)范化、制度化、科學化。收文管理收文管理能夠滿足辦公過程中的來文登記、擬辦、批示、閱辦、分發(fā)、傳閱、歸檔、查詢等所有環(huán)節(jié)，并將已經完成的文件歸入檔案管理模塊。收文管理流程采用自定義，并能對流程進行跟蹤和控制。系統(tǒng)提

25、供web方式的在線編輯、附件上傳功能，可以與microsoft word、wps等文檔編輯工具進行嵌入整合，可以進行模板紅頭套用、目錄打印、文件打印和稿紙等功能。并采用收文和待辦事宜配合使用的辦法，用戶查看信息顯示區(qū)中的待辦事宜即可進行日常收文辦理。發(fā)文管理發(fā)文管理根據預先設置的公文辦理流程，實現(xiàn)公文網上自動流轉來完成發(fā)文實際輸過程中的擬稿、流轉、審批、簽發(fā)、辦理、歸檔、印發(fā)等環(huán)節(jié)，已完成的文件可歸入檔案管理中。流程采用自定義的方式，可滿足企業(yè)中單一審批、多人并行審批、多人順序審批、多人審批一人認可即生效、主辦/協(xié)辦等多種公文流程需求，并能對流程進行跟蹤和催辦跳轉，提高公文流轉辦理的工作效率。

26、請示管理請示管理通過自定義的業(yè)務流程，實現(xiàn)企業(yè)內部人事、請假、費用請示等等內部事項的請示，提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢，并支持審批過程尋呼和短信通知。公文檔案公文檔案提供公文歸檔、檔案管理的功能，公文文件在審批處理結束后可歸檔到指定檔案室，檔案管理員可對已歸檔文件再進行統(tǒng)一管理，其他用戶可以對檔案進行檢索、借閱，降低檔案管理人員的工作強度，使枯燥的檔案管理變得輕松高效。2.3.3公共信息提供新聞、通知、期刊、知識和規(guī)章制度的發(fā)布和管理，使企業(yè)的信息、知識能夠快速傳播和轉移，并能夠對公共信息進行有效的控制和管理。新聞管理新聞管理對企業(yè)新聞的發(fā)布、查詢、設置進行管理，可以發(fā)布新聞、快訊，并且支持

27、新聞審批后發(fā)布且可指定接收人員，達到新聞的精確發(fā)布和有效管理。通知管理通知管理對企業(yè)各種通知的發(fā)布、查詢、設置進行管理，支持通知審批后發(fā)布且可指定接收人員，同時發(fā)布人可查看接收人是否查看通知，實現(xiàn)通知的精確發(fā)布和有效管理。電子期刊電子期刊是對企業(yè)期刊的發(fā)布、查詢、設置進行管理，支持審批后發(fā)布且可指定接收人員。規(guī)章制度規(guī)章制度對企業(yè)規(guī)章制度的發(fā)布、查詢、設置進行管理，支持規(guī)章制度審批后發(fā)布且可指定接收人員。知識共享知識共享為企業(yè)提供信息與知識共享、發(fā)布的平臺，將企業(yè)中的各種信息積聚在一起，達到知識的共享，并推送至企業(yè)的所有員工實現(xiàn)知識的利用、創(chuàng)新，周而復始，使知識成為企業(yè)創(chuàng)造價值、不斷發(fā)展的源泉

28、。2.3.4在線交流網絡尋呼網絡尋呼是本oa為用戶提供的一種非常方便的內部溝通工具。它結合了qq、msn、郵件、短信等優(yōu)點，同時克服了電話不可重現(xiàn)、即時通訊工具不可管理及短信輸入困難等缺點，不僅為企業(yè)節(jié)省大量的費用，而且使企業(yè)溝通管理更加方便快捷。l 網絡尋呼是一個開放的溝通體系，在任何地方都能將任何選中的文本發(fā)送尋呼，達到信息及時共享交流的目的。l 可以查看人員是否在線，進行在線實時交流，還可以將信息發(fā)送至離線人員手機中，對方可以直接用手機回復短信至系統(tǒng)中，實現(xiàn)離線交流、信息及時傳遞的目的。l 同時克服了電話溝通中信息的不可追溯性，可讓領導隨時查看到信息傳遞的過程，解決了管理中因信息不統(tǒng)一而

29、遇到的扯皮現(xiàn)象同時，領導也可及時發(fā)現(xiàn)下屬工作中的問題，以便給下屬相應的指導或幫助。網上調查企業(yè)中經常需要進行各種問題的投票調查，通過調查結果數(shù)據幫助企業(yè)領導了解企業(yè)內部信息。協(xié)同辦公oa系統(tǒng)即提供了這種方式滿足了企業(yè)的需要，并可以通過調查問卷的結果自動統(tǒng)計并以圖表直觀地顯示統(tǒng)計結果，為企業(yè)領導分析數(shù)據提供幫助。個人建議企業(yè)的員工可以通過個人建議匿名或署名提出自己對企業(yè)的建議，幫助企業(yè)領導收集員工的建議持續(xù)改善管理。內部論壇內部論壇為企業(yè)提供一個自由交流、溝通、討論的空間，可以根據需要設立專門區(qū)域進行討論發(fā)言，進行咨詢、解答和收集意見等。網絡會議通過網絡發(fā)起會議，包括會議議題、會議參與人員、時間

30、，并通過網絡尋呼發(fā)送到相關人員工作桌面，同時還可以與手機短信進行綁定。同時可以對歷史會議記錄進行查詢。2.3.5 個人辦公我的便簽在日常工作中我們經常會有臨時的事情需要記錄，通常都是隨手記錄在本子或是紙上。這樣就會造成記錄沒有時間、記錄丟失，或者記錄不能整理查詢等問題。我的便簽就是為解決這些問題的而設計的，不僅能夠避免信息的流失，而且也為實現(xiàn)無紙辦公提供了解決辦法，節(jié)約了大量的能源。工作日記工作日記為企業(yè)員工提供記錄工作結果和工作心得的一種方式，方便企業(yè)員工記錄當天的工作情況和心得，以及工作中出現(xiàn)的問題和明日提示等，以便日后查找歷史工作記錄，達到了沉淀工作經驗，為自己和企業(yè)不斷的積累知識的目的

31、。日程安排日程安排可以協(xié)助企業(yè)員工根據自己的工作時間將工作進行條理的安排，并且對重要的事宜預先設置提醒時間，即可通過系統(tǒng)消息提醒，也可以通過短信進行提醒，使工作變得井井有條，而不是雜亂無章，讓員工都能夠“快樂工作”。計劃總結企業(yè)內部根據企業(yè)戰(zhàn)略制定一個明確的企業(yè)目標，并層層布置，通過計劃總結按年、季、月逐步分解成企業(yè)計劃、分支機構或部門計劃、個人計劃，再通過計劃的執(zhí)行完成企業(yè)整體目標的實現(xiàn)。企業(yè)員工還能根據每段周期的工作情況的總結，分析計劃與實際工作的差距，找出影響計劃實現(xiàn)的因素，從而制定下一段周期的工作計劃，使之更貼近自己的工作實際情況。這樣將個人計劃總結與企業(yè)目標計劃控制結合在一起，大大地

32、增加企業(yè)的執(zhí)行力和競爭力。我的任務企業(yè)內領導經常需要給員工布置任務，但實際工作中有很多任務布置后就沒有下文，無法追蹤、監(jiān)控，使得企業(yè)執(zhí)行力減弱，整體工作效率降低。我的任務即可解決此問題，杜絕這種現(xiàn)象的發(fā)生。通過我的任務能夠讓日常工作中的任務安排有跡可循、善始善終，對任務的布置、執(zhí)行、匯報、檢查進行全過程的管理，而且領導也可以了解到任務的執(zhí)行進度和情況，并可隨時對員工進行指導和批示，幫助任務的完滿完成。工作委托企業(yè)領導業(yè)務比較繁忙或者經常需要出差，在不方便上網或者沒有時間處理工作的時候，可以通過工作委托將一些審批工作在設置的時間段內委托給其他人員來協(xié)助處理，不用影響企業(yè)內部正常的工作流轉。網絡硬

33、盤企業(yè)員工可以通過網絡硬盤上傳、下載文件，并靈活設置不同文件夾的權限共享給企業(yè)其他的員工，不僅方便企業(yè)內部的信息共享，也方便員工無論何時何地都有一個可移動的網絡硬盤。個人信息供企業(yè)員工修改自己的電話、電子信箱、密碼、個人格言和個性簽名。我的短語用戶可通過我的短語建立個人短語庫，方便在系統(tǒng)應用中通過快捷鍵調用短語庫中的內容，不用多次重復輸入，提高個人工作效率。通訊錄信息時代的來臨，不僅要求我們高效的工作，更要求我們迅速有效的溝通，傳統(tǒng)的通訊錄模式已經遠遠不能滿足現(xiàn)代化多元的溝通方式。通訊錄不僅能夠保存聯(lián)系人的信息，還能記錄用戶與聯(lián)系人的聯(lián)系信息及時間等，其分類管理以及搜索功能能夠快速方便的對通訊

34、錄進行管理和查找。同時通訊錄與網絡尋呼、短信平臺實現(xiàn)緊密的結合，方便用戶對各類聯(lián)系信息的管理。每日提示為了方便用戶對系統(tǒng)的熟練掌握，每日提示提供了系統(tǒng)功能及快捷菜單等的詳細介紹，用戶每次進入系統(tǒng)時即可查看提示信息幫助學習使用。2.3.6 行政辦公車輛管理對企業(yè)的車輛及用車的全程進行跟蹤管理，實現(xiàn)車輛預定，防止車輛申請的沖突，方便對企業(yè)車輛及私車公用進行管理。用品管理通過對企業(yè)的各種用品進行登記、歸屬、使用及倉庫進行管理，使用品的管理落到實處。具有用品領用審批功能，解決審批流程問題，加快辦公效率。會議管理對企業(yè)的會議室、投影儀等會議相關資源進行有效地管理，解決資源使用沖突和參會人員時間沖突，減少人力、物力的浪費。會議通知以系統(tǒng)提醒、尋呼、短信等多種形式通知與會人員，并對參會人員對通知信息的查看、反饋進行跟蹤。圖書管理企業(yè)中的各種圖書繁多，但缺乏專業(yè)人員對圖書進行分門別類的管理，導致圖書查找不便、歸屬不明、容易丟失，圖書管理即可解決這樣的問題。通過從圖書登記入庫開始提供圖書信息的查閱、借閱、歸還等功能，使圖書從使用到管理都非常的靈活方便，既切實保證公司資產不流失損毀，又大大提高了圖書的使用效率，物盡其用。豐富了公司的企業(yè)文化，使員工有更強烈的學習和上進心態(tài)。資產管理資產是公司重要的組成部分，對其進行有效的管理是非常重要的。資產管理模塊通過對資產整個生命周期實行全程的控管，改