江蘇電信協(xié)同辦公OA系統(tǒng)白皮書

1、 協(xié)同辦公oa產(chǎn)品白皮書 協(xié)同辦公oa系統(tǒng)產(chǎn)品白皮書江蘇省電信有限公司目錄第一章 概述31.1 簡(jiǎn)述oa31.2 協(xié)同軟件標(biāo)準(zhǔn)31.3協(xié)同辦公oa系統(tǒng)帶來(lái)的收益5第二章 協(xié)同辦公oa系統(tǒng)產(chǎn)品介紹72.1設(shè)計(jì)理念72.1.1以精確管理為中心思想的管理軟件72.1.2注重以人文本的核心設(shè)計(jì)理念102.1.3強(qiáng)調(diào)功能簡(jiǎn)單易用的整體設(shè)計(jì)理念112.1.4主張界面簡(jiǎn)約美觀的設(shè)計(jì)風(fēng)格112.2體系架構(gòu)112.3功能介紹122.3.1信息顯示區(qū)122.3.2公文管理122.3.3公共信息132.3.4在線交流142.3.5 個(gè)人辦公152.3.6 行政辦公202.3.7 人力資源232.3.8 工作流程24

2、2.3.9 未閱信息管理242.3.10系統(tǒng)管理242.4應(yīng)用介紹25第一章 概述1.1 簡(jiǎn)述oa辦公自動(dòng)化（office automation,簡(jiǎn)稱oa）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。 通過網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過oa系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞 更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了辦公手段，實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。過去，計(jì)算機(jī)所帶來(lái)的辦公自動(dòng)化僅僅是提高了個(gè)人工作的效率，幫助文字處理、電子報(bào)表，以及進(jìn)行簡(jiǎn)單的人事管理、財(cái)務(wù)管理等。而現(xiàn)在所說的辦公

3、自動(dòng)化，是經(jīng)歷了文字處理工具、mis系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同系統(tǒng)等各階段，不斷發(fā)展和完善起來(lái)的協(xié)同辦公平臺(tái)，是以網(wǎng)絡(luò)為依托， 在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)順暢的信息交流。在這種模式下，整個(gè)企業(yè)成為一個(gè)大辦公室，而企業(yè)的各業(yè)務(wù)部門成為企業(yè)信息流中的一個(gè)環(huán)節(jié)，不再是一個(gè)一個(gè)的信息孤島。依靠這種模式，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡(jiǎn)化，各個(gè)部門在信息共享的基礎(chǔ)上 進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個(gè)部門甚至每個(gè)員工的責(zé)任，而決策層可以迅速收集、綜合來(lái)自各個(gè)方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策，提高企業(yè)的執(zhí)行力和團(tuán)隊(duì)的整體工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的實(shí)力和綜合競(jìng)爭(zhēng)力。1.2 協(xié)同軟件標(biāo)準(zhǔn)隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)及信息化建設(shè)的發(fā)展，作為企業(yè)信息化建設(shè)基

4、礎(chǔ)的oa軟件，成為許多企業(yè)的首要選擇，希望借助于oa軟件進(jìn)一步規(guī)范管理，提高辦公效率。但是企業(yè)如何在市面上眾多的oa產(chǎn)品中，選擇適于自己企業(yè)特點(diǎn)和管理特色的軟件，幫助解決企業(yè)存在的問題呢？oa作為企業(yè)的基礎(chǔ)管理軟件,存在應(yīng)用范圍廣、使用人員多且計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平參差不齊等問題，并且企業(yè)發(fā)展中的管理變革、業(yè)務(wù)重組等都對(duì)oa及oa供應(yīng)商提出了較高的要求。用戶在選擇oa的時(shí)候不僅僅要求產(chǎn)品功能契合自身需求，性能穩(wěn)定、成熟，oa供應(yīng)商具有很強(qiáng)的實(shí)力以及專業(yè)性，還需要oa從設(shè)計(jì)、實(shí)施、使用上都符合協(xié)同軟件行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能使用戶在應(yīng)用軟件過程中得到一定的收益和保障。協(xié)同軟件標(biāo)準(zhǔn)包含三大標(biāo)準(zhǔn)類別：l 產(chǎn)品理

5、念標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同軟件是一個(gè)基礎(chǔ)管理軟件，必須融合了先進(jìn)的管理思想，并且這種管理思想可以廣泛推廣，迅速普及，推動(dòng)企業(yè)管理的發(fā)展和進(jìn)步。l 產(chǎn)品功能標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同軟件需要解決企業(yè)發(fā)展過程中管理和辦公的各種問題，因此oa不僅需要滿足用戶當(dāng)前的各種需求，并且要求能夠提供大量的可定制元素來(lái)滿足用戶日后增加的個(gè)性化需求，適應(yīng)用戶企業(yè)管理的變化。l 產(chǎn)品應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同軟件的應(yīng)用存在應(yīng)用范圍廣、使用人員多且計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平參差不齊等問題，因?yàn)橐髈a供應(yīng)商提供全面的用戶培訓(xùn)和規(guī)范的售后服務(wù)，促使軟件實(shí)施成功。協(xié)同軟件oa的標(biāo)準(zhǔn)：易推廣 e-promotion 具有先進(jìn)的管理思想指導(dǎo)設(shè)計(jì)，能夠貼近各行各業(yè)的中小企業(yè)實(shí)際需求，產(chǎn)

6、品設(shè)計(jì)注重實(shí)用性及通用性，使得管理明晰，更加適合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下中小企業(yè)的內(nèi)部管理。 產(chǎn)品已經(jīng)通過多家客戶的使用，具有成熟、穩(wěn)定性，減少客戶推廣階段的風(fēng)險(xiǎn)。 以用戶為本的使用向?qū)?，企業(yè)內(nèi)部無(wú)需進(jìn)行大規(guī)模的培訓(xùn)，便可輕松推廣項(xiàng)目。易實(shí)施 e-implementation 提供方便的權(quán)限分配方式，能夠高效的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，精確的掌握人員擁有權(quán)限情況。 提供快速簡(jiǎn)易的圖形化流程設(shè)置，滿足流程定制多種需求。易學(xué)習(xí) e-learning 根據(jù)不同工作崗位提供系統(tǒng)操作指南，更加針對(duì)性的指導(dǎo)使用系統(tǒng)。 提供細(xì)致詳盡的系統(tǒng)管理員手冊(cè)，無(wú)需專業(yè)人士也可維護(hù)功能強(qiáng)大的系統(tǒng)。 每個(gè)系統(tǒng)頁(yè)面具有獨(dú)立的幫助，更有針對(duì)性的指導(dǎo)使

7、用。易使用 e-operation 采用友好的辦公界面，符合中國(guó)人的辦公習(xí)慣，簡(jiǎn)單易用。 各功能模塊使用向?qū)幪幙梢?，采用靈活的交互方式，簡(jiǎn)單易操作。零維護(hù) e-maintenance 系統(tǒng)提供方便、易操作的數(shù)據(jù)更新、管理工具，減輕管理員負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)輕松管理維護(hù)。1.3協(xié)同辦公oa系統(tǒng)帶來(lái)的收益協(xié)同辦公oa是從產(chǎn)品設(shè)計(jì)理念到產(chǎn)品功能、使用、實(shí)施都符合協(xié)同軟件標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)同管理平臺(tái)。應(yīng)用了協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng)，會(huì)給客戶帶來(lái)什么樣的收益呢？l 建立統(tǒng)一工作平臺(tái)，提升員工辦公效率能幫助企業(yè)建立一個(gè)統(tǒng)一整合的工作平臺(tái)，可以打破時(shí)間、空間的限制，讓企業(yè)的所有員工可以在世界的任何地方、任何時(shí)間都能夠在一個(gè)統(tǒng)一的工作平臺(tái)

8、完成日常的工作，大大地提高了辦公效率。l 優(yōu)化工作流程，提升企業(yè)反應(yīng)速度對(duì)企業(yè)而言，業(yè)務(wù)流程始終是創(chuàng)造價(jià)值最核心的要素之一，通過工作流作紐帶，能將各個(gè)業(yè)務(wù)部門甚至上下游廠商之間連成一個(gè)整體，責(zé)權(quán)分明，大大提高了工作效率。不僅如此，本oa工作流系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對(duì)流程進(jìn)行不斷的優(yōu)化改造，找出流程中的瓶頸，避免人為因素的干擾，提升公司的競(jìng)爭(zhēng)力。l 協(xié)同能力增強(qiáng)，提升企業(yè)執(zhí)行力在傳統(tǒng)的管理模式下，團(tuán)隊(duì)協(xié)作不好，領(lǐng)導(dǎo)不知道下邊在干什么，成員不知道其他人在做什么。有了協(xié)同辦公oa以后，領(lǐng)導(dǎo)可以非常清楚的知道員工的工作情況，可以根據(jù)具體情況知道工作，團(tuán)隊(duì)成員之間協(xié)作也可以更加緊密，大大提升了企業(yè)的執(zhí)行力。l

9、 科學(xué)有效的人力資源管理，提升員工對(duì)企業(yè)滿意度提供了一個(gè)科學(xué)、靈活的人力資源管理應(yīng)用系統(tǒng)，企業(yè)可根據(jù)自身的特點(diǎn)和人事制度進(jìn)行靈活配置，幫助企業(yè)對(duì)人員進(jìn)行全面而有效的管理，提高企業(yè)員工的工作能力，改進(jìn)和提高管理人員的管理能力和成效，從而提高組織整體的工作方法和工作效能，完善人力資源管理機(jī)制。第二章 協(xié)同辦公oa系統(tǒng)產(chǎn)品介紹2.1設(shè)計(jì)理念2.1.1以精確管理為中心思想的管理軟件協(xié)同辦公oa平臺(tái)以精確管理思想為核心，是精確管理思想的實(shí)現(xiàn)工具和手段。精確管理思想總結(jié)中國(guó)傳統(tǒng)文化，通過精確的分析人在組織中所有共有的行為缺陷，采用科學(xué)了方法來(lái)規(guī)避這種行為缺陷。精確管理總結(jié)了企業(yè)基礎(chǔ)管理中的八個(gè)問題與八個(gè)現(xiàn)

10、象，通過解決這些問題與現(xiàn)象，來(lái)提高企業(yè)基礎(chǔ)管理的有效性，增強(qiáng)企業(yè)實(shí)力。企業(yè)基礎(chǔ)管理的八個(gè)問題：n 量化問題講當(dāng)前很多企業(yè)的管理信息量化不充分，有一些老板不同意這一講法。他們認(rèn)為他們對(duì)自己企業(yè)的情況如數(shù)家珍，清清楚楚。其實(shí)他們對(duì)這一講法有兩層誤解。第一層誤解是他所講的如數(shù)家珍，是一些他的企業(yè)中本來(lái)就是以量化形式存在的數(shù)據(jù)，這當(dāng)然很清楚。但企業(yè)運(yùn)營(yíng)中有很多非量化的、模糊的管理信息，這些信息如何來(lái)量化；第二層誤解是企業(yè)中相關(guān)職能部門掌握的量化的信息，在我們企業(yè)的各個(gè)職能部門是不是都能及時(shí)獲取。這才是我們指的量化的問題。n 計(jì)劃問題在企業(yè)的管理中，還存在一種比較普遍的問題，那就是計(jì)劃不夠，或者即使做過

11、計(jì)劃但也不是有根有據(jù)的。有一句話最能表達(dá)這一意思“船到橋頭自然直”，我們憑借自己的聰明，過去總能隨機(jī)應(yīng)變，所以做規(guī)劃、做計(jì)劃的習(xí)慣沒有養(yǎng)成，這其實(shí)是中國(guó)文化的一部分，所以大家共同“對(duì)付”計(jì)劃，并據(jù)此創(chuàng)造出“計(jì)劃沒有變化快”之說。n 積累問題許多企業(yè)在管理中只是原地踏步，而不是在昨天的基礎(chǔ)上進(jìn)步，不是在前人的經(jīng)驗(yàn)中進(jìn)步。時(shí)間對(duì)我們這么重要，就在于她能使我們不斷地積累，這樣我們才能在一段時(shí)間以后達(dá)到或超越對(duì)手，獲得應(yīng)有的尊重。但是，我們現(xiàn)行的習(xí)慣是原地踏步多，在昨天的基礎(chǔ)上進(jìn)步少，在前人的基礎(chǔ)上進(jìn)步少。n 有限與無(wú)限問題我們認(rèn)為：一個(gè)人也好，一個(gè)單位、一個(gè)社會(huì)也好，你的資源總是有限的，你工作的意義

12、就是在這樣有限的資源之上創(chuàng)造出更大的價(jià)值。有限論對(duì)當(dāng)今社會(huì)有很大的指導(dǎo)、提醒的價(jià)值。有限論清楚地告訴每一個(gè)人、每一個(gè)社會(huì)團(tuán)體，資源都是有限的，千萬(wàn)不要試圖將自己定義到無(wú)限中去。但實(shí)際生活中我們卻經(jīng)常自覺與不自覺地將自己定義到無(wú)限之中。n 創(chuàng)新問題很多人認(rèn)為創(chuàng)新是在空白之處產(chǎn)生的新思想，是砸碎一個(gè)舊世界，創(chuàng)造一個(gè)新世界，這是對(duì)創(chuàng)新的誤解。要是這樣的話，這不是創(chuàng)新，這是搗亂，這是標(biāo)新立異，對(duì)社會(huì)的進(jìn)步?jīng)]有什么正面的價(jià)值。創(chuàng)新應(yīng)該是對(duì)現(xiàn)有有限資源的改進(jìn)與改善，是5%的進(jìn)步，我們應(yīng)該鼓勵(lì)的是這樣的創(chuàng)新。在創(chuàng)新這個(gè)問題上，無(wú)論是我們企業(yè)，還是我們社會(huì)，我們都付出過巨大的代價(jià)，但是目前并沒有產(chǎn)生大家共同認(rèn)

13、可的創(chuàng)新概念，社會(huì)還在時(shí)時(shí)為之付出更大的代價(jià)。還創(chuàng)新以本來(lái)的面目，創(chuàng)新原本就應(yīng)該是改善與改進(jìn)，是5%的變化，積小變以求大變。對(duì)社會(huì)是以最小的資源換來(lái)最大的效益，這才是我們企業(yè)特別應(yīng)該追求的。n 過程與結(jié)果問題我們認(rèn)為，過程決定結(jié)果，結(jié)果應(yīng)是過程的必然反映。通過對(duì)企業(yè)管理的研究發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的發(fā)展就是企業(yè)在總結(jié)與歸納自己的獨(dú)有過程，這是企業(yè)價(jià)值最大的方面。企業(yè)也只有有了自己獨(dú)有的過程，才能更健康地運(yùn)行在社會(huì)之中。我們要的是我們的員工在我們現(xiàn)有過程基礎(chǔ)上的實(shí)踐與研究，去創(chuàng)新與改進(jìn)我們的過程?！斑^程論”否定了我們急功近利式的企業(yè)行為，鼓勵(lì)我們大家踏實(shí)地專注每一項(xiàng)基本的工作，持之以恒，在不斷地總結(jié)、積累以

14、前經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，成為我們專有的過程。我們只有不斷地創(chuàng)造并遵循自己專有的過程，在未來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)中才能保持競(jìng)爭(zhēng)力，并由此來(lái)影響社會(huì)的發(fā)展。n 控制問題我們認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)使自己的所有行為盡可能處于“閉環(huán)狀態(tài)”運(yùn)行，使我們能隨時(shí)隨地地掌控運(yùn)行狀態(tài)。我們現(xiàn)行的企業(yè)行為中，多數(shù)運(yùn)行狀態(tài)為開環(huán)的，是不受控的。因此，在當(dāng)前快速發(fā)展的社會(huì)過程之中，我們必須要解決企業(yè)管理中的開環(huán)問題，讓我們更多地做到事前指導(dǎo)，避免問題的發(fā)生。n 遞減問題人們更多的是在談?wù)撊绾翁岣邎?zhí)行力，怎么樣解決執(zhí)行力，但沒有反問，為什么有執(zhí)行力問題，是什么原因?qū)е聢?zhí)行力出問題的，難道說我們現(xiàn)代企業(yè)中的中、下層工作人員天生就干不好工作，天生就不愿意好

15、好干工作嗎？我的研究是否定的。企業(yè)中的員工總體來(lái)說是向上的，是積極的，是愿意傾其所能將工作做好的。問題的根本在于遞減的問題，在于基層不能夠全面，有效地了解企業(yè)的戰(zhàn)略意圖，不能清楚為什么干，也不清楚如何干。企業(yè)基礎(chǔ)管理的八種現(xiàn)象：n 被動(dòng)現(xiàn)象管理中的被動(dòng)現(xiàn)象表現(xiàn)在，人的地位越高，權(quán)限越大，越是被動(dòng)。在初創(chuàng)企業(yè)的時(shí)候，我們還能做到非常主動(dòng)，所有的管理信息都能真實(shí)的得到。但公司辦大后，要獲得企業(yè)運(yùn)行中的實(shí)際數(shù)據(jù)就變得越來(lái)越困難，越來(lái)越被動(dòng)，受制的因素越來(lái)越多，想了解某地公司某人的一件工作變得十分困難，而不是像想象那樣，了解公司內(nèi)部信息因?yàn)闄?quán)利增大而變得更容易。正因?yàn)檫@一現(xiàn)象的普遍性及解決的困難性，所

16、以我們分析下來(lái)，這一現(xiàn)象是目前管理問題中首要現(xiàn)象，要能做到我們位子越高，掌握的信息越全面與主動(dòng)，我們的工作主要精力是花費(fèi)在核實(shí)、分析、研究信息，做出新的決策上來(lái)，這樣就能實(shí)現(xiàn)主動(dòng)管理了。n 黑箱現(xiàn)象黑箱現(xiàn)象是被動(dòng)現(xiàn)象的產(chǎn)物，我們的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)楸粍?dòng)現(xiàn)象的存在，對(duì)管轄范圍內(nèi)的事件運(yùn)行過程掌握得不夠、不充分，就使得過程對(duì)領(lǐng)導(dǎo)而言是屏蔽的，領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)情況下只知結(jié)果而不了解過程，由于存在黑箱，就屏蔽了領(lǐng)導(dǎo)的視線，人的自我與懶惰的本能又在這里促進(jìn)了黑箱的形成，人為的為過程設(shè)置更多的屏障，使得一個(gè)簡(jiǎn)單的過程變的十分復(fù)雜。久而久之，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)過程的不了解，還形成了目前這種認(rèn)為過程本該就是如此復(fù)雜的結(jié)論，使得我們

17、的管理效率十分低下，而且過程之中因黑箱的存在，各種不利因素還得到生長(zhǎng)，腐敗由此產(chǎn)生。n 隨意現(xiàn)象隨意現(xiàn)象表現(xiàn)在我們各層的管理人員身上，因?yàn)槲覀儧]有周密的計(jì)劃，也因?yàn)槁斆?，我們?huì)在問題來(lái)到時(shí)隨意的行使我們的權(quán)力，造成混亂與浪費(fèi)。君不見很多單位經(jīng)常是同一件工作，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的隨意布置而有幾個(gè)人在做，還存在著幾個(gè)人爭(zhēng)奪同一資源而出現(xiàn)矛盾的普遍情況。要結(jié)束隨意現(xiàn)象，難度在于要改變我們多數(shù)人的工作習(xí)慣，輔助他的手段要可操作并實(shí)用，這才能消除這一現(xiàn)象，提高我們的工作效率。n 十二月現(xiàn)象我們管理中十二月現(xiàn)象普遍存在的原因，是由于我們管理輔助手段的落后，有限論在這里產(chǎn)生了作用。十二月現(xiàn)象講，我們有些員工平時(shí)工作業(yè)

18、績(jī)平平，特別是非量化的工作崗位，往往到年終工作突擊表現(xiàn)一下，領(lǐng)導(dǎo)在年終考評(píng)時(shí)，因其精力有限，他只能記住眼前的工作情況，這樣對(duì)這類員工還是關(guān)懷有加，不斷表?yè)P(yáng)。這一現(xiàn)象不僅普遍存在，而且危害性很大，他使得我們單位中出現(xiàn)大家模仿的情況，最終使得我們的工作效率平時(shí)很難提高，還無(wú)有效的手段進(jìn)行調(diào)節(jié)，要解決這一現(xiàn)象就要求我們必須改變管理手段、改進(jìn)考核方式、縮短考核周期。n 振臂一呼現(xiàn)象由于我們?nèi)狈τ行У墓芾硎侄?，?duì)各層的工作實(shí)際完成情況缺乏監(jiān)督，導(dǎo)致振臂一呼現(xiàn)象非常普遍。振臂一呼現(xiàn)象是指領(lǐng)導(dǎo)總是喜歡、表?yè)P(yáng)與提拔那些呼應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的號(hào)召，口頭堅(jiān)決支持、保證完成領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)的人。由于領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法以有效的手段來(lái)確認(rèn)這些呼應(yīng)者

19、以前所呼應(yīng)的工作完成的情況，還會(huì)在不同的場(chǎng)合表?yè)P(yáng)這些人，久而久之就形成了這一管理現(xiàn)象。很多人不是在工作上下功夫，不是及時(shí)提出不同的意見，而是在呼應(yīng)上做文章，長(zhǎng)期下來(lái)，整個(gè)管理層是你應(yīng)付我，我應(yīng)付他，少了踏實(shí)，多了浮夸，工作做的是表面文章，效率低下。n 人性中的高估現(xiàn)象我們的人性中存在著一種本能的對(duì)自己高估的現(xiàn)象，有一種案例可以很好的說明這一點(diǎn)，我們十個(gè)人坐下來(lái)吃飯，喝酒時(shí)大家總是互相歉讓，都不愿多喝；喝完后，你如果發(fā)張紙條，讓每人將自己喝的酒寫出來(lái)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，最后統(tǒng)計(jì)出來(lái)，這個(gè)數(shù)字要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際喝掉酒的數(shù)量。由于這種現(xiàn)象是人本能的反映，這對(duì)我們企業(yè)管理帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)，人人都會(huì)認(rèn)為自己做得多，得

20、到的少，人人都會(huì)認(rèn)為企業(yè)分配不公、不合理，員工的工作積極性受到挫傷。n 天高皇帝遠(yuǎn)現(xiàn)象隨著企業(yè)的發(fā)展，跨地區(qū)設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，項(xiàng)目點(diǎn)分布在全國(guó)各地的情況已經(jīng)十分普遍，目前缺少行之有效的對(duì)分支機(jī)構(gòu)的管理手段，這就形成了天高皇帝遠(yuǎn)的現(xiàn)象，往往這些誰(shuí)也管不到的地方問題成堆，到頭來(lái)危及整個(gè)企業(yè)的生命。n 本位主義現(xiàn)象本位主義是人類的一種心理現(xiàn)象，人類總是以自我為中心的，人類的能力都是在以自我為中心的基礎(chǔ)上向外延伸的， 人類的所見所聞都以自己為出發(fā)點(diǎn)的。本位主義在一個(gè)企業(yè)中的表現(xiàn)還有其隱藏性，它不象社會(huì)上部門的本位主義，表現(xiàn)出不顧甚至損害國(guó)家和社會(huì)利益，一眼能識(shí)破，在一個(gè)企業(yè)中它往往以企業(yè)利益為幌子，來(lái)強(qiáng)調(diào)

21、部門的利益。協(xié)同辦公oa是依據(jù)多年為客戶實(shí)施信息化辦公的經(jīng)驗(yàn)，從廣泛的用戶中抽象出通用模型，自主研發(fā)的性價(jià)比高的產(chǎn)品化軟件，致力于解決中小企業(yè)發(fā)展中遇到的管理問題而，能夠幫助中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)工作有序可控，員工快樂工作。2.1.2注重以人文本的核心設(shè)計(jì)理念協(xié)同辦公oa產(chǎn)品從界面到功能無(wú)處不融入了人性化的設(shè)計(jì)理念，特別注重功能的實(shí)用性與操作的簡(jiǎn)便性。隨時(shí)隨地您都可以得到貼心提示與幫助，讓您在高效辦公之余品味其中的樂趣。l 領(lǐng)導(dǎo)高效管理，一切盡在掌握之中。l 員工快樂工作，充分展現(xiàn)自我價(jià)值。l 系統(tǒng)管理員輕松維護(hù)，減少工作壓力。l 快樂工作每一天從這里開始。2.1.3強(qiáng)調(diào)功能簡(jiǎn)單易用的整體設(shè)計(jì)理念協(xié)同辦

22、公oa產(chǎn)品經(jīng)過充分的需求調(diào)研，以真正的易用性為需要，整合了所有企業(yè)辦公的實(shí)用功能，功能通用、強(qiáng)大而不失細(xì)膩。l 功能通用：對(duì)功能細(xì)節(jié)存在的合理性進(jìn)行分析，每一個(gè)功能模塊都有耐人尋味的細(xì)節(jié)。l 操作方式簡(jiǎn)潔：界面風(fēng)格、操作模式統(tǒng)一，學(xué)會(huì)使用一個(gè)模塊的操作就會(huì)使用其它模塊的操作。l 流程簡(jiǎn)潔清晰：其獨(dú)特的魅力滿足中小企業(yè)發(fā)展階段的管理需求，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。2.1.4主張界面簡(jiǎn)約美觀的設(shè)計(jì)風(fēng)格清新簡(jiǎn)約的界面設(shè)計(jì)風(fēng)格，樸質(zhì)中見高貴，簡(jiǎn)約中見深遠(yuǎn)。淡藍(lán)色為主調(diào)的界面色彩搭配消除您久坐電腦旁的那份疲勞，錯(cuò)落有致的窗口布局，不僅給人趣味和新穎感，而且消除了界面信息負(fù)載量過大的擁擠感。2.2體系架構(gòu)系統(tǒng)的

23、開發(fā)及運(yùn)行結(jié)構(gòu)基于后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的三層架構(gòu)，即web服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。在三層架構(gòu)基礎(chǔ)上，采用mvc（model-view-controller）加上服務(wù)容器的體系架構(gòu)，支持各層之間的松耦合，從而做到服務(wù)到業(yè)務(wù)流程可配置和可重構(gòu)。協(xié)同辦公oa以開放性、標(biāo)準(zhǔn)化為準(zhǔn)則，采用組件式、分層次、服務(wù)提供者/使用者間定義接口（service provider interface）、容錯(cuò)等設(shè)計(jì)思想，保證整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和可擴(kuò)展性。同時(shí)在數(shù)據(jù)交換格式上支持xml標(biāo)準(zhǔn)，使系統(tǒng)功能最優(yōu)化，同時(shí)將整體系統(tǒng)內(nèi)部在技術(shù)上的相互依賴性減至最低。2.3功能介紹2.3.1信息顯示區(qū)信息顯示區(qū)是新聞、通知

24、、待閱、待辦、溫馨提示、伙伴動(dòng)態(tài)、日程等各類信息的綜合顯示區(qū)域，用戶能夠快速查看需要處理的工作信息，以達(dá)到提高工作效率的目的。用戶還可隨意拖拽，輕松定制個(gè)性化的信息顯示區(qū)。2.3.2公文管理公文管理是企業(yè)協(xié)同辦公的重要組成部分。它是隨著信息化的發(fā)展和各分支機(jī)構(gòu)之間互聯(lián)互通的需求而誕生的。公文管理通過實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)、部門的電子公文交換，提升公文處理速度，提高工作效率，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)收發(fā)文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。收文管理收文管理能夠滿足辦公過程中的來(lái)文登記、擬辦、批示、閱辦、分發(fā)、傳閱、歸檔、查詢等所有環(huán)節(jié)，并將已經(jīng)完成的文件歸入檔案管理模塊。收文管理流程采用自定義，并能對(duì)流程進(jìn)行跟蹤和控制。系統(tǒng)提

25、供web方式的在線編輯、附件上傳功能，可以與microsoft word、wps等文檔編輯工具進(jìn)行嵌入整合，可以進(jìn)行模板紅頭套用、目錄打印、文件打印和稿紙等功能。并采用收文和待辦事宜配合使用的辦法，用戶查看信息顯示區(qū)中的待辦事宜即可進(jìn)行日常收文辦理。發(fā)文管理發(fā)文管理根據(jù)預(yù)先設(shè)置的公文辦理流程，實(shí)現(xiàn)公文網(wǎng)上自動(dòng)流轉(zhuǎn)來(lái)完成發(fā)文實(shí)際輸過程中的擬稿、流轉(zhuǎn)、審批、簽發(fā)、辦理、歸檔、印發(fā)等環(huán)節(jié)，已完成的文件可歸入檔案管理中。流程采用自定義的方式，可滿足企業(yè)中單一審批、多人并行審批、多人順序?qū)徟?、多人審批一人認(rèn)可即生效、主辦/協(xié)辦等多種公文流程需求，并能對(duì)流程進(jìn)行跟蹤和催辦跳轉(zhuǎn)，提高公文流轉(zhuǎn)辦理的工作效率。

26、請(qǐng)示管理請(qǐng)示管理通過自定義的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人事、請(qǐng)假、費(fèi)用請(qǐng)示等等內(nèi)部事項(xiàng)的請(qǐng)示，提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢，并支持審批過程尋呼和短信通知。公文檔案公文檔案提供公文歸檔、檔案管理的功能，公文文件在審批處理結(jié)束后可歸檔到指定檔案室，檔案管理員可對(duì)已歸檔文件再進(jìn)行統(tǒng)一管理，其他用戶可以對(duì)檔案進(jìn)行檢索、借閱，降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，使枯燥的檔案管理變得輕松高效。2.3.3公共信息提供新聞、通知、期刊、知識(shí)和規(guī)章制度的發(fā)布和管理，使企業(yè)的信息、知識(shí)能夠快速傳播和轉(zhuǎn)移，并能夠?qū)残畔⑦M(jìn)行有效的控制和管理。新聞管理新聞管理對(duì)企業(yè)新聞的發(fā)布、查詢、設(shè)置進(jìn)行管理，可以發(fā)布新聞、快訊，并且支持

27、新聞審批后發(fā)布且可指定接收人員，達(dá)到新聞的精確發(fā)布和有效管理。通知管理通知管理對(duì)企業(yè)各種通知的發(fā)布、查詢、設(shè)置進(jìn)行管理，支持通知審批后發(fā)布且可指定接收人員，同時(shí)發(fā)布人可查看接收人是否查看通知，實(shí)現(xiàn)通知的精確發(fā)布和有效管理。電子期刊電子期刊是對(duì)企業(yè)期刊的發(fā)布、查詢、設(shè)置進(jìn)行管理，支持審批后發(fā)布且可指定接收人員。規(guī)章制度規(guī)章制度對(duì)企業(yè)規(guī)章制度的發(fā)布、查詢、設(shè)置進(jìn)行管理，支持規(guī)章制度審批后發(fā)布且可指定接收人員。知識(shí)共享知識(shí)共享為企業(yè)提供信息與知識(shí)共享、發(fā)布的平臺(tái)，將企業(yè)中的各種信息積聚在一起，達(dá)到知識(shí)的共享，并推送至企業(yè)的所有員工實(shí)現(xiàn)知識(shí)的利用、創(chuàng)新，周而復(fù)始，使知識(shí)成為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、不斷發(fā)展的源泉

28、。2.3.4在線交流網(wǎng)絡(luò)尋呼網(wǎng)絡(luò)尋呼是本oa為用戶提供的一種非常方便的內(nèi)部溝通工具。它結(jié)合了qq、msn、郵件、短信等優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)克服了電話不可重現(xiàn)、即時(shí)通訊工具不可管理及短信輸入困難等缺點(diǎn)，不僅為企業(yè)節(jié)省大量的費(fèi)用，而且使企業(yè)溝通管理更加方便快捷。l 網(wǎng)絡(luò)尋呼是一個(gè)開放的溝通體系，在任何地方都能將任何選中的文本發(fā)送尋呼，達(dá)到信息及時(shí)共享交流的目的。l 可以查看人員是否在線，進(jìn)行在線實(shí)時(shí)交流，還可以將信息發(fā)送至離線人員手機(jī)中，對(duì)方可以直接用手機(jī)回復(fù)短信至系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)離線交流、信息及時(shí)傳遞的目的。l 同時(shí)克服了電話溝通中信息的不可追溯性，可讓領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查看到信息傳遞的過程，解決了管理中因信息不統(tǒng)一而

29、遇到的扯皮現(xiàn)象同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)下屬工作中的問題，以便給下屬相應(yīng)的指導(dǎo)或幫助。網(wǎng)上調(diào)查企業(yè)中經(jīng)常需要進(jìn)行各種問題的投票調(diào)查，通過調(diào)查結(jié)果數(shù)據(jù)幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解企業(yè)內(nèi)部信息。協(xié)同辦公oa系統(tǒng)即提供了這種方式滿足了企業(yè)的需要，并可以通過調(diào)查問卷的結(jié)果自動(dòng)統(tǒng)計(jì)并以圖表直觀地顯示統(tǒng)計(jì)結(jié)果，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分析數(shù)據(jù)提供幫助。個(gè)人建議企業(yè)的員工可以通過個(gè)人建議匿名或署名提出自己對(duì)企業(yè)的建議，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)收集員工的建議持續(xù)改善管理。內(nèi)部論壇內(nèi)部論壇為企業(yè)提供一個(gè)自由交流、溝通、討論的空間，可以根據(jù)需要設(shè)立專門區(qū)域進(jìn)行討論發(fā)言，進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)起會(huì)議，包括會(huì)議議題、會(huì)議參與人員、時(shí)間

30、，并通過網(wǎng)絡(luò)尋呼發(fā)送到相關(guān)人員工作桌面，同時(shí)還可以與手機(jī)短信進(jìn)行綁定。同時(shí)可以對(duì)歷史會(huì)議記錄進(jìn)行查詢。2.3.5 個(gè)人辦公我的便簽在日常工作中我們經(jīng)常會(huì)有臨時(shí)的事情需要記錄，通常都是隨手記錄在本子或是紙上。這樣就會(huì)造成記錄沒有時(shí)間、記錄丟失，或者記錄不能整理查詢等問題。我的便簽就是為解決這些問題的而設(shè)計(jì)的，不僅能夠避免信息的流失，而且也為實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公提供了解決辦法，節(jié)約了大量的能源。工作日記工作日記為企業(yè)員工提供記錄工作結(jié)果和工作心得的一種方式，方便企業(yè)員工記錄當(dāng)天的工作情況和心得，以及工作中出現(xiàn)的問題和明日提示等，以便日后查找歷史工作記錄，達(dá)到了沉淀工作經(jīng)驗(yàn)，為自己和企業(yè)不斷的積累知識(shí)的目的

31、。日程安排日程安排可以協(xié)助企業(yè)員工根據(jù)自己的工作時(shí)間將工作進(jìn)行條理的安排，并且對(duì)重要的事宜預(yù)先設(shè)置提醒時(shí)間，即可通過系統(tǒng)消息提醒，也可以通過短信進(jìn)行提醒，使工作變得井井有條，而不是雜亂無(wú)章，讓員工都能夠“快樂工作”。計(jì)劃總結(jié)企業(yè)內(nèi)部根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略制定一個(gè)明確的企業(yè)目標(biāo)，并層層布置，通過計(jì)劃總結(jié)按年、季、月逐步分解成企業(yè)計(jì)劃、分支機(jī)構(gòu)或部門計(jì)劃、個(gè)人計(jì)劃，再通過計(jì)劃的執(zhí)行完成企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)員工還能根據(jù)每段周期的工作情況的總結(jié)，分析計(jì)劃與實(shí)際工作的差距，找出影響計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的因素，從而制定下一段周期的工作計(jì)劃，使之更貼近自己的工作實(shí)際情況。這樣將個(gè)人計(jì)劃總結(jié)與企業(yè)目標(biāo)計(jì)劃控制結(jié)合在一起，大大地

32、增加企業(yè)的執(zhí)行力和競(jìng)爭(zhēng)力。我的任務(wù)企業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常需要給員工布置任務(wù)，但實(shí)際工作中有很多任務(wù)布置后就沒有下文，無(wú)法追蹤、監(jiān)控，使得企業(yè)執(zhí)行力減弱，整體工作效率降低。我的任務(wù)即可解決此問題，杜絕這種現(xiàn)象的發(fā)生。通過我的任務(wù)能夠讓日常工作中的任務(wù)安排有跡可循、善始善終，對(duì)任務(wù)的布置、執(zhí)行、匯報(bào)、檢查進(jìn)行全過程的管理，而且領(lǐng)導(dǎo)也可以了解到任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度和情況，并可隨時(shí)對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)和批示，幫助任務(wù)的完滿完成。工作委托企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)比較繁忙或者經(jīng)常需要出差，在不方便上網(wǎng)或者沒有時(shí)間處理工作的時(shí)候，可以通過工作委托將一些審批工作在設(shè)置的時(shí)間段內(nèi)委托給其他人員來(lái)協(xié)助處理，不用影響企業(yè)內(nèi)部正常的工作流轉(zhuǎn)。網(wǎng)絡(luò)硬

33、盤企業(yè)員工可以通過網(wǎng)絡(luò)硬盤上傳、下載文件，并靈活設(shè)置不同文件夾的權(quán)限共享給企業(yè)其他的員工，不僅方便企業(yè)內(nèi)部的信息共享，也方便員工無(wú)論何時(shí)何地都有一個(gè)可移動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)硬盤。個(gè)人信息供企業(yè)員工修改自己的電話、電子信箱、密碼、個(gè)人格言和個(gè)性簽名。我的短語(yǔ)用戶可通過我的短語(yǔ)建立個(gè)人短語(yǔ)庫(kù)，方便在系統(tǒng)應(yīng)用中通過快捷鍵調(diào)用短語(yǔ)庫(kù)中的內(nèi)容，不用多次重復(fù)輸入，提高個(gè)人工作效率。通訊錄信息時(shí)代的來(lái)臨，不僅要求我們高效的工作，更要求我們迅速有效的溝通，傳統(tǒng)的通訊錄模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化多元的溝通方式。通訊錄不僅能夠保存聯(lián)系人的信息，還能記錄用戶與聯(lián)系人的聯(lián)系信息及時(shí)間等，其分類管理以及搜索功能能夠快速方便的對(duì)通訊

34、錄進(jìn)行管理和查找。同時(shí)通訊錄與網(wǎng)絡(luò)尋呼、短信平臺(tái)實(shí)現(xiàn)緊密的結(jié)合，方便用戶對(duì)各類聯(lián)系信息的管理。每日提示為了方便用戶對(duì)系統(tǒng)的熟練掌握，每日提示提供了系統(tǒng)功能及快捷菜單等的詳細(xì)介紹，用戶每次進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)即可查看提示信息幫助學(xué)習(xí)使用。2.3.6 行政辦公車輛管理對(duì)企業(yè)的車輛及用車的全程進(jìn)行跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)車輛預(yù)定，防止車輛申請(qǐng)的沖突，方便對(duì)企業(yè)車輛及私車公用進(jìn)行管理。用品管理通過對(duì)企業(yè)的各種用品進(jìn)行登記、歸屬、使用及倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行管理，使用品的管理落到實(shí)處。具有用品領(lǐng)用審批功能，解決審批流程問題，加快辦公效率。會(huì)議管理對(duì)企業(yè)的會(huì)議室、投影儀等會(huì)議相關(guān)資源進(jìn)行有效地管理，解決資源使用沖突和參會(huì)人員時(shí)間沖突，減少人力、物力的浪費(fèi)。會(huì)議通知以系統(tǒng)提醒、尋呼、短信等多種形式通知與會(huì)人員，并對(duì)參會(huì)人員對(duì)通知信息的查看、反饋進(jìn)行跟蹤。圖書管理企業(yè)中的各種圖書繁多，但缺乏專業(yè)人員對(duì)圖書進(jìn)行分門別類的管理，導(dǎo)致圖書查找不便、歸屬不明、容易丟失，圖書管理即可解決這樣的問題。通過從圖書登記入庫(kù)開始提供圖書信息的查閱、借閱、歸還等功能，使圖書從使用到管理都非常的靈活方便，既切實(shí)保證公司資產(chǎn)不流失損毀，又大大提高了圖書的使用效率，物盡其用。豐富了公司的企業(yè)文化，使員工有更強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)和上進(jìn)心態(tài)。資產(chǎn)管理資產(chǎn)是公司重要的組成部分，對(duì)其進(jìn)行有效的管理是非常重要的。資產(chǎn)管理模塊通過對(duì)資產(chǎn)整個(gè)生命周期實(shí)行全程的控管，改