活動策劃及執(zhí)行方案(最精典之活動執(zhí)行方案)

1、事件策劃與執(zhí)行培訓(xùn)事件策劃與執(zhí)行培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn)資料內(nèi)部培訓(xùn)資料 選擇要求選擇要求場地情況場地情況目的和程序目的和程序預(yù)算預(yù)算構(gòu)思構(gòu)思團隊組成團隊組成項目推進表項目推進表工作說明書工作說明書前期準備前期準備活動場地活動場地團隊組成和時間表團隊組成和時間表車輛安排車輛安排核心內(nèi)容核心內(nèi)容說在前面的話說在前面的話來賓接待（記者）來賓接待（記者）現(xiàn)場布置現(xiàn)場布置后勤工作后勤工作停車場停車場接待用車接待用車特殊嘉賓特殊嘉賓媒體接待基礎(chǔ)文件媒體接待基礎(chǔ)文件說在前面的話公關(guān)策公關(guān)策劃劃321321法則法則1個目的p 滿足客戶要求3個前提：2個關(guān)鍵點o產(chǎn)品同質(zhì)化傳播策劃o媒體資源有限化議題策劃o傳播手段重復(fù)化主

2、題策劃o符合定位支持品牌/產(chǎn)品定位o結(jié)果導(dǎo)向方案的可行性符合客戶要求前期準備目的確定你的目標-意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路判斷一：采取何種方式判斷四：不做無法改變事實的努力判斷二：在活動中體現(xiàn)什么內(nèi)容判斷三：拋棄一切非目標必須的華麗想法前期準備確立目標的程序定位準定位準確確與客戶共同陳述項目的目的與客戶反復(fù)討論達成一致盡快讓項目組成員參與討論定義清定義清楚楚如何衡量項目效果?怎樣使項目效果可量化評估?公布項目的評估標準確定資確定資源源列出所需資源檢查已有資源尋求可調(diào)用資源前期準備預(yù)算先確定預(yù)算，先確定預(yù)算，再確定計劃是再確定計劃是穩(wěn)妥的方法穩(wěn)妥的方法確定必須成本 來賓交通及接待 場地施

3、工和裝飾 工作人員費用納入非必須成本 表演和娛樂 主持人等其他前期準備構(gòu)思 摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動的全過程，這個想象應(yīng)至少重復(fù)三次，并將你想象的全過程詳細地說給你的團隊，以便獲得補充：每個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方每個環(huán)節(jié)所需用到的物料每個環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化每個環(huán)節(jié)是否給人驚喜 在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否達到？ 在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？團隊構(gòu)成和時間表團隊 項目負責(zé)人項目負責(zé)人 參與部門參與部門 項目所必須的人員配備項目所必須的人員配備 供應(yīng)商列表和對應(yīng)聯(lián)系人：供應(yīng)商列表和對應(yīng)聯(lián)系人： 場地場地 搭建搭建 租車租車/ /禮儀禮儀 攝影攝像攝影攝像 其他其他確

4、定你的工作團隊確定你的工作團隊確定你的供應(yīng)商確定你的供應(yīng)商團隊構(gòu)成和時間表項目推進表 項目推進表（為可控因素預(yù)留必要時間：比正常時間多1/3 ）項目執(zhí)行：為每個成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容物料清單：列舉已有物料及需要準備的物料人員分工：列出每個子項目負責(zé)人 必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？障礙來自哪里？場地：如果不及時確定可能租不到合適的場地重要來賓：他們的時間、行程是不確定的其他不可控因素 預(yù)定的檢查時間通報:向所有成員報告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人的完成快樂使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項目去做什么?應(yīng)付意外情況、贏得補救機會項目推進表的分解正確制定并運用子目標所有

5、子目標的完成將自然導(dǎo)致總目標的完成與所有成員逐個討論總目標明確每個成員的工作及在總體任務(wù)中的位置為每個成員限定目標要求及資源使每個成員了解子目標,但同時知道總目標每個個體都應(yīng)該擁有完成子目標所相應(yīng)的權(quán)利運用子目標來限定責(zé)任和要求可能出錯的就一定會出錯！可能出錯的就一定會出錯！團隊構(gòu)成和時間表工作說明書 活動基本要素（時間、地點、參與人、主題、流程等） 活動物料匯總 部門工作（接待）流程和要求 活動現(xiàn)場具體分工（人員位置和要求） 文案準備新聞稿主持人臺本領(lǐng)導(dǎo)講話稿重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場文件夾內(nèi)容資料 通訊錄工作說明書的主要目的確定活動基本要素/相互關(guān)系及檢查點 明確活動基本要素利于活動掌控參與人員的工作

6、指導(dǎo)，提升工作效率新增人員的活動手冊，利于快速到位（補位） 相互關(guān)系的確認部門之間的配合和各自負責(zé)人；哪些事情可以同時進行；完成項目的方式可能不止一種，通過相互關(guān)系的檢查可以使你找到最好的方法； 檢查點可為我們提供補救的機會定期的回顧和檢討：在每隔固定時間由所有成員在一起檢查項目進展，并對意外情況作出補救。場地選擇列出要求 需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求 來賓人數(shù)：測算最小面積要求 活動內(nèi)容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊設(shè)施？是否有頂高要求？是否有破壞可能？ 周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿 氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時間 費用限制：能夠用于場地租賃的最高限額場地選擇詢問

7、 是否有檔期？ 是否有足夠的布展時間？ 場地需要清空嗎？場地清空需要付費嗎？ 場地清掃需要特別安排嗎？ 場地可容納多少人？ 使用該場地是否需要辦理特別手續(xù)？ 是否有噪音及安全、清潔方面的要求？ 場地能夠提供什么設(shè)施？它們是否收費？ 現(xiàn)場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？ 場地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？ 是否有供貴賓和工作人員休息的地方？ 場地自身工作人員的素質(zhì)如何？是否有類似活動的服務(wù)經(jīng)驗？ 場地是否有存放雜物或資料的地方？車輛安排停車場 停車場在哪里？從停車場到活動場地步行需要多長時間？通過哪些線路？ 停車場的開放和關(guān)閉時間？ 停車場需要什么憑證？ 是否可以專辟停車場？ 是否有V

8、IP專用停車場？ 是否有“停車已滿”標志牌？ 停車場是否有保安管理？ 工作用車停在哪里？是否需付費？車輛安排活動班車 來賓來自哪里？何時啟程？正常何時抵達？ 以每半小時為單位，列出航班抵達時間表，并據(jù)此確定每班班車的間隔時間、發(fā)車輛數(shù) 班車品牌？新舊程度？ 司機素質(zhì)如何？會否迷路？聯(lián)系方式？ 班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？ 預(yù)留至少一輛機動車輛車輛安排特殊來賓接待 特殊來賓有多少人（正確職務(wù)）？他們啟程和抵達的精確時間表？是否有陪同人員？入住酒店？入住時間和離開時間？ 特殊來賓的級別是否有差別？他們是否要求乘坐不同檔次的車輛？ 特殊來賓的行程安排（活動當天），征求本人或隨從的意見；活動前是否觀看

9、場地并參加彩排？ 由誰接待？期間是否有其他安排？（會議？用餐？） 特殊來賓的活動文件夾準備：簡易流程、講話稿、行程提醒來賓接待 當來賓準備趕赴機場時，接待工作已經(jīng)開始：來賓是否拿到了正確的機票？來賓是否方便抵達機場？當來賓抵達機場時是否安排工作人員辦理手續(xù)？來賓是否知道下飛機后應(yīng)該如何做？ 突發(fā)情況處理：航班延誤個別來賓遲到來賓接待 當來賓走下飛機后：確保第一時間知道接站人位置在班車等候時間不能超過30分鐘在班車行程中為來賓播放輕松音樂 突發(fā)情況處理：班車損壞部分來賓延誤班車迷路來賓接待 當來賓抵達接待區(qū)時：確保第一時間看到接待人員和接待指示牌預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力如果是入住酒店

10、，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節(jié)省來賓登記時間，并在登記完成后交酒店總臺在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū)如果是直接進入會場，應(yīng)準備存衣處、行李寄存處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌 突發(fā)情況處理：因交通原因突然導(dǎo)致來賓人數(shù)劇增來賓接待 來賓登記時應(yīng)了解什么？活動的日程安排活動所需佩戴證件及使用要求活動場地平面圖及入口、出口、衛(wèi)生間位置何時可以離開？離開機票領(lǐng)取的時間和方式來程時的費用報銷時間、地點、方式離開時是否有班車接送？用餐時間、地點？用餐憑證？來賓接待 當來賓進入酒店房間休息：準備小型歡迎卡確保來賓能夠迅速聯(lián)絡(luò)接待人員是否需要提前清空房間內(nèi)的收費物品？房間內(nèi)是否需要準備鮮花及水果？房間內(nèi)應(yīng)準備當?shù)芈糜问?/p>

11、冊及地圖現(xiàn)場布置 來賓行走線路現(xiàn)場勘察：場地有多少入口？是否可以確保來賓從指定入口進入？來賓人數(shù)有多少？是否能夠及時順暢地通過入口？入口是否需要鋪設(shè)紅地毯？在抵達會場途中是否要穿越其他場地？是否有明確方向指示？來賓進入會場后是否能夠立即找到自己的位置？不同類別的來賓是否需要分別設(shè)定入口？是否有來賓需要特別休息室？現(xiàn)場布置 搭建施工保證施工期間的用電及保安保證施工用料的擺放位置檢查施工單位用料擺放是否合理搭建完成時間應(yīng)保障至少12小時的彩排時間務(wù)必進行最大負荷電量測試施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡確保用電線路安全隱秘現(xiàn)場布置 舞臺布置保障上場及下場通道暢通后臺有方便快捷且安全的物品存放處來賓上下舞臺通道地板檢查，是否有松動可能舞臺布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場攝影攝像視線確保來賓無法進入后臺現(xiàn)場布置 來賓區(qū)域貴賓席如何布置（座位安排圖）？是否需要名簽或椅背簽？為外籍人士座位的側(cè)后方安排翻譯人員座位來賓的通道是否暢通？是否要準備同傳？規(guī)格？現(xiàn)場翻譯？預(yù)留攝影攝像位置，是否需要架高？來賓取用飲料位置是否方便？當來賓退場時是否可能發(fā)生擁擠？后勤安排 安排專門工作人員負責(zé)用餐預(yù)訂及送達 指定工作人員用車和司機 文件打印 資料裝袋、運輸和存放 物品領(lǐng)取登記 視頻、圖片資料媒體接待基礎(chǔ)文件 媒體接待基礎(chǔ)文件邀請媒體名單新聞夾內(nèi)容航班時刻表（接、送車輛安排）住房登記表媒介分工（活動現(xiàn)場位置）接待物料專訪