公司電子郵件文檔應(yīng)用規(guī)范0429

1、公司電子郵件文檔公司電子郵件文檔應(yīng)用規(guī)范應(yīng)用規(guī)范你一天收發(fā)多少條郵件？你一天收發(fā)多少條郵件？電子郵件 規(guī)范應(yīng)用與禮儀 應(yīng)該遵守應(yīng)該遵守必須遵守必須遵守規(guī)范撰寫電子郵件，體現(xiàn)了發(fā)郵件者文化素養(yǎng)、企業(yè)規(guī)范撰寫電子郵件，體現(xiàn)了發(fā)郵件者文化素養(yǎng)、企業(yè)的管理水平，企業(yè)的文化風(fēng)格；良好的展示企業(yè)形象的管理水平，企業(yè)的文化風(fēng)格；良好的展示企業(yè)形象，方便進(jìn)一步聯(lián)系溝通，提高工作效率，方便進(jìn)一步聯(lián)系溝通，提高工作效率。歌爾電子郵件公司郵件只能用于和公司業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，而不能用于任何私人目的。it部根據(jù)員工申請，為其開通電子郵件賬號(hào)。賬號(hào)的命名按照“英文名+姓”統(tǒng)一命名規(guī)則，并分內(nèi)外部郵箱，如：內(nèi)郵：jack.w

2、angmail.local;外郵：j。離職后，it部將其郵箱注銷。具體參照公司相關(guān)管理制度具體參照公司相關(guān)管理制度a.收件人收件人b.抄送抄送c.暗送暗送d.主題主題e.正文正文f.附件（可選擇）附件（可選擇）g.簽名簽名電子郵件構(gòu)成要點(diǎn)電子郵件構(gòu)成收件人a、收件人、收件人 b、抄送、抄送 c、暗送、暗送1、 只對(duì)需要對(duì)應(yīng)的人將他（她）放入收件人！2、上司、關(guān)聯(lián)只需知悉的人3、工作郵件一般無電子郵件撰寫主題主題是接收者了解郵件的第一信息，其基本要求是：提綱挈領(lǐng)。主題是接收者了解郵件的第一信息，其基本要求是：提綱挈領(lǐng)。要點(diǎn)1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的；一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的；2、主

3、題簡明扼要，重點(diǎn)突出，不宜冗長，字?jǐn)?shù)控制在主題簡明扼要，重點(diǎn)突出，不宜冗長，字?jǐn)?shù)控制在30個(gè)漢字內(nèi)，避免出現(xiàn)類似個(gè)漢字內(nèi)，避免出現(xiàn)類似“re:re:re:fw:fw:xxxxxx”多重標(biāo)簽字樣；多重標(biāo)簽字樣；3、標(biāo)題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如標(biāo)題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收王先生收”、“沈小姐啟沈小姐啟”；4、一封郵件盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封郵件內(nèi)談及多件事情；、一封郵件盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封郵件內(nèi)談及多件事情；5、可適當(dāng)使用大寫字母或特殊字符（如、可適當(dāng)使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標(biāo)題，引起收件

4、人注意，等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急緊急”之類的字眼。之類的字眼。電子郵件撰寫正文稱呼稱呼 頂格頂格要點(diǎn)1、按照公司的文化，對(duì)業(yè)務(wù)往來的同事可稱、按照公司的文化，對(duì)業(yè)務(wù)往來的同事可稱“dear xxx”或或“xxx”，稱呼，稱呼全名是不禮貌的；全名是不禮貌的；2、一般群發(fā)可使用、一般群發(fā)可使用dear all、team 、 dears等，慎用等，慎用guys 、 people 、 boys 、 girls ;3、dear all與與dear all的運(yùn)用，推薦用的運(yùn)用，推薦用dear all；4、中文開場白：、中文開場白：xx先

5、生先生/女士女士 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、all； 如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生先生”、“x小姐小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。稱呼，但要把性別先搞清楚。電子郵件撰寫正文內(nèi)容，中文空兩格，英文頂格內(nèi)容，中文空兩格，英文頂格要點(diǎn)1、中文

6、郵件字體標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一設(shè)定為宋體，常規(guī)，字體標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一設(shè)定為宋體，常規(guī)，12號(hào)號(hào)顏色標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一使用黑色，在郵件中若有需要特別指出的地方，顏色標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一使用黑色，在郵件中若有需要特別指出的地方，以加粗形式突出2、英文郵件字體標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一設(shè)定為字體標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一設(shè)定為verdana 或或 arial ，常規(guī)，常規(guī)，12號(hào)；號(hào)；不要用稀奇古怪的字體或斜體不要用稀奇古怪的字體或斜體顏色標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一使用黑色顏色標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一使用黑色尊重對(duì)方習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件尊重對(duì)方習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件 如果對(duì)方與你的郵件往來是采用中文，請不要發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要用中文回復(fù)。 只在必要時(shí)使用英文郵件

7、只在必要時(shí)使用英文郵件 英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流。對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，一些簡短回復(fù)郵件可使用英文對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，一些簡短回復(fù)郵件可使用英文 你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。關(guān)于英文回復(fù)關(guān)于英文回復(fù)要點(diǎn)thanks! thank you!tks!3q!電子郵件撰寫會(huì)議安排會(huì)議通知會(huì)議通知要點(diǎn)針對(duì)組織會(huì)議郵件，除明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)外，還須明確參會(huì)人員；針對(duì)組

8、織會(huì)議郵件，除明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)外，還須明確參會(huì)人員；如有抄送人員，請不要在正文內(nèi)寫如有抄送人員，請不要在正文內(nèi)寫“請收件人參會(huì)請收件人參會(huì)”等籠統(tǒng)字眼。等籠統(tǒng)字眼。關(guān)于會(huì)議請求關(guān)于會(huì)議請求 建議后期會(huì)議安排借助郵箱的會(huì)議請求功能，具體設(shè)置如下：“撰寫郵件”工具欄“會(huì)議請求”填寫收件人（參會(huì)人），抄送人（領(lǐng)導(dǎo)），主題（會(huì)議主題），開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間，提醒時(shí)間（10-15分鐘）。會(huì)議請求的正文：補(bǔ)充說明參會(huì)人員及會(huì)議議程安排電子郵件撰寫正文問候問候要點(diǎn) 最簡單的開頭寫一個(gè)最簡單的開頭寫一個(gè)“hi”，中文寫，中文寫”你好你好”；結(jié)尾常見的寫個(gè)；結(jié)尾常見的寫個(gè)best regards，中文的寫，中

9、文的寫”祝工作順利祝工作順利”、“最真摯的祝福最真摯的祝?！敝?。之類。 email開頭結(jié)尾最好要有問候語，中文另起一行，空兩格；英文另起一行，不空格開頭結(jié)尾最好要有問候語，中文另起一行，空兩格；英文另起一行，不空格 電子郵件撰寫正文檢查檢查要點(diǎn)郵件在發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)閱讀一遍，對(duì)行文及拼寫進(jìn)行檢查。郵件在發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)閱讀一遍，對(duì)行文及拼寫進(jìn)行檢查。 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查；盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查； 如果是英文如果是英文email，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文email，注意拼，注意拼音輸入法帶給你的同音別字。音輸

10、入法帶給你的同音別字。中、英文郵件中、英文郵件 例文例文電子郵件撰寫正文郭老師：郭老師： 你好！請登陸你好！請登陸http:/kq.goertek.localhttp:/kq.goertek.local，確認(rèn)刷卡情況。如發(fā)現(xiàn)漏打卡等異常刷卡，確認(rèn)刷卡情況。如發(fā)現(xiàn)漏打卡等異常刷卡情況及時(shí)填寫刷卡異常解釋單。請養(yǎng)成良好的刷卡習(xí)慣。情況及時(shí)填寫刷卡異常解釋單。請養(yǎng)成良好的刷卡習(xí)慣。 以上，感謝支持與配合！以上，感謝支持與配合！電子郵件附件要點(diǎn)附件是郵件的一個(gè)重要組成部分，注意以下幾點(diǎn)：附件是郵件的一個(gè)重要組成部分，注意以下幾點(diǎn)：1、郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件，同時(shí)告知收件人發(fā)送附件

11、的目的，如附件較多，應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要說明；2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用亂碼一樣的文件名，如有時(shí)間周期，建議后綴日期，格式參照20120329；3、附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；4、如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說明打開方式，以免影響使用；5、如果附件過大，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。電子郵件簽名要點(diǎn)電子郵件簽名，是對(duì)郵件接收者的尊重。電子郵件簽名，是對(duì)郵件接收者的尊重。 匿名郵件易導(dǎo)致收件者不知道發(fā)件者身份，從而無法做匿名郵件易導(dǎo)致收件者不知道發(fā)件者身份，從而無法做出響應(yīng)處理，影響工作；出響應(yīng)處理，影響工作；簽名檔包括姓名、職務(wù)、公司、簽名檔包括姓名、職務(wù)、公司、電話電話、地址等信息。、地址等信息。 1、信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系； 2、引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場合，切記一定要得體； 3、對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。 電子郵件簽名郵件簽名設(shè)置步驟郵件簽名設(shè)置步驟工具工具簽名管理簽名管理編輯編輯撰寫內(nèi)容，修改字體、大小、顏色，撰寫內(nèi)容，修改字體、大小、顏色，確定確定電子郵件撰寫簽名格式格