物資管理制度

1、 物資管理制度1 范圍本制度對工程質量、工程造價以及施工進度等方面的工程物資管理做了規(guī)定。本制度適用各參建單位。2 規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。中華人民共和國招標投標法關于評標委員會和評標辦法的規(guī)定國家七部委工程招標管理辦法q/zn202004-2005 浙江省能源集團有限公司3 職責 3.1 建設單位計劃合同部負責本工程的物資招標、采購、進口報關、支付、索賠等的歸口管理工作；參與設備監(jiān)造、貨訊管理、接貨、驗收等管理工作。3.2 建設單位設備部負責本工

2、程的設備監(jiān)造、貨訊管理、催交、接貨、驗收等的歸口管理工作；負責設備進場后的物資管理工作，如設備開箱驗收檢查、設備運輸破損件的取證、設備到貨臺賬、材料到貨臺賬、隨箱設備資料的收集、備品件的收集、專業(yè)工具收集等。3.3 建設單位工程部參與物資管理相關工作。3.4 施工監(jiān)理單位根據(jù)監(jiān)理規(guī)范要求負責物資質量驗收管理工作。3.5 設備監(jiān)造單位根據(jù)合同做好設備的工廠監(jiān)造工作。3.6 施工單位按合同要求做好職責范圍內(nèi)的工程物資管理工作。4 物資管理工作流程物資采購設備監(jiān)造貨訊管理物資催交進口報關現(xiàn)場接運開箱驗收入庫保管及發(fā)放缺件補供及索賠5 物資采購物資采購招標工作依照中華人民共和國招標投標法、國家七部委關

3、于評標委員會和評標辦法的規(guī)定、浙江省能源集團有限公司管理標準q/zn202004-2005工程招標管理辦法等有關法律法規(guī)，堅持“公開、公平、公正、科學、擇優(yōu)”的原則。 由業(yè)主采購部按照集團相關標準和程序執(zhí)行。6 設備監(jiān)造 6.1 總述為了使本工程所需設備的不合格項及缺陷在設備出廠前及時發(fā)現(xiàn)并予以消除，從而提高設備的質量，確保工程順利進行，對主機及主要輔機進行設備的監(jiān)造，委托設備監(jiān)造單位完成，其它設備的監(jiān)造由建設單位設備部負責。6.2 監(jiān)造的內(nèi)容6.2.1 監(jiān)造設備的質量控制主要依據(jù)設備監(jiān)造項目實施表所列內(nèi)容，逐項進行見證，了解制造廠的管理狀態(tài)和質量，并及時與各方進行信息的溝通和傳遞，以保證設備

4、出廠質量達到要求。6.2.2 監(jiān)造設備的進度控制動態(tài)掌握設備的制造進度和現(xiàn)場施工進度對設備到貨的要求，及時進行兩者的比較，并進行協(xié)調(diào)，確保每批供貨設備均能滿足現(xiàn)場工程進度的要求。6.2.3 監(jiān)造設備的合同管理確保設備合同得到遵守，對執(zhí)行合同中發(fā)生的問題，及時與有關方溝通，協(xié)助達成共識。6.2.4 設備付款條件的見證依據(jù)設備合同規(guī)定，見證核實付款條件。7 貨訊管理 7.1 建設單位設備部根據(jù)設備合同所簽的交貨期，及時將有關內(nèi)容輸入基建mis信息庫中。按照設備交貨進度，隨時掌握設備生產(chǎn)情況，了解和確定發(fā)貨日期，收集、整理設備信息資料，及時向有關施工單位、施工監(jiān)理及有關部門提供信息，以便做好現(xiàn)場準備

5、工作。 7.2 建設單位設備部若發(fā)現(xiàn)廠家不能按時交貨，應及時向有關領導反映情況并組織催交。 7.3 建設單位設備部物資人員根據(jù)廠家提供的30天貨訊、1周貨訊建立貨訊跟蹤表，發(fā)布貨訊預告，收集整理 該專業(yè)、合同號、生產(chǎn)廠家、設備名稱、發(fā)貨批次、件數(shù)、重量體積以及大件運輸落實情況、保管要求，并將收集的資料及時提供給各參建單位及有關部門。 7.4 建設單位設備部物資人員根據(jù)設備發(fā)貨24小時貨訊，掌握廠家實際發(fā)貨情況，確定實際到貨時間，接受廠家提供的設備資料（箱件清單、裝箱單、質保書等），通知接貨單位做好接貨準備。 8 物資催交 8.1 建設單位設備部以工程網(wǎng)絡進度為指導，以合同交貨進度為依據(jù)，結合工

6、程實際情況及設備堆場條件，做到科學有序地安排工程物資進現(xiàn)場。 8.2 為了加強設備供貨商與安裝單位之間的工作聯(lián)絡，由建設單位設備部把合同交貨期（包括合同變更后的交貨期）、廠家聯(lián)絡方式等做成表格形式提交給設備安裝單位，安裝單位根據(jù)工程進度要求填寫符合施工要求的交貨進度需求交建設單位設備部。 8.3 建設單位設備部負責對交貨期不符合施工進度要求的設備向設備供貨商交涉，盡量使變更后的設備交貨期滿足現(xiàn)場安裝的要求。建設單位設備部對交涉后仍不能解決的合同向主管領導匯報，由主管領導組織有關人員出面向設備供貨商交涉。 8.4 建設單位設備部有關人員應經(jīng)常性地與設備供應商及駐廠監(jiān)造代表聯(lián)絡，了解合同設備在制造

7、廠的狀態(tài)，對不能滿足合同交貨期要求的設備作出遲交貨原因的判斷，并及時反饋信息給有關人員。必要時，應派人進廠催貨。 9 物資的運輸及現(xiàn)場接運 9.1 本工程設備的交付方式主要有2種：燃機汽輪機發(fā)電機主設備合同為現(xiàn)場重件碼頭交付。其余設備為現(xiàn)場車板交付。 9.2 燃機汽輪機發(fā)電機主設備合同項下設備及其它設備的運輸均由供貨單位負責。對于現(xiàn)場車板交付和現(xiàn)場重件碼頭交付的設備由安裝單位負責卸貨與搬運。 9.3 對到達現(xiàn)場的物資由建設單位設備部物資人員、監(jiān)理單位、施工單位等進行外包裝檢查、數(shù)量確認、督促現(xiàn)場卸貨、并作好相應的記錄與確認。這些記錄應妥善保管，以備以后追溯。 9.4 卸貨時，接運人員必須在第一

8、現(xiàn)場，根據(jù)貨物運單及箱件清單，邊卸貨邊清點，并注意貨物外包裝情況，如發(fā)現(xiàn)包裝有異常（破損、雨水淋濕、箱內(nèi)液體滲透、捆裝物散捆等），應及時通知建設單位工程技術人員到場，詳細填寫設備接收單，并由承運人簽字或由承運人出具貨損記錄，必要時拍照取證。如貨物與運單不符，也應記錄并雙方簽字。卸貨完畢后，在貨運單上簽收。 9.5 卸貨完成后應盡快填寫物資交接清單，與施工單位辦好交接手續(xù)，并將到貨情況完整內(nèi)容輸入計算機管理信息系統(tǒng)中。9.6 對于物資在運輸、裝卸及開箱中發(fā)現(xiàn)的殘損，要求接貨人員在各個環(huán)節(jié)中及時取得證據(jù)和有關資料，并向運輸公司或供貨商提出索賠。 10 開箱驗收 10.1 對到達現(xiàn)場的物資，在合同規(guī)

9、定的時間內(nèi)對其進行開箱，以確認供貨商提供的物資外觀質量、型號、數(shù)量是否符合裝箱單及合同要求，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，減少對施工的影響。 10.2 開箱檢驗由建設單位設備部組織，安裝單位具體實施，由建設單位設備部物資人員、監(jiān)理單位、項目跟蹤審計單位、供應商等派有關人員參加。 10.3 開箱前，安裝單位應擬定月度開箱計劃報送建設單位設備部，具體開箱時間提前一周通知建設單位設備部，由建設單位設備部通知供貨商開箱代表到現(xiàn)場參加檢驗。 10.4 燃機設備國外供貨部分開箱檢驗必須按照中華人民共和國進出口商品檢驗法執(zhí)行，并通知商檢人員到現(xiàn)場參加檢驗。 10.5 開箱檢驗前一天，專職人員應檢查開箱準備工作，資料是否

10、準備齊全，了解所開箱物資的大致內(nèi)容、特點及存放地點。 10.6 開箱檢驗內(nèi)容：檢查箱體包裝是否無損，檢查裝箱資料是否齊全。檢驗時，應仔細核對實物與裝箱單的名稱、型號、數(shù)量是否相符；產(chǎn)品合格證書和設備銘牌是否與實物相符；還應對產(chǎn)品的外觀進行全面的檢查，檢查是否有變形、殘損、銹蝕等問題。對充氮充油保護的物資，應檢查表計是否完好和壓力是否保持正常，有無滲漏現(xiàn)象。對有使用期要求的化學品，檢查生產(chǎn)日期、有效期等。 10.7 開箱檢驗結束后，由建設單位開箱人員在現(xiàn)場填寫詳細的物資開箱檢驗記錄表，并由參與開箱的人員共同簽字。 10.8 開箱檢查發(fā)現(xiàn)問題時，由建設單位開箱人員作詳細記錄，同時應在現(xiàn)場請監(jiān)理單位

11、、供貨商代表簽字確認。建設單位應及時與供貨商聯(lián)系協(xié)商解決問題。 10.9 對于開箱檢驗中發(fā)現(xiàn)的缺件或損壞件，在會簽中已經(jīng)要求供貨商重新補供的，為使缺件及時補供而不影響施工進度，應由建設單位對缺補件及時跟蹤催交，建立臺賬，編制缺補件記錄表，注明合同號、批次、哪一箱號的缺件及名稱和型號，補供件收到后，及時在缺補件記錄表上核銷。 10.10 對于開箱過程中發(fā)現(xiàn)不合格品時，執(zhí)行本工程不合格品管理制度。 10.11 開箱檢驗完成后，由建設單位將有關內(nèi)容及時輸入計算機物資管理信息系統(tǒng)中。10.12 備品備件開箱驗收：整箱的備品備件由接貨單位直接轉運到業(yè)主庫房并根據(jù)需要開箱驗收。 11 物資的入庫保管與發(fā)放

12、 11.1 物資到現(xiàn)場經(jīng)開箱驗收后，統(tǒng)一由施工單位負責物資的保管與發(fā)放，并按其管理制度執(zhí)行。施工單位的物資倉儲應根據(jù)“電力基本建設火電設備維護保管規(guī)程”和“材料常識”，按a、b、c、d、e級保管類型做好貯存及防護管理，并滿足設備供應商對設備存儲條件的要求。 11.2 建設單位、監(jiān)理單位、項目跟蹤審計單位對施工單位在物資的倉儲、發(fā)放管理上進行定期和不定期檢查，檢查結果告知施工單位，必要時責成其整改。 12 備品備件與專用工具管理 12.1 供貨商在發(fā)運備品備件及專用工具時按合同要求需單獨包裝，并在包裝箱上注明“備品備件”、“專用工具”字樣。 12.2 備品備件、專用工具開箱后交由建設單位設備部負

13、責保管。 12.3 對于安裝、調(diào)試過程中需用的專用工具、備品備件，施工單位需要領用或借用時，須填寫“備品備件、專用工具領用/借用單”，經(jīng)建設單位設備部簽字批準后，建設單位設備部物資人員憑單證發(fā)放。安裝單位應做好專用工具、備品備件保管使用，使用后必須及時歸還，如損壞或遺失按原價賠償。 12.4 因供貨商產(chǎn)品質量問題引起的備品備件借用，應及時向供貨商索賠。 13 物資的技術資料管理 13.1 物資的技術資料主要是指：招標投標過程資料、物資采購合同及其補充協(xié)議有效文本、往來資料、設備出廠資料（設備合格證、商檢記錄、試驗報告、裝箱單、工具單、備品備件單、設備使用說明書、安裝圖紙、維護手冊等）及開箱驗收

14、記錄等。13.2 建設單位計劃合同部在物資采購過程中形成的招標投標過程資料、物資采購合同正本應在合同會簽完后及時移交建設單位檔案室，并辦理好交接手續(xù)。副本或復印件根據(jù)需要分送監(jiān)理單位及廠內(nèi)各有關部門。 13.3 設備廠商來往傳真件、函件等資料由歸口部門建設單位設備部接收、整理，并移交建設單位檔案室（如其他部門收到的亦應及時移交建設單位工程部檔案室），檔案室根據(jù)發(fā)放制度及時發(fā)放至各相關部門處理，涉及到商務的由建設單位計劃合同部負責處理及回復。 13.4 設備隨箱技術資料（圖紙、說明書等）應由建設單位人員在開箱后及時移交給建設單位工程部檔案室，由檔案室按工程圖紙資料管理制度發(fā)放；裝箱清單、開箱記錄

15、、質量證明文件、商檢記錄等其它文件由建設單位設備部收集齊全，列出清單后分批移交建設單位工程部檔案室，并辦理交接手續(xù)。13.5 建設單位工程部檔案室將接收的資料登記整理、分類組卷、建立檔案。 13.6 各參建單位如需要使用設備資料，向建設單位工程部檔案室查閱。14 報告和記錄本標準形成下列記錄：a) cdtrq401085(01)-2012設備開箱驗收情況記錄b) cdtrq401085(02)-2012設備開箱檢驗記錄（電子版）c) cdtrq401085(03)-2012調(diào)試用備品備件領用單d) cdtrq401085(04)-2012專用工具借用單e) cdtrq401085(05)-20

16、12設備資料交接登記表設備開箱驗收情況記錄編號： 版本號：a/0合同號合同名稱設備名稱及規(guī)格型號存放地點供貨單位制造廠批次箱號驗收項目驗收依據(jù)1.廠家送貨清單 （） 2.設備包裝清單（）包裝情況1.良好（） 2.破損（）木箱（）鐵箱（）紙箱（）裸裝（）塑裝（）專用（）其它（）驗收種類設備及附件（）備品備件（）專用工具（）補供件（）開箱資料齊全（） 不全（） 已移交（） 未移交（）裝箱單（） 合格證（）說明書（） 質量證明（）安裝圖（） 其它 （）驗收結果外觀情況有否機械損傷或缺件有否漏油（氣、水）易碎件是否完整其它缺件情況附件及零配件備品備件專用工具驗收意見及處理處理結果參加代表簽字供貨單位：

17、通知未到（）建設單位設備部：建設單位工程部：跟蹤審計單位：監(jiān)理單位：施工單位：備注 制單： 年 月 日設備開箱檢驗記錄（電子版）編號：cdtrq401085(02)-2012 版本號：a/0合同名稱專 業(yè)合 同 號設備名稱制 造 廠發(fā)運批次機 組 號開箱日期箱 號 檢驗記錄: 處理意見:備注調(diào)試用備品備件領用單編號：cdtrq401085(03)-2012 版本號：a/0 原合同號供應商設備名稱備品備件名稱箱件編號領用用數(shù)量用途領用單位經(jīng) 辦 人部門主管建設單位工程部 簽字： 年 月 日建設單位設備部簽字： 年 月 日分管領導簽字： 年 月 日備注： 本單一式二份：借用單位、建設單位各一份專用工具借用單編