Word2007教程處理文檔的修訂與批注完整版

1、word 2007教程：處理文檔的修訂與批注完整版word文檔初步完成以后，需要進(jìn)一步進(jìn)行批注、修訂等工作。word 2007提供了更高級的修訂和批注功能。用好這些功能，您將制作出更人性化、更準(zhǔn)確的word文檔來。 本專題中提及的方法主要在word 2007中使用，但對具有同樣功能模塊的舊版本word，這些方法也是可用的。批注的插入、修改與刪除方法您可將批注插入到word文檔頁邊距處出現(xiàn)的批注框中。也可從當(dāng)前使用的word文檔視圖中將批注隱藏起來 審閱文檔中的各修訂和批注在 microsoft office word 中，可以跟蹤每個(gè)插入、刪除、移動(dòng)、格式更改或批注操作，以便在以后審閱所有這些

2、更改 在編輯時(shí)進(jìn)行修訂、管理批注word 2007 使用批注框顯示刪除內(nèi)容、批注、格式更改和已移動(dòng)的內(nèi)容。可以更改設(shè)置以便在編輯時(shí)進(jìn)行修訂 防止不需要的修訂和批注有時(shí)您不希望別人往文檔里添加修訂和批注。這時(shí)您可使用word文檔保護(hù)來限制審閱者可對您的文檔進(jìn)行修訂的類型 修訂內(nèi)容的打開與關(guān)閉在狀態(tài)欄里添加指示器，在打開修訂功能的時(shí)，可以查看所有更改。當(dāng)關(guān)閉修訂功能時(shí)，可對文檔進(jìn)行更改，而不會對更改的內(nèi)容做出標(biāo)記 審閱批注作者姓名的更改 word審閱者姓名或縮寫顯示在批注氣球中(批注不使用氣球時(shí)顯示在方括號中)。可以更改審閱批注時(shí)顯示的姓名以傳達(dá)更準(zhǔn)確的文檔信息 一勞永逸地除去修訂word 怎么會

3、找到并顯示文檔記錄的原始修訂內(nèi)容呢?要使 word 的表現(xiàn)如您所愿，把這些討厭的信息全都去掉，應(yīng)該怎么做? 帶修訂和批注的文檔的打印控制microsoft office word 提供了多個(gè)用于打印帶有修訂的文檔的選項(xiàng)，以打印出適當(dāng)格式的文檔。您也可以在打印時(shí)隱藏修訂 （1）word文檔批注的插入、修改與刪除方法2007-04-20 06:10作者：編輯整理出處：官方責(zé)任編輯：still-您可將批注 (批注：作者或?qū)忛喺邽槲臋n添加的注釋或批注。microsoft word 在文檔的頁邊距或“審閱窗格”中的氣球上顯示批注。)插入到文檔的頁邊距處出現(xiàn)的批注框 (批注框：在頁面視圖或 web 版式視

4、圖中，在文檔的頁邊距中標(biāo)記批注框?qū)@示標(biāo)記元素，例如批注和所做修訂。使用這些批注框可以方便地查看審閱者的修訂和批注，并對其做出反應(yīng)。)中。也可從視圖中隱藏批注。如果不希望在審閱文檔時(shí)顯示批注，必須通過刪除文檔中的批注來清除它們。要了解文檔中是否仍有批注，請單擊“審閱”選項(xiàng)卡上“修訂”組中的“顯示標(biāo)記”。插入批注您可鍵入批注。在 tablet pc (tablet pc：運(yùn)行 microsoft windows xp tablet pc edition 的計(jì)算機(jī)。使用 tablet 筆，您可以直接在屏幕上寫字，還可以執(zhí)行鼠標(biāo)的功能。也稱為 tablet 計(jì)算機(jī)。) 上，可插入聲音批注或手寫批注。

5、鍵入批注1、選擇要對其進(jìn)行批注的文本或項(xiàng)目，或單擊文本的末尾處。2、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“批注”組中，單擊“新建批注”。3、在批注框中或在“審閱窗格”中鍵入批注文本。注釋 要響應(yīng)批注，請單擊其批注框，然后單擊“批注”組中的“新建批注”。在新批注框中鍵入響應(yīng)。插入聲音批注如果您的計(jì)算機(jī)是 tablet pc，則可以錄制聲音批注。聲音批注作為聲音對象添加到批注框中。在首次添加聲音批注前，您需要將“插入聲音”命令添加到“快速訪問工具欄”。1、單擊“microsoft office 按鈕”，然后單擊“word 選項(xiàng)”。2、單擊“自定義”。3、在“從下列位置選擇命令”下的列表中，選擇“所有命令”。4、在

6、命令列表中，單擊“插入聲音”，然后單擊“添加”。要將聲音批注添加到文檔中，請執(zhí)行下列操作：1、在“快速訪問工具欄”上，單擊“插入聲音”。2、在打開的對話框中，單擊開始按鈕并錄制聲音批注。3、當(dāng)錄制批注完成時(shí)，按停止按鈕并關(guān)閉對話框。4、如果 microsoft office word 顯示一條消息，詢問是否要更新聲音對象，請單擊“是”。要收聽錄制的批注，請右鍵單擊批注框，指向“錄制機(jī)文檔對象”，然后單擊“播放”。注釋 有關(guān)錄制和編輯聲音對象的其他信息，請參閱您的聲卡和麥克風(fēng)的文檔。插入手寫批注如果您的計(jì)算機(jī)是 tablet pc，則可在文檔中插入手寫批注。墨跡將添加并顯示在批注框中。1、在“審

7、閱”選項(xiàng)卡上的“批注”組中，單擊“新建批注”。2、在批注氣泡中撰寫批注。刪除批注要快速刪除單個(gè)批注，請右鍵單擊該批注，然后單擊“刪除批注”。要快速刪除文檔中的所有批注，請單擊文檔中的一個(gè)批注。在“審閱”選項(xiàng)卡上的“批注”組中，單擊“刪除”下的箭頭，然后單擊“刪除文檔中的所有批注”。刪除特定審閱者的批注1、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“顯示標(biāo)記”旁邊的箭頭。2、要清除所有審閱者的復(fù)選框，請指向“審閱者”，然后單擊“所有審閱者”。3、再次單擊“顯示標(biāo)記”旁的箭頭，指向“審閱者”，然后單擊要?jiǎng)h除其批注的審閱者的姓名。在“批注”組中，單擊“刪除” 下的箭頭，然后單擊“刪除所有的顯示批注”。注

8、釋 此過程會刪除您選擇的審閱者的所有批注，包括整篇文檔中的批注。提示 您也可通過使用審閱窗格審閱和刪除批注。要顯示或隱藏審閱窗格，請單擊“修訂”組中的“審閱窗格”。要將審閱窗格移動(dòng)到屏幕底部，請單擊“審閱窗格”旁的箭頭，然后單擊“水平審閱窗格”。更改批注如果批注在屏幕上不可見，請單擊“審閱”選項(xiàng)卡上“修訂”組中的單擊“顯示標(biāo)記”。1、單擊要編輯的批注框的內(nèi)部。2、進(jìn)行所需的更改。注釋如果批注框處于隱藏狀態(tài)或只顯示部分批注，您可以在審閱窗格中更改批注。要顯示審閱窗格，請?jiān)凇靶抻啞苯M中，單擊“審閱窗格”。要使審閱窗格在屏幕底部水平顯示而不是在屏幕側(cè)邊垂直顯示，請單擊“審閱窗格”旁的箭頭，然后單擊“

9、水平審閱窗格”。要響應(yīng)批注，請單擊其批注框，然后單擊“批注”組中的“新建批注”。在新批注框中鍵入響應(yīng)。添加或更改批注中使用的姓名1、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”旁邊的箭頭，然后單擊“更改用戶名”。2、單擊“個(gè)性化”。3、在“對 office 副本進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置”下，更改您要在自己的批注中使用的姓名或縮寫。注釋您鍵入的姓名和縮寫將由所有 microsoft office 程序使用。對這些設(shè)置所做的任何更改會影響其他 office 程序。當(dāng)對要用于您自己的批注的姓名或縮寫進(jìn)行更改時(shí)，僅會對更改之后的批注產(chǎn)生影響。不會對在更改姓名或縮寫之前文檔中已存在的批注進(jìn)行更新。（2）審閱wo

10、rd 2007文檔中的各修訂和批注2007-04-16 06:19作者：編輯整理出處：官方責(zé)任編輯：still-在 microsoft office word 中，可以跟蹤每個(gè)插入、刪除、移動(dòng)、格式更改或批注操作，以便在以后審閱所有這些更改。為了防止您不經(jīng)意地分發(fā)包含修訂和批注的文檔，在默認(rèn)情況下，word 顯示修訂和批注。“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”是“顯示以供審閱”框中的默認(rèn)選項(xiàng)。“審閱窗格”中顯示了文檔中當(dāng)前出現(xiàn)的所有更改、更改的總數(shù)以及每類更改的數(shù)目。當(dāng)審閱修訂和批注時(shí)，可以接受或拒絕每一項(xiàng)更改。在接受或拒絕文檔中的所有修訂和批注之前，即使是您發(fā)送或顯示的文檔中的隱藏更改，審閱者也能夠看到。

11、審閱修訂摘要“審閱窗格”是一個(gè)方便實(shí)用的工具，借助它可以確認(rèn)已經(jīng)從您的文檔中刪除了所有修訂，使得這些修訂不會顯示給可能查看該文檔的其他人。“審閱窗格”頂部的摘要部分顯示了文檔中仍然存在的可見修訂和批注的確切數(shù)目。在“審閱”選項(xiàng)卡上的“修訂”組中單擊“審閱窗格”，在屏幕側(cè)邊查看摘要。若要在屏幕底部而不是側(cè)邊查看摘要，請單擊“審閱窗格”旁的箭頭，然后單擊“水平審閱窗格”。若要查看每類更改的數(shù)目，請單擊“顯示詳細(xì)匯總”。按順序?qū)忛喢恳豁?xiàng)修訂和批注1、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“修訂”組中，單擊“后一處”或“前一處”。2、請執(zhí)行下列操作之一：在“修訂”組中，單擊“接受”。在“修訂”組中，單擊“拒絕”。在“批

12、注”組中，單擊“刪除”。3、接受或拒絕更改并刪除批注，直到文檔中不再有修訂和批注。為了確保所有的修訂被接受或拒絕以及所有的批注被刪除，請?jiān)凇皩忛啞边x項(xiàng)卡的“修訂”組中單擊“審閱窗格”?！皩忛喆案瘛表敳康恼糠诛@示了文檔中仍然存在的修訂和批注的確切數(shù)目。一次接受所有更改1、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“修訂”組中，單擊“后一處”或“前一處”。2、單擊“接受”下方的箭頭，然后單擊“接受對文檔的所有修訂”。一次拒絕所有更改1、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“修訂”組中，單擊“后一處”或“前一處”。2、單擊“拒絕”下方的箭頭，然后單擊“拒絕對文檔的所有修訂”。按編輯類型或特定審閱者審閱更改1、請執(zhí)行下列操作之一：在“

13、審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“顯示標(biāo)記”旁邊的箭頭。清除除了您要審閱的更改類型旁邊的復(fù)選框以外的所有復(fù)選框。在“審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“顯示標(biāo)記”旁邊的箭頭。指向“審閱者”，找到您要審閱其做出的更改的審閱者，清除除了這些審閱者名稱旁邊的復(fù)選框以外的所有復(fù)選框。若要選擇或清除列表中所有審閱者的復(fù)選框，請單擊“所有審閱者”。2、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“修訂”組中，單擊“后一處”或“前一處”。3、請執(zhí)行下列操作之一：在“修訂”組中，單擊“接受”。在“修訂”組中，單擊“拒絕”。（3）在編輯word文檔時(shí)進(jìn)行修訂、管理批注2007-04-11 06:24作者：編輯整理出處：論壇整理責(zé)任編

14、輯：still-用word編輯文檔時(shí)，可以輕松地做出修訂和批注并查看它們。默認(rèn)情況下， microsoft office word 2007 使用批注框顯示刪除內(nèi)容、批注、格式更改和已移動(dòng)的內(nèi)容。如果要查看所有嵌入式修訂，可以更改設(shè)置以便按需要的方式顯示修訂和批注。 批注框顯示格式更改、批注和刪除內(nèi)容。注釋 為了防止您不經(jīng)意地分發(fā)包含修訂和批注的文檔，在默認(rèn)情況下，word 顯示修訂和批注。“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”是“顯示以供審閱”框中的默認(rèn)選項(xiàng)。在編輯時(shí)進(jìn)行修訂1、打開要修訂的文檔。2、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”圖像。若要向狀態(tài)欄添加修訂指示器，請右擊該狀態(tài)欄，然后單擊“修

15、訂”。單擊狀態(tài)欄上的“修訂”指示器可以打開或關(guān)閉修訂。3、通過插入、刪除、移動(dòng)或格式化文本或圖形進(jìn)行所需的修訂。您也可以添加批注。注釋 如果您使用修訂，然后將文檔另存為網(wǎng)頁(.htm 或 .html)，則修訂會出現(xiàn)在網(wǎng)頁上。關(guān)閉修訂在“審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”圖像。如果自定義狀態(tài)欄，使其包含修訂指示器，則單擊“修訂”組中的“修訂”也將關(guān)閉狀態(tài)欄中的指示器。注釋 關(guān)閉“修訂”不會消除文檔中的修訂。要確保文檔中不再有修訂，請確保所有修訂都已顯示，然后對文檔中的每個(gè)修訂使用“接受”或“拒絕”命令。更改標(biāo)記顯示方式執(zhí)行下列任意操作：您可以更改 word 用來標(biāo)記修訂文本和圖形的顏色和

16、其他格式，方法是單擊“修訂”旁的箭頭，然后單擊“修訂選項(xiàng)”。注釋 盡管無法對不同審閱者做出的更改指定特定的顏色，但每個(gè)審閱者的更改在文檔中會以不同的顏色出現(xiàn)，以便您能夠跟蹤多個(gè)審閱者。您可以內(nèi)嵌方式查看所有修訂(包括刪除內(nèi)容)，而不是在文檔頁邊距中出現(xiàn)的批注框中查看。若要顯示嵌入式修訂，請?jiān)凇靶抻啞苯M中，單擊“批注框”，然后單擊“以嵌入方式顯示所有修訂”。當(dāng)單擊“以嵌入方式顯示所有修訂”時(shí)，將嵌入式顯示文檔中的所有修訂和批注。要突出顯示所有批注框所在的頁邊距區(qū)域，請單擊“顯示標(biāo)記”下的“標(biāo)記區(qū)域突出顯示”。（4）保護(hù)word文檔 防止不需要的修訂和批注2007-04-13 06:16作者：編輯

17、整理出處：論壇整理責(zé)任編輯：still-您可使用word文檔保護(hù)來限制審閱者可對您的文檔進(jìn)行修訂的類型。讓審閱者插入批注和修訂1、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“保護(hù)”組中，單擊“保護(hù)文檔”，然后單擊“限制格式和編輯”。2、在“保護(hù)文檔”任務(wù)窗格中，“格式設(shè)置限制”下，選中“限制對選定的樣式設(shè)置格式”復(fù)選框，然后單擊“設(shè)置”來指定審閱者可應(yīng)用或更改哪些樣式。3、在“編輯限制”下，選中“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”復(fù)選框。4、在編輯限制列表中，單擊“修訂”。(這包括批注以及插入、刪除和移動(dòng)的文本。)注釋 對于不同的保護(hù)功能集，使用 active directory 目錄服務(wù)，單擊“限制權(quán)限”以使用信息權(quán)限

18、管理。5、在“啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”下，單擊“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”。6、要為文檔指定密碼，以便只有知道該密碼的審閱者能夠取消保護(hù)，請?jiān)凇靶旅艽a(可選)”框中鍵入密碼，然后確認(rèn)此密碼。要點(diǎn) 如果您選擇不使用密碼，則所有審閱者均可以更改您的編輯限制。只讓審閱者插入批注1、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“保護(hù)”組中，單擊“保護(hù)文檔”，然后單擊“限制格式和編輯”。2、在“保護(hù)文檔”任務(wù)窗格的“編輯限制”下，選中“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”復(fù)選框。3、在編輯限制列表中，單擊“批注”。4、如果您要授予某些人對特定文檔部分的編輯選項(xiàng)，可以選中文檔的相應(yīng)區(qū)域，然后選擇哪些用戶(一組或單個(gè)用戶)可以編輯所選的文檔區(qū)域。單擊組或單

19、個(gè)用戶名旁邊的下拉箭頭可查找該組或單個(gè)用戶可以編輯的下一個(gè)區(qū)域或所有區(qū)域，或者刪除該組或單個(gè)用戶的權(quán)限。注釋 對于不同的保護(hù)功能集，使用 active directory 目錄服務(wù)，單擊“限制權(quán)限”以使用信息權(quán)限管理。5、在“啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”下，單擊“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”。6、要為文檔指定密碼，以便只有知道該密碼的審閱者能夠取消保護(hù)，請?jiān)凇靶旅艽a(可選)”框中鍵入密碼，然后確認(rèn)此密碼。要點(diǎn) 如果您選擇不使用密碼，則所有審閱者均可以更改您的編輯限制。停止對批注和修訂的保護(hù)1、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“保護(hù)”組中，單擊“保護(hù)文檔”，然后單擊“限制格式和編輯”。2、在“保護(hù)文檔”任務(wù)窗格中，單擊“停止保護(hù)”

20、。注釋 如果您使用密碼對文檔添加保護(hù)，則需要鍵入密碼才能停止保護(hù)。（5）word文檔修訂內(nèi)容的打開與關(guān)閉方法2007-04-18 14:12作者：編輯整理出處：官方責(zé)任編輯：still-word 2007里可以自定義狀態(tài)欄，向其添加一個(gè)用來告知您修訂是打開狀態(tài)還是關(guān)閉狀態(tài)的指示器。在打開修訂功能的情況下，您可以查看在文檔中所做的所有更改。當(dāng)您關(guān)閉修訂功能時(shí)，您可以對文檔進(jìn)行任何更改，而不會對更改的內(nèi)容做出標(biāo)記。打開修訂在“審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”圖像。若要向狀態(tài)欄添加修訂指示器，請右擊該狀態(tài)欄，然后單擊“修訂”。單擊狀態(tài)欄上的“修訂”指示器可以打開或關(guān)閉修訂。注釋 如果“修訂

21、”命令不可用，您可能必須關(guān)閉文檔保護(hù)。在“審閱”選項(xiàng)卡上的“保護(hù)”組中，單擊“保護(hù)文檔”，然后單擊“保護(hù)文檔”任務(wù)窗格底部的“停止保護(hù)”。(您可能需要知道文檔密碼。)關(guān)閉修訂當(dāng)關(guān)閉修訂時(shí)，您可以修訂文檔而不會對更改的內(nèi)容做出標(biāo)記。關(guān)閉修訂功能不會刪除任何已被跟蹤的更改。要點(diǎn) 要取消修訂，請使用“審閱”選項(xiàng)卡上“修訂”組中的“接受”和“拒絕”命令。在“審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”圖像。若要向狀態(tài)欄添加修訂指示器，請右擊該狀態(tài)欄，然后單擊“修訂”。單擊狀態(tài)欄上的“修訂”指示器可以打開或關(guān)閉修訂。（6）word文檔審閱批注作者姓名的更改方法2007-04-19 06:24作者：程欣出處

22、：官方責(zé)任編輯：still-word審閱者姓名或縮寫顯示在批注氣球中(批注不使用氣球時(shí)，顯示在方括號中)。可以更改進(jìn)行審閱批注時(shí)顯示的姓名。更改要在批注中使用的姓名或縮寫1、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”旁邊的箭頭，然后單擊“更改用戶名”。2、單擊“常用”。3、在“對 office 副本進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置”下，更改您要在自己的批注中使用的姓名或縮寫。注釋您鍵入的姓名和縮寫將由所有 microsoft office 程序使用。對這些設(shè)置所做的任何更改都會影響其他 office 程序。更改您要在自己的批注中使用的姓名或縮寫時(shí)，只影響更改后所做的批注。不會更新更改姓名或縮寫前文檔中已有的

23、批注。將審閱者姓名設(shè)置為匿名保存的文檔可以沒有與文檔相關(guān)聯(lián)的審閱者的姓名或縮寫。1、打開包含要匿名顯示批注的已有文檔。2、單擊“microsoft office 按鈕”，指向“準(zhǔn)備”，然后單擊“檢查文檔”。3、單擊“檢查”。4、單擊“文檔屬性和個(gè)人信息”旁邊的“全部刪除”。要點(diǎn) 請勿單擊“批注、修訂、版本和注釋”旁邊的“全部刪除”，這會永久刪除文檔中的所有批注。5、單擊“重新檢查”，然后保存文檔。重新打開文檔時(shí)，顯示在文檔中的所有批注都不會出現(xiàn)姓名或縮寫。（7）重新應(yīng)用excel篩選和排序 或清除篩選2007-03-27 06:06作者：編輯整理出處：官方責(zé)任編輯：still-excel200

24、7教程：數(shù)據(jù)篩選與數(shù)據(jù)排序（8）帶有修訂和批注的word文檔的打印控制2007-04-18 06:13作者：編輯整理出處：官方責(zé)任編輯：still-microsoft office word 提供了幾個(gè)用于打印帶有修訂的文檔的選項(xiàng)。您也可以在打印時(shí)隱藏修訂。打印顯示修訂和批注的文檔在打印文檔之前，請切換到頁面視圖 (頁面視圖：文檔或其他對象的一種視圖，與打印效果一樣。例如，頁眉、頁腳、欄和文本框等項(xiàng)目會出現(xiàn)在它們的實(shí)際位置上。)，按照在打印文檔上所需的效果顯示修訂 (修訂：顯示文檔中所做的諸如刪除、插入或其他編輯更改的位置的標(biāo)記。)和批注 (批注：作者或?qū)忛喺邽槲臋n添加的注釋或批注。microsoft word 在文檔的頁邊距或“審閱窗格”中的氣球上顯示批注。)。您有幾種選擇。打印顯示的所有標(biāo)記 在“審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“顯示標(biāo)記”。注釋 單擊“顯示標(biāo)記”將為選定的審閱者顯示或隱藏文檔中的所有標(biāo)記 (標(biāo)記：批注和修訂，例如插入、刪除和格式更改。在處理修訂和批注時(shí)，可查看標(biāo)記。打印帶有標(biāo)記的文檔可記錄對文檔所做的更改。)。當(dāng)顯示所有標(biāo)記時(shí)，所有類型的標(biāo)記在“顯示標(biāo)記”菜單上都被選中。按類型或?qū)忛喺叽蛴★@示的修訂和批注 在“審閱”選項(xiàng)卡的“修訂”組中，單擊“顯示標(biāo)記”，然后選擇要顯示的修訂類型。打印編輯或其他審閱者的修訂和批注 在“審閱”選項(xiàng)卡上“修訂”組的“顯示以