成功自我管理29工具之一：時(shí)間管理

1、.工具1：用“四象限原理”規(guī)劃時(shí)間成功的人只會(huì)有少量非常重要且需立即處理的緊 急事件，他們把焦點(diǎn)放在重要但不緊急的事情上。究竟什么對(duì)我們最重要 時(shí)間給予每個(gè)人都是能計(jì)算的固定的量，用一秒少一秒。因此，我們常說(shuō)“人生苦短” 。在人短暫的一生中，更多的時(shí)間不得不花在睡、吃、行等不直接產(chǎn)生價(jià)值的活動(dòng)中，如：你不得不花將近一半的時(shí)間用于睡眠；你不得不吃飯，用餐時(shí)間加起來(lái)也得幾年的工夫；行走、旅行又幾年；再加上平時(shí)娛樂(lè)、節(jié)假日休息、吃飯、哄小孩、侍奉老人，加起來(lái)也得幾年工夫。如果從有限的壽命中減去這些時(shí)間，那我們用于有效工作的時(shí)間能有多少呢？以全球平均壽命65歲為限，一個(gè)人留給自己的時(shí)間只占他全部有生之

2、年的17%。時(shí)間不等人，逝者如斯夫!但是，時(shí)間可以被支配和管理。不同的人在相同的時(shí)間長(zhǎng)度和環(huán)境下，其效能相差很大，這就說(shuō)明，時(shí)間可以被更好地管理。通過(guò)這時(shí)間的管理，可以提高單位時(shí)間的效率，做更多的事,做更重要的事。高效率的做事，也就相對(duì)眼饞了生命長(zhǎng)度。早在1968年，美國(guó)麻省理工學(xué)院一位研究人員就對(duì)時(shí)間的利用問(wèn)題進(jìn)行了一次大規(guī)模的調(diào)查研究。他先后調(diào)查了美國(guó)的3000名職業(yè)經(jīng)理人，從中發(fā)現(xiàn)，凡是成功的經(jīng)理都能做到這樣兩點(diǎn)：一是限定自己的工作范圍，不把手伸得過(guò)長(zhǎng)，把職責(zé)內(nèi)的工作盡量做好;二是合理安排時(shí)間，使時(shí)間的浪費(fèi)減少到最低限度。每個(gè)人每天有太多的事情要處理：響個(gè)不停的電話(huà)，接待客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，沒(méi)完沒(méi)

3、了的會(huì)議，朋友聚會(huì)，照顧家里老人，孩子等等。就像一首“忙人的告白”小詩(shī)中寫(xiě)的，“每件事好像都很重要”，“每件事都做讓我們非常忙碌”，于是，每天起早貪黑，廢寢忘食，忙忙碌碌，擠去了家庭生活和休閑活動(dòng)的時(shí)間，仍覺(jué)得“時(shí)間不夠，忙不過(guò)來(lái)”。這些看似急迫的事看來(lái)很重要，但實(shí)際上，正是沒(méi)有掌握時(shí)間管理和高效能工作方法的表現(xiàn)。時(shí)間管理是指在同樣的時(shí)間瞎考情況下，為提高時(shí)間的利用率課有效性而進(jìn)行的控制工作。通過(guò)對(duì)時(shí)間的管理，可以克服時(shí)間浪費(fèi)，使你的行動(dòng)效率課效果最大化。實(shí)踐也表明，那些高效能人士能具有強(qiáng)烈的時(shí)間觀(guān)念和極強(qiáng)的事業(yè)心和成就欲，對(duì)時(shí)間有極強(qiáng)的緊迫感，他們能自覺(jué)、科學(xué)地管理好自己的時(shí)間。哈佛管理百科

4、全書(shū)中把“管理時(shí)間”作為是不是成熟的管理者的九項(xiàng)條件之一。著名管理學(xué)家德魯克在總結(jié)有效地管理者應(yīng)具備的要素時(shí)，提出五項(xiàng)要求，其中第一項(xiàng)就是有關(guān)時(shí)間管理的，他說(shuō)：“有效的管理者要知道他們的時(shí)間應(yīng)花在什么地方。他們所能控制的時(shí)間是有限的，他們必須會(huì)系統(tǒng)地工作，才能充分利用職權(quán)這有限的時(shí)間資源?！钡卖斂诉€大聲疾呼：“時(shí)間是最為稀少的資源。除非時(shí)間被妥善管理，否則，任何其他事物皆無(wú)法備妥善管理?！笨梢?jiàn)，時(shí)間的管理是否得當(dāng)足以影響一個(gè)人事業(yè)的成敗以及對(duì)社會(huì)貢獻(xiàn)的大小。你的時(shí)間知多少錢(qián) 羅伯行·列文教授在時(shí)間地圖一書(shū)里指出：“當(dāng)鐘表時(shí)間支配一切時(shí)，時(shí)間就成了有價(jià)值的商品。鐘表時(shí)間觀(guān)的文化，將現(xiàn)實(shí)

5、中的時(shí)間視為一成不變、直線(xiàn)式、而且是可以衡量測(cè)定的。誠(chéng)如弗蘭克林曾經(jīng)提出的忠告：“要切記：時(shí)間就是金錢(qián)?！?現(xiàn)在，我們常常引用弗氏的那個(gè)名言“時(shí)間就是金錢(qián)”來(lái)表示時(shí)間的珍貴。我們的古人也以“一寸光陰一寸金“來(lái)形容時(shí)間的珍貴，時(shí)間究竟有多貴?以一個(gè)人一年的收入為準(zhǔn)，不同年薪的人1小時(shí)或1分鐘價(jià)值不同。時(shí)間是有價(jià)的，時(shí)間也是無(wú)價(jià)的，因?yàn)?，時(shí)間是無(wú)法用金錢(qián)來(lái)衡量的，因?yàn)樗鼰o(wú)法蓄積、無(wú)法替代、不能失而復(fù)得。正因?yàn)槿绱?，古人說(shuō)”寸金難買(mǎi)寸光陰”；也正因?yàn)槿绱?，我們要學(xué)會(huì)對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理。那些高效能人士通過(guò)對(duì)時(shí)間的高效管理，在相同的時(shí)間內(nèi)比別人創(chuàng)造更高的效益。時(shí)間管理的四個(gè)象限時(shí)間被用在日常工作和生活總，管

6、理時(shí)間要著眼于工作。要知道，所有的工作不是同等緊急、同等重要的，我們可以按事情的緊急程度課重要程度對(duì)工作進(jìn)行分類(lèi)：第一類(lèi)按工作緊急程度的不同。有些工作特別緊急，刻不容緩，需優(yōu)先處理。而有些工作是不太緊急或不緊急的，可以另行安排時(shí)間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是緊急的在前，不緊急的在后。因此，在工作中要集中精力和時(shí)間將緊急工作做好，不太緊急或根本不緊急的工作可不做，如果你是一個(gè)管理者，可以授權(quán)、委托他人去做。第二類(lèi)是按工作重要程度來(lái)劃分。對(duì)于重要的工作要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力去做，對(duì)于不太重要的或不重要的工作不必去做，或只花費(fèi)很少時(shí)間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的在前，不重要的在后。因此，在工作

7、中要集中精力和時(shí)間將重要工作做好，不太重要或根本就不重要的工作可不做，或授權(quán)、委托他人去做。如何確定工作的重要性與緊迫性呢？可以參考下面列出的指導(dǎo)性的內(nèi)容： 重要的必須完成的，如果不完成，就會(huì)有嚴(yán)重影響。 不重要的如果不完成，不會(huì)有嚴(yán)重影響。 緊迫性很高今天工作的要點(diǎn)，不能掩蓋。 沒(méi)什么緊迫性什么什么時(shí)候做都可以，不會(huì)有嚴(yán)重影響。事實(shí)上，在實(shí)際工作中，所有的工作都既有緊急程度的不同，同時(shí)也有重要程度的不同。那么，決定優(yōu)先順序的就要看這兩個(gè)維度；優(yōu)先順序=重要性×緊迫性 根據(jù)這兩個(gè)維度，我們可以將工作分成四類(lèi)： 第一類(lèi)：緊急又重要的工作（位于第象限） 第二類(lèi)：重要但不緊急的工作（位于第

8、象限） 第三類(lèi)：緊急但不重要的工作（位于第象限） 第四類(lèi)：不緊急也不重要的工作（位于第象限）緊急 不緊急重要I 緊急又重要的事項(xiàng)重要但不緊急的事項(xiàng)不重要緊急但不重要的事項(xiàng)不緊急也不重要的事項(xiàng)四象限原理第象限：緊急又重要的事項(xiàng)“緊急”是必須馬上要做的事項(xiàng)，“重要”是對(duì)公司、部門(mén)或者個(gè)人有重大影響的事項(xiàng)。在工作和生活中，有不少是既緊急有重要的事情，比如：處理客戶(hù)抱怨或投訴；老總要你在明天早上10點(diǎn)鐘以前提交一份報(bào)告；你的父親病重住院；房貸馬上到期，你還沒(méi)有準(zhǔn)備好-這類(lèi)事情緊急而重要，你必須放下手頭的事情盡快把他們處理好，否則將影響你正常的工作和生活。如果是因?yàn)槟愕耐涎佣故虑樽兊镁o急，就得不嘗失，

9、或使你更加被動(dòng)。 緊急又重要的事是最重要的事情，而且是當(dāng)務(wù)之急，有的是實(shí)現(xiàn)事業(yè)和目標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有的則和生活息息相關(guān)，它們比其他任何一件事情都值得優(yōu)先去做。只有這些事情都得到合理、有效的解決，你才有可能順利地進(jìn)行別的工作。第象限：重要但不緊急的事項(xiàng) 工作中有很多重要但是不緊急的事項(xiàng)，這類(lèi)申請(qǐng)不是最急迫的，但是關(guān)系到你的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。有的與你的理想有關(guān)，有的與你的工作或?qū)W習(xí)的長(zhǎng)期規(guī)劃有關(guān)。比如：專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，你一直想寫(xiě)的文章，你一直想開(kāi)始的健身計(jì)劃，你想做的年度健康檢查，你想讀的幾本書(shū)，制訂獎(jiǎng)金提成及發(fā)放措施，起草合作意向書(shū)等，都是非常重要的，但是可以拖延一定時(shí)間。 重要的事項(xiàng)一般有較充足的時(shí)間安排

10、，都是可以在一定的時(shí)間內(nèi)完成的，但是如果每天忙于瑣碎的、次要的事，而將重要的事項(xiàng)擱置、推遲，則這一象限的事項(xiàng)就變得既重要又緊急，成了第象限的工作了。對(duì)這些事情處理的好壞，從一定角度反映了一個(gè)人對(duì)人生、工作目標(biāo)及進(jìn)程的判斷能力。因?yàn)?，這些事情是生活中經(jīng)常會(huì)遇到的重要而又不是必須立即完成的事情。第象限：緊急但不重要的事項(xiàng) 每個(gè)人都會(huì)遇到很緊急而且需要立刻采取行動(dòng)的事，如：正在忙于處理很重要或在計(jì)劃之內(nèi)的事情，一位朋友打來(lái)電話(huà)，不聊又找不到適當(dāng)?shù)慕杩?，于是你就和他聊起?lái)，因此花掉了你寶貴的半小時(shí)，耽誤了你應(yīng)該做或想做的事情。類(lèi)似的情況還有：為下屬解決問(wèn)題，上司找你了解工作，下屬不停地請(qǐng)示工作讓你決定

11、，會(huì)議討論，客人來(lái)訪(fǎng)等。這些事情，較緊急但不重要，應(yīng)列入次優(yōu)先的事項(xiàng)中。如果沒(méi)有安排優(yōu)先次序，可能會(huì)把一些緊急的事項(xiàng)也當(dāng)成了重要的事項(xiàng)來(lái)處理，點(diǎn)到了主次。一般人的習(xí)慣是按照事情的“緊急程度”決定行事的優(yōu)先次序，而不是衡量事情的“重要程度”。如果每天把80%的時(shí)間和精力都花在了“緊迫的事”上，無(wú)疑會(huì)導(dǎo)致效能的降低。要想有效地解決這個(gè)問(wèn)題，可以兼顧緊急和有效程度，把每日待處理的事項(xiàng)區(qū)分為以下三個(gè)層次： 今天“必須”做的事（即最為緊迫的事）。 今天“應(yīng)該”做的事（即最為緊迫的事）。 今天“可以”做的事（即不緊迫的事）。 在多數(shù)情況下，愈是重要的事愈部緊迫。比如長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)的規(guī)劃等，但是，如果讓看似“緊急

12、“的事把這些不緊迫但重要的事無(wú)限制地延遲了，這不是成功人士的做法。成功人士要做事，而不是做急事。第象限：不緊急也不重要的事項(xiàng) 即不緊急也不重要的事項(xiàng)，可做、可不做。在生活中，我們會(huì)遇到很多這樣的事情不需要即時(shí)處理，甚至不需要處理的事情。比如，買(mǎi)一件新衣裳。如果把精力放在這些事情上面，無(wú)疑是浪費(fèi)時(shí)間。你的時(shí)間花到哪里去了 在工作和生活中，你能分清每件事輕輕所處的象限嗎 ？你把大部分的時(shí)間花費(fèi)在那個(gè)象限了呢？如果是，說(shuō)明你總是忙于應(yīng)付那些無(wú)窮無(wú)盡的緊急事，被這些事弄得你焦頭爛額、狼狽不堪。你始終忙忙碌碌，卻效率低下。如果是，說(shuō)明你有著“做要事而不是急事”的良好習(xí)慣，這正是成功人士的思考方式和行為模

13、式把時(shí)間用在重要的事情上。這些事情雖不緊急，但它卻決定了未來(lái)的發(fā)展、受教育程度、工作業(yè)績(jī)等。有了這個(gè)良好的習(xí)慣，你會(huì)始終保持良好的狀態(tài)。如果是，說(shuō)明你的工作自主性與效率都不高。你盲目地追隨繁雜的事務(wù)，而不考慮它對(duì)你是否有益。你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間緊緊束縛在別人的議事日程上。如果不努力改變，你的生活和工作都將陷入被動(dòng)局面。如果是，說(shuō)明你是一個(gè)很情緒化的人，大量的時(shí)間花在毫無(wú)價(jià)值的事情上面，既沒(méi)有工作效率，也沒(méi)有工作效能，長(zhǎng)期下去，難成大業(yè)。你想做普通人還是成功人士 人的精力與時(shí)間都是有限的，能否高效的分配、使用好自己的精力與時(shí)間，是普通人與成功人士的分水嶺。普通的人一般把重要的時(shí)間和精力放在緊急但是

14、不重要的第三象限，成功人士的主要時(shí)間和精力則在重要但不緊急的第二象限。如下圖所示：緊急 不緊急重要I 25%-30%15%不重要50%-60%2%-3% 普通人的時(shí)間安排緊急 不緊急重要I 20%-25%65%-80%不重要15%<1% 成功人士的時(shí)間安排 沒(méi)有高效使用好自己的精力和時(shí)間，會(huì)產(chǎn)生什么結(jié)果呢？ 下面以圖示的方式說(shuō)明：緊急 不緊急重要I 壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局有遠(yuǎn)見(jiàn)，有理想平衡，紀(jì)律，自制少有危機(jī)不重要短視近利危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系破裂無(wú)責(zé)任感工作不保、經(jīng)常跳槽依賴(lài)他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)衛(wèi)生要事第一曾擔(dān)任美國(guó)國(guó)務(wù)卿的基辛格博士，將其以往擔(dān)任哈佛大

15、學(xué)教授工作與后來(lái)做總統(tǒng)顧問(wèn)的職務(wù)互相對(duì)照時(shí)，說(shuō)過(guò)這么一段話(huà)：“以前，我經(jīng)常按我認(rèn)為合理的方式去處理問(wèn)題，就某件事情一直工作完為止。后來(lái)，我明白必須把許多問(wèn)題放在優(yōu)先次序中，并希望優(yōu)先做那些重要的事?！泵绹?guó)紐澤西標(biāo)準(zhǔn)石油公司一位前董事長(zhǎng)也說(shuō)過(guò)這樣的話(huà)：“你所做的，是以你認(rèn)為的順序?yàn)橐罁?jù)，先辦重要的事情?！币敫咝褂煤米约旱木蜁r(shí)間，首先要合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同的象限中，遵從重要性?xún)?yōu)先的原則，將大部分時(shí)間和精力用于做屬于第象限重要而不緊急的工作，先完成重要而不緊急的事項(xiàng)即屬于第象限的工作。需要注意的是，許多第象限的工作，實(shí)際上也是由于沒(méi)有及時(shí)處理第象限工作而產(chǎn)生的，要注意

16、糾正。不要把重要的事項(xiàng)最后都推到第象限，也不要整天集中精力在第象限上，去做一些看上去非常緊急卻不那么重要的事情。要做好第象限的工作，但不要太多，留出一定時(shí)間處理緊急事項(xiàng)而不是陷在緊急事務(wù)中。注意區(qū)分第、第象限，確實(shí)緊急且重要還是只是緊急，不要被緊急的假象所迷惑。根據(jù)第象限的工作制訂計(jì)劃，把80%的時(shí)間用于做第象限的工作，20%的時(shí)間做其他象限的工作。根據(jù)四象限的原則安排工作、完成任務(wù)時(shí)，一定要遵從重要性?xún)?yōu)先的原則，合理地將自己的工作和事情劃分到不同的象限中。先完成重要而不緊急的事項(xiàng)即屬于第象限的工作。應(yīng)用范例在做銷(xiāo)售的王經(jīng)理的一天中，主要工作有看報(bào)告、接電話(huà)、輔導(dǎo)下屬工作、與財(cái)務(wù)經(jīng)理談銷(xiāo)售費(fèi)用

17、的預(yù)算、審閱下屬的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、向營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)匯報(bào)工作、幫做下屬解決困難、與人事經(jīng)理談某下屬的獎(jiǎng)金問(wèn)題、接顧客投訴電話(huà)并進(jìn)行處理、老總召見(jiàn)、撰寫(xiě)招聘計(jì)劃、準(zhǔn)備銷(xiāo)售人員的財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告等。這一天，王經(jīng)理必須提交預(yù)算費(fèi)用報(bào)告和向營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)匯報(bào)工作。其實(shí)預(yù)算費(fèi)用的工作，財(cái)務(wù)總監(jiān)一周前就讓他準(zhǔn)備了，只是他推遲到了今天，成了緊急和重要的事項(xiàng)。而向營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)匯報(bào)工作是一項(xiàng)定期的工作，且這一報(bào)告直接影響到某一產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和生產(chǎn)、銷(xiāo)售等問(wèn)題，由于銷(xiāo)售經(jīng)理沒(méi)有引起總夠的重視而準(zhǔn)備不充分，銷(xiāo)售經(jīng)理在這一天必須集中時(shí)間和精力準(zhǔn)備費(fèi)用預(yù)算報(bào)告和匯報(bào)材料。我我們來(lái)看一看王經(jīng)理一天工作中處于第象限的事項(xiàng)：提交預(yù)算費(fèi)用的報(bào)告和向營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)匯報(bào)工作，由于這兩項(xiàng)工作重要且有時(shí)間限制，必須今天完成。撰寫(xiě)招聘計(jì)劃是銷(xiāo)售經(jīng)理的重要工作，但不是特別緊急，可以稍微往后推一下，但不能使之成為緊急事項(xiàng)，在一周時(shí)間內(nèi)應(yīng)起草招聘計(jì)劃、擬定招聘原則給予下屬必要的工作輔導(dǎo)。因此，撰寫(xiě)招聘計(jì)劃屬于第象限工作事項(xiàng)。其他一些例行性的工作事項(xiàng)、或者下屬能夠完成一些報(bào)告、事務(wù)性工作等，是一些不重要而看似緊急的事項(xiàng)，可以交由下屬完成或者放在次要的位置上去處理。按照優(yōu)先順序原則，這些工作為第象限工