宮曉東 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)解讀與實(shí)施

1、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的理解與實(shí)施宮曉東手機(jī)錄 對國家關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對國家關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的解讀規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的解讀 對國家關(guān)于企業(yè)檔案工作規(guī)范的解對國家關(guān)于企業(yè)檔案工作規(guī)范的解讀讀 建設(shè)單位檔案管理體系建設(shè)及業(yè)務(wù)建設(shè)單位檔案管理體系建設(shè)及業(yè)務(wù)要點(diǎn)要點(diǎn) 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的準(zhǔn)備與開展準(zhǔn)備與開展對國家關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的規(guī)定解讀一、相關(guān)規(guī)章一、相關(guān)規(guī)章： 基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定（國檔發(fā)19884號） 城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法（檔發(fā)字199720號） 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法重大建設(shè)項(xiàng)

2、目檔案驗(yàn)收辦法（檔發(fā)（檔發(fā)2006220062號）號） 國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法（檔發(fā)2008號）重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法 出臺(tái)背景：強(qiáng)化監(jiān)管 國家發(fā)改委：應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，將檔案驗(yàn)收辦法作為國務(wù)院關(guān)于投資體制改革的決定的配套文件與國家檔案局聯(lián)合印發(fā)。 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是竣工驗(yàn)收的必備條件。 檔案驗(yàn)收辦法將檔案驗(yàn)收作為專項(xiàng)驗(yàn)收的重要組成部分，納入了建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收程序，明確規(guī)定必須要經(jīng)過檔案驗(yàn)收，才能進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。二、對重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法的解讀重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法總則驗(yàn)收組織驗(yàn)收申請驗(yàn)收要求附則重點(diǎn)1（1）項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存

3、價(jià)值的各種形式的歷史記錄。（2）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。 （3）項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。 重點(diǎn)2：（1）國家發(fā)改委組織驗(yàn)收；國家發(fā)改委委托中央主管部門（中央管理企業(yè)）組織驗(yàn)收；省級以下政府投資管理部門組織驗(yàn)收。國家檔案局的監(jiān)管職能（2）國家檔案局組織的驗(yàn)收小組成員：國家局、中央主管部門、項(xiàng)目所在地省級檔案局；中央主管部門組織的驗(yàn)收小組成員：中央主管部門、省級檔案局；省級及以下檔案局組織的驗(yàn)收小組成員：檔案行

4、政部門、項(xiàng)目管理部門。注意：小組成員不得少于5人；在城市規(guī)劃范圍內(nèi)的項(xiàng)目驗(yàn)收，需要有城建檔案館人員參加。重點(diǎn)3：（1） 項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）應(yīng)向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)送檔案驗(yàn)收申請報(bào)告，并填報(bào)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請表。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位應(yīng)在收到檔案驗(yàn)收申請報(bào)告的10個(gè)工作日內(nèi)作出答復(fù)。（2）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）應(yīng)組織項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求，依照重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容及要求進(jìn)行全面自檢。 重點(diǎn)4：（1）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。 （2）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以驗(yàn)收組織單位召集驗(yàn)收會(huì)議的形式進(jìn)行。（3）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組全體成

5、員參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議，項(xiàng)目的建設(shè)單位（法人）、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運(yùn)行管理或使用單位的有關(guān)人員列席會(huì)議。（4）檢查項(xiàng)目檔案，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗(yàn)、抽查案卷的方式。抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷，抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。 三、對重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的內(nèi)容及要求的重點(diǎn)理解重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的內(nèi)容及要求基礎(chǔ)工作檔案質(zhì)量及整理情況檔案安全法人履行國家法律的情況、法人開展檔案監(jiān)管的情況、責(zé)任制情況、文件歸檔控制措施、檔案人員配置、信息化、辦公和管理?xiàng)l件按照T28檢查檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；檢查歸檔文件的移交、整理的規(guī)范情況庫房八防情況、柜

6、架及裝具規(guī)范情況、文件材料耐久性情況、安全措施情況四、對國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范的解讀重點(diǎn)1： 本標(biāo)準(zhǔn)適用國家重大建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建和技術(shù)改造等項(xiàng)目的竣工文件編制、檔案整理及竣工檔案驗(yàn)收。其他建設(shè)項(xiàng)目可參照本標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)2： 建設(shè)單位總領(lǐng)，工作開展與項(xiàng)目各階段同步，合同手段控制，參建單位按照項(xiàng)目責(zé)任共同負(fù)責(zé)。重點(diǎn)3： 按照工程項(xiàng)目建設(shè)的階段布置和完成相應(yīng)的歸檔文件收集任務(wù)。收集范圍按照附錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定，并可以按照實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和說明。歸檔文件應(yīng)符合檔案管理的要求。重點(diǎn)4：竣工圖的編制和確認(rèn)符合要求，施工圖有重大變動(dòng)的（超過圖面內(nèi)容的35%），則需重新繪制竣工圖。竣工圖

7、的簽署要完備。加蓋竣工圖章。變更需要將變更依據(jù)和變更后的具體圖紙進(jìn)行關(guān)聯(lián)。合同中應(yīng)規(guī)定竣工圖編制的套數(shù)和要求。重點(diǎn)4: 歸檔文件的整理應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。不同專業(yè)的歸檔文件，其整理和立卷工作應(yīng)體現(xiàn)專業(yè)特點(diǎn)和規(guī)律。案卷要件應(yīng)齊備、合法。注重聲像材料的歸檔。重點(diǎn)5： 跨年度工程項(xiàng)目歸檔文件的移交，應(yīng)按照單元工程的竣工時(shí)間，分部分項(xiàng)進(jìn)行移交。重點(diǎn)6：城市規(guī)劃范圍內(nèi)容的重大工程項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)在竣工后6個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交一套竣工檔案。對對企業(yè)檔案工作規(guī)范解讀DA/T 42 - 2009 Requirements of business records management企業(yè)檔案工作規(guī)范進(jìn)行

8、規(guī)范的內(nèi)容范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義檔案工作總則檔案工作組織檔案工作制度檔案業(yè)務(wù)工作檔案信息化建設(shè)檔案工作設(shè)施設(shè)備一、對規(guī)范性引用文件的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：ISO 15489.1 信息與文獻(xiàn)文件管理:通則ISO 15489.2 信息與文獻(xiàn)文件管理:指南重點(diǎn)2：GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 重點(diǎn)3：GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范 二、對術(shù)語和定義的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：企業(yè)檔案工作 business records management 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)。重點(diǎn)2：電子檔案 electronic records 具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信

9、息和支持軟件。 重點(diǎn)3：檔案信息化 archival informationization 運(yùn)用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的管理過程和工作方式。 三、對檔案工作組織的重點(diǎn)理解企業(yè)檔案工作組織組織系統(tǒng)建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、工作體系。企業(yè)管理職責(zé)履行法規(guī)、納入計(jì)劃、納入崗位職責(zé)、納入考核、工作質(zhì)量、資產(chǎn)處置、表彰與處分企業(yè)部門職責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、承辦崗位負(fù)責(zé)制、檔案人員負(fù)責(zé)制檔案部門職責(zé)規(guī)劃工作、建章立制、具體實(shí)施、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督考核、移交檔案檔案人員要求 郭沫若郭沫若題贈(zèng)檔案館題贈(zèng)檔案館 前事不忘后事師，自來墳典萃先知。前事不忘后事

10、師，自來墳典萃先知。 猶龍柱下猶龍柱下窺藏史，窺藏史，呼鳳輿前呼鳳輿前聽誦詩。聽誦詩。 國步何由探軌跡，民情從以識端倪。國步何由探軌跡，民情從以識端倪。 上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。四、對檔案工作總則的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。 重點(diǎn)2：企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。 重點(diǎn)3：企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營

11、、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。 五、對檔案工作制度的重點(diǎn)理解企業(yè)檔案工作制度工作規(guī)章管理制度業(yè)務(wù)規(guī)范明確職責(zé)、制定規(guī)定、責(zé)任追求、應(yīng)急預(yù)案各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理制度。增加了檔案管理系統(tǒng)操作制度整理、分類、編號、鑒定、保護(hù)等項(xiàng)工作的實(shí)施細(xì)則六、對檔案業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：“三納入”、“四參加”、“三同時(shí)”。重點(diǎn)2：歸檔文件的整理立卷重點(diǎn)3：歸檔范圍的劃定注重來源，注重特點(diǎn)，注重企業(yè)生存與發(fā)展的要求，注重精細(xì)化。重點(diǎn)4：注重以合同作為控制合作項(xiàng)目文件歸檔的手段。重點(diǎn)5：注重檔案分類與編號的規(guī)范化重點(diǎn)6：注重深度開發(fā)七、對檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：在企業(yè)文件生成系統(tǒng)中嵌入文件歸檔的要求和功能。重點(diǎn)2

12、：重視多媒體文件的歸檔。重點(diǎn)3：重視網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。重點(diǎn)4：重視系統(tǒng)安全建設(shè)。制度與規(guī)范制度與規(guī)范文件形成管理文件形成管理管理體制設(shè)計(jì)管理體制設(shè)計(jì)價(jià)值鑒定價(jià)值鑒定歸檔管理歸檔管理利用與安全管理利用與安全管理實(shí)體分類實(shí)體分類信息分類信息分類企業(yè)文檔企業(yè)文檔管理體系管理體系自動(dòng)化管理系統(tǒng)自動(dòng)化管理系統(tǒng)檔案管理體系建設(shè)及業(yè)務(wù)要點(diǎn)一、企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu)一、企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu)文件檔案管理委員會(huì)主管部門或企業(yè)檔案中心檔案部門或崗位信息管理部門職能部門及下屬機(jī)構(gòu)初始級Initial事務(wù)型經(jīng)驗(yàn)型價(jià)值型特征 C成熟度 M一致型持續(xù)型可重復(fù)級Repeatable優(yōu)化級Optimizing已管理級Manag

13、ed已定義級Defined價(jià)值 V123451、一般事務(wù)性工作。2、兼職管理狀態(tài)。3、文檔留存比較隨意，有存無取狀態(tài)明顯。4、無制度，無工作流程1、專門性工作。2、專人專崗，經(jīng)驗(yàn)式管理。3、有基本歸檔要求。4、文檔留存界限不清晰1、專業(yè)性工作。2、專家式管理，已建立管理標(biāo)準(zhǔn)。3、歸檔范圍及歸檔要求精細(xì)化、流程化。4、基本利用1、職能性資源管理工作。2、全員式、全過程管理。3、管理要求納入企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。人依附于事4、能動(dòng)服務(wù)1、全過程資源自動(dòng)配置。2、管理體系可自動(dòng)創(chuàng)新。3、全方位服務(wù)，深度開發(fā)。4、歷史留存與資源管理職業(yè)化。企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評價(jià)二、數(shù)據(jù)清理計(jì)劃調(diào)研關(guān)聯(lián)整合責(zé)任文檔數(shù)據(jù)的實(shí)

14、際狀況,是相關(guān)管理工作順利開展的基礎(chǔ).任何一種管理體制或管理手段的運(yùn)行,都必須建立在數(shù)據(jù)清理的基礎(chǔ)之上.數(shù)據(jù)清理工作必須由文檔管理者通過詳細(xì)認(rèn)真地調(diào)研和科學(xué)系統(tǒng)地分析予以實(shí)現(xiàn).企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理的工作程序開始（針對具體崗位）文件類型及屬性認(rèn)定符合5匯總上報(bào)符合1、2、3、4并完成6部門確認(rèn)分類匯總，列入歸檔預(yù)備范圍檔案部門整體協(xié)調(diào)確認(rèn)，明確歸檔責(zé)任正式列入歸檔范圍不予確認(rèn)確認(rèn)1、是否崗位發(fā)文、是否崗位發(fā)文2、是否崗位辦理、是否崗位辦理3、是否崗位接收、是否崗位接收4、是否不可或缺、是否不可或缺5、是否完全不需要、是否完全不需要6、是否部門核心數(shù)據(jù)、是否部門核心數(shù)據(jù)1、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一項(xiàng)細(xì)致而繁雜

15、的工作，但任何企業(yè)誰也不可能繞開這個(gè)環(huán)節(jié)而達(dá)成對信息資源的有效控制。2、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就是將企業(yè)各項(xiàng)工作、各個(gè)部門、各個(gè)崗位產(chǎn)生、處理、發(fā)出的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報(bào)表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的文檔等，進(jìn)行系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息類有所依，運(yùn)行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確。3、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須要對企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位設(shè)置、主要工作流程進(jìn)行了解，并在此基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)狀況進(jìn)行分類和分析，目的是尋找出主體數(shù)據(jù)和主要信息流動(dòng)線路，為信息資源配置提供依據(jù)。企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理總匯表（舉例） 數(shù)據(jù)清理的方法 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理一般采用調(diào)研統(tǒng)計(jì)的方法進(jìn)行。 首先，對一個(gè)具體的部門及其其中每個(gè)崗位進(jìn)行問卷調(diào)查

16、，主要提問五個(gè)問題：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，處理什么信息？3、在你的工作中，發(fā)出什么信息？發(fā)給什么部門或崗位？4、在你的工作中，你最離不開（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你認(rèn)為最不需要的信息是什么？ 在每個(gè)崗位的答案收集齊全后，通過對崗位與崗位之間信息互動(dòng)狀況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門的重要信息內(nèi)容，特別要尋找出本部門需要負(fù)責(zé)的信息。 對于無意義信息應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并建議其進(jìn)一步查清這種信息是否可以清除。 數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律 數(shù)據(jù)互動(dòng)反映了某種工作的開展?fàn)顩r。在清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)互動(dòng)的規(guī)律性，對于分析數(shù)據(jù)價(jià)值，理順數(shù)據(jù)運(yùn)行關(guān)系，高效率地開展信息資源的配置，具有

17、重要意義。 當(dāng)一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后,它必然會(huì)對接收者產(chǎn)生作用或意義。所有接收該數(shù)據(jù)信息的部門或崗位,會(huì)由于其既定的職責(zé)對該數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理,并在處理過程中產(chǎn)生其他相關(guān)的數(shù)據(jù)。由此可見，企業(yè)的各項(xiàng)工作，其實(shí)就是圍繞著各種類型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動(dòng)。我們跟蹤某一具體數(shù)據(jù)的形成、傳遞、處理、歸檔等運(yùn)動(dòng)過程，就可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)的運(yùn)動(dòng)特征，以及由這種運(yùn)動(dòng)所產(chǎn)生的影響的規(guī)律性。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律。 一般來說,分析一個(gè)企業(yè)的各種數(shù)據(jù)的互動(dòng)規(guī)律是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們可以采用圖視的方式進(jìn)行直觀示意。工作聯(lián)絡(luò)單商務(wù)部商務(wù)部文控中心文控中心財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)研發(fā)部研發(fā)部人人力力資資源源實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)室倉務(wù)部倉務(wù)部

18、業(yè)務(wù)員業(yè)績考核客戶客戶產(chǎn)品報(bào)價(jià)（經(jīng)理）、生產(chǎn)訂單（客戶訂單、絨布訂單、絨布樣品訂單、E-mail、投訴報(bào)告、客戶出貨明細(xì)表）打樣單、提貨通知單、行行政政總總務(wù)務(wù)商務(wù)部程序文件、公司通知文件、生產(chǎn)會(huì)議及廠部例會(huì)紀(jì)錄文件外廠外發(fā)加工單生產(chǎn)部生產(chǎn)部試驗(yàn)產(chǎn)品通知單、打樣單客戶訂購合同及查詢價(jià)、客戶每月開票資料、傳真、客戶確認(rèn)樣、客戶信息反饋及投訴、傳真客戶調(diào)價(jià)單、調(diào)查表、保衛(wèi)處總經(jīng)理總經(jīng)理 來料加工物料送貨單出門證 客戶匯款單、客戶每月開票資料、客戶資料對賬單（每月應(yīng)收貨款對賬單）歸檔公司程序文件絨布各類花型圖紙工作任務(wù)通知單、打樣單試驗(yàn)通知單 絨毛生產(chǎn)交期回復(fù)單、生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表、生產(chǎn)留樣入倉單(絨布每

19、日入倉單、絨布每日入倉記錄)生產(chǎn)訂單、糾正及預(yù)防措施單數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計(jì)與使用 目前手工進(jìn)行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下四種:1、數(shù)據(jù)狀況問卷；2、數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖；3、數(shù)據(jù)匯總表;4、數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作流程示意圖。XX有限公司文件清理工作問卷有限公司文件清理工作問卷時(shí)間： 部門： 答卷人： 項(xiàng)目組成員：（說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對企業(yè)各崗位形（說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。請您成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。請您根據(jù)實(shí)際工作的真

20、實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時(shí)應(yīng)寫出根據(jù)實(shí)際工作的真實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時(shí)應(yīng)寫出具體文件名稱具體文件名稱。）。）您的崗位是：您的崗位是：您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請注明文件來源部門或崗位）您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請注明文件來源部門或崗位）您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請注明文件接收部門或崗位）您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請注明文件接收部門或崗位）您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？6、您在

21、日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？、您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？7、在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是：、在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是：8、在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是：、在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是：9、您對目前企業(yè)文件管理有什么意見？、您對目前企業(yè)文件管理有什么意見？公司外部公司外部各部門各部門總總經(jīng)經(jīng)辦辦部門報(bào)告、各部門的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、書刊資料、獎(jiǎng)狀/證書、 總經(jīng)理審閱的相關(guān)文件涉及公司的相關(guān)信息文件及宣傳單章涉及公司的相關(guān)通知類文件工作計(jì)劃、通知、授權(quán)書、會(huì)議通知、 反饋各部門文件總經(jīng)辦辦理的文件：總經(jīng)辦辦理的文件：通知、會(huì)議記錄、人事任

22、命、工作計(jì)劃、外部管理文件、會(huì)議通知、企業(yè)建設(shè)文件、授權(quán)書、例會(huì)的會(huì)議記錄、部門文件數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖三、業(yè)務(wù)要點(diǎn) 1、文件的形成、積累與歸檔、文件的形成、積累與歸檔 文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的基本職責(zé)文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的基本職責(zé),也也是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件.檔案部門有權(quán)對這項(xiàng)工作進(jìn)檔案部門有權(quán)對這項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查.主要建立和落實(shí)三項(xiàng)制度主要建立和落實(shí)三項(xiàng)制度: 收發(fā)文登記制度收發(fā)文登記制度 Aab123下行文上行文平行文間接上下行文序號文件名稱來源

23、時(shí)間簽收人辦理注釋收文登記表序號文件名稱去向時(shí)間發(fā)送者備注發(fā)文登記表員工員工文件積累袋文件積累袋檔案檔案文件積累文件積累: :人人有責(zé)人人有責(zé), ,時(shí)時(shí)有活兒時(shí)時(shí)有活兒, ,件件登記件件登記, ,年年整理年年整理. .文件積累制度文件積累制度 (針對自身所產(chǎn)生的文件)文件歸檔制度文件歸檔制度歸檔范圍歸檔范圍:確確定文件的價(jià)定文件的價(jià)值值,決定文件決定文件是否向檔案是否向檔案轉(zhuǎn)化轉(zhuǎn)化.(需要需要制作制作)制度核心制度核心歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間:根根據(jù)企業(yè)活動(dòng)據(jù)企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)的特點(diǎn),確定確定文件何時(shí)歸文件何時(shí)歸檔檔.技術(shù)保障技術(shù)保障歸檔要求歸檔要求:明明確便于長遠(yuǎn)確便于長遠(yuǎn)和安全地保和安全地保存檔案所必

24、存檔案所必要的措施要的措施.技術(shù)條件技術(shù)條件歸檔份數(shù)歸檔份數(shù):根根據(jù)歸檔文件據(jù)歸檔文件的重要性的重要性,確確定原件與復(fù)定原件與復(fù)制件的數(shù)量制件的數(shù)量關(guān)系關(guān)系.利用保障利用保障歸檔手續(xù)歸檔手續(xù):明明確歸檔文件確歸檔文件的移交事宜的移交事宜.責(zé)任保障責(zé)任保障2、立卷工作、立卷工作 案卷案卷:是指一組具有有機(jī)聯(lián)系的是指一組具有有機(jī)聯(lián)系的,價(jià)值、密級基本相同的價(jià)值、密級基本相同的,便便于存取的企業(yè)文件的最小組合于存取的企業(yè)文件的最小組合.封面封面卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄歸檔文件歸檔文件備考表備考表組織案卷的要領(lǐng)組織案卷的要領(lǐng):1.分析文件之間的最小分析文件之間的最小有機(jī)聯(lián)系有機(jī)聯(lián)系,確定卷內(nèi)文件確定卷內(nèi)文件的

25、數(shù)量的數(shù)量.2.將相關(guān)文件集中到卷將相關(guān)文件集中到卷盒內(nèi)盒內(nèi),重新編頁號重新編頁號.(裝訂裝訂或不裝訂或不裝訂)3.根據(jù)要求填寫卷內(nèi)目根據(jù)要求填寫卷內(nèi)目錄、封面和備考表錄、封面和備考表. 歸檔的文件可以立卷.保存。立卷工作的主要內(nèi)容是分析歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并按照便于存取的原則和其他立卷要求將文件順序裝入裝具內(nèi).立卷立卷頁號頁號卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄備考表備考表封面封面存址號存址號內(nèi)容特征內(nèi)容特征形式特征形式特征3、檔案的分類、檔案的分類 檔案分類是指根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互檔案分類是指根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的

26、原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對檔案進(jìn)行分門別類，從而使庫藏全部檔案成為一個(gè)條理對檔案進(jìn)行分門別類，從而使庫藏全部檔案成為一個(gè)條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)?；木哂幸欢◤膶訇P(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。(來源原來源原則、三個(gè)要求、常用分類法、檔號則、三個(gè)要求、常用分類法、檔號) 分類的程序分類的程序:設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)分類分類方案方案劃分劃分全宗全宗劃分劃分大類大類劃分劃分屬類屬類給定給定編號編號企業(yè)檔案分類方案企業(yè)檔案分類方案(示意圖示意圖) 一類一類 二類二類 三類三類 四類四類 其他類其他類A B C D 1 2 3 4類列類列類系類系常用的分類方法常用的分類方法:n職能分類職能分類n時(shí)間分類時(shí)間分類n作者分類作者分類n專題分類專題分類n項(xiàng)目分類項(xiàng)目分類n型號分類型號分類n區(qū)域分類區(qū)域分類n外形分類外形分類職能分類方法適用于一職能分類方法適用于一級類目的區(qū)分級類目的區(qū)分; 其他分類方法則適用于其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分二級以下類目的劃分.4、企業(yè)文檔的價(jià)值認(rèn)定 企業(yè)所保存的文檔資料,由于其作用的范圍和作用的程度不同,所以對其價(jià)值確定也不能相同.針對公司的具體情況,建議從以下幾個(gè)方面入手開展這項(xiàng)工作: 1.不贊同采用三級保管期限制,改為:是檔案的,一律長期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀.(有長期參考價(jià)值的圖書期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外) 2