某國(guó)際投資基金管理公司行政管理制度

1、某某國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司行政管理制度總貝y為使公司行政管理規(guī)范化、制度化，保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，提高工作效率，結(jié)合本公司實(shí)際，制定本辦法。本規(guī)定 適用于某某國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司全體員工。本規(guī)定包括以下內(nèi)容：第一章工作職責(zé)第一章基本行為規(guī)范第三章會(huì)議制度第四章辦公環(huán)境行為管理第五章電話及郵件管理第六章辦公設(shè)施及辦公用品管理第七章報(bào)刊、書(shū)籍管理第八章公司公文處理方法第九章保密工作條例第十章印章管理第十一章鑰匙管理第十二章檔案管理第一章行政部工作職責(zé)一、目的：加強(qiáng)公司辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本二、原則：行政管理貫徹 “規(guī)范、效率、效益”的理念 規(guī)范：以制度規(guī)范行政

2、管理效率：有助于提高整體工作效率 效益：減少資源耗費(fèi)，降低成本三、行政部的工作目標(biāo)：做好輔助、服務(wù)工作。輔助做到以服從為基本標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在不越權(quán)、 不越職的前提下，正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，客觀地估計(jì)實(shí)際情況。在日常 工作中把握方針、路線、政策，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，做到輔助性與創(chuàng)新性 高度統(tǒng)一。服務(wù)就是：為一線服務(wù)，為各部門(mén)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。做到準(zhǔn)確、 迅速、保密、實(shí)事求是、公平公正。讓一線滿意、各部門(mén)滿意、領(lǐng)導(dǎo) 滿意、。第二章基本行為規(guī)范一、遵守國(guó)家的法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度、規(guī)定。二、各部門(mén)要發(fā)揚(yáng)團(tuán)體精神，加強(qiáng)理解與溝通，在工作與生活中互相 支持，和諧合作。員工之間要互相尊重，以禮相待。三

3、、尊重領(lǐng)導(dǎo)，按職責(zé)辦事，按分工辦事，服從安排，積極按時(shí)做 好工作。如工作中有異議，下級(jí)首先服從上級(jí)，下級(jí)可以保留意見(jiàn)或逐級(jí)反映，不準(zhǔn)推諉，拖延，不得當(dāng)眾與上級(jí)爭(zhēng)執(zhí)，不得無(wú)正當(dāng)理由 不完成工作，由此而造成工作中的失誤由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。四、公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點(diǎn)頭行禮表示致意；五、上班時(shí)間不得隨意閑逛，串崗,聊天,嬉戲打鬧，不得討論與 公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的其他事情；六、不得在職場(chǎng)內(nèi)大聲喧嘩，兩個(gè)員工互相討論時(shí)，可放低聲音; 三個(gè)或三個(gè)以上員工討論問(wèn)題時(shí)，須到培訓(xùn)室進(jìn)行討論，以免影響其 他員工的工作；七、在日常工作中，做到"對(duì)事不對(duì)人",而非"對(duì)人不對(duì)事”八、走通道、走廊時(shí)要放輕腳

4、步，不能一邊走一邊大聲說(shuō)話， 更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不 能搶行。九、愛(ài)護(hù)公物、節(jié)約用電、用水、用紙，反對(duì)浪費(fèi)。十、辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，吸煙須到指定地點(diǎn)。十一、員工服裝要整潔干凈。工作時(shí)間不準(zhǔn)穿拖鞋，不準(zhǔn)穿戴與工 作環(huán)境不相符、不協(xié)調(diào)的服裝或飾品，不準(zhǔn)穿運(yùn)動(dòng)裝，男性職員不準(zhǔn) 穿短褲；女員工著裝不可太過(guò)暴露。周一至周五員工須著正裝。十二、員工頭發(fā)要經(jīng)常清洗、勤理，保持清潔，男性職員頭發(fā)不宜 太長(zhǎng)；指甲應(yīng)經(jīng)常注意修剪，涂指甲油要盡量用淡色；口腔要保持清 潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品；女員工化妝應(yīng)給人清潔健康的 印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水。第三章會(huì)

5、議管理制度一、公司辦公會(huì)議分為管理工作會(huì)和部門(mén)工作會(huì)。二、每周一下午3： 00召開(kāi)公司經(jīng)理級(jí)以上管理工作會(huì)議，由總裁（或指定公司其他領(lǐng)導(dǎo)）主持，必要時(shí)指定人員列席。主要內(nèi)容為： 各部門(mén)經(jīng)理對(duì)上周工作的回顧和檢討；出現(xiàn)問(wèn)題后的解決方案及本周 的工作安排和落實(shí)業(yè)務(wù)計(jì)劃的達(dá)成。三、每周五下午召開(kāi)部門(mén)工作會(huì)議，由部門(mén)經(jīng)理主持。主要內(nèi)容是 總結(jié)和改進(jìn)本部門(mén)的工作情況，落實(shí)下周工作計(jì)劃。四、指定專人作好各類工作的會(huì)議記錄，并整理存檔。重要決議事 項(xiàng)形成會(huì)議紀(jì)要，印發(fā)有關(guān)單位或人員。行政部人員對(duì)需貫徹落實(shí)的 事項(xiàng)進(jìn)行催辦、督察并反饋情況。第四章辦公環(huán)境安全管理規(guī)定一、每天早9： 00前各部門(mén)人員必須按考勤規(guī)

6、定到指定地點(diǎn)指紋 打上班卡，18： 00后指紋打下班卡。二、原則上所有員工必須在晚上20點(diǎn)前全部離開(kāi)公司，有特殊情 況需要延后離開(kāi)公司的，須報(bào)部門(mén)經(jīng)理同意后，提前通知行政部人 員。三、 維護(hù)辦公職場(chǎng)的衛(wèi)生。各部門(mén)應(yīng)主動(dòng)做好辦公場(chǎng)所的清潔, 使用過(guò)的紙張，廢物不得隨意亂扔。每位員工有義務(wù)清理并保持辦 公區(qū)域的干凈整潔，井然有序。四、原則上不準(zhǔn)在辦公場(chǎng)所內(nèi)就餐，或吃零星食品。五、職場(chǎng)行政管理人員看到職場(chǎng)內(nèi)地上有污漬應(yīng)立即指示保潔員處理干凈，當(dāng)保潔員不在時(shí)，應(yīng)親自處理。確保公司衛(wèi)生、整潔。六、保潔員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)清理辦公職場(chǎng)衛(wèi)生，處理垃圾。七、安全管理主要針對(duì)防盜、防火災(zāi)、防失泄密等事故。八、安全管

7、理以部門(mén)為單位，重要資料（如電子版文檔、紙質(zhì)版 文檔等）、設(shè)施設(shè)備、貴重物品等請(qǐng)各部門(mén)員工妥善保管，如因疏 忽導(dǎo)致的資料、物品丟失、損壞或泄密的，由當(dāng)事人負(fù)直接責(zé)任， 公司將視其情況給予處罰。九、注意用電安全。每位員工每天上班時(shí)打開(kāi)電腦前要先檢查電 線、插座是否良好。如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范的，應(yīng)及時(shí)通知行政部人員更 換；嚴(yán)禁擅自私接電源和使用額外電器，不準(zhǔn)在辦公場(chǎng)所使用電爐等。 下班時(shí)要關(guān)閉電腦、顯示屏等辦公設(shè)備。確保關(guān)閉無(wú)誤后再離開(kāi)席位。十、各部門(mén)辦公區(qū)域負(fù)責(zé)人每天早上來(lái)公司后應(yīng)立即檢查并打開(kāi)辦公區(qū)域空調(diào)、復(fù)印機(jī)、飲水機(jī)、加濕器等設(shè)備的電源。下班離開(kāi) 公司前檢查關(guān)閉其電源。十一、靠近窗戶的員工要隨

8、時(shí)根據(jù)工作環(huán)境開(kāi)關(guān)窗戶，下班時(shí)關(guān) 好窗戶方可離開(kāi)。十二、未經(jīng)本人同意禁止翻動(dòng)他人物品。如發(fā)現(xiàn)有偷拿別人錢(qián)物 者，輕者給予批評(píng)教育，重者通報(bào)批評(píng)并除名，并視情況按國(guó)家法 律法規(guī)承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任。十三、禁止攜帶易燃易爆危險(xiǎn)物品進(jìn)入辦公場(chǎng)地。第五章電話及郵件管理規(guī)定-、 電話管理1、本公司的電話，主要是為工作及方便開(kāi)展業(yè)務(wù)之用，禁止員工 打私人電話。2、員工打電話時(shí)盡量簡(jiǎn)明扼要，抓住關(guān)鍵，并盡可能降低音量。3、當(dāng)電話鈴響時(shí)，在不超過(guò)第三聲響鈴時(shí)接聽(tīng)電話。 首先說(shuō)：“您 好，這里是谷銀國(guó)際投資基金管理有限公司”4、接聽(tīng)電話時(shí)，應(yīng)面帶微笑，謙虛真誠(chéng)，說(shuō)話應(yīng)稍慢而清晰。對(duì)方 在電話中講述時(shí)要留心聽(tīng)，并記下

9、要點(diǎn)。未聽(tīng)清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方， 結(jié)束時(shí)禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，自己再放話筒。5、對(duì)不指名的電話，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬 上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼 要的告訴接聽(tīng)人。6、暫時(shí)離座時(shí)，同部門(mén)或鄰座同事應(yīng)主動(dòng)接聽(tīng)來(lái)電并作好電話記錄。7、所有員工應(yīng)訓(xùn)練自己的聽(tīng)辨能力，當(dāng)老客戶打來(lái)電話時(shí)，應(yīng)能立 即使用合適的稱謂問(wèn)候?qū)Ψ健?若無(wú)特殊理由，上班時(shí)間內(nèi)盡量避免拔打私人電話。公司員工禁 止使用固定電話和傳真機(jī)撥打私人長(zhǎng)途電話和各種聲訊臺(tái)，一經(jīng)發(fā) 現(xiàn)，違反者處以300元至1500元的獎(jiǎng)金扣發(fā)，并補(bǔ)交電話費(fèi)；嚴(yán)禁 使用傳真機(jī)給客戶打銷售電話，如發(fā)現(xiàn)違反者處以

10、200元至1000元 的獎(jiǎng)金扣發(fā)。9、與工作無(wú)關(guān)的來(lái)電應(yīng)盡快結(jié)束通話，或告知對(duì)方另約時(shí)間通電 話。10、如果此時(shí)不便談話，應(yīng)直言相告，或者稍后再回電話，并說(shuō)明 回電話的準(zhǔn)確時(shí)間11、正在與客人交談時(shí)接來(lái)電，應(yīng)先向客人致歉并盡快結(jié)束通話。12、接聽(tīng)客戶的投訴和抱怨電話切忌不可爭(zhēng)辯和隨意承諾，而應(yīng)先致歉然后再通過(guò)相關(guān)人員解決問(wèn)題。二、郵件及信件管理1、公司收發(fā)的所有郵件及信件都應(yīng)登記在冊(cè)，并注明詳細(xì)時(shí)間。2、對(duì)于重要的，保密的,緊急的文件可用特快專遞寄發(fā)，對(duì)于不緊急 的郵件則用掛號(hào)或普通包裹寄發(fā)。3、寄往相同地址的郵件請(qǐng)放在同一信封一起寄出，以免發(fā)生不必要 的開(kāi)支。4、公司寄發(fā)的郵件均為公司往來(lái)文

11、件或單據(jù)，切勿在公司郵件中加 入私人郵件；5、對(duì)于重要的信件，在轉(zhuǎn)送至收信人前保留電子版?zhèn)浞?，以備?詢。第六章 辦公設(shè)施及辦公用品 管理規(guī)定公司各類辦公設(shè)施及辦公用品是保障公司正常工作的重要用 具，是發(fā)揮員工才智的主要平臺(tái)，必須加強(qiáng)管理提高其利用率, 保證其正常使用，使之達(dá)到自然壽命。二、本規(guī)定所指辦公設(shè)施及辦公用品為公司購(gòu)置或贈(zèng)送的所有東西。三、辦公設(shè)施及辦公用品管理要求（一）職責(zé)1、行政部負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)施及辦公用品的保管、發(fā)放、統(tǒng)計(jì)、登記、檔案、檢查、維修等管理工作。2、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的計(jì)價(jià)、帳冊(cè)管理工作。3、技術(shù)部負(fù)責(zé)電腦、顯示屏的采購(gòu)及機(jī)房物資的使用、維護(hù)等。4、各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本

12、部門(mén)配發(fā)物資的管理。各部門(mén)經(jīng)理為第一責(zé) 任人，使用人為直接責(zé)任人。（二）要求1、需添置辦公用品的部門(mén)，每月25日前填寫(xiě)辦公用品申購(gòu)表， 報(bào)行政部，由行政部人員匯總后，交行政部經(jīng)理審核，行政部統(tǒng)一購(gòu) 買(mǎi)，并登記入庫(kù)。2、行政部于每月5日前發(fā)放各部門(mén)所需要的辦公用品， 各部門(mén)應(yīng) 派專人領(lǐng)取。所有辦公用品及辦公耗材的領(lǐng)用 ，須按實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量登 記并簽字確認(rèn)。合理發(fā)放個(gè)人辦公用品數(shù)量 ，不得囤積和浪費(fèi)。部分 文具領(lǐng)用需以舊換新（如各種筆類）。3、各部門(mén)臨時(shí)需要的緊急物品，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購(gòu)買(mǎi)。4、購(gòu)買(mǎi)大宗物資（2000元以上（含），由所需部門(mén)提出書(shū)面申 請(qǐng)，列明所需物資的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量，交行政

13、部，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核 批準(zhǔn)后，由行政部或技術(shù)部負(fù)責(zé)進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)， 選擇性價(jià)比較好的產(chǎn) 購(gòu)買(mǎi)。5、各部門(mén)應(yīng)對(duì)所使用的辦公設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)， 所用設(shè)備要了 解性能，會(huì)維護(hù)、會(huì)使用、會(huì)檢查、會(huì)保管，確保處于正常狀態(tài)。如 因人為原因使辦公設(shè)施遭到損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。6、為防止同樣物品出現(xiàn)混用，禁止任何人亂拿亂用別人物品，嚴(yán) 禁物資互拆串用。7、物資損壞、丟失、報(bào)修要及時(shí)報(bào)本部門(mén)經(jīng)理和行政部，并填寫(xiě) 物損單（如不及時(shí)報(bào)告者，經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)帳物不符者，責(zé)任自負(fù)并承擔(dān) 賠償、維修等費(fèi)用）。8辦公設(shè)備及辦公用品丟失者照價(jià)賠償。9、禁止任何人攜帶物品出門(mén)。需要經(jīng)常攜帶物品外出者，以部門(mén) 為單位提出書(shū)面申請(qǐng)，報(bào)公司分

14、管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政部備案。10、員工在調(diào)崗或離職時(shí)，憑人力資源部出具的崗位變動(dòng)單或離職單，行政部根據(jù)員工變動(dòng)情況，收回或補(bǔ)充相關(guān)物品（如計(jì)算器，直尺,訂書(shū)機(jī)等耐用物品），并進(jìn)行注銷或領(lǐng)用登記，禁止私自交換和擅 自處理。不交接者或交接不清楚的，行政部、人力資源部有權(quán)拒絕辦 理有關(guān)手續(xù)。如有遺失，需賠償遺失物購(gòu)置價(jià)格后方可辦理調(diào)動(dòng)或離職手續(xù)。11、公司對(duì)所有辦公設(shè)施按類別統(tǒng)一建賬、統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一張貼 標(biāo)識(shí)，做到人物對(duì)號(hào)，帳物相符。12、公司每年11月底前（根據(jù)情況隨時(shí)檢查）對(duì)各部門(mén)使用的辦 公設(shè)施設(shè)備情況進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用或不維護(hù)保養(yǎng)設(shè)備者給 予批評(píng)。13、對(duì)于墨盒、色帶、打印紙等辦公耗材，

15、需預(yù)先準(zhǔn)備適量備用 避免由于耗材的不足而影響正常運(yùn)作。14、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。15、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。16、公司打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，使用時(shí)打開(kāi)開(kāi)關(guān)，不使用則應(yīng)關(guān)閉 電源。17、堅(jiān)持勤儉節(jié)約，對(duì)于還未完全定稿仍需打印出來(lái)的文稿，可 利用已用過(guò)一面的打印紙。也可把打印過(guò)的紙張裝訂起來(lái)在公司內(nèi)部 用作便箋紙。18、嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰 款處理。19、文件、郵件等應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員，不可拖延。20、行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一對(duì)外聯(lián)絡(luò)印制印刷品。第七章報(bào)刊、書(shū)籍管理一、公司的報(bào)刊、書(shū)籍的管理部門(mén)為行政部。二、公司的報(bào)刊架及圖

16、書(shū)閱覽室設(shè)在培訓(xùn)室。三、以公司名義訂閱的報(bào)紙，由行政部人員按照日期將每天的報(bào)紙 依次夾好置于報(bào)架處，大家閱讀請(qǐng)?jiān)趫?bào)架旁就座，不要將報(bào)紙帶出培 訓(xùn)室。四、借書(shū)人在借書(shū)前應(yīng)仔細(xì)檢查書(shū)刊是否有損壞，如有破損請(qǐng)借書(shū) 人主動(dòng)提出并讓圖書(shū)管理員確認(rèn)并做出證明 ；否則借書(shū)人將承擔(dān)賠償 責(zé)任。五、借書(shū)時(shí)間一律不得超過(guò)兩周，借書(shū)冊(cè)數(shù)以一冊(cè)為限。到期應(yīng)即 歸還。六、請(qǐng)注意愛(ài)護(hù)書(shū)刊，保持書(shū)刊的整潔及完整性；書(shū)刊超過(guò)規(guī)定借 閱時(shí)間，請(qǐng)主動(dòng)辦理續(xù)借或歸還手續(xù)，避免書(shū)刊的遺失.對(duì)于遺失的書(shū) 刊，借閱人應(yīng)照價(jià)賠償。七、借書(shū)及還書(shū)時(shí)間：每周三 12:00 12： 30。第八章公司公文處理辦法一、公司的公文是公司實(shí)施有效管理的

17、公務(wù)文書(shū)，是上呈下達(dá)，用 以傳達(dá)貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指 導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。二、公文一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、 主送單位、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送單位等部分組成。三、公司行政部是公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司公文處理工四、在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行公司保密工作條例，確 保公司文件的安全。五、公司的公文種類主要包括：1、規(guī)定：對(duì)特定范圍內(nèi)的工作、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)制定帶有約束性 的措施；2、制度：在一定時(shí)期，對(duì)一定范圍的工作實(shí)行的慣例性做法；3、通知：發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求各所屬部門(mén)周

18、 知、辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)，人事任免、調(diào)動(dòng)及其他事務(wù)性內(nèi)容的傳達(dá);4、通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要事項(xiàng)或情況；5、請(qǐng)示：向政府有關(guān)部門(mén)提出請(qǐng)示、申請(qǐng)；下級(jí)向上級(jí)就某一問(wèn) 題或事項(xiàng)請(qǐng)求指示與批準(zhǔn)；6、報(bào)告：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，答 復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)；7、批復(fù)：對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)予以答復(fù)；8會(huì)議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會(huì)議情況及主要議定事項(xiàng)；9、函：同級(jí)或與業(yè)務(wù)往來(lái)單位相互之間商洽工作等。六、公司文件文頭的含義：凡以公司名義發(fā)出的條例、規(guī)定、制度、 通知、通報(bào)、請(qǐng)示等均冠以“谷發(fā) X號(hào)”文頭；凡人力資源部發(fā)出的 公司人事任命文件，均冠以“谷人 X號(hào)”文頭；凡行政部發(fā)出的有關(guān) 行政類文件，均冠

19、以“谷辦X號(hào)”文頭；其余類推。凡同級(jí)或與業(yè)務(wù)往來(lái)單位相互之間商洽工作類文件，均冠以“谷 函X號(hào)”文頭；凡公司的會(huì)議紀(jì)要，均冠以“谷會(huì)紀(jì) X號(hào)”文頭七、發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)單 位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。八、公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收登記、分 發(fā)傳閱、收回存檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽 發(fā)、用印、登記、發(fā)送、原件歸檔及銷毀等程序。九、公文簽收由專人負(fù)責(zé)。簽收時(shí)須對(duì)來(lái)件嚴(yán)格檢查，明確無(wú)誤后 方可簽字或蓋章。十、收文拆圭寸后應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)， 按內(nèi)部或公開(kāi)文件分類登 記，注明收文日期、標(biāo)題（簡(jiǎn)要內(nèi)容）、來(lái)文單位、密級(jí)等并編號(hào)。十一、公

20、司行政部收文后，呈送公司總裁，根據(jù)總裁批示送公司有 關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)傳閱，最后收回存檔。十二、文件傳閱應(yīng)堅(jiān)持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。十三、因業(yè)務(wù)需要查閱某文件須經(jīng)行政部同意，必要時(shí)須報(bào)有關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及密級(jí)文件，按照公司保密工作執(zhí)行條例。十四、密級(jí)高的文件，應(yīng)鎖在保險(xiǎn)柜內(nèi)，不得鎖在辦公桌抽屜內(nèi)過(guò) 夜。十五、公司正式文件須經(jīng)公司總裁簽發(fā)?？偛貌辉诒本r(shí)，一般事 務(wù)性行文報(bào)請(qǐng)臨時(shí)主持工作的領(lǐng)導(dǎo)酌定；凡涉及資金轉(zhuǎn)移、資金挪用、 聯(lián)營(yíng)參股、下設(shè)機(jī)構(gòu)等重要事宜的，必須經(jīng)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)，上報(bào)董事會(huì) 批準(zhǔn)。十六、各部門(mén)以公司名義上報(bào)或下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件，需將打印稿送行政部審核后制文，按上條規(guī)定簽發(fā)。十七、

21、各部門(mén)在本身職能和工作范圍內(nèi)下發(fā)的業(yè)務(wù)性通知，經(jīng)分管 領(lǐng)導(dǎo)同意，可以以本部門(mén)名義發(fā)出，但應(yīng)送行政部進(jìn)行文字審核、備 案。十八、會(huì)議通知、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件的通知、一般性或臨時(shí)性工作安排 等事宜的通知（限于公司內(nèi)）經(jīng)總裁或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，以行政部 名義發(fā)出。十九、發(fā)文的密級(jí)按公司保密工作條例有關(guān)規(guī)定確定。二十、歸檔。公文辦理完畢，應(yīng)及時(shí)將公文定稿（包括領(lǐng)導(dǎo)的修改 或批示稿）、正本和有關(guān)材料立卷歸檔二十一、調(diào)取、查閱存檔公文須經(jīng)公司總裁或公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。二十二、沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行注銷登記，由二人監(jiān) 銷，保證不丟失、不漏銷。第

22、九章保密工作條例一、為保守公司有關(guān)機(jī)密，加強(qiáng)公司的業(yè)務(wù)管理，確保公司文件、 業(yè)務(wù)資料的有效利用，制定本條例。二、公司秘密是指涉及公司利益、依照一定程序確定、在一定時(shí)間 內(nèi)只限一定范圍內(nèi)的人員知悉的事項(xiàng)。三、公司行政部是公司保密工作職能部門(mén)， 負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門(mén)的保密 工作，進(jìn)行保密教育，調(diào)查處理失密、泄密事件。四、公司每個(gè)員工均有保守公司秘密的義務(wù)和制止他人泄密的權(quán) 利。五、公司保密范圍劃分的原則是：如被不應(yīng)知悉者獲知，將會(huì)對(duì)公 司利益造成下列后果的各類事項(xiàng)，均屬公司秘密。1、損害公司經(jīng)濟(jì)利益；2、損害公司聲譽(yù)；3、損害公司對(duì)外關(guān)系;4、妨害公司業(yè)務(wù)的開(kāi)展;5、妨害公司有關(guān)規(guī)定、制度、計(jì)劃的實(shí)施；

23、6、危害公司秘密業(yè)務(wù)情報(bào)來(lái)源的安全。六、密級(jí)劃分：公司秘密文件的等級(jí)劃分為絕密、 機(jī)密、秘密三級(jí)1、絕密級(jí)：如被不應(yīng)知悉者獲知，會(huì)給公司造成特別嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損 失或特別嚴(yán)重不良影響，如公司的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、重大項(xiàng)目的決策、 整體財(cái)務(wù)情況以及公司領(lǐng)導(dǎo)的變動(dòng)等。2、機(jī)密級(jí)：如被不應(yīng)知悉者獲知，會(huì)給公司造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失或 嚴(yán)重不良影響，如公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的決定、公司的年度規(guī)劃、總體經(jīng)營(yíng) 狀況、機(jī)構(gòu)調(diào)整和部門(mén)負(fù)責(zé)人的人事變動(dòng)等。3、秘密級(jí)：如被不應(yīng)知悉者獲知，會(huì)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良 影響，指第1、第2項(xiàng)以外的公司內(nèi)部規(guī)定、計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、工 資、人事等情況。七、公司各類文件、資料密級(jí)由起草部門(mén)提出密級(jí)建議

24、并由公司有 關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定，由行政部印制時(shí)加蓋“絕密、機(jī)密、秘密”字樣的印章。 如行政部有異議，可與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)商議改變密級(jí)。八、根據(jù)工作需要和情形變化，密級(jí)可以變更或解除，其審定權(quán)限 與確定密級(jí)權(quán)限相同九、知曉范圍：第六條所定內(nèi)容除公司領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)全部知曉外，絕 密級(jí)只限公司總裁指定的人員知曉，機(jī)密級(jí)只限負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的主管 領(lǐng)導(dǎo)以及該領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為必須知道的人員知曉，秘密級(jí)只限相關(guān)人員知 曉。十、備份：絕密級(jí)資料原則上不能摘抄或復(fù)印，確需摘抄或復(fù)印者 須經(jīng)總裁批準(zhǔn)，機(jī)密級(jí)資料需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 秘密級(jí)資料須經(jīng) 所屬部門(mén)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，交由行政部復(fù)印并登記，復(fù)印者應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě) 清單，并注明復(fù)印件份數(shù)及去向用途，

25、原則上年終應(yīng)交回行政部銷毀。十一、保密工作的基本要求：1、不該說(shuō)的話不說(shuō)；2、不該問(wèn)的事不問(wèn)：3、不該看的文件不看；4、不該記錄的秘密不記；5、不攜帶保密材料外出；6、不隨便談?wù)摫Ｃ苁马?xiàng)；7、不在不利于保密的地方存放需保密的文件、筆記本。十二、如發(fā)生或發(fā)現(xiàn)泄密情況，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)及行政部，以 便及時(shí)采取補(bǔ)救措施。十三、對(duì)于模范遵守本條例的部門(mén)和個(gè)人將予以表?yè)P(yáng)， 對(duì)于制止他人泄密行為或發(fā)現(xiàn)他人泄密及時(shí)報(bào)告、使公司能及時(shí)采取措施補(bǔ)救的 員工，將視情況予以表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。十四、對(duì)于違反本條例，玩忽職守，造成失密、泄密，使公司受損 失者，給予處罰、行政處分，直至依法追究法律責(zé)任。對(duì)有過(guò)失及時(shí) 報(bào)告并積

26、極協(xié)助采取措施補(bǔ)救的，可酌情減輕處罰；對(duì)造成泄密后故 意隱瞞不報(bào)的，將予以從重處罰。第十章印章管理規(guī)定一、印章包括公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法人人名章及各職能部門(mén)專用章。二、公司公章、合同專用章由行政部保管；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管支票專 用章、財(cái)務(wù)專用章、法人人名章；各職能部門(mén)負(fù)責(zé)保管本部門(mén)所需用章。三、因工作需要申請(qǐng)各職能部門(mén)專用章時(shí)，由需求部門(mén)填寫(xiě)印章制發(fā)申請(qǐng)表，經(jīng)總裁核準(zhǔn)后送交行政部刻制。四、公司印章要求專人管理，印章保管人必須認(rèn)真履行用印登記制 度，注明用印人姓名、用印事由（內(nèi)容）、用印日期、領(lǐng)導(dǎo)簽字、借印 歸還日期等主要事項(xiàng)。未按規(guī)定執(zhí)行或用章審批手續(xù)不全的， 印章保 管人有權(quán)拒印。各類

27、印章使用申請(qǐng)表要認(rèn)真填寫(xiě)，并妥善保存。五、印章保管人的責(zé)任與權(quán)利1、對(duì)于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互監(jiān)督的辦法。 印章保管人具有使用、監(jiān)督、保管等多重責(zé)任與權(quán)力，具體劃分如 下：（1）職能部門(mén)印章保管人對(duì)印章具有獨(dú)立使用權(quán)力，同時(shí)負(fù)全部 使用責(zé)任。（2）公章、財(cái)務(wù)章的保管人無(wú)獨(dú)立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督及允許 使用權(quán)力，因此公章、財(cái)務(wù)章的保管人對(duì)印章的使用結(jié)果負(fù)主要責(zé)任， 經(jīng)手人則負(fù)部分責(zé)任；未經(jīng)審批同意擅自使用的，保管人對(duì)使用結(jié)果 負(fù)全部責(zé)任并按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處分。（3）法人私章的保管者既是保管者又是使用者，但其無(wú)獨(dú)立使用 權(quán)力，需依據(jù)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批的支付申請(qǐng)或取匯款憑證方可使用，

28、 否則負(fù)全部責(zé)任。六、凡以公司名義制發(fā)的文件及需要蓋公司印章的資料，須先填寫(xiě) 用印登記表，并由總裁簽字確認(rèn)（或總裁授權(quán)或指定的人）方予用印。七、合同（協(xié)議）的用印應(yīng)經(jīng)公司總裁簽批（或總裁授權(quán)或指定的 人簽批），方可加蓋公司合同專用章。八、公司原則上不出具空白用印件。 確需空白加印件時(shí)必須經(jīng)總裁 或有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。九、開(kāi)具個(gè)人相關(guān)證明，需由分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員簽批后方能使用。十、借用公司印章外出辦事必須經(jīng)公司總裁簽批，攜章外出必須 雙人及以上，并按所規(guī)定的時(shí)限交還。十一、公司印章只適用于與公司相關(guān)業(yè)務(wù)，不得從事有損公司利益之行為。對(duì)于私自使用印章或借出印章后使用超出簽批范圍的， 要 根據(jù)情節(jié)輕重予以處理。十二、其他部門(mén)如需使用印章，應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)。各部門(mén)不得 將印章帶出職場(chǎng)，也不得委托他人代蓋印章，更不得隨意交給他人拿 走使用。十三、未按公司上述規(guī)定執(zhí)行，情節(jié)輕者，處以行政處分及罰款 處理；若發(fā)生損害公司利益，給公司造成損失及不良后果者，給予辭 退、開(kāi)除，并保留其追究法律責(zé)任的權(quán)利。第十一章鑰匙管理、公司所有鑰匙由行政部統(tǒng)籌管理、復(fù)制二、如因公需要使用備用鑰匙，須向保管人說(shuō)