POWERDOCUMENT應(yīng)用與操作手冊

1、長沙卷煙廠“十五”技術(shù)改造項(xiàng)目管理規(guī)劃與控制制度 附件64POWERDOCUMENT應(yīng)用與操作手冊1 軟件應(yīng)用模式由上海普華公司開發(fā)的“POWERDOCUMENT工程檔案及竣工資料管理系統(tǒng)”主要包含如下功能模塊：文件管理功能：包括分類文件管理、工程文件管理、收發(fā)文管理以及審批流程管理。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，通過定義文件分類結(jié)構(gòu)（TBS）以及工程文件分解結(jié)構(gòu)（WBS），對項(xiàng)目全周期文檔進(jìn)行有序管理。本手冊對此功能的利用進(jìn)行詳細(xì)的闡述。檔案管理功能：項(xiàng)目結(jié)束交接后，由企業(yè)檔案館根據(jù)具體情況來決定是否需要利用此功能模塊進(jìn)行檔案管理。此手冊不包括此功能的應(yīng)用規(guī)定。2 數(shù)據(jù)初始化定義與說明2.1 工程建立2

2、.2 文件分類結(jié)構(gòu)TBS定義根據(jù)“附件6-2文檔信息編碼與分類”的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)來定義文件分類結(jié)構(gòu)TBS。2.3 工程文件分解結(jié)構(gòu)WBS定義工程文件分解結(jié)構(gòu)WBS是參考項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)同時(shí)結(jié)合文檔控制要求而制定的。結(jié)構(gòu)分為兩層，第一層表示為功能分類，第二層表示為單位工程/專業(yè)組分類。具體定義如下:隨著工程的進(jìn)展，系統(tǒng)管理員可根據(jù)需要在工程文件分解結(jié)構(gòu)中增加根節(jié)點(diǎn)用以放置承包商、監(jiān)理臨時(shí)文件。2.4 用戶組織機(jī)構(gòu)OBS定義對長沙卷煙廠用戶組織機(jī)構(gòu)OBS定義如下：根據(jù)需要在總承包單位、監(jiān)理單位參與項(xiàng)目文檔管理時(shí)，由系統(tǒng)管理員修改OBS結(jié)構(gòu)，增加單位信息和人員信息。增加用戶時(shí)，用戶簡稱即為軟件系統(tǒng)的登陸用

3、戶名，缺省密碼為空缺。2.5 自定義分類碼設(shè)置自定義分類碼用以增加錄入文件的屬性字段，根據(jù)需要暫時(shí)增加字段一，用以表示紙張文件的存放地點(diǎn)，由文檔管理員在文件歸檔的時(shí)候標(biāo)注。字段ID：1字段名稱：文件存放字段備注：標(biāo)注文件存放的地點(diǎn)2.6 聯(lián)系單位設(shè)置聯(lián)系單位信息用于收發(fā)文管理，并方便用戶查找項(xiàng)目參與單位的聯(lián)系信息。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)添加和維護(hù)新的項(xiàng)目參與單位的信息。信息設(shè)置如下：2.7 權(quán)限設(shè)置與職責(zé)說明根據(jù)軟件的權(quán)限設(shè)置功能，對信息文檔參與方的權(quán)限規(guī)定如下：系統(tǒng)管理員：擁有對軟件操作和功能數(shù)據(jù)定義的所有權(quán)利。在軟件運(yùn)行過程中，維護(hù)軟件功能，更新軟件的數(shù)據(jù)定義信息，對其它用戶進(jìn)行權(quán)限管理。并每周做

4、好數(shù)據(jù)備份工作。文檔管理員：擁有對軟件操作上的所有權(quán)利。對提交的文檔進(jìn)行歸類、整理，確保提交文檔的合理存檔以及有效查詢。專業(yè)組成員、其它文檔信息管理參與者：僅擁有文檔信息的錄入以及對本組（本單位）臨時(shí)文件里文檔進(jìn)行修改的權(quán)利。對應(yīng)該歸檔的文件及時(shí)的錄入本組（本單位）的臨時(shí)文件夾，提交給文檔管理員進(jìn)行歸檔。信息瀏覽者：任何合法登陸用戶都擁有對系統(tǒng)內(nèi)非密級文件的查詢和瀏覽文件基本信息及附件的權(quán)利。權(quán)限的軟件實(shí)現(xiàn)：1、 數(shù)據(jù)權(quán)限規(guī)則定義2、 用戶權(quán)限參數(shù)設(shè)置詳細(xì)用戶權(quán)限參數(shù)設(shè)置見附錄。3 應(yīng)用操作流程3.1 文件錄入流程與說明專業(yè)組信息管理員以及項(xiàng)目參與單位文檔信息管理參與者根據(jù)以下流程提交歸檔文件

5、。第一步:選擇WBS方式，點(diǎn)擊本組或者本單位的臨時(shí)文件夾，然后操作新增文件。打開“文件著錄”對話框。文件錄入者務(wù)必確保紅圈所示的WBS編碼代表本組或者本單位的臨時(shí)文件編碼。第二步：在文件著錄對話框中如實(shí)填寫作業(yè)代碼、文件標(biāo)題、說明、文件頁數(shù)、文種等信息。如上圖藍(lán)圈所示部分。填寫信息時(shí)應(yīng)注意：作業(yè)代碼應(yīng)與P3軟件編制的計(jì)劃作業(yè)代碼保持一致；文件標(biāo)題應(yīng)能說明事務(wù)性質(zhì)或事務(wù)類別，對于例會(huì)類文件應(yīng)標(biāo)注時(shí)間予以區(qū)別；說明欄填寫文檔所涉及的按工程文件分解結(jié)構(gòu)WBS區(qū)分的單位工程項(xiàng)。第三步：若文檔具有電子文件，以添加附件的形式添加電子文件。錄入完成關(guān)閉對話框。第四步：在工具條中選擇“”文件送審按鈕打開送審對

6、話框。選擇“主送”人員為文檔管理員，“審核事項(xiàng)”為“請歸檔、組卷”，按“確認(rèn)”按鈕送審。文件錄入完成。3.2 文件歸檔流程與說明文檔管理員在得到歸檔審批請求后，根據(jù)以下步驟對文件進(jìn)行歸檔：第一步：在主頁上點(diǎn)擊審批文件鏈接，打開“審批文件清單窗口”。其中顯示所有需要審批歸檔的文件清單。第二步：點(diǎn)擊“文件信息”按鈕，打開前面所示的“文件著錄”對話框，點(diǎn)擊“修改”來完善文件信息表內(nèi)相關(guān)內(nèi)容。包括根據(jù)文檔性質(zhì)選擇文件類型編碼、根據(jù)提交說明更換WBS編碼使其與單位工程對應(yīng)、按順序編寫文件編號、選擇責(zé)任人、根據(jù)需要添加主題詞與說明、選擇載體類別、標(biāo)注文件存放地點(diǎn)。修改完畢保存并退出，返回“送審文件清單”窗

7、口。第三步：點(diǎn)擊“回復(fù)”按鈕，打開“送審”窗口。選擇批準(zhǔn)意見，并選取”流程終止”項(xiàng)。按“提交意見”按鈕，反饋歸檔審批意見后，關(guān)閉窗口。第四步：按上述步驟處理完所有送審文件后，關(guān)閉“文件送審清單”窗口，完成送審文件歸檔。3.3 文件查詢流程與說明欲查閱無電子版的文檔在系統(tǒng)中查得文檔編碼或文件名稱將所需文檔的編碼或文件名告知檔案管理員取得技改領(lǐng)導(dǎo)同意登記手續(xù)，借閱文件是否需取得領(lǐng)導(dǎo)同意是否任何合法用戶都可以通過查詢按鈕，對系統(tǒng)內(nèi)的文檔根據(jù)條件進(jìn)行查詢。用戶可查看查詢所得結(jié)果文件的基本信息以及附件內(nèi)容。若需查詢與借閱無電子版本文檔，遵循一下流程：4 操作管理?xiàng)l例1、 各專業(yè)組文檔信息管理員應(yīng)在事務(wù)結(jié)

8、束后及時(shí)將歸檔文件信息錄入軟件系統(tǒng)，并同時(shí)將相關(guān)的原文件提交技改辦檔案室歸檔，電子文件不作歸檔依據(jù)。2、 事務(wù)最終結(jié)果性文檔必須完整歸檔，交互過程文檔一般由各專業(yè)組文檔信息管理員負(fù)責(zé)自行保存，但應(yīng)確保需要時(shí)提供相應(yīng)的可追溯。3、 各組文檔信息管理員對錄入的文件信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。文檔一經(jīng)審批歸檔，各專業(yè)組文檔信息管理員即無對文檔的修改、刪除權(quán)利，當(dāng)錄入者發(fā)現(xiàn)錄入的相關(guān)文件信息有誤或者不合理時(shí)，請和技改辦文檔管理員聯(lián)系，以修正文檔錯(cuò)誤。4、 文件歸檔工作與月計(jì)劃執(zhí)行成果一并檢查，并在例會(huì)上適時(shí)進(jìn)行總結(jié)和通報(bào)。5 附錄權(quán)限參數(shù)設(shè)置列表工程功能全局功能TBS數(shù)據(jù)權(quán)限WBS數(shù)據(jù)權(quán)限全權(quán)只讀無權(quán)全

9、權(quán)只讀無權(quán)全權(quán)無權(quán)管理員權(quán)限一般用戶權(quán)限系統(tǒng)管理員“新建文件”、“問題管理”、“定義工程自定義字段”“刪除任意文件到回收站”“瀏覽文件審批流程”“修改任意文件”“定義基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”“基本工具”“系統(tǒng)管理”“案卷管理” “整理回收站”“新建檔案目錄” “收發(fā)文管理”“公開文件”“技術(shù)交流文件”“21/綜合管理組”“1/十五技改總項(xiàng)目”“2/專業(yè)組臨時(shí)文件”文檔管理員“新建文件”“刪除任意文件到回收站”“瀏覽文件審批流程”“問題管理”“修改任意文件”“定義工程自定義字段”“案卷管理” “基本工具”“收發(fā)文管理”“定義基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”“新建工程”“定義OBS”“系統(tǒng)管理”“公開文件”“技術(shù)交流文件”“1/十五技改總項(xiàng)目”“2/專業(yè)組臨時(shí)文件”專業(yè)組成員、其他文檔信息管理參與者“新建文件”“問題管理”其他功能模塊所有全局功能“公開文件”“技術(shù)交流文件”“2