電子郵件技巧

1、如何發(fā)送郵件 2013年9月23日 如何發(fā)送郵件 思考：培訓(xùn)目錄 1.正確使用發(fā)送、抄送及密送 2.如何寫主題 3.如何寫正文 4.如何寫結(jié)束簽名 5.附件 6.回復(fù)技巧 7.文件夾分類文件夾分類正確使用發(fā)送，抄送，暗送正確使用發(fā)送，抄送，暗送 . To的人（收件人）是要的人（收件人）是要受理這封郵件所涉及的主受理這封郵件所涉及的主要問題，理應(yīng)對郵件予以要問題，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。回復(fù)響應(yīng)。而抄送的人則只是需要知道這回事而抄送的人則只是需要知道這回事，一般情況抄送的人不需要對郵件，一般情況抄送的人不需要對郵件予以響應(yīng)，如果抄送的人有建議，予以響應(yīng)，如果抄送的人有建議，可以回可以回Email

2、，或者抄送的人是收，或者抄送的人是收件人的直屬上級需要協(xié)助解決郵件件人的直屬上級需要協(xié)助解決郵件問題并督促收件人及時回復(fù)（例如問題并督促收件人及時回復(fù)（例如溝通單）溝通單）暗送，即收信人是不暗送，即收信人是不知道你發(fā)給了暗送的知道你發(fā)給了暗送的人。郵件的其它收件人。郵件的其它收件人看不到暗送人的名人看不到暗送人的名字。字。 公司郵件內(nèi)容主要分為兩類一是問題溝通類二是信息類。包括報告、申請、征求意見稿、非正式的小范圍的通知、報表、工作小結(jié)等。一、問題溝通類是以問題溝通單位形式出現(xiàn)。類別類別發(fā)送發(fā)送抄送抄送備注備注公司內(nèi)問題責(zé)任人問題部門責(zé)任人、企管部（文員或經(jīng)理）一般不需抄送總經(jīng)理公司間問題責(zé)任

3、人問題部門責(zé)任人、總經(jīng)理、企管部（文員或經(jīng)理）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門應(yīng)當根據(jù)溝通單內(nèi)容，即針對具體業(yè)務(wù)活動的職權(quán)歸屬可酌情抄送給系統(tǒng)負責(zé)人。問題責(zé)任人非企管部的溝通單不需抄送企管中心。不需抄送總裁及執(zhí)行總裁。公司與總部問題責(zé)任人系統(tǒng)負責(zé)人、總經(jīng)理、企管中心專員不需抄送總裁及執(zhí)行總裁。公司（總部）間問題溝通單未按時處理投訴企管中心負責(zé)人企管中心專員企管中心負責(zé)對未按時處理責(zé)任人處罰。正確使用發(fā)送，抄送，暗送正確使用發(fā)送，抄送，暗送 溝通單的發(fā)送與抄送溝通單的發(fā)送與抄送二、信息類郵件（包括報告、申請、征求意見稿、非正式的小范圍的通知、報表、工作小結(jié)等）（一）關(guān)于主送 應(yīng)根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)件、收件人的隸屬

4、關(guān)系及職權(quán)范圍確定收件人。確定收件人規(guī)范是： （1）請示，報告、工作小結(jié)、報表等一般只寫一個抄送人即直屬上級，如上級有要求可同時抄送平行部門，否則無需抄送。 除隔級負責(zé)人直接交辦的事項外，一般不需主送必要時可抄送給隔級負責(zé)人。（2）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的員工向上級發(fā)郵件，應(yīng)當根據(jù)郵件內(nèi)容，即針對具體業(yè)務(wù)活動的職權(quán)歸屬寫明主送人和抄送人。 例如員工一天以上三天以內(nèi)假期申請，依據(jù)流程主送應(yīng)是所在公司總經(jīng)理，抄送為所在公司企管部，所在部門負責(zé)人，如請假員工為部門負責(zé)人則抄送為所在公司企管部、所在系統(tǒng)負責(zé)人。（二）關(guān)于抄送 抄送范圍得當，有助于郵件處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。 1應(yīng)當抄送的情況

5、（1）除主送人外，需要監(jiān)督執(zhí)行或知曉郵件的其他人，應(yīng)列為抄送人； （2）向下級或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直屬上級； （3）上級向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級發(fā)郵件，必要時應(yīng)當抄送其另一個上級； （4）下級因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)抄送被越過的上級； （5）上級越級向下級行文時，可以抄送受文下級的直屬上級。 2不應(yīng)當抄送的情況 凡與郵件辦理無關(guān)的人一律不予抄送。 正確使用發(fā)送，抄送，密送正確使用發(fā)送，抄送，密送 1.發(fā)送郵件時要明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā)給無關(guān)人員。 2. 連續(xù)回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)郵件，要重新整理和明確郵件內(nèi)容，避免溝通有誤，郵件發(fā)送前，檢查一遍，確認無誤后再發(fā)。（不要將回復(fù)

6、了十多層的郵件直接轉(zhuǎn)發(fā)） 提問：例如一份關(guān)于“*公司年底盤點時間安排”的郵件，應(yīng)由誰發(fā)出？主送給誰？抄送給誰？正確使用發(fā)送，抄送，密送正確使用發(fā)送，抄送，密送 如如 何何 寫寫 主主 題題1.郵件一定要有主題，要簡短，不宜冗長。主題是正文的中郵件一定要有主題，要簡短，不宜冗長。主題是正文的中心思想的提煉，即便于日后查詢也便于收件人權(quán)衡郵件心思想的提煉，即便于日后查詢也便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。的輕重緩急，分別處理。 2.2.標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如的標題，如 “ “王先生收王先生收”。也不要用胡

7、亂無實際內(nèi)容的。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：主題，例如：“嘿！嘿！”或是或是“收著！收著！”3.3.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。情，以便于日后整理。4.4.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“* * ！”等）來突等）來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用就用“緊急緊急”之類的字眼。之類的字眼。5.5.回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題?；貜?fù)對方郵件時，應(yīng)當根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題。6 6

8、、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題 。 提問：如何定義主題？張三周總結(jié)、張三8月周總結(jié)、張三8月第2周工作總結(jié)、張三2010年8月第2周總結(jié)如如 何何 寫寫 正正 文文1.正文內(nèi)容包含：收件人的稱呼、正文內(nèi)容、結(jié)束簽名 如果郵件正文主要在一個附件里，那么郵件正文中應(yīng)該用簡單的文字描述附件的中心思想，這有利于以后郵件的查找，當然一定要記得添加附件。當然一定要記得添加附件。2.Email正文要簡明扼要，行文通順。u 若對方不認識你，第一件應(yīng)當簡潔扼要

9、表明身份以示對對方的尊重，同時為了收件人能夠順利地理解郵件來意。u 如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。3. 注意Email的論述語氣u 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。u 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。u 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 如如 何何 寫寫 正正 文文4. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。5.一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。免得兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“

10、更正”之類的郵件，這會讓人很反感。6.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。 這是對別人的尊重，也是自己工作品質(zhì)的體現(xiàn)。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。7.合理提示重要信息。 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。8.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述9. 不要動不動使用 ：） 之類的笑臉字符，在工作信函里面這樣顯得比較輕佻 文件夾分類文件夾分類見網(wǎng)易閃電郵 結(jié)結(jié) 束束 簽簽 名名結(jié)束簽名，郵件一定要有落款的姓名，誰寫的郵件，因為如果郵件來回幾

11、次后就不知道是誰的意見（靠看發(fā)件人就很吃力了）；發(fā)件人主動控制郵件來往的次數(shù)及時間，郵件溝通解決不了，應(yīng)盡量開會解決。 提問：郵件來回幾次可以示為溝通不暢？ 附附 件件1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。建議附件的文件名前加上公司代碼公司代碼+ +年份代碼年份代碼+ +月份代碼月份代碼+ +文件名稱。文件名稱。例如：附件例如：附件BD-10-10BD-10-10信息小組信息，即北京德眾信息小組信息，即北京德眾20102010年年1010月份小組信月份小組信息息3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時4

12、. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。(使用壓縮文件)對緊急的郵件應(yīng)同時電話聯(lián)系一下收件人，讓其盡快回復(fù)。 回回 復(fù)復(fù) 技技 巧巧1.及時回復(fù)Emailu 收到他人的重要電子郵件后，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。u 如果事情復(fù)雜，無法及時確切回復(fù)，應(yīng)該及時的回復(fù)說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。2.進行針對性回復(fù)當回復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。3.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓。如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。4.主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。發(fā)郵件要點1)簡單明了的主題；2)正確使用發(fā)送、抄送及密送；3)正文使用123等數(shù)字分開需要表達內(nèi)容