企業(yè)合同管理制度及流程

1、企業(yè)合同管理制度及流程第一節(jié)目的第一條 為規(guī)范公司合同管理、防范與控制合同風險、有效維護 公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)范。第二節(jié)適用范圍第二條 本規(guī)范適用于集團所屬公司對外簽訂、 履行的建立民事 權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等；包括買賣合同、供用電、水、氣、 熱力合同、贈與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、擔保合 同、勞動合同、聘用合同、承攬合同、建設(shè)工程合同、運輸合同、技 術(shù)合同、保管合同、倉儲合同、委托合同、行紀合同和居間合同等。第三節(jié) 合同管理部門及職責第三條董事長負責法定代表人授權(quán)委托書的簽署，資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合 同、借款合同、房產(chǎn)租賃合同、對外擔保合同；以及涉及資產(chǎn)、大額 借貸經(jīng)營合同、

2、財產(chǎn)處理等合同的審批。各公司總經(jīng)理負責本公司勞動合同、干部聘用合同以及銷售、采購等經(jīng)濟合同的審批。第四條 集團辦公室和各公司行政辦公室負責公司各類合同的管理工作，具體職責是：（一）集團辦公室負責各司合同文本的審查、歸檔和備案。（二）各公司行政辦公室負責對合同專用章、合同文本、法人授 權(quán)委托書等合同文本的發(fā)放和管理。（三）參與各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審 查，并向法定代表人提交審查意見；（四）監(jiān)督檢查合同履行情況，對履行中出現(xiàn)的重要問題進行分 析，提出意見；（五）協(xié)助處理合同糾紛，參與爭議仲裁、法律訴訟。（六）負責的監(jiān)督執(zhí)行。第五條 合同具體承辦部門的主要職責：（一）負責合同相

3、對方資信情況、履約能力等情況的調(diào)查，并提 供相應資料；（二）具體負責所承辦合同的招標、談判和文本的起草；（三）嚴格按照規(guī)定的程序完成合同的審批手續(xù)；（四）負責合同的履行，及時解決履行中出現(xiàn)的問題。遇有合同 變更、解除等重大事項，須報集團辦公室審核同意；（五）負責向集團辦公室報送合同統(tǒng)計報表及有關(guān)資料；（六）負責所承辦合同的歸檔第四節(jié) 合同的授權(quán)委托第六條 簽訂合同實行授權(quán)委托制度。 合同由法定代表人或主要 負責人簽訂，也可以由企業(yè)法定代表人或總經(jīng)理書面授權(quán)的公司有關(guān) 人員代理簽訂。第七條 代理企業(yè)法定代表人簽訂合同的， 簽約人應持企業(yè)法定 代表人簽發(fā)并加蓋企業(yè)公章的 法定代表人授權(quán)委托書 （見

4、附件一 ）， 并在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。法定代表人授權(quán)委托書 采取一事 （合同） 一授權(quán)，合同一經(jīng)履行，委托事項即行終止。第八條 集團辦公室負責管理合同授權(quán)委托書， 根據(jù)董事長的決 定，辦理出具授權(quán)委托書事宜。第九條 代理人必須忠實履行職責， 維護本公司的合法權(quán)益， 對 本公司負責，對法定代表人或者總經(jīng)理負責。第十條 代理人實施損害本公司合法權(quán)益的行為或者不再適宜 擔任代理人的， 各公司有權(quán)隨時終止委托代理關(guān)系。 終止委托代理關(guān) 系的，由董事長做出決定，辦公室負責收回授權(quán)委托書。第五節(jié) 合同的日常管理第十一條 本集團實行二級合同管理，集團辦公室全面負責重要 合同的管理；各公司行政辦公室負責本公司

5、的合同管理。（一）集團辦公室負責資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、借款合同、房產(chǎn)租賃合同、 對外擔保合同，以及涉及資產(chǎn)、大額借貸經(jīng)營合同、財產(chǎn)處理合同的 審查、備案和歸檔工作。（二）集團辦公室負責合同標的額在二十萬元以上 （含二十萬元） 的合同審查、 備案和歸檔工作， 各分公司簽署合同標的額二十萬元以 上（含二十萬元） 的合同必須先經(jīng)集團辦公室審查，公司總經(jīng)理批準 后方可簽訂，并報集團辦公室進行歸檔備案。（三）各分公司行政辦公司負責合同標的二十萬元以下合同的審 查和歸檔備案，各公司負責人批準后方可簽訂。在合同簽署后，以掃 描文件并加密的格式發(fā)電子郵件于集團辦公室 * 郵箱進行電子文件 合同備案。第十二條 公司的合

6、同專用章專人管理，公司辦公室負責保管。 公司的空白合同、 授權(quán)委托書也由專人管理， 業(yè)務(wù)人員不得隨帶合同 專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差，特殊情況，由公 司總經(jīng)理批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、已簽訂的合同等遺失的，應及時向當?shù)毓矙C關(guān)報案，并登報聲明。第十三條 已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務(wù) 往來傳真、信函、對帳單等資料，銷售、采購部門的業(yè)務(wù)人員應自行 保管好；重要資料應將原件交集團辦公室隨合同保管。第十四條合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系前應把有關(guān)材料 及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)公司辦公室和有關(guān)部門確認 后方可辦理有關(guān)手續(xù)。合同經(jīng)辦人員

7、與本公司終止勞動關(guān)系或因其他 原因發(fā)生變更的，公司辦公室應在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知各有關(guān) 單位。第六節(jié)合同具體要求第十五條合同的主體（一）訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資 格，能獨立承擔民事責任的組織，其他部門、機構(gòu)、分公司等不得擅 自簽訂合同。（二）訂立合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、 履約能力進行調(diào)查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同， 也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。（三）公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟合同， 確有必要簽訂經(jīng)濟合同，應經(jīng)公司總經(jīng)理同意 第十六條合同的形式（一）訂立合同，除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟事 務(wù)

8、外，應當采用書面形式。（二）“書面形式”是指合同書、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù) 電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外， 公司一般要求采用正式的合同書形式。第十七條合同的內(nèi)容（一）當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。（二）合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規(guī)格、型號、商標、產(chǎn)地、等級、技術(shù)標準和品質(zhì)描述等內(nèi)容；服務(wù)合同應約定詳細的服務(wù)內(nèi)容及要求； 對合同標的無 法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。（三）數(shù)量：合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標 的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確

9、切數(shù)量的應約定數(shù)量的確定方式（如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等）。（四）質(zhì)量：有國家標準，部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應約 定所采用標準的代號；化工產(chǎn)品等可以用指標描述的產(chǎn)品應約定主要 指標要求（標準已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點（五）價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣 形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電 匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應予以明確；價款或報酬 的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。（六）履行期限、地點和方式 ：履行期限應具體明確定，無 法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式

10、；合同履行地點 應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司 倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應明確至市轄區(qū)或縣一級；買賣合同在合同中一般應約定交付的手續(xù)， 即合同履行的標志，如托 運單、倉庫保管員簽單等。（七）合同的擔保：合同中對方事人要求提供擔?；虮痉揭?對方當事人提供擔保的，應結(jié)合具體情況根據(jù)擔保法的要求辦理 相關(guān)手續(xù)。（八）合同的解釋：合同文本中所有文字應具有排它性的解釋， 對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。（九）保密條款：對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信 息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。（十）合同聯(lián)系制度：履行期

11、限長的重大經(jīng)濟合同應當約定合 同雙方聯(lián)系制度。（十一）違約責任：根據(jù)合同法作適當約定，注意合同的公平性。（十二）解決爭議的方式：解決爭議的方式可選擇仲裁或訴訟, 選擇仲裁的應明確約定仲裁機構(gòu)的名稱， 雙方對仲裁機構(gòu)不能達成一 致意見的，可選擇第三地仲裁機構(gòu)。（十三） 合同管轄權(quán)的約定： 在合同中應將合同管轄權(quán)約定明 確，本公司所署合同一般情況下將法院訴訟管轄約定于榆林市人民法 院進行管轄，國家法定管轄的情形除外。第七節(jié)合同的簽訂程序第十八條 合同承辦部門在簽訂合同前，應預先審查對方以下情 況：（ 一） 對方當事人主體資格審查。包括：企業(yè)名稱、性質(zhì)、地址、 營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、注冊資金以及依法應

12、當辦理的行政許可證。（ 二 ） 對方當事人資信情況及履約能力審查。包括：資產(chǎn)負債、 技術(shù)設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量、商業(yè)信譽等。（ 三 ） 對方合同承辦人員資格審查。 包括簽約代理人的身份證明、 授權(quán)委托證明。（四）合同簽訂時要求對方公司提供營業(yè)執(zhí)照復印件 （需在復印件加蓋公司紅章）、法定代表人身份證復印件、銀行賬號；有代理人 的需提供代理人身份復印件和授權(quán)委托書。第十九條 合同應按下列程序辦理簽訂、審批手續(xù)：一）草擬會簽：合同承辦單位應就商談約定的內(nèi)容草擬合同文 本，填寫“合同審查會簽表” ，送相關(guān)部門會簽，各相關(guān)部門應在當日內(nèi)完成會簽，并將會簽意見及合同文本交承辦公司辦公室。（二）審查修改：承辦公司辦

13、公室于 2 日內(nèi)就合同文本的合法性， 有效性提出審查意見，會同相關(guān)部門意見一并交承辦部門進行修改， 相關(guān)部門與承辦部門對合同內(nèi)容有異議的， 由承辦公司辦公室進行協(xié) 調(diào)定稿。（三）最后簽訂：經(jīng)會簽的合同文本定稿后，由合同承辦部門送 主管領(lǐng)導或法定代表人簽批后，由承辦公司辦公室加蓋合同專用章。第二十條 合同承辦、審查會簽部門的審查事項及責任：（一）合同承辦部門應對合同的業(yè)務(wù)、技術(shù)條款進行審查，并對 之負責；（二）財務(wù)部門對合同項目是否與國家、上級主管部門、本單位 的計劃抵觸以及合同支付條款進行審查，并對之負責；（三）技術(shù)研發(fā)部門應對合同項目是否符合政策法規(guī)、 規(guī)章制度、 生產(chǎn)技術(shù)標準、安全保護標準

14、進行審查，并對之負責。（四）承辦公司辦公室對合同的合法性，主要條款是否完備，文字用語是否準確、規(guī)范進行審查，并對之負責。第二十一條 法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準登記手續(xù)的合同， 合同成立后由承辦公司辦公室依法及時辦理。第二十二條 合同正式簽訂后，應當隨合同審查會審表交存承辦 公司辦公室備案；同時送公司財務(wù)部門入卷，方便執(zhí)行。第八節(jié)合同的變更、解除第二十三條 在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同 仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復。第二十四條 存在下列情形之一的，本方可以單方解

15、除合同：（一）因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；（二）在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表 明不履行主要債務(wù)；（三）對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；（四）對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；（五）法律規(guī)定的其他情形。第二十五條 變更或解除合同的，應當采用書面形式（包括書信、電報）；第二十六條變更或解除經(jīng)濟合同的協(xié)議應按照合同簽訂程序 報原審批人員批準。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準登記 等手續(xù)的，應依法及時辦理。第九節(jié)合同的履行第二十七條 公司應當按照合同約定全面履行自己的義務(wù)， 并隨 時督促對方當事人及時履行其義務(wù)。第二十八條在合同履行

16、過程中，對本公司的履行情況應及時做 好記錄并經(jīng)對方確認。（一）履行銷售合同交付貨物時應由對方當事人簽署一式二份的 收貨單，一份留存對方，一份交銷售部門備查。向?qū)Ψ疆斒氯私桓对?值稅發(fā)票時應由對方當事人出具收條。（二）履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據(jù)或收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支 付。第二十九條在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù) 證明對方當事人有下列情況之一的， 應立即中止履行，并及時書面上 報集團辦公室處理，并報總經(jīng)理及法律顧問。（一）經(jīng)營狀況嚴重惡化；（二）轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；（三）喪失商業(yè)信譽；（四）有喪失或者可能喪失履行

17、債務(wù)能力的其他情形；第三十條 在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中， 經(jīng)辦人員應定期對帳，確認雙方債權(quán)債務(wù)；第三十一條 在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆斒氯说暮贤?jīng)辦人員發(fā)生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。第十節(jié)合同公證第三十二條在簽訂下列合同時按雙方約定，總經(jīng)理批示進行合 同公證：（一）房產(chǎn)類：辦理房產(chǎn)買賣、轉(zhuǎn)讓、贈與、交換、拍賣、租賃； 辦理合作建房、土地使用權(quán)有償出讓轉(zhuǎn)止、房屋拆遷補償協(xié)議和保全 證據(jù)；辦理房產(chǎn)代銷、包銷協(xié)議以及其他有關(guān)房地產(chǎn)事項。（二）經(jīng)濟類：辦理產(chǎn)權(quán)、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、企業(yè)承包租賃經(jīng)營、 聯(lián)營、 中外合資、合作、建

18、設(shè)工程承包、加工承攬、購銷、科技協(xié)作等各種 經(jīng)濟合同；辦理股東大會、董事會會議、招標、投標、辦理資信證明、 專利、商標權(quán)證明、提存、境外投資委托協(xié)議等。（三）金融類：借（貸）款合同、融資租賃合同；商品房產(chǎn)、土 地使用權(quán)、樓花、機器設(shè)備、股權(quán)，股票及其它有價證券、權(quán)益等的 抵押、質(zhì)押合同；保證合同；與上述合同相關(guān)的委托書、聲明書、擔 保書、承諾書等。第節(jié)無效合同第三十三條 有下列情形之一的，合同無效：（一）一方以欺詐、脅迫的手段訂立合同，損害國家利益;（二）惡意串通，損害國家、集體或者第三人利益；（三）以合法形式掩蓋非法目的；（四）損害社會公共利益；（五）違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定第十二節(jié)合

19、同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟第三十四條 合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應首先按照實 事求是的原則，平等協(xié)商解決。第三十五條 合同雙方在一定期限（一般為一個月）內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致處理意見或?qū)Ψ疆斒氯藷o意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應及時書面報告部門經(jīng)理和集團辦公室， 并擬定處理意見，報總經(jīng)理 決定。對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告集團辦公室、總經(jīng)理法律顧問，會商處理。第三十六條公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對 方當事人起訴的，相關(guān)部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生 及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報集團辦公室。第十三節(jié)考核與獎懲第三十七條 公司全體職員應當嚴格遵守，有效訂

20、立、履行合同, 切實維護公司的整體利益。公司行政辦公室負責執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。第三十八條 對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采 取補救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程 中，避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，予以獎勵。第三十九條合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失 的，公司將依法向責任人員追償損失：（一）未經(jīng)授權(quán)批準或超越職權(quán)簽訂合同；（二）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；（三）應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。第四十條 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的， 公司酌情向有關(guān)人員追償損失：（一）因工作過失致使公司被詐騙；（二）公司履行合同未經(jīng)對方當事