建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理要從加強(qiáng)收集工作開始

1、建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理要從加強(qiáng)收集工作開始 摘要:作為建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位,應(yīng)完整、齊全、系統(tǒng)地收集工程檔案,科學(xué)、規(guī)范的管理和利用它們,并為日后工程建設(shè)過程中發(fā)揮檔案的價值和作用奠定基礎(chǔ)。因此做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集工作是重要的前提和基礎(chǔ)。 關(guān)鍵詞:建設(shè)項(xiàng)目檔案 檔案收集 對建設(shè)單位而言,如何把從工程立項(xiàng)到工程設(shè)計、工程招投標(biāo)、土建施工及設(shè)備安裝再到工程竣工驗(yàn)收、通水運(yùn)行全過程形成的文件材料收集齊全一直是一個難點(diǎn)。本文通過總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn),希望對大家有所借鑒。 一、爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的最大支持,是解決收集工作難的關(guān)鍵 1.檔案工作的輔助性和服務(wù)性決定了檔案工作是容易被忽視的崗位。檔案工作屬于后臺默默

2、奉獻(xiàn)的服務(wù)崗位,不像工程業(yè)務(wù)人員工作業(yè)績是顯而易見的;檔案人員的工作和成績通常是不被了解的,在大多數(shù)人的心里檔案工作是隨便可替代和兼職的崗位,因此檔案工作缺乏被人理解和受領(lǐng)導(dǎo)重視的機(jī)會,制約了檔案工作人員的積極性, 這對建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集工作也會產(chǎn)生不利影響。 2.檔案人員要積極宣傳檔案工作,提高全員檔案意識。檔案人員要多與工程建設(shè)各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人進(jìn)行工程檔案工作的交流,多向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作,請領(lǐng)導(dǎo)幫助解決工作中的難題,取得領(lǐng)導(dǎo)和大家對檔案工作的理解和支持。 3.檔案人員應(yīng)爭取變被動為主動。目前大多市政工程的企業(yè),不論是建設(shè)單位、施工單位還是監(jiān)理單位,檔案工作大多歸屬于辦公室,資料室不是獨(dú)立的職能部門

3、,檔案工作人員少,沒有決定權(quán),只能是給什么收什么,收什么整什么。這種情況給檔案收集工作帶來一定的被動和困難。 4.建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)和重要性。建設(shè)項(xiàng)目檔案具有數(shù)量大、涉及業(yè)務(wù)范圍廣、專業(yè)多、保密性強(qiáng)的特點(diǎn)。檔案質(zhì)量是工程質(zhì)量的重要組成部分,檔案管理水平反映著工程建設(shè)項(xiàng)目的管理水平,因此要提高全員的檔案意識,爭取領(lǐng)導(dǎo)的最大支持,解決收集工作的困難。 二、建立健全有針對性的檔案管理制度,制定切實(shí)可行的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法 印發(fā)檔案管理辦法,傳達(dá)到各部室、各工程項(xiàng)目部。在檔案管理辦法中要制定出工程檔案的分類方案、各項(xiàng)檔案管理制度,包括檔案的收集制度、歸檔制度、驗(yàn)收移交制度、保管制度、保密制度等。工程

4、檔案管理制度中要詳細(xì)規(guī)定項(xiàng)目檔案收集的范圍、質(zhì)量要求、檔案驗(yàn)收的要求和檔案的移交制度,并結(jié)合工程建設(shè)的特點(diǎn),細(xì)化檔案收集辦法。 (一)歸納檔案收集的范圍 1.記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。 2.建設(shè)項(xiàng)目檔案主要包括基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件?；ㄎ募饕墙ㄔO(shè)單位在工程建設(shè)過程中形成并收集整理的從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究到工程勘察設(shè)計、施工、設(shè)備安裝、竣工驗(yàn)收到通水運(yùn)行整個建設(shè)過程中形成的具有歸檔保存價值的各種形式和載體的記錄,包括整個建設(shè)過程中形成的工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購與安裝的招投標(biāo)文件以及工程竣工后的工程結(jié)算

5、審核文件等。監(jiān)理文件主要是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理管理資料、施工監(jiān)理資料、竣工驗(yàn)收監(jiān)理資料等向建設(shè)單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料,包括施工技術(shù)文件、施工物資資料、施工測量監(jiān)測記錄、施工記錄、施工試驗(yàn)記錄、施工驗(yàn)收資料、質(zhì)量評定資料、竣工圖等向建設(shè)單位移交的檔案?？⒐の募üこ桃?guī)劃驗(yàn)收、消防驗(yàn)收、節(jié)水驗(yàn)收、環(huán)保驗(yàn)收、檔案驗(yàn)收文件、工程竣工驗(yàn)收備案文件等。 3.參考市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程、建筑工程資料管理規(guī)程中工程資料分類表,將建設(shè)單位欄中所列的內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化。按照市政污水工程建設(shè)程序、階段性質(zhì)進(jìn)行分類,并詳細(xì)注明文件的份數(shù)要求、形成部門,并

6、細(xì)化到文件的形成責(zé)任人。檔案人員要從歸檔范圍就做到一目了然,一清二楚,便于日后的主動跟蹤收集。 4.在市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程中所列A類文件中,工程招投標(biāo)文件收集范圍規(guī)定比較粗框;作為建設(shè)單位,不論是勘察招標(biāo)還是設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備招標(biāo),招標(biāo)工作全過程有保存價值的文件都應(yīng)歸檔。不單指招標(biāo)文件和投標(biāo)文件,還應(yīng)包括招標(biāo)工作的請示、批復(fù)、授權(quán)委托書、招標(biāo)代理合同、資格預(yù)審文件、資格預(yù)審評審報告、招標(biāo)登記、招標(biāo)公告發(fā)布單、招標(biāo)通告、招標(biāo)文件、答疑文件、澄清文件及招標(biāo)備案文件,投標(biāo)報名表、開標(biāo)簽到、開標(biāo)記錄、投標(biāo)書及投標(biāo)文件,評標(biāo)專家名單、評分表、評標(biāo)專家意見、評標(biāo)報告,中標(biāo)結(jié)果公示、中標(biāo)通知書等

7、招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)過程形成的資料。 (二)制定檔案收集的制度 1.建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人(項(xiàng)目經(jīng)理)及各項(xiàng)工作具體經(jīng)辦人的基本職責(zé)。 2.建設(shè)單位項(xiàng)目經(jīng)理對工程負(fù)責(zé),同時也要對工程檔案負(fù)責(zé), 要重視工程文件的收集, 從開工抓起,在項(xiàng)目部施工現(xiàn)場委派一人負(fù)責(zé)收集和管理現(xiàn)場形成的資料,并按資料室的規(guī)定向檔案人員移交。 3.各工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人有責(zé)任在項(xiàng)目結(jié)束、告一段落或完成某一階段時組織收集、整理相關(guān)文件,并交資料室歸檔; 4.建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集可在項(xiàng)目完成時進(jìn)行。對于周期長、文件數(shù)量多的項(xiàng)目,可采取階段完成或子項(xiàng)完成時進(jìn)行收集;對于某些因故中斷或暫緩建設(shè)的項(xiàng)目,應(yīng)注意及時收集

8、那些已經(jīng)產(chǎn)生并積累的文件材料;經(jīng)濟(jì)性、保密性強(qiáng)的文件資料應(yīng)隨時歸檔。 (三)確定文件歸檔的質(zhì)量要求 歸檔的工程文件應(yīng)為原件;內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合;歸檔的文件在書寫材料、字跡、用紙、竣工圖章、案卷編目、裝訂等方面都要按建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范的質(zhì)量要求執(zhí)行。目前,工程文件材料的歸檔工作尤其要注意以下問題。 1.工程資料中的編制單位、日期、頁碼是否標(biāo)注,題名表述是否清楚,包含了工程名稱、專業(yè)名稱、文件的內(nèi)容等。 2.歸檔的工程文件需蓋章時,公章要清晰,避免模糊不清;公章不能蓋在沒有正文、只有編制單位和日期的頁碼上。 3.各類合同、協(xié)議書等重要的文件,各方法人代表簽字或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字

9、時,應(yīng)當(dāng)盡量正規(guī),避免過于藝術(shù)和潦草,導(dǎo)致無法辨認(rèn)。 三、掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的方法 建設(shè)項(xiàng)目檔案是否收集齊全、完整,整理是否科學(xué)規(guī)范反映著工程建設(shè)的質(zhì)量和水平。檔案的收集方法應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。 1.建設(shè)單位在與設(shè)計單位、勘察單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備供貨、安裝單位等工程項(xiàng)目各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時,要明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等。或在各項(xiàng)工程招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范中設(shè)有專門條款來說明工程資料的要求。待參建各方按照合同約定提供資料齊全無誤后,由檔案人員出具證明,財務(wù)人員方可進(jìn)行尾款結(jié)算。 2.在工程項(xiàng)目立項(xiàng)的前期,檔案人員負(fù)責(zé)與項(xiàng)目前期各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行

10、檔案收集工作培訓(xùn),詳細(xì)說明歸檔資料的質(zhì)量、數(shù)量要求。 3.工程開工時,施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備供貨和安裝單位及各分包單位進(jìn)場后,建設(shè)單位檔案人員應(yīng)在項(xiàng)目經(jīng)理的組織下,向各參建單位進(jìn)行檔案工作的培訓(xùn),詳細(xì)說明各參建單位在工程建設(shè)過程中形成的凡屬建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)歸檔保存的檔案收集的具體質(zhì)量和數(shù)量要求。 4.工程施工過程中,建設(shè)單位項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)組織檢查施工單位、監(jiān)理單位工程文件的形成、積累和歸檔工作;檔案人員可根據(jù)施工、監(jiān)理單位竣工資料的組卷情況,到施工現(xiàn)場定期檢查或不定期抽查竣工檔案的完成情況。 5.關(guān)于竣工資料的驗(yàn)收工作。工程完工后,建設(shè)單位項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)適時成立檔案驗(yàn)收小組,組織土建、工藝、設(shè)備、電氣等各專業(yè)人員嚴(yán)格查驗(yàn)竣工資料,檢查資料內(nèi)容是否準(zhǔn)確、是否有缺項(xiàng)、圖物是否相符,簽字蓋章是否齊全等。檔案人員也要取得項(xiàng)目經(jīng)理的支持,可分階段到施工單位和監(jiān)理單位查驗(yàn)竣工資料的組卷情況并加以指導(dǎo),提高竣工資料的質(zhì)量。 6.檔案員對收集上來的工程文件再進(jìn)行檢查、驗(yàn)收和鑒定工作。各類工程文件形成部門或經(jīng)辦人,在向資料室移交時,都要進(jìn)行檢查、驗(yàn)收和鑒定工作,符合存檔要求才可辦理移交手續(xù),再進(jìn)行分類歸檔工作。主要是檢查案卷