行政管理制度

1、行政管理制度辦公室2010年1月15日目 錄 公文管理規(guī)定 檔案管理規(guī)定 印章管理規(guī)定 名片管理規(guī)定 辦公用品及設(shè)備管理規(guī)定 辦公用車管理規(guī)定 值班管理規(guī)定 保密管理規(guī)定 會(huì)議管理規(guī)定 行政辦公規(guī)范管理規(guī)定 商務(wù)公出管理規(guī)定 商務(wù)接待管理規(guī)定一、 公文管理規(guī)定1 定義2 公文辦理 公文必須限時(shí)辦理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)予以批復(fù)； 3 公文審批 所屬公司對(duì)外各類公文應(yīng)逐級(jí)報(bào)至系統(tǒng)總部總經(jīng)理審批，報(bào)分管業(yè)務(wù)副總 裁批準(zhǔn)后方可發(fā)出。 4 公文保存與查閱 （1）處理完畢的紙質(zhì)公文由發(fā)起部門或公司檔案管理專員進(jìn)行歸檔保存。 （2）文件必須以紙質(zhì)文檔和電子文檔兩種形式保存。 二、檔案管理規(guī)定1 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé) （

2、1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中和分級(jí)管理。股份公司檔案室為檔案管理部門； （2）股份公司各部室及所屬各公司分管行政副總經(jīng)理分管檔案工作。規(guī)劃 院、酒店建設(shè)公司、商管公司系統(tǒng)總部及各項(xiàng)目公司在不增編前提 下，設(shè)專職檔案管理員。股份公司各部室和各地商管公司設(shè)兼職檔案 管理員。 2 檔案的收集整理與歸檔 （1）歸檔文件由承辦人辦理完畢后10個(gè)工作日內(nèi)將原件移交所在部室檔案 管理員。 （2）各部室檔案在辦理完畢后的第二年3月31日前移交公司檔案室。 （3）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)向股份公司檔案室報(bào)送一套工程項(xiàng)目竣工資料。 項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)期結(jié)束前一個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目公司檔案整體移交股份公司檔案室。 （4）項(xiàng)目公司檔案管理，按項(xiàng)目

3、系統(tǒng)檔案管理辦法執(zhí)行。項(xiàng)目獲得的政 府批文、開(kāi)發(fā)證照應(yīng)在獲取后的2個(gè)工作日內(nèi)由經(jīng)辦人向項(xiàng)目公司檔案室 移交。證照正本應(yīng)在保險(xiǎn)柜中保存，證照借用、更改、更換或收回等變 動(dòng)時(shí)須報(bào)分管業(yè)務(wù)副總裁批準(zhǔn)。二、檔案管理規(guī)定（5）對(duì)外簽署的合同、協(xié)議、意向書(shū)、備忘錄、信函等法律文件，在簽署 后 5個(gè)工作日內(nèi)報(bào)送公司檔案室一份原件。（6）員工調(diào)離職，在辦理檔案移交手續(xù)后方可辦理調(diào)離職手續(xù)。事后如出 現(xiàn)問(wèn)題，追究審批人的責(zé)任。3 檔案的借閱與利用 查閱有關(guān)投資、財(cái)務(wù)、成本、證照、合同等涉密重要文件必須經(jīng)股份公司分管副總裁、分管行政副總裁批準(zhǔn)。 4 檔案的銷毀 檔案銷毀應(yīng)寫(xiě)出鑒定報(bào)告并編制銷毀清冊(cè)，報(bào)分管業(yè)務(wù)副總

4、裁、分管行政 副總裁審批，必要時(shí)報(bào)總裁審批。 二、檔案管理規(guī)定5 罰則 （1） 股份公司辦公室對(duì)各系統(tǒng)、各公司檔案工作有檢查、處罰權(quán)。對(duì) 檔案管理工作不達(dá)標(biāo)公司，該公司的年度獎(jiǎng)金將按照檔案管理權(quán)重 所占比例進(jìn)行扣減。 （2） 對(duì)下列行為，股份公司辦公室將視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人給予通報(bào)批評(píng) 、降級(jí)或降職直至解除勞動(dòng)關(guān)系： 檔案管理混亂，造成文件材料損毀、丟失； 對(duì)檔案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿； 未經(jīng)許可擅自提供、抄錄、公布、出賣、轉(zhuǎn)讓、銷毀檔案； 其他嚴(yán)重違反檔案管理制度的行為。三、印章管理規(guī)定1 印章分類 股份公司（含所屬各公司）有效印章的分類包括行政公章、業(yè)務(wù)專用章和法人代表手章： （1

5、）股份公司行政公章 大連萬(wàn)達(dá)商業(yè)地產(chǎn)股份有限公司公章； 大連萬(wàn)達(dá)商業(yè)地產(chǎn)股份有限公司北京分公司公章。 （2）股份公司業(yè)務(wù)專用章 董事會(huì)印章、監(jiān)事會(huì)印章、審計(jì)委員會(huì)印章、財(cái)務(wù)專用章、勞動(dòng)人 事專用章、人力資源部專用章 。 股份公司法人代表手章 （3）股份公司所屬各公司公章、財(cái)務(wù)專用章、法人代表手章。 （4）不得另外刻制各類印章。各公司的公章、財(cái)務(wù)專用章、法人名章只允 許刻制一套。如遇特殊情況需刻制除上述有效印章以外其他印章，需 上報(bào)至股份公司辦公室與投資證券部會(huì)簽，再逐級(jí)報(bào)至分管業(yè)務(wù)副總 裁、分管行政副總裁、總裁審批，否則按私刻印章追究當(dāng)事人責(zé)任。三、印章管理規(guī)定2 印章保管（1）印章實(shí)行專人保

6、管制。公章、財(cái)務(wù)專用章、法人代表手章不得由同 一個(gè)人保管；（2）股份公司行政公章由股份公司辦公室副主任保管；股份公司董事會(huì) 印章、監(jiān)事會(huì)印章、審計(jì)委員會(huì)印章由投資證券部總經(jīng)理保管；股 份公司勞動(dòng)人事專用章、人力資源部專用章由人力資源總經(jīng)理保管（3）股份公司財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部總經(jīng)理保管；所屬公司財(cái)務(wù)專用章由 公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人保管；法人代表手章由公司財(cái)務(wù)部出納員保管。（4）所屬公司公章由公司行政部經(jīng)理保管，公司總經(jīng)理為公章保管的第 一責(zé)任人；（5）未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自改變印章保管人。3 印章使用 （1）股份公司行政公章使用審批 非經(jīng)濟(jì)合同類文件，報(bào)股份公司分管業(yè)務(wù)副總裁批準(zhǔn)； 經(jīng)濟(jì)合同類文件，

7、報(bào)股份公司分管業(yè)務(wù)副總裁、分管財(cái)務(wù)副總 裁批準(zhǔn)； 經(jīng)董事長(zhǎng)及總裁批準(zhǔn)后的對(duì)內(nèi)對(duì)外紅頭公文及合同； 三、印章管理規(guī)定 （2）所屬公司行政公章使用審批。 按規(guī)定流程報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核、分管副總經(jīng)理審批、公司總經(jīng)理批 準(zhǔn)后方可使用公章。（3）行政公章、財(cái)務(wù)專用章原則上不得帶到公司辦公區(qū)域以外使用。如 特殊需要使用，必須履行審批手續(xù)。股份公司報(bào)分管行政副總裁批 準(zhǔn)，所屬公司報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由兩人同時(shí)在場(chǎng)使用。4 罰則 對(duì)未按股份公司規(guī)定審批及復(fù)核流程，刻制、保管、使用及銷毀印 章的行為，公司將視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人給予通報(bào)批評(píng)、降級(jí)或降職直 至解除勞動(dòng)關(guān)系。四、名片管理規(guī)定1 印制范圍2 印制要求（1）

8、名片按股份公司統(tǒng)一要求的版式、規(guī)格、字體 、顏色印制；（2）名片上只許印制公司規(guī)定的內(nèi)容，包括公司全稱、部門、工作職務(wù) 、辦公地址、電話、傳真、郵編、網(wǎng)址、電子郵件地址等。3 印制審批4 使用要求五、辦公用品及設(shè)備管理規(guī)定1 普通辦公用品管理2 低值易耗品管理3 辦公設(shè)施設(shè)備管理 辦公設(shè)施設(shè)備是指單價(jià)在2000元以上，且使用年限在兩年以上的固 定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)購(gòu)置及管理參照財(cái)務(wù)管理相關(guān)制度。4 筆記本電腦配置管理規(guī)定 （1）股份公司總部正式員工可配置辦公筆記本電腦。公司承擔(dān)電腦 總價(jià)60。（2）簽訂兩年協(xié)議，公司不再承擔(dān)筆記本電腦維修保養(yǎng)工作。協(xié)議 期內(nèi)離職或被辭退的員工須歸還公司承擔(dān)電腦的費(fèi)

9、用。（3）自購(gòu)買之日起滿四年后，如需要可重新申請(qǐng)購(gòu)置筆記本電腦。 原購(gòu)置電腦歸個(gè)人。（4）股份公司所屬各項(xiàng)目公司配置筆記本電腦不超過(guò)6臺(tái)，各酒店項(xiàng) 目部、各地商管公司配置筆記本電腦不超過(guò)2臺(tái)（包括已購(gòu)置） ，已配 置筆記本電腦的員工，公司不再提供臺(tái)式電腦。 六、辦公用車管理規(guī)定 1 購(gòu)車審批 股份公司及所屬各公司配置辦公用車。除股份公司及特殊批復(fù)外，所 屬各公司原則上只配置一臺(tái)辦公用車。并按固定資產(chǎn)購(gòu)置審批流程及 配置要求逐級(jí)上報(bào)，由股份公司分管行政副總裁和分管財(cái)務(wù)副總裁批 準(zhǔn)后方可購(gòu)買。單車購(gòu)置價(jià)格超五十萬(wàn)須報(bào)總裁批準(zhǔn)。2 用車程序3 工作要求4 維修保養(yǎng) 股份公司車輛單次維修保養(yǎng)費(fèi)三萬(wàn)元（

10、含）以上，上報(bào)至股份公司分 管行政副總裁批準(zhǔn)；所屬公司車輛單次維修保養(yǎng)費(fèi)金額三萬(wàn)元（含） 以上上報(bào)分管業(yè)務(wù)副總裁批準(zhǔn)。 六、辦公用車管理規(guī)定5 費(fèi)用控制（1）辦公車輛總費(fèi)用實(shí)行年審制，每臺(tái)辦公用車綜合費(fèi)用每年最多不超 過(guò)六萬(wàn)元。如費(fèi)用超標(biāo)，所屬公司需向股份公司辦公室提交車輛費(fèi) 用超標(biāo)報(bào)告，說(shuō)明超標(biāo)原因，辦公室將對(duì)超出費(fèi)用予以審核。（2）股份公司及所屬各公司辦公用車行駛總里程超過(guò)十五萬(wàn)公里以上且 車況較差，可更換辦公用車，原車處理按規(guī)定報(bào)股份公司分管財(cái)務(wù) 副總裁批準(zhǔn)。七、值班管理制度1 基本規(guī)定 （1）公司在節(jié)假日（指元旦、春節(jié)、清明、“五一”、端午、中秋、“十 一”及其他需要值班的時(shí)間），必須

11、按照要求安排值班。 （2）全體員工均有值班的責(zé)任，必須服從股份公司辦公室（所屬各公 司行政部）的值班安排。 2 值班安排 （1）每個(gè)工作日及節(jié)假日，股份公司必須有一名行政職務(wù)為副總裁以 上領(lǐng)導(dǎo)值班。所屬各公司必須有一名行政職務(wù)為副總經(jīng)理以上領(lǐng) 導(dǎo)值班。 （2）各商業(yè)管理公司、酒店、各地產(chǎn)物業(yè)公司總經(jīng)理在 “十一”、“春節(jié)” 期間須在崗值班。八、保密管理規(guī)定 1 基本規(guī)定 （1）全體員工都有保守企業(yè)秘密的義務(wù)，員工與公司簽訂勞動(dòng)合同的 同時(shí)與公司簽訂保密協(xié)議。 （2）對(duì)于違反保密管理規(guī)定而給公司造成損失，公司將對(duì)當(dāng)事人及相 關(guān)負(fù)責(zé)人按規(guī)定處理。2 保密范圍（1）公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、資金計(jì)劃及

12、經(jīng)營(yíng)管理中的重大決策；（2）內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書(shū)、可行性報(bào)告及合作信息；（3）重要財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)；（4）成本招投標(biāo)等信息；（5）尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的銷售定價(jià)及相關(guān)各類銷售信息；（6）員工人事檔案、未公開(kāi)的各類人力資源信息；（7）各類投資、資本運(yùn)作信息和數(shù)據(jù)；（8）項(xiàng)目發(fā)展決策及相關(guān)信息；（9）其他經(jīng)公司確定應(yīng)保密的事項(xiàng)。九、會(huì)議管理規(guī)定1 會(huì)議類型2 會(huì)議準(zhǔn)備（1）會(huì)議需要外地公司人員參加時(shí)，至少提前一天通知參會(huì)人員；（2）跨部門、公司需要多方參加的會(huì)議，通知應(yīng)至少提前三天下發(fā)。 3 會(huì)議組織及與會(huì)要求 會(huì)議召集方指定專人做好會(huì)議紀(jì)要。如需要，會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議召集方主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后及時(shí)

13、下發(fā)到參會(huì)人員；4 會(huì)議室使用規(guī)定十、行政辦公規(guī)范管理規(guī)定 1 基本規(guī)定 股份公司辦公室和所屬各公司行政部為行政辦公規(guī)范管理制定、實(shí)施 、監(jiān)督部門。2 員工禮儀規(guī)范 （1）辦公職業(yè)裝要求（西裝、套裝） （2）辦公語(yǔ)言規(guī)范（交往、接待、電話） （3）行為規(guī)范3 辦公環(huán)境規(guī)范 會(huì)客要求、文件資料擺放、物品存放、就餐、吸煙等；4 辦公工作紀(jì)律 高管人員手機(jī)必須24小時(shí)開(kāi)機(jī)、會(huì)議期間關(guān)閉手機(jī)、 非接待需要中午 不得飲酒；十一、商務(wù)公出管理規(guī)定1 差旅費(fèi)報(bào)銷 （1）報(bào)銷僅限于：交通費(fèi)（飛機(jī)、火車、輪船、長(zhǎng)途汽車、機(jī)場(chǎng)大巴 、市內(nèi)軌道交通）、住宿費(fèi)（住宿費(fèi)用、電話費(fèi)、洗衣費(fèi)、上網(wǎng) 費(fèi)、傳真費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、打印費(fèi)）、工作餐費(fèi)（每頓標(biāo)準(zhǔn)不超過(guò) 100元/人 ）。 （2）出差期間未發(fā)生住宿費(fèi)用時(shí)，住宿費(fèi)報(bào)銷限額為正常報(bào)銷限額的 四分之一（出差地為探親所在地的除外）。 2 出租車費(fèi)報(bào)銷管理規(guī)定 （1）薪酬級(jí)別高管級(jí)（含）以上人員不得報(bào)銷任何出租車費(fèi)； （2）員工因工作需要可以打出租車。總部各部室每月出租車費(fèi)報(bào)銷額 度不得超過(guò)1000元。規(guī)劃院、酒店建設(shè)公司、商管系統(tǒng)總部每月 出租車費(fèi)報(bào)銷額度不得超過(guò)2000元。 （3）各地公司員工因工作需要用車且辦公車輛調(diào)配不開(kāi)時(shí)可以打出租 車。各地項(xiàng)目公司每月出租車費(fèi)報(bào)銷額度不得超過(guò)2000元（含酒 店項(xiàng)目部300元） 。