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文檔簡介
1、目錄三、 正確處理客戶投訴的方法和原則正確處理客戶投訴的方法和原則四、特殊客戶投訴有效處理技巧特殊客戶投訴有效處理技巧一、電話禮儀電話禮儀二、 優(yōu)質(zhì)客服人員的聽說訓練優(yōu)質(zhì)客服人員的聽說訓練一、電話禮儀一、電話禮儀 傾聽傾聽 記錄記錄 接聽流程接聽流程 語言要求語言要求 相關(guān)用語相關(guān)用語1、認真傾聽、認真傾聽 靜靜聆聽,不時作出回應靜靜聆聽,不時作出回應“對對”、“是是”、“是是的的” 切忌打斷對方切忌打斷對方 切忌與對方切忌與對方搶話搶話2、做好記錄、做好記錄 5W what? who? where? when? why? 3H how? How much? How many?3、電話接聽的流
2、程、電話接聽的流程 1、自報家門、自報家門:“XX客服部,很高興為您服客服部,很高興為您服務務” 2、幫顧客解決問題:即辦理具體的事。、幫顧客解決問題:即辦理具體的事。 3、幫顧客解答、幫顧客解答疑難疑難 4、接抱怨電話:一定要給對方抱怨;一定要、接抱怨電話:一定要給對方抱怨;一定要給對方發(fā)泄的機會;一定要讓對方發(fā)泄完;給對方發(fā)泄的機會;一定要讓對方發(fā)泄完;一定不要打斷對方的話;帶著微笑適時作出一定不要打斷對方的話;帶著微笑適時作出回應;作好回應;作好記錄記錄 5、感謝顧客的來電、感謝顧客的來電。“感謝您的來電,祝您感謝您的來電,祝您生活愉快,再見生活愉快,再見”4、語言要求、語言要求 說話的
3、速度:說話的速度:約約120140字字/分鐘分鐘 說話的語氣:說話的語氣:親切、甜美、柔和親切、甜美、柔和 說話的態(tài)度:說話的態(tài)度:認真、熱情、細致、耐心認真、熱情、細致、耐心 說話的音高說話的音高:平和,不過分高亢或低沉平和,不過分高亢或低沉 說話的停頓、連貫性:說話的停頓、連貫性:讓對方聽得清、讓對方聽得清、聽得明。該停則停、該連則連。聽得明。該停則停、該連則連。5、常用的禮貌用語、常用的禮貌用語 您您 您好您好 請請 請問請問 請您請您 請講請講 您是您是 謝謝謝謝 謝謝您謝謝您 對不起,請原諒對不起,請原諒 不客氣不客氣 不不用謝用謝 請稍等請稍等 “是是 ” “我也有同感我也有同感
4、我馬上為您辦理我馬上為您辦理” “您看您看,這樣行嗎?,這樣行嗎?” “我?guī)湍橐晃規(guī)湍橐幌孪?” “請您方便的時候再來電話,好嗎?請您方便的時候再來電話,好嗎?” “我會盡力在我會盡力在 ” 6、服務禁用語、服務禁用語 “我不清楚我不清楚” “事實事實是是” “不用問了,你再試一試不用問了,你再試一試” “這是規(guī)定這是規(guī)定” “我剛才我剛才說過了說過了” “不可能不可能” “這是系統(tǒng)問題,我也沒辦法這是系統(tǒng)問題,我也沒辦法” “冷靜下來冷靜下來”二二、優(yōu)質(zhì)客服人員的聽說訓練、優(yōu)質(zhì)客服人員的聽說訓練說的藝術(shù)說的藝術(shù)聽的技巧聽的技巧1、說、說-說的藝術(shù)說的藝術(shù)語言溝通語言溝通的三大要素:(在溝
5、通要素上,與顧客保持一致)的三大要素:(在溝通要素上,與顧客保持一致) 聲調(diào)語氣聲調(diào)語氣 語速語速 重音重音 溝通中的人物分類:溝通中的人物分類:A A、視覺性(講話特別快)、視覺性(講話特別快)B B、聽覺性、聽覺性 C C、觸覺性。、觸覺性。55%55%38%38%7%7%詢問的技巧封閉式封閉式開放式開放式開放式問題 你今天中午你今天中午吃什么吃什么? 你你最喜歡什么最喜歡什么? 明天你休息,想明天你休息,想干什么干什么? 您覺得我們的服務不好主要是您覺得我們的服務不好主要是哪方面哪方面呢?呢? 您好您好!請問!請問有什么有什么可以幫到您可以幫到您?封閉式問題 二選一二選一 你喜歡吃你喜歡
6、吃肯德基肯德基還是還是麥當勞麥當勞? 您看,您看,今天下午今天下午還是還是明天上午明天上午好好呢?呢? 請問,明天上午請問,明天上午九點九點還是還是十一點十一點呢?呢?YES問題問題 你一定希望有一個溫暖幸福的家,對嗎?你一定希望有一個溫暖幸福的家,對嗎? 你希望自己是一個受人尊敬的人,對嗎?你希望自己是一個受人尊敬的人,對嗎? 您買東西肯定想要物美價廉,對嗎?您買東西肯定想要物美價廉,對嗎? 您打電話過來,肯定想要妥善解決,對您打電話過來,肯定想要妥善解決,對嗎?嗎?客服人員提問時需要特別注意的一些事項: 要盡可能得站在客戶的立場上提問,不要僅僅圍繞著自己的目的與客戶溝通 對于某些敏感性問題
7、盡可能地回避,如果這些問題的答案卻是對你很重要,那么不妨在提問之前換一種方式試探,等到確認客戶不會產(chǎn)生反感時再進行詢問。 提問時的態(tài)度一定要足夠禮貌和自信,不要魯莽。 選擇問題時,一定要給客戶留下足夠的回答空間,在客戶問答問題時盡量避免中途打斷。 提出的問題必須通俗易懂,不要讓客戶感到摸不著頭腦。2、聽、聽-傾聽的技巧傾聽的技巧傾聽不僅是耳朵聽到相應的聲音的過程,而且是一種情感活動,需要通過面部表情、肢體語言和話語的回應,向?qū)Ψ絺鬟f一種信息我很想聽你說話,我尊重和關(guān)心你。傾聽的五個層次聽的層次,由低到高有五層分別是:心不在焉假裝在聽選擇性地聽積極同理心地聽專業(yè)咨詢地聽 第一種完全漠視、心不在焉
8、的聽 往往導致人際關(guān)系的破裂,是一種極其危險的傾聽方式。 1. 不全神貫注,心不在焉。對牛彈琴型第二種被動消極、假裝在聽南轅北轍型只聞其聲,不解其意,常常導致誤解、錯誤的舉動失去真正交流的機會 。1.在與別人交談時會想象自己的表現(xiàn),因此常錯過對方的談話內(nèi)容 2. 當別人在說話時,常常允許自己想別的事情 3.只被動的聽對方講述內(nèi)容,而不積極響應 4. 只聽對方講,但不了解對方的感受 5.因個人的小偏見而分心。例如,有人可能習慣說臟話,或做出一些你不喜歡的舉動,或許你容易被某種腔調(diào)激怒。 6.只注意表面的意義,而不去了解隱藏的意義 第三種選擇性的聽盲人摸象型只聽自己想聽的部分,一般只能看到事物的局
9、部,從而導致決策失誤。1.試著去簡化一些聽到的細節(jié) 2.專注在談話內(nèi)容的某一細節(jié)上,而不是在對方所要表達的整體意義上 3.允許自己對話題或是對對方主題的看法,去影響對訊息的評估 4.聽到我所期望聽到的東西,而不是對方實際談話的內(nèi)容 5.在未了解事情的全貌前,我已對內(nèi)容作出了判斷 .馬到成功型專注的聽,并且拋開成見,站在對方立場想問題。去感受、去觀察對方的情感。 第四種積極同理心的聽 第五種高階的專業(yè)咨詢的聽你是怎樣的傾聽者1. 不全神貫注,心不在焉。例如,每次有漂亮的女士走過,眼睛總緊盯著她看。 2. 在與別人交談時會想象自己的表現(xiàn),因此常錯過對方的談話內(nèi)容 3. 當別人在說話時,常常允許自己
10、想別的事情 4. 試著去簡化一些聽到的細節(jié) 5. 專注在談話內(nèi)容的某一細節(jié)上,而不是在對方所要表達的整體意義上 6. 允許自己對話題或是對對方主題的看法,去影響對訊息的評估 7. 聽到我所期望聽到的東西,而不是對方實際談話的內(nèi)容 8. 只被動的聽對方講述內(nèi)容,而不積極響應 9. 只聽對方講,但不了解對方的感受 10. 因個人的小偏見而分心。例如,有人可能習慣說臟話,或做出一些你不喜歡的舉動,或許你容易被某種腔調(diào)激怒。 11. 在未了解事情的全貌前,我已對內(nèi)容作出了判斷 12. 只注意表面的意義,而不去了解隱藏的意義 傾聽的技巧1 1、不要獨占任何一次談話,不打斷他人的、不要獨占任何一次談話,不
11、打斷他人的談話談話8/28/2法則,法則,8080% % 傾聽傾聽, 20% , 20% 說服說服2 2、清楚地聽出對方的談話重點、清楚地聽出對方的談話重點 ,既要聽事實又要聽情感,既要聽事實又要聽情感顯性需求和隱性需求顯性需求和隱性需求3 3、適時地表達自己的意見、適時地表達自己的意見 不時不時給出反饋信息給出反饋信息 強調(diào)強調(diào)重要信息重要信息 確認確認自己理解是否正確自己理解是否正確 重復重復不理解的不理解的問題問題4 4、肯定對方的談話價值、肯定對方的談話價值 “您說的很對您說的很對”“”“您的話對我們的幫助很大您的話對我們的幫助很大”5 5、避免虛假的反應、避免虛假的反應 “嗯,我明白
12、了嗯,我明白了”“”“清楚了清楚了”6 6、適時發(fā)問,幫助客戶理清頭緒、適時發(fā)問,幫助客戶理清頭緒三三、正確處理客戶投訴的方法和原則、正確處理客戶投訴的方法和原則處理顧客投訴的原則處理顧客投訴的原則有效處理投訴的方法和步驟有效處理投訴的方法和步驟投訴顧客心理投訴顧客心理一般投訴處理技巧耐心傾聽客戶的抱怨。堅決避免與客戶爭辯;想法設法平息抱怨,消除怨氣;要站在客戶的立場上,將心比心;迅速采取行動;(1 1)耐心傾聽客戶的抱怨,堅決避免與客戶爭辯耐心傾聽客戶的抱怨,堅決避免與客戶爭辯 只有認真聽取客戶的抱怨,才能發(fā)現(xiàn)其實質(zhì)的原因,大部分投訴的客戶是發(fā)泄性的,情緒都不穩(wěn)定,一旦發(fā)生爭論,只會火上澆油
13、,適得其反,處理投訴的原則是,開始階段必須耐心傾聽客戶的抱怨,并積極回應客戶的抱怨,避免與其發(fā)生爭辯。(2)想方設法平息抱怨,消除怨氣)想方設法平息抱怨,消除怨氣 由于客戶多數(shù)屬于發(fā)泄性質(zhì),只要得到客服的同情和理解,消除了怨氣,心理平衡后,事情就容易解決了。(3)要站在客戶的立場上,將心比心)要站在客戶的立場上,將心比心 漠視客戶的痛苦,是處理客戶投訴的大忌。在處理客戶投訴時,非常忌諱客戶服務人員不能站在客戶的立場上去思考問題,客戶服務人員需要站在客戶的立場上將心比心,誠心誠意的對待客戶,對待客戶的投訴表示同情和理解,承認過失,也就是說:對于所有客戶投訴的處理,無論已經(jīng)被證實還是沒有證實,都不
14、是先分清楚責任問題,而是先表示道歉,這才是最重要的。(4)迅速采取行動)迅速采取行動 體諒客戶的痛苦而不采取行動是一個空禮盒??蛻敉对V的處理必須要采取行動,不能單純的同情、理解,要迅速的給出解決方案。接受投訴平息怒氣澄清問題探討解決方法,采取行動感謝客戶(1 1)接受投訴接受投訴 客戶投訴處的處理方法第一步叫做“接受投訴”,要求迅速受理,絕不拖延,這事第一個要素,避免對客戶說“請您等一下”,因為你并不了解這位客戶的性格,這個投訴對他生活、工作帶來多少影響,投訴處理的目的不僅僅是避免給企業(yè)帶來麻煩,更重要的是希望通過有效的處理投訴,挽回客戶對企業(yè)的不信任,使企業(yè)的口碑的到良好的維護,有更多的“回
15、頭客”。(2)平息怒氣)平息怒氣 客戶在投訴時,多帶有強烈的感情色彩,具有發(fā)泄性質(zhì),因此要平息怨氣,在客戶盛怒的情況下,當客戶的出氣筒,同時要安撫客戶,采取低姿態(tài),承認錯誤,平息怒氣,讓客戶在理智的情況下分析解決問題。(3)澄清問題)澄清問題 需要給客戶一個宣泄不滿和委屈的機會來分散他心里的不滿情緒,如果放棄這個機會,就不利于投訴最終的處理,應該用提問題的方法,把投訴由情緒帶入事件。 通過提問題,用開放式的問題引導客戶講述事實,提供資料,當客戶講完整個事情的過程以后,再用封閉式的問題總結(jié)問題的關(guān)鍵。(4)探討解決方法,采取行動)探討解決方法,采取行動 探討解決方法是指:投訴怎么處理?是退?是換
16、?還是賠償,有很多客戶服務人員往往是直接提出解決方案,使客戶失去了一個選擇的余地,他就沒有了做上帝的感覺,真正優(yōu)秀的客戶服務人員是通過兩部來做:第一步:先了解客戶想要的解決方案,客戶服務人員主動提出“您覺得這件事怎么處理比較好呢”?然后第二步,才是提出你的解決方案,從而迅速對客戶投訴的問題進行有效解決。(5)感謝客戶:)感謝客戶: 感謝客戶是最關(guān)鍵的一步,這一步是維護客戶自尊的一個重要手段和技巧,客戶服務人員需要說三句來表達三種不同的意思。第一句是:再次為給客戶帶來的不便表示歉意第二句是:感謝客戶對于企業(yè)的信任和惠顧第三句是:向客戶表決心,讓客戶知道我們會努力改進工作 本位心理本位心理尊重心理
17、尊重心理公平心理公平心理報復心理報復心理平衡心理平衡心理補償心理補償心理發(fā)泄心理發(fā)泄心理表現(xiàn)心理表現(xiàn)心理等待心理等待心理3、投訴、投訴顧客心理顧客心理本位心理本位心理本位心理就是以自己為出發(fā)點考慮事情應對方法:認同客戶觀點,委婉的提出意見句型:“是的如果”不要用“是的但是”尊重尊重心理心理希望獲得到關(guān)注和對他所遭遇問題的重視,以達到心理上的被尊重尊重心理的投訴應對: 稱謂正式 不要搶話 用詞嚴謹,無異意 不推卸責任,主動承擔公平公平心理心理公平心理的投訴應對: 解釋流程規(guī)范 部分人也有類似的體驗,甚至有更慘的經(jīng)歷報復心理報復心理客戶投訴時,一般對于投訴的所失、所得有著一個雖然粗略卻是理性的經(jīng)濟
18、預期。如果不涉及經(jīng)濟利益,僅僅為了發(fā)泄不滿情緒,回復心理平衡,客戶一般會選擇抱怨、批評等對公司殺傷力并不大的方式。報復心理的投訴應對: 最誠懇的歉意 最真摯的內(nèi)疚平衡心理平衡心理平衡心理的投訴應對: 別的顧客也有同樣的經(jīng)歷(委婉) 一定程度上的物質(zhì)補償 解釋服務過程中的難度和辛苦補償心理補償心理客戶覺得自己的權(quán)益受到了損傷,投訴的目的在于得到補償補償心理的投訴應對: 權(quán)利范圍內(nèi)一定程度的補償 投訴的升級處理 多花一些時間去傾聽、道歉發(fā)泄心理發(fā)泄心理人為什么會憤怒?發(fā)泄心理的投訴應對: 傾聽(同理心的表達) 正面積極的反饋表現(xiàn)心理表現(xiàn)心理表現(xiàn)心理的投訴應對: 耐心傾聽 正面反饋 不搶話 贊美認同
19、等待心理等待心理顧客明確的表示想要處理結(jié)果并愿意等待等待心理的投訴應對: 投訴處理的黃金時間(24小時內(nèi)) 承諾并明確處理結(jié)果的時間投訴中投訴中的心理過程的心理過程一般投訴的處理技巧一般投訴的處理技巧1、態(tài)度誠懇,耐心傾聽2、把握客戶的真正意圖 注意客戶反復重復的話 注意客戶的建議和反問 注意客戶的反應3、做好記錄,歸納客戶投訴的基本信息 發(fā)生了什么事情? 事情是何時發(fā)生的? 有關(guān)的商品是什么?價格多少? 相關(guān)負責人員是誰? 客戶真正不滿的原因何在? 這位客戶是否是老主顧?4、回應客戶,對投訴內(nèi)容表示理解5、及時答復或協(xié)商處理四四、特殊客戶投訴有效處理技巧、特殊客戶投訴有效處理技巧特殊客戶的心
20、理分析特殊客戶的心理分析特殊客戶的類型特點特殊客戶的類型特點提高自身處理投訴的提高自身處理投訴的素質(zhì)素質(zhì)特殊客戶投訴的原因及特殊客戶投訴的原因及應對方法應對方法1234難纏的客戶是指一種用分裂的、破壞性的手段來使別人注意自己的心理需求的客戶,這樣的人非常難溝通,大多數(shù)難纏的客戶是因為他們?nèi)狈Π踩?,實際上他們也是一種被理解,受歡迎、受重視的需求,盡管他們選擇了一種不太合適、不太禮貌的方法。易怒的客戶脾氣比較暴躁下流或者令人討厭的客戶文化素質(zhì)很差,品行很差,可能就是流氓地痞。矜持的客戶,這種客戶有一些真實的想法,他不愿意說出來,這種人很高傲,很難溝通,不太容易接受服務人員的建議。霸道的客戶批評家
21、習慣于指責身邊的任何事情,他罵來罵去,最后照樣買,看待任何商品和服務的時候,都帶著批判的眼光,其實屬于一種發(fā)泄性質(zhì)。喋喋不休的客戶嘮嘮叨叨,沒完沒了。古怪的客戶,他經(jīng)常會提出一些超出客服人員想象的問題,根本就摸不清他的思路,你不清楚他為什么要這么做,他不是正常人的思維,客服人員給他提供一種服務,平常人都能夠接受,但他不愿意接受,有的時候,客服人員給他提供一些解決方案,但是他不愿意,他一定要求一些屬于一般人不會提出的要求猶豫不決的客戶也是比較難纏的,猶豫不決的客戶在投訴的時候,往往給出很多解決方案,他會反復推翻,反反復復,猶豫不決酗酒的客戶喝酒以后來享受服務的客戶 他們疲勞和沮喪 困惑或者遭到打
22、擊 在保護自我或者自尊 感到被冷落 不善于說話或者對語言的理解能力很差 心情不好因而在你身上出氣特殊客戶投訴的原因分析特殊客戶投訴的原因分析特殊客戶的應對方法特殊客戶的應對方法3、特殊客戶投訴原因分析及應對方法、特殊客戶投訴原因分析及應對方法 他的期望值沒有得到滿足 他很累,壓力很大或者遇到了挫折 他想找個倒霉蛋出出氣因為他在生活中沒有多大的權(quán)力 他總是強詞奪理,而從來不管自己是否正確 你或者你的同事對他做了某種承諾而沒有兌現(xiàn) 他覺得對你兇一點,能迫使你滿足他的要求 他做錯了事情時,遭到了你或者你同事的嘲弄 他的信譽和誠實受到了懷疑 他覺得你和你的同事對他沒有禮貌或者冷漠 他覺得自己的利益受到
23、了損失 他覺得你浪費了他的時間說話不觸及個人:說話不觸及個人: 客服人員在自己情緒變得不穩(wěn)定的時候,就會把矛頭直接指向客戶本人,不再就事論事,而是互相之間的一種人身攻擊。 客服人員在說話的時候,始終不能觸及到個人,因為客服人員必須要記住一點,客戶不是對你有意見,而是對你的產(chǎn)品有意見,至少從表面看上去是這樣的。對事不對人對事不對人 對事不對人就是說,你要做一個問題的解決者,永遠提醒自己,我的工作是解決問題,在處理投訴的時候要解決問題,當你把問題解決以后,投訴自然就被化解了。征求對方意見征求對方意見-您看怎樣做到能讓您滿意您看怎樣做到能讓您滿意 征求意見是為了讓客戶感到受到尊重,受到重視。 征詢客戶意見的目的,是了解客戶的實際想法。禮貌的重復禮貌的重復當客戶堅持其無理要求時,告訴客戶你能做
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