財(cái)務(wù)檔案管理

1、財(cái)務(wù)檔案管理財(cái)務(wù)檔案管理總公司財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)管理室2010年3月壽險(xiǎn)財(cái)務(wù)系列制式化培訓(xùn)課程-1.2 ppt封面樣品2頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)課程對(duì)象課程對(duì)象：壽險(xiǎn)全體財(cái)務(wù)人員 課程目的課程目的：規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理流程，提高檔案管理水平學(xué)習(xí)方式學(xué)習(xí)方式：講授參考課時(shí)參考課時(shí)：2小時(shí)課程簡(jiǎn)介課程簡(jiǎn)介3頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密) 第一章第一章 財(cái)務(wù)檔案的分類財(cái)務(wù)檔案的分類 第二章 財(cái)務(wù)檔案的管理要求 第三章 財(cái)務(wù)檔案保管期限4頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)第一章第一章 財(cái)務(wù)檔案的分類（財(cái)務(wù)檔案的分類（1/41/4） 根據(jù)公司現(xiàn)狀，財(cái)務(wù)檔案分為如下類別： （一）

2、會(huì)計(jì)檔案 1、會(huì)計(jì)憑證 2、會(huì)計(jì)賬簿：科目匯總賬、明細(xì)賬 3、財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、營(yíng)業(yè)費(fèi)用明細(xì)表、保費(fèi)收入明細(xì)表、死傷醫(yī)療給付明細(xì)表、滿期給付明細(xì)表、年金給付明細(xì)表、退保金明細(xì)表、賠款支出明細(xì)表、手續(xù)費(fèi)支出明細(xì)表、傭金支出明細(xì)表、其他應(yīng)收款明細(xì)表、其他應(yīng)付款明細(xì)表、營(yíng)業(yè)外收入明細(xì)表和營(yíng)業(yè)外支出明細(xì)表。5頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)第一章第一章 財(cái)務(wù)檔案的分類（財(cái)務(wù)檔案的分類（2/42/4） （二）資金檔案： 1、與銀行簽署的協(xié)議； 2、機(jī)構(gòu)開戶申請(qǐng)簽報(bào)及其相關(guān)附件； 3、公司開、銷戶資料、印鑒卡； 4、企業(yè)網(wǎng)銀注冊(cè)開戶資料和變更注冊(cè)信息資料、網(wǎng)銀客戶證書領(lǐng)用登記、網(wǎng)銀用

3、戶登記表以及交接記錄等； 5、分支機(jī)構(gòu)資金管理員信息檔案； 6、資金報(bào)表(如資金需求周、月計(jì)劃、資金限額周報(bào)表)； 7、銀行存款余額調(diào)節(jié)表以及非現(xiàn)場(chǎng)檢查工作底稿； 8、資金流量月報(bào)（資金報(bào)表系統(tǒng)和of系統(tǒng)）、差異核對(duì)表和分析； 9、年度資金規(guī)劃報(bào)告； 10、資金管理工作考核通報(bào)； 11、各種資金事項(xiàng)的簽報(bào)以及其他。6頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)第一章第一章 財(cái)務(wù)檔案的分類（財(cái)務(wù)檔案的分類（3/43/4） （三）預(yù)算檔案：累計(jì)預(yù)算執(zhí)行表、年初預(yù)算編制分配表、年中預(yù)算追加調(diào)整表； （四）稅務(wù)檔案：納稅申報(bào)表（月度、季度、年度）、稅務(wù)免稅批復(fù)文件、退稅申請(qǐng)文件及附表、稅務(wù)檢查相關(guān)文件（

4、檢查通知、處罰意見、最終處罰結(jié)果等）、涉稅事項(xiàng)簽報(bào)、總部下發(fā)的涉稅文件、其他涉稅保存資料。 （五）單證檔案：機(jī)構(gòu)單證印刷申請(qǐng)表、單證入庫單、單證領(lǐng)用申請(qǐng)單、有價(jià)單證使用情況回銷表、有價(jià)單證領(lǐng)用回銷明細(xì)帳、有價(jià)單證遺失處理單、有價(jià)單證銷毀清單。 （六）傭金檔案：傭金加扣款資料、業(yè)務(wù)員傭金賬戶維護(hù)資料等。 7頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)第一章第一章 財(cái)務(wù)檔案的分類（財(cái)務(wù)檔案的分類（4/44/4） （七）其他檔案：財(cái)務(wù)工作移交清冊(cè)、財(cái)務(wù)檔案保管清冊(cè)、財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)、財(cái)務(wù)分析、涉及財(cái)務(wù)系列的指示、決定、報(bào)告、批復(fù)、合同、會(huì)議紀(jì)要等。8頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密) 第一章

5、財(cái)務(wù)檔案的分類 第二章第二章 財(cái)務(wù)檔案的管理要求財(cái)務(wù)檔案的管理要求 第三章 財(cái)務(wù)檔案保管期限9頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)第二章第二章 財(cái)務(wù)檔案的管理要求（財(cái)務(wù)檔案的管理要求（1/31/3） 各分支機(jī)構(gòu)需指定專人（條件不允許的可兼崗）負(fù)責(zé)本部門的財(cái)務(wù)檔案日常管理工作，包括： 1、負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)等工作； 2、負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)的檔案調(diào)閱和利用工作 3、指導(dǎo)和監(jiān)督下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，提升其檔案管理水平； 4、按規(guī)定向上級(jí)主管部門上報(bào)各種財(cái)務(wù)檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息； 5、按規(guī)定進(jìn)行檔案移交入庫，移交外包等； 6、組織安排對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀處理工作；

6、 7、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家及公司的保密制度，維護(hù)檔案的安全和完整。10頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)第二章第二章 財(cái)務(wù)檔案的管理要求（財(cái)務(wù)檔案的管理要求（2/32/3） 調(diào)閱要求： 1、各分支機(jī)構(gòu)如需調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案，需報(bào)本部門經(jīng)理及財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方能調(diào)閱； 2、財(cái)務(wù)檔案原件一般不予借出，查閱者需要檔案詳細(xì)信息時(shí)，財(cái)務(wù)部可根據(jù)具體情況為其提供復(fù)印件；如有特殊需要，須報(bào)經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊(cè)，并需按期歸還； 銷毀要求： 1、財(cái)務(wù)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部需嚴(yán)格審查，編造財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)總公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)后銷毀。 2、對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，

7、另行立卷，直至結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。11頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)第二章第二章 財(cái)務(wù)檔案的管理要求（財(cái)務(wù)檔案的管理要求（3/33/3） 3、機(jī)構(gòu)銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部需派員進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀財(cái)務(wù)檔案以前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)經(jīng)理、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人。 12頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密) 第一章 財(cái)務(wù)檔案的分類 第二章第二章 財(cái)務(wù)檔案的管理要求財(cái)務(wù)檔案的管理要求 第三章第三章 財(cái)務(wù)檔案保管期限財(cái)務(wù)檔案保管期限13頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)第三章第三章 財(cái)務(wù)檔案保管期限（財(cái)務(wù)檔案保管期限（1/41/4

8、） 各機(jī)構(gòu)需嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案的保管規(guī)定，不允許提前銷毀檔案，嚴(yán)禁違規(guī)銷毀檔案。各種檔案的保管期限如下： 類別檔案名稱裝訂、打印及保管要求保管方式保管期限會(huì)計(jì)檔案記賬憑證1、憑證應(yīng)當(dāng)按公司段統(tǒng)一編號(hào)，折疊整齊，按月裝訂成冊(cè)，填寫封面并簽名（簽名可以蓋人名章或打印名字代替），裝訂規(guī)范整齊；2、匯總業(yè)務(wù)段（即業(yè)務(wù)段為9999）打印、裝訂；3、憑證需加蓋相關(guān)財(cái)務(wù)人員的名章或打印相關(guān)財(cái)務(wù)人員的姓名。紙質(zhì)15年會(huì)計(jì)賬簿：科目匯總賬、明細(xì)賬1、應(yīng)按公司段統(tǒng)一打印、連續(xù)編號(hào)，編寫目錄；2、匯總業(yè)務(wù)段（即業(yè)務(wù)段為9999）打??；3、對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)帳簿需按期裝訂成冊(cè)，填寫封面并簽名蓋章，帳簿扉頁所附“啟用表”項(xiàng)目填

9、列齊全，貼足并注銷印花稅票，印鑒完備；4、科目匯總賬應(yīng)按月打印按年裝訂，明細(xì)賬可按月度、季度或年度打印裝訂；紙質(zhì)及電子15年財(cái)務(wù)報(bào)表：1、應(yīng)當(dāng)按公司段打印并依次編寫頁碼，加具封面；2、按匯總業(yè)務(wù)段（即業(yè)務(wù)段為9999）打??；3、對(duì)紙質(zhì)財(cái)務(wù)報(bào)表需裝訂成冊(cè)，加蓋財(cái)務(wù)章，并經(jīng)單位行政領(lǐng)導(dǎo)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章；4、按月打印按年裝訂。紙質(zhì)及電子月度財(cái)務(wù)報(bào)表保存15年；14頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)第三章第三章 財(cái)務(wù)檔案保管期限（財(cái)務(wù)檔案保管期限（2/42/4）類別檔案名稱裝訂、打印及保管要求保管方式保管期限預(yù)算檔案累計(jì)預(yù)算執(zhí)行表按年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)10年年初預(yù)算編制分

10、配表按年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)10年年中預(yù)算追加調(diào)整表日常打印；按年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)10年稅務(wù)檔案月度、季度、年度納稅申報(bào)表日常歸檔，按年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)15年稅務(wù)免稅批復(fù)文件日常歸檔，按年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)15年退稅申請(qǐng)文件及附表日常歸檔，按年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)15年稅務(wù)檢查相關(guān)文件（檢查通知、處罰意見、最終處罰結(jié)果等）日常歸檔，按年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)15年涉稅事項(xiàng)簽報(bào)日常歸檔，按年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)15年總部下發(fā)的涉稅文件日常歸檔，按年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)15年其他涉稅保存資料日常歸檔，按年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)15年15頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)第三章第三章 財(cái)務(wù)檔案保管期限（財(cái)務(wù)檔案保管期限（3/43/4）類別

11、檔案名稱裝訂、打印及保管要求保管方式保管期限單證檔案機(jī)構(gòu)單證印刷申請(qǐng)表按月/年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)5年單證入庫單按月/年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)5年單證領(lǐng)用申請(qǐng)單按月/年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)5年有價(jià)單證使用情況回銷表按月/年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)5年有價(jià)單證領(lǐng)用回銷明細(xì)帳按月/年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)5年有價(jià)單證遺失處理單按月/年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)5年有價(jià)單證銷毀清單按月/年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)5年單證月度盤點(diǎn)表按月/年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)5年傭金檔案?jìng)蚪鸢l(fā)放明細(xì)表按月保存電子5年業(yè)務(wù)員傭金賬戶維護(hù)資料按年度裝訂成冊(cè)紙質(zhì)5年16頁 2008年11月7日 內(nèi)部資料(機(jī)密)第三章第三章 財(cái)務(wù)檔案保管期限（財(cái)務(wù)檔案保管期限（4/44/4）類別檔案類型保管方式保管期限資金檔案開戶、協(xié)議審批簽報(bào)電子或書面電子：按系統(tǒng)保管年限；書面：10年資金計(jì)劃、資金限額周報(bào)電子按系統(tǒng)保管年限資金流量月報(bào)電子按系統(tǒng)保管年限支付系統(tǒng)帳戶資料電