降低執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)率

1、江蘇省煙草公司鹽城市公司 降低執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)率東臺(tái)：紅綠燈QC小組江蘇省煙草公司鹽城市公司2015年10月28日目錄一、概況1小組簡(jiǎn)介1二、活動(dòng)計(jì)劃2三、選題理由2四、現(xiàn)狀調(diào)查3五、目標(biāo)設(shè)定4六、原因分析4七、要因確認(rèn)5（一）制定計(jì)劃5（二）確認(rèn)過(guò)程6八、制定對(duì)策9九、對(duì)策實(shí)施9（一） 9（二） 12十、效果檢查14十一、鞏固措施14十二、活動(dòng)總結(jié)17一、概況小組簡(jiǎn)介該小組于2014年6月份成立，是由周剛擔(dān)任組長(zhǎng)，張吉、姜梅擔(dān)任成員的一支具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和分析能力的隊(duì)伍。小組名稱紅綠燈QC小組小組所在部門東臺(tái)市局內(nèi)管組小組類型現(xiàn)場(chǎng)型 攻關(guān)型 服務(wù)型 管理型 創(chuàng)新型小組成立日期2014年

2、6月注冊(cè)登記號(hào)JSYC-DTQC-1-002-2015活動(dòng)周期2015年6月2015年12月小組成果降低執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)率至5%姓 名性別年齡學(xué)歷小組分工周 剛男42本科組長(zhǎng)課題策劃、設(shè)定目標(biāo)張 吉男29本科成員法律指導(dǎo)、分析要因姜 梅女35本科成員實(shí)施對(duì)策、鞏固措施成員現(xiàn)狀調(diào)查、效果檢查成員整理資料、總結(jié)成果二、活動(dòng)計(jì)劃表2.1 活動(dòng)計(jì)劃階段活動(dòng)階段2015年6月7月8月9月10月11月12月P現(xiàn)狀調(diào)查計(jì)劃實(shí)施確定目標(biāo)計(jì)劃實(shí)施原因分析計(jì)劃實(shí)施要因確認(rèn)計(jì)劃實(shí)施制定對(duì)策計(jì)劃實(shí)施D對(duì)策實(shí)施計(jì)劃實(shí)施C效果檢查計(jì)劃實(shí)施A鞏固措施計(jì)劃實(shí)施成果總結(jié)計(jì)劃實(shí)施三、選題理由1、2015年江蘇省局“楷?！睉?zhàn)略

3、要求、7個(gè)關(guān)鍵詞的中“規(guī)范”體現(xiàn)出對(duì)依法行政、依法執(zhí)法的要求。2、近年來(lái)，以提升案卷制作質(zhì)量為目標(biāo)，案件執(zhí)法活動(dòng)的進(jìn)一步規(guī)范化和制度化的要求。3、通過(guò)長(zhǎng)期的案卷合法性審查工作，發(fā)現(xiàn)執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)對(duì)案件處理環(huán)節(jié)的銜接流暢有影響。因此確定課題為：降低執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)率。四、現(xiàn)狀調(diào)查QC小組成員通過(guò)集思廣益，采用抽樣調(diào)查和詢問(wèn)訪談兩種形式進(jìn)行執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作情況的調(diào)查摸底。1、抽樣調(diào)查：本次調(diào)查采取的樣本為2015年1月份至4月份中隨機(jī)抽取的40本卷宗，對(duì)其中涉及的現(xiàn)場(chǎng)制作的執(zhí)法文書結(jié)合合法性審查工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行匯總。其中，涉及到現(xiàn)場(chǎng)制作的執(zhí)法文書包括：1、勘驗(yàn)筆錄；2、詢問(wèn)筆錄；3、

4、先行登記保存手續(xù)4、證據(jù)復(fù)制提取單；5、權(quán)利義務(wù)告知書；6、執(zhí)法文書送達(dá)回證。（圖）結(jié)合合法性審查工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，總結(jié)如下：各類數(shù)據(jù)文書類型合格數(shù)不合格數(shù)備注勘驗(yàn)筆錄346缺少執(zhí)法人員證號(hào)3份，缺少關(guān)鍵句3份。詢問(wèn)筆錄328缺少關(guān)鍵詢問(wèn)5份，缺少詢問(wèn)人簽字3份。先行登記保存382當(dāng)事人簽字位置錯(cuò)誤2份證據(jù)復(fù)制提取單364煙草專賣零售許可證拍照模糊不清4份權(quán)利義務(wù)告知書400送達(dá)回證382代收人未說(shuō)明代收理由2份表1：2015年1月至4月現(xiàn)場(chǎng)制作執(zhí)法文書出錯(cuò)數(shù)匯總2、詢問(wèn)訪談：通過(guò)與基層一線的執(zhí)法人員的訪談，經(jīng)小組成員整理，執(zhí)法人員集中反饋信息主要為以下四點(diǎn)。（1）執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作中，較容易出

5、錯(cuò)的為需要大段文字描述的部分執(zhí)法文書；(圖)（2）執(zhí)法文書制作耗時(shí)較長(zhǎng)的部分也是較容易出錯(cuò)的部分；（圖）（3）執(zhí)法人員均對(duì)執(zhí)法文書中不可重新填寫、重新制作的部分較為認(rèn)真，而可以重新填寫、重新制作的部分不是非常謹(jǐn)慎。（圖）（4）在當(dāng)事人不在場(chǎng)等較為罕見(jiàn)的執(zhí)法情況下，執(zhí)法人員對(duì)執(zhí)法文書的處置容易出錯(cuò)。（圖）從分析評(píng)價(jià)中可以發(fā)現(xiàn)，人為因素是造成執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)的主要原因。執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)的主要癥結(jié)在：執(zhí)法人員不細(xì)心導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法文書制作出錯(cuò)。五、目標(biāo)設(shè)定小組成員按各類現(xiàn)場(chǎng)制作的執(zhí)法文書的重要性，設(shè)定勘驗(yàn)筆錄權(quán)重20%、詢問(wèn)筆錄權(quán)重30%、先行登記保存權(quán)重20%、證據(jù)復(fù)制提取單權(quán)重5%、權(quán)利義務(wù)

6、告知書權(quán)重20%、送達(dá)回證權(quán)重5%。設(shè)定計(jì)算公式為：勘驗(yàn)筆錄不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重+詢問(wèn)筆錄不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重+先行登記保存不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重+證據(jù)復(fù)制提取單不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重+權(quán)利義務(wù)告知書不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重+送達(dá)回證不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重=執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)率經(jīng)計(jì)算，目前執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)率為11%。根據(jù)表XXX得出2015年1月至4月期間，執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)率為11%,小組結(jié)合詢問(wèn)、訪談情況，設(shè)定本次活動(dòng)的目標(biāo)值為5%。通過(guò)樣本調(diào)查可知，勘驗(yàn)筆錄和詢問(wèn)筆錄是現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法文書制作出錯(cuò)的高發(fā)區(qū)，只要降低這兩種文書的出錯(cuò)率，將執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)率降低為5%是完全可行的。六、原因分析目標(biāo)

7、確定之后，“紅綠燈”QC小組召開(kāi)討論會(huì)，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法，分別從執(zhí)法人員素養(yǎng)、執(zhí)法設(shè)備配備、執(zhí)法文書填制要求和執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)四個(gè)方面對(duì)能夠有效降低執(zhí)法文書現(xiàn)場(chǎng)制作出錯(cuò)率的各方面原因進(jìn)行了認(rèn)真的研究和分析，提出6條末端原因：（魚骨圖）七、要因確認(rèn)（一）制定計(jì)劃根據(jù)魚骨圖分析結(jié)果，我們對(duì)全部末端因素逐項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)，明確了要因確認(rèn)的內(nèi)容、方法、標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任人和完成時(shí)間，制作要因確認(rèn)計(jì)劃表如下： 7.1 要因確認(rèn)計(jì)劃表序號(hào)末端原因確認(rèn)內(nèi)容確認(rèn)方法標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人完成日期1執(zhí)法人員學(xué)歷層次結(jié)構(gòu)偏低市局執(zhí)法人員學(xué)歷層次結(jié)構(gòu)是否偏低查閱市局執(zhí)法人員的學(xué)歷證書并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)大專以上學(xué)歷是否占比70%以上姜梅2015.07.15

8、2執(zhí)法人員年齡結(jié)構(gòu)偏大市局執(zhí)法人員年齡結(jié)構(gòu)是否偏大統(tǒng)計(jì)執(zhí)法人員出生年月，分區(qū)間進(jìn)行占比統(tǒng)計(jì)50歲以上年齡段占比是否達(dá)30%姜梅2015.07.153執(zhí)法人員是否具備執(zhí)法資格市局執(zhí)法人員是否依照要求取得執(zhí)法資格查閱執(zhí)法人員執(zhí)法證件，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)執(zhí)法人員是否全部持有執(zhí)法證件張吉2015.07.154執(zhí)法設(shè)備配備不齊全每個(gè)執(zhí)法中隊(duì)的執(zhí)法設(shè)備配備情況現(xiàn)場(chǎng)查看執(zhí)法中隊(duì)日常設(shè)備配備執(zhí)法相關(guān)攝像、拍照等設(shè)備是否配備張吉2015.07.155執(zhí)法設(shè)備損壞未及時(shí)修理執(zhí)法中隊(duì)執(zhí)法設(shè)備的使用現(xiàn)狀走訪各中隊(duì)，確認(rèn)執(zhí)法設(shè)備使用是否良好執(zhí)法設(shè)備損害率是否低于10%張吉2015.07.156執(zhí)法文書缺少相關(guān)管理規(guī)范執(zhí)法文書的發(fā)

9、放、收集、作廢、使用是否有相關(guān)制度支撐查閱專賣管理部門的執(zhí)法文書管理規(guī)范的建立情況是否建立有執(zhí)法文書的管理規(guī)范周剛2015.07.157執(zhí)法文書沒(méi)有填制規(guī)范要求執(zhí)法文書的填制是否有上級(jí)局文件要求查閱法規(guī)處關(guān)于執(zhí)法文書的填制規(guī)范是否建立有執(zhí)法文書的填制規(guī)范周剛2015.07.158開(kāi)展較少或未開(kāi)展執(zhí)法培訓(xùn)活動(dòng)執(zhí)法人員的培訓(xùn)活動(dòng)的開(kāi)展情況查閱專賣管理部門的執(zhí)法培訓(xùn)情況每年度執(zhí)法培訓(xùn)是否按時(shí)開(kāi)展且達(dá)到40學(xué)時(shí)周剛2015.07.159執(zhí)法活動(dòng)缺少監(jiān)督機(jī)制執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制的建設(shè)情況查閱法制科的執(zhí)法監(jiān)督工作開(kāi)展情況是否有配套執(zhí)法監(jiān)督制度及案卷審查制度周剛2015.07.15（二）確認(rèn)過(guò)程確認(rèn)一：執(zhí)法人員學(xué)歷

10、層次結(jié)構(gòu)偏低。確認(rèn)方法：查閱市局執(zhí)法人員的學(xué)歷證書并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：大專以上學(xué)歷是否占比70%以上。確認(rèn)內(nèi)容：經(jīng)過(guò)小組成員調(diào)查，大專以上學(xué)歷（包括在讀）占比90%以上。確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)二：執(zhí)法人員年齡結(jié)構(gòu)偏大。確認(rèn)方法：統(tǒng)計(jì)執(zhí)法人員出生年月，分區(qū)間進(jìn)行占比統(tǒng)計(jì)。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：50歲以上年齡段占比是否達(dá)30%。確認(rèn)內(nèi)容：經(jīng)查，市局執(zhí)法人員50歲以上年齡段占比XXX。確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)三：執(zhí)法人員是否具備執(zhí)法資格。確認(rèn)方法：查閱執(zhí)法人員執(zhí)法證件，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：執(zhí)法人員是否全部持有執(zhí)法證件。確認(rèn)內(nèi)容：通過(guò)對(duì)執(zhí)法人員證件的信息采集，執(zhí)法人員持證比例為100%。確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)四：

11、執(zhí)法設(shè)備配備不齊全。確認(rèn)方法：現(xiàn)場(chǎng)查看執(zhí)法中隊(duì)日常設(shè)備配備。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：執(zhí)法相關(guān)攝像、拍照等設(shè)備是否配備。確認(rèn)內(nèi)容：通過(guò)對(duì)執(zhí)法中隊(duì)的走訪，執(zhí)法設(shè)備的配備較為齊全。確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)五：執(zhí)法設(shè)備損壞未及時(shí)修理。確認(rèn)方法：走訪各中隊(duì)，確認(rèn)執(zhí)法設(shè)備使用是否良好。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：執(zhí)法設(shè)備損害率是否低于10%。確認(rèn)內(nèi)容：僅2014年7月監(jiān)管三中隊(duì)照相機(jī)報(bào)修，絕大部分設(shè)備運(yùn)行狀況良好。確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)六：執(zhí)法文書缺少相關(guān)管理規(guī)范。確認(rèn)方法：查閱專賣管理部門的執(zhí)法文書管理規(guī)范的建立情況。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：是否建立有執(zhí)法文書的管理規(guī)范。確認(rèn)內(nèi)容：經(jīng)過(guò)查閱，專賣管理部門的執(zhí)法文書管理規(guī)范雖有設(shè)立，但是不健全。確認(rèn)結(jié)果

12、：要因。確認(rèn)七：執(zhí)法文書沒(méi)有填制規(guī)范要求。確認(rèn)方法：查閱法規(guī)處關(guān)于執(zhí)法文書的填制規(guī)范。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：是否建立有執(zhí)法文書的填制規(guī)范。確認(rèn)內(nèi)容：經(jīng)過(guò)查閱，專賣處下發(fā)了關(guān)于案卷制作的規(guī)范要求和案卷制作模板。確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)八：沒(méi)有針對(duì)性的執(zhí)法培訓(xùn)活動(dòng)。確認(rèn)方法：查閱專賣管理部門的執(zhí)法培訓(xùn)情況。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：是否有專門的執(zhí)法文書制作的培訓(xùn)活動(dòng)。確認(rèn)內(nèi)容：每年度專賣部門執(zhí)法培訓(xùn)均制定法制培訓(xùn)計(jì)劃，但沒(méi)有專門的執(zhí)法文書制作培訓(xùn)活動(dòng)。確認(rèn)結(jié)果：要因。確認(rèn)九：執(zhí)法活動(dòng)缺少監(jiān)督機(jī)制。確認(rèn)方法：查閱法制科的執(zhí)法監(jiān)督工作開(kāi)展情況。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：是否有配套執(zhí)法監(jiān)督制度及案卷審查制度。確認(rèn)內(nèi)容：法制科依據(jù)上級(jí)局規(guī)范開(kāi)展執(zhí)法監(jiān)

13、督工作及案卷審查工作。確認(rèn)結(jié)果：非要因。通過(guò)上述分析和驗(yàn)證，小組排除了七點(diǎn)非要因，確認(rèn)了兩點(diǎn)導(dǎo)致執(zhí)法人員現(xiàn)場(chǎng)填制執(zhí)法文書易出錯(cuò)的主要原因。下面措施的制定，將會(huì)緊緊圍繞這兩點(diǎn)開(kāi)展。八、制定對(duì)策針對(duì)以上所確定的要因，小組成員于2015年6月末召開(kāi)討論會(huì)，針對(duì)要因提出解決對(duì)策：具體措施如下表：表8.1 要因?qū)Σ弑硪驅(qū)Σ吣繕?biāo)措施完成時(shí)間負(fù)責(zé)人執(zhí)法文書缺少相關(guān)管理規(guī)范建立執(zhí)法文書的管理規(guī)范形成有效的執(zhí)法文書發(fā)放、使用、作廢、回收的管理流程1、根據(jù)類型不同，對(duì)執(zhí)法文書進(jìn)行編號(hào)。并為每個(gè)執(zhí)法中隊(duì)分配對(duì)應(yīng)號(hào)段；2、參照發(fā)票的管理模式，對(duì)執(zhí)法文書的發(fā)放、使用、作廢、回收做流程管理設(shè)計(jì)；3、建立執(zhí)法文書管理臺(tái)賬

14、，配套施行執(zhí)法文書制作錯(cuò)誤的責(zé)任追究和績(jī)效考核措施。2015.07張吉沒(méi)有針對(duì)性的執(zhí)法培訓(xùn)活動(dòng)開(kāi)展針對(duì)性的執(zhí)法文書制作培訓(xùn)活動(dòng)提升執(zhí)法人員執(zhí)法文書制作的水平1、針對(duì)執(zhí)法人員在現(xiàn)場(chǎng)制作執(zhí)法文書時(shí)易因粗心大意導(dǎo)致出錯(cuò)的情況，進(jìn)行針對(duì)性的現(xiàn)場(chǎng)制作執(zhí)法文書的模擬教學(xué)。2、由法制部門牽頭，對(duì)當(dāng)月的執(zhí)法案卷評(píng)查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，并就案卷制作錯(cuò)誤情況進(jìn)行講解。3、利用微信建立法制工作群，方便執(zhí)法人員在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法時(shí)遇到疑難問(wèn)題向法制部門咨詢意見(jiàn)和建議，也起到隨時(shí)隨地交流工作經(jīng)驗(yàn)和心得的作用2015.07張吉九、對(duì)策實(shí)施（一）執(zhí)法文書缺少相關(guān)管理規(guī)范對(duì)策：根據(jù)類型不同，對(duì)執(zhí)法文書進(jìn)行編號(hào)。并為每個(gè)執(zhí)法中隊(duì)分配對(duì)應(yīng)號(hào)段

15、;參照發(fā)票的管理模式，對(duì)執(zhí)法文書的發(fā)放、使用、作廢、回收做流程管理設(shè)計(jì)；建立執(zhí)法文書管理臺(tái)賬，配套施行執(zhí)法文書制作錯(cuò)誤的責(zé)任追究和績(jī)效考核措施。效果檢驗(yàn)對(duì)策實(shí)施效果驗(yàn)證： （二）沒(méi)有針對(duì)性的執(zhí)法培訓(xùn)活動(dòng)對(duì)策： 針對(duì)執(zhí)法人員在現(xiàn)場(chǎng)制作執(zhí)法文書時(shí)易因粗心大意導(dǎo)致出錯(cuò)的情況，進(jìn)行針對(duì)性的現(xiàn)場(chǎng)制作執(zhí)法文書的模擬教學(xué)。由法制部門牽頭，對(duì)當(dāng)月的執(zhí)法案卷評(píng)查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，并就案卷制作錯(cuò)誤情況進(jìn)行講解。利用微信建立法制工作群，方便執(zhí)法人員在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法時(shí)遇到疑難問(wèn)題向法制部門咨詢意見(jiàn)和建議，也起到隨時(shí)隨地交流工作經(jīng)驗(yàn)和心得的作用。效果檢驗(yàn)對(duì)策實(shí)施效果驗(yàn)證： 十、效果檢查經(jīng)過(guò)8月到10月期間三個(gè)月的對(duì)策實(shí)施，執(zhí)法文

16、書管理流程的運(yùn)行情況良好，執(zhí)法文書的作廢率呈現(xiàn)明顯的下降趨勢(shì)。執(zhí)法人員在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的現(xiàn)象明顯下降。出現(xiàn)無(wú)主、當(dāng)事人不在場(chǎng)、代理人簽收等特殊情況是執(zhí)法人員的錯(cuò)誤處置情況業(yè)已消除。十一、鞏固措施本次QC小組活動(dòng)通過(guò)效果檢查數(shù)據(jù)及分析可知活動(dòng)效果是穩(wěn)定有效的。為了讓小組活動(dòng)成果得到有效延續(xù)，采取多種措施讓成果得以鞏固。1、確立了執(zhí)法文書“票據(jù)式”管理流程。2、建立了針對(duì)性執(zhí)法文書制作培訓(xùn)制度和定期通報(bào)制度。3、建立了法制工作微信交流群。通過(guò)三項(xiàng)鞏固措施的開(kāi)展，鞏固期內(nèi)現(xiàn)場(chǎng)制作執(zhí)法文書出錯(cuò)率持續(xù)呈現(xiàn)下降趨勢(shì)，截止11月XX號(hào)，出錯(cuò)率由實(shí)施階段的11%降為XX%，沒(méi)有出現(xiàn)重大錯(cuò)誤需要返工的執(zhí)法文書，說(shuō)明采取的這些鞏固措施效果是非常顯著的。