辦公室主任角色定位和素質(zhì)修養(yǎng)

1、辦公室主任角色定位和素質(zhì)修養(yǎng) 辦公室是單位中的綜合部門，起著承上啟下、溝通協(xié)調(diào)的中樞作用，是聯(lián)系基層、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的窗口。辦公室工作任務(wù)龐雜、責(zé)任重大，不僅要參與政務(wù)、處理事務(wù)，還要協(xié)調(diào)關(guān)系、做好服務(wù)。如何搞好辦公室工作與辦公室主任能力和素質(zhì)密不可分。 一、辦公室主任的角色定位 辦公室主任的工作性質(zhì)從根本上說，具有輔助性和服務(wù)性以及協(xié)調(diào)性等多重性的特點。輔助性是側(cè)重于辦公室主任本人的工作責(zé)任和地位而言；服務(wù)性則側(cè)重于辦公室主任的思想意識、職業(yè)道德、工作方式、方法來說的；協(xié)調(diào)性則是辦公室主任對內(nèi)對外、對上對下的工作關(guān)系，前兩者相對于領(lǐng)導(dǎo)而言

2、，后者相對于工作職責(zé)，這些工作性質(zhì)決定了辦公室主任的工作特點，這些特點貫穿于辦公室主任工作的始終。就工作而言，它最突出的特點具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作能力的多重性。 （一）角色的多重性 所謂角色多重性，是指人們對某種社會地位、身份和職責(zé)的一種看法，也是人們對具有特定身份的人的行為期望。這里所說的角色多重性，主要是指辦公室主任在組織協(xié)調(diào)或群體活動中通過各種工作關(guān)系所體現(xiàn)出的權(quán)利、義務(wù)規(guī)范和行為模式。辦公室主任相對于單位的領(lǐng)導(dǎo)他既是下級又是參謀助手或者說有時又可充當(dāng)半個秘書角色部門領(lǐng)導(dǎo)、是核心、是部門凝聚力的主要源泉；相對于本單位的其它部門，他既是

3、督促落實領(lǐng)導(dǎo)的各項工作要求的執(zhí)行者，又是協(xié)調(diào)各部門之間的中介和橋梁；相對于其它單位，他又是一位迎賓待客的接待者，并要求做到舉止得體、熱情周到、不卑不亢的主人風(fēng)范形象。所有這些也就決定了辦公室主任角色的多重性。當(dāng)然，在不同的場合、時間、事由，其代表的角色也就可能有所不同。  （二）要求的多重性   辦公室本身是由其屬性所決定的，而作為辦公室主任所代表的角色也就多重性。因此，對主任在工作上的要求與其它部門負責(zé)人的要求也就不盡相同，這是因其部門的工作性質(zhì)和主任本人的工作職責(zé)所決定的。辦公室主任的工作要求大體上體現(xiàn)在以下六個方面，即：被動性與主動性相結(jié)

4、合；經(jīng)常性與突擊性相結(jié)合；事物性與政務(wù)性相結(jié)合；領(lǐng)導(dǎo)性與群眾性相結(jié)合；綜合性與專業(yè)性相結(jié)合；管理性與服務(wù)性相結(jié)合。這六個方面既是矛盾的統(tǒng)一體，又是職責(zé)與能力的具體要求。對這些矛盾和職責(zé)都需要辦公室主任去兼顧并處理好，不能顧此失彼。 （三）能力的多重性  能力的多重性是相對于辦公室主任本人的工作能力而言，它是由其工作職責(zé)所決定的。要使辦公室的功能得到較好的發(fā)揮，辦公室主任就必須具備綜合能力的多重性。例如：對上準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的能力；對下善于運籌落實的能力；對內(nèi)除要有管理能力外，還要具備對本單位業(yè)務(wù)知識的了解和掌握；對外還要具備一定的協(xié)調(diào)溝通能力等等。這些能力的多重性

5、要求，；相對于辦公室內(nèi)部來說他又是作為辦公室主任應(yīng)該盡可能地集之于一身。只有這樣工作才能運籌自如，得心應(yīng)手。 二、辦公室主任的素質(zhì)修養(yǎng) 作為單位"大管家"和單位領(lǐng)導(dǎo)"左右手"的辦公室主任，他的素質(zhì)高低直接影響著辦公室工作乃至整個單位工作的好壞。另一方面，受其工作性質(zhì)和特點以及工作職責(zé)等多方面的客觀因素制約，辦公室主任更應(yīng)該提高自身素質(zhì)，加強個人修養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)水平，特別是著力提高五個方面的素質(zhì)修養(yǎng)。 （一）政治素質(zhì)   政治素質(zhì)在辦公室主任日常工作中起著極其重要的作用。辦公室主任只有具備了良好的政

6、治素質(zhì)，才能更好地吸引人才、領(lǐng)導(dǎo)下屬，才能提高工作的原則性、預(yù)見性、系統(tǒng)性和創(chuàng)造性，保證各項工作沿著正確的路線健康發(fā)展，不斷取得成功。辦公室主任的政治素質(zhì)是諸多素質(zhì)中的核心，起著決定和主導(dǎo)的作用，它有力地決定和影響著其他素質(zhì)的形成和發(fā)展，反映綜合素質(zhì)的高低。   （二）道德品質(zhì)修養(yǎng) 辦公室主任的道德品質(zhì)素質(zhì)除了要遵循一般的道德標(biāo)準(zhǔn)以外，因受其角色定位和思想意識性質(zhì)的決定，作為部門領(lǐng)導(dǎo)特別是辦公室主任要時刻清楚自己的角色，擺正自己的位置，把握好言行分寸，處理好各方面的關(guān)系。在主觀上要排除個人榮辱，要先人后己，處處比別人多付出，無私才能有德。無論是對上或者對

7、下，都要做到心懷坦蕩，一視同仁，以身作則，不斷錘煉人格。三）心理素質(zhì)  辦公室主任一點要學(xué)會控制自己的情緒，帶頭保持積極向上的精神狀態(tài)。在生活中，要豁達開朗樂觀向上，妥善處理人際關(guān)系，豐富生活情趣，適時調(diào)整心態(tài)，矯正行為坐標(biāo)。在工作中，不僅要熱愛自己的工作，更要努力施展才智，正確對待工作中的矛盾沖突，把工作著力點放在如何干好、干出特色上來，力爭做到讓各方面基本滿意，自己的心態(tài)才踏實。 （四）工作能力素質(zhì) 在政治素質(zhì)、道德素質(zhì)、心理素質(zhì)等條件等同的情況下，辦公室主任能力素質(zhì)的高低，直接影響到其他工作效率的高低和工作業(yè)績的好壞。作為辦公室主任首先要具有當(dāng)好參

8、謀助手的能力，做到思維敏捷，足智多謀。其次，在工作中應(yīng)該具備對領(lǐng)導(dǎo)工作意圖的理解能力和妥善處理問題的能力。在職權(quán)范圍內(nèi)能熟練掌握和運用各種規(guī)章制度去抓好工作，事事想在前，處處做在前。第三，還應(yīng)具有綜合協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮樞紐和橋梁作用，努力成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。第四，辦公室主任還有要具有在各種場合下的應(yīng)酬能力。對內(nèi)具有親和力，對外要有協(xié)調(diào)技巧。工作中既有溫和的一面，又要有處理問題果斷的一面。 （五）理論知識素質(zhì) 辦公室主任工作涉及范圍極廣，具有很強的整體性和綜合性。這種工作特點決定了辦公室主任必須具備豐富的知識和較高的文化素質(zhì)。理論知識包括政治理論和業(yè)務(wù)知識以及現(xiàn)

9、代科學(xué)文化技能等。一是政治理論修養(yǎng)。作為一個辦公室主任應(yīng)該對黨和國家的方針、政策等政治理論有所掌握；對社會現(xiàn)象的理解和認識要比較敏銳和深刻，特別是自己的獨到見解要上升到一定的理論高度。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)的修養(yǎng)。辦公室主任應(yīng)盡可能地多掌握本工作范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)方面的知識，善于積累有關(guān)業(yè)務(wù)方面的工作經(jīng)驗和基礎(chǔ)資料，不斷充實自己提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是現(xiàn)代科學(xué)技能素質(zhì)的修養(yǎng)。作為辦公室主任應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識和技能，用所掌握的現(xiàn)代科學(xué)理論知識指導(dǎo)工作，運用現(xiàn)代科學(xué)技能提高工作質(zhì)量和工作效率。 三、辦公室主任如何加強自身修養(yǎng) （一）善于定位  “定位”是指辦公室主任一定

10、要有清醒的角色意識，把握好各種角色的轉(zhuǎn)換。對本單位的領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任要時刻注意維護領(lǐng)導(dǎo)的威信和權(quán)威性，及時準(zhǔn)確地落實領(lǐng)導(dǎo)決策，恰到好處地處理好上下級和部門之間的工作關(guān)系。但要堅持原則，不能怕得罪人，要善意地提出自己的見解，這是為了有利于工作的開展。另外，必須有下級服從上級的組織觀念，要想方設(shè)法支持領(lǐng)導(dǎo)的工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好群眾的思想工作，及時給領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。對于本單位的各股室來說，辦公室主任應(yīng)當(dāng)是個承上啟下、有威信、值得信賴的參謀和協(xié)調(diào)者。如果沒有清醒的角色意識，就不能取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴、群眾的理解與支持和各部門之間的相互配合，工作上就沒有號召力。同時，辦公室作為對外交流的窗口，辦公室主任還應(yīng)妥善處

11、理好對外交往的關(guān)系，維護好本單位的形象。  （二）善于思考面對千頭萬緒的事務(wù)和各種紛繁復(fù)雜的人際關(guān)系，辦公室主任遇事時須反應(yīng)靈敏，同時要冷靜沉著，善于思考。辦事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。對于來自四面八方、上下左右、方方面面的信息，辦公室主任應(yīng)該是個過濾器，要學(xué)會思考分析，把有用的信息及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)參考，提供給各部門應(yīng)用。遇到棘手的事，要養(yǎng)成深入調(diào)查研究的習(xí)慣，做到有理有據(jù)地處理問題，不能盲目、簡單地上推下卸，不加思考、簡單行事或感情用事。其次，在日常工作上，除了要完成規(guī)定的工作以外，要善于動腦筋、敢于創(chuàng)新思路，提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解勞。只有養(yǎng)成思考的習(xí)慣，才能

12、在處理問題、化解矛盾時做到游刃有余，切實為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)壓力，為群眾排憂解難。 （三）善于學(xué)習(xí) 辦公室主任工作范圍既包括政務(wù)，又包括事務(wù)；既有政治上的，又有文化上的。工作上的綜合性特點決定了辦公室主任要學(xué)習(xí)的東西很多，因此就必須養(yǎng)成善于學(xué)習(xí)的好習(xí)慣。學(xué)習(xí)的關(guān)鍵在于"善"字上，因為人的精力和時間是有限的，加上辦公室的工作紛繁復(fù)雜，因此要學(xué)會利用好"善"字。一方面要學(xué)會合理利用時間，另一方面要學(xué)會適應(yīng)形勢，要結(jié)合實際需要學(xué)。同時，還要充分利用工作上的有利條件，例如：在擬辦文件時，要及時對上級政策性和指導(dǎo)性的文件先"飽眼福"認

13、真學(xué)習(xí)領(lǐng)會，不要隨意一覽了之。只要不斷學(xué)習(xí)和補充新知，調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)，提高自己的工作能力，才能遇事不驚，沉著冷靜，適應(yīng)工作需要，跟上時代發(fā)展的步伐，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。（四）善于“超脫” 辦公室主任的工作，往往與忙忙碌碌結(jié)下不解之緣，有考慮不完的工作，寫不盡的文字材料，干不完的雜事，在精神上、體力上很難有輕松的時候。因此辦公室主任更應(yīng)該努力學(xué)會"超脫"，給自己營造一個良好的工作環(huán)境。一要按照重點工作和日常工作、中心工作和一般工作以及輕、重、緩、急等層次合理安排時間，做到重點工作重點抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、雜亂事物性工作用方法抓。二要充分發(fā)揮副職的作用

14、，調(diào)動本部門其他人員的積極性，用其所長。三要在部門內(nèi)建立起規(guī)范、高效的工作秩序，使其部門內(nèi)下屬各盡其責(zé)，相互配合，提高工作效率，也是辦公室主任獲得"超脫"的有效方法之一。公司辦公室主任管理建議 公司辦公室承擔(dān)著參與領(lǐng)導(dǎo)班子對重大問題的討論和決策、招投標(biāo)、檔案文件合同管理、會議、接待等工作，是信息傳遞、政策落實、上下內(nèi)外溝通的窗口，是為公司運營起輔助作用的綜合部門。如果我作為公司辦公室主任，我開展工作的計劃如下： 一、充分深入地了解公司情況，找準(zhǔn)自己的工作定位 了解公司的信息主要包括：公司的發(fā)展遠景、發(fā)展戰(zhàn)略、管理理念、企業(yè)文化等；公司的主營業(yè)務(wù)

15、各部門各項工作和流程、以及工作技能技巧，組織結(jié)構(gòu)，公司的整體運作，以及公司目前狀況等。 在了解了公司的遠景和發(fā)展戰(zhàn)略等基本情況、深入領(lǐng)會了自己的工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，對自己的工作進行定位，按照職位對公司的重要程度來明確工作重點，并就這些工作重點制定工作計劃方案和備選方案。 二、具體工作業(yè)務(wù)開展     （一）、公文、檔案、信息管理； 加強政務(wù)工作效率，推進電子政務(wù)平臺建設(shè)。推薦使用OA辦公系統(tǒng)或相關(guān)ERP操作軟件，簡化流程。 公文處理要求及時高效、嚴格保密、歸口統(tǒng)一； 凡公司在各項工作和活動中形成的

16、、辦理完畢具有保存價值的各種載體的文件均應(yīng)收集齊全，由各部門內(nèi)勤人員進行系統(tǒng)整理后向辦公室移交，兼職檔案員負責(zé)歸納整理；同時要建立健全公司檔案的收進、移出、保管、利用等情況的統(tǒng)計。 應(yīng)主動積極地組織和參與各種調(diào)查研究，做好信息的收集、篩選，傳輸工作，把調(diào)查中獲得的大量第一手材料，進行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中理出完成各項工作任務(wù)和進行決策的有利因素與不利因素，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋。 （二）、招投標(biāo)、合同管理；  公司屬于生產(chǎn)型企業(yè)，大批訂單紛至沓來，不管是采購還是銷售，都需要加以規(guī)范，以保證公司的利益，因此合同簽訂和后續(xù)管理極為重要

17、。 “三務(wù)”（即：法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)）介入公司經(jīng)濟活動，成立五人談判小組，無論是商務(wù)談判還是招投標(biāo)等重大經(jīng)濟活動及凡涉及到價格的談判，談判小組必須介入，爭取在合同的談判過程中爭取主動，爭取到有利的地位，更好的為公司經(jīng)濟活動保駕護航。 建立的合同臺賬，負責(zé)監(jiān)督檢查合同執(zhí)行情況；    （三）、督辦管理； 為保證企業(yè)各項管理工作落實到位、政令暢通，提高工作效率，保證上級指示、公司決策的貫徹落實，按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，建議啟用督辦機制。 綜合管理部設(shè)督辦員，負責(zé)對公司督辦范圍內(nèi)的工作進行檢查、協(xié)調(diào)、督促。負責(zé)在各項工作任

18、務(wù)的完成節(jié)點，向承辦部門下督辦單，跟蹤任務(wù)的完成情況與進度。人力資源部負責(zé)將督辦工作納入績效考核內(nèi)容。 （四）、會議、接待管理；準(zhǔn)備好議題；做好會議記錄；已形成決定的，整理好書面材料，需有關(guān)部門執(zhí)行的，會后形成文件下發(fā)執(zhí)行；會議討論中遇到的疑難問題，組織人員進行調(diào)查研究，提出解決方案。 接待工作應(yīng)遵循“節(jié)約、對等、周到”的原則。 節(jié)約：招待來賓一律從簡，不鋪張浪費，不重復(fù)宴請，控制陪餐人數(shù)。 對等：各職能部門對口接待，遇有綜合性接待時，辦公室負責(zé)予以協(xié)調(diào)，保證接待行為規(guī)范有效，實行“誰組織接待誰簽單”的原則。  涉外賓客的接待、重大活

19、動招待、上級機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)視察、由董事長總經(jīng)理邀請的客人，由辦公室負責(zé)牽頭，相關(guān)部門配合，共同做好接待工作。 周到：各接待部門應(yīng)全程接待，時間安排銜接周密，接待方式恰當(dāng)。 （五）、車輛管理； 公務(wù)車實行司機負責(zé)制，單車費用核算控制。指定司機負責(zé)車輛的管理、保養(yǎng)、維修、審驗等事宜。建立公務(wù)車單車管理檔案，實施單車費用獨立管理。 （六）、食堂管理； 餐廳管理實行“主管負責(zé)制”，即由餐廳負責(zé)人對本餐廳飯菜質(zhì)量、衛(wèi)生狀況、就餐環(huán)境、員工紀律等全面負責(zé)，并對發(fā)生的問題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 嚴把采購關(guān)，原材料采購需填報請購單，由廚師長、食堂負責(zé)人、辦公室

20、主任確認后方可進行，并備案；采購?fù)旰笥蓮N師長及食堂負責(zé)人進行驗收；每月對食堂出入庫進行盤點。廚房人員實行衛(wèi)生分片包干制，做到分擔(dān)區(qū)掛牌，衛(wèi)生天天達到標(biāo)準(zhǔn)，明確衛(wèi)生責(zé)任，真正落實衛(wèi)生制度。 餐廳工作人員實行投訴意見考核評分管理，分為二部分：服務(wù)性投訴及菜品質(zhì)量、衛(wèi)生投訴，與月度工資掛鉤。 （七）、宿舍管理； 宿舍嚴格實行半軍事化管理。確保員工宿舍安全、有序、整潔、舒適、衛(wèi)生。設(shè)立兼職宿舍管理員，負責(zé)員工宿舍的安全、秩序、物業(yè)、衛(wèi)生管理，定期抽查。 建立宿舍內(nèi)部衛(wèi)生值日制度，由室長安排，同寢室人員輪流值日； （八）、保潔、綠化管理； 辦公

21、室派專人負責(zé)廠區(qū)保潔、綠化工作，每日要填寫環(huán)境衛(wèi)生日檢查記錄表認真做好保潔工作的監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，監(jiān)督每日保潔工作的全過程。 搞好廠區(qū)花木的維護保養(yǎng)，做到春栽、夏剪、秋管、冬保，設(shè)專人對花草進行施肥、施水，防治病蟲害，適時修剪。每日填寫綠化養(yǎng)管記錄表 設(shè)定保潔、綠化工作處理單，嚴格執(zhí)行監(jiān)管職能。 三、綜合管理及協(xié)調(diào)機制 辦公室主任要出色地履行自己的各項職責(zé)，必須注意和不斷改進工作方法，從而充分發(fā)揮作用。     （一）要總攬全局，抓好大事，突出重點，兼顧一般。 辦公室主任不論工作多忙，都要始終站在全局的高度上，注意處理全局與局部的關(guān)系，重點與一般的關(guān)系，分清主次緩急，鎮(zhèn)定自若地處理好每一項工作。因此，統(tǒng)籌規(guī)劃是關(guān)鍵。 （二）管理制度化 辦公室是聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的橋梁和紐帶，部門的工作任務(wù)重，頭緒多、內(nèi)容雜。為了確保辦公室各項工作有序可循，規(guī)范有序，就需要為辦公室的管理工作建立一套切實可行的規(guī)章制度，將辦公室的各項辦事規(guī)程、