00合同管理辦法

1、00合同管理方法公司縮寫ABCD 年份08總版次01作業(yè)文件版次A/3質(zhì)量治理體系作業(yè)文件合同治理方法發(fā)行版本：第X版受控狀態(tài)：發(fā)行號碼：200？ ?月一？日公布200? /實施XXXXXXXX 工程技術(shù)合同治理方法1、目的為加大公司經(jīng)營合同的治理，標(biāo)準(zhǔn)合同登記、編號和統(tǒng)一治理，確保 合同文件的完整性和統(tǒng)計的準(zhǔn)確性，特制訂本方法。2、適用范疇 本方法適用于公司在經(jīng)營活動過程中與其他經(jīng)濟組織訂立的、由公司 進(jìn)行財務(wù)結(jié)算的所有合同的治理。3、職責(zé)3.1 合同治理人員合同治理人員是本程序的主控人員，負(fù)責(zé)對歸檔合同進(jìn)行合同的 編號、登記、借閱、儲存和治理。3.1.2 負(fù)責(zé)按照合同規(guī)定審查合同的付款打算

2、和支付申請。3.2 合同承辦人合同承辦人應(yīng)對合同履行過程中形成的材料按照重要程度或時刻 順序進(jìn)行排列、整理、登記名目，補齊應(yīng)歸入合同檔案的材料 , 并對合同檔 案的真實性、有效性和完整性負(fù)責(zé)。3.2.2 負(fù)責(zé)辦理合同移交手續(xù)， 填寫?合同登記表?見附表 1和?收 /付款進(jìn)度表?見附表 2。3.2.3 負(fù)責(zé)按照合同要求編制合同付款打算和辦理支付。3.3 本錢操縱經(jīng)理3.3.1 負(fù)責(zé)審查合同的付款打算和支付申請。3.3.2 負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控和治理。3.4 財務(wù)部3.4.1 負(fù)責(zé)在合同執(zhí)行期間儲存合同的正本文件。3.4.2 負(fù)責(zé)按國家和地點的有關(guān)法規(guī)辦理合同的登記和印花稅等。3.5 工程治

3、理部3.5.1 工程治理部是本方法的主管部門， 負(fù)責(zé)本方法的具體實施和治理。在受理合同檔案時，負(fù)責(zé)核對合同檔案總名目及備案表所填的內(nèi) 容，并負(fù)責(zé)歸檔的編號、登記、借閱、儲存和治理。4、經(jīng)營合同治理4.1 合同的分類按照公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的特點，合同要緊分為兩大類：4.1.1 工程工程類：工程總承包、工程設(shè)計和設(shè)備成套供貨包括技術(shù) 效勞、工程設(shè)計及效勞等。4.1.2 其 他 類：合作協(xié)議、融資協(xié)議等。 在一個工程內(nèi)，其合同又分為主合同和分合同兩類。其中，主合同是 工程需方與我公司簽訂的合同；分合同是我公司為滿足和完成主合同的需 求，與供方簽訂的合同。4.2 合同的登記4.2.1 主合同 在主合同通過工

4、程確實定與評審程序并最終簽訂生效后，工程開拓經(jīng) 理應(yīng)盡快將主合同正本一份送交財務(wù)部，其余合同正本、副本、 ?合同成交 統(tǒng)計單?和?收 /付款進(jìn)度表?送交工程治理部。合同治理人員依據(jù)主合同 對有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行核對，在核對無誤后進(jìn)行合同登記編號，并在?合同登記 表?上簽字后將其復(fù)印件返還市場部。4.2.2 分合同 分合同將按照工程的實際情形，通過招標(biāo)或議標(biāo)的形式選定分包單位 并簽訂合同，而后辦理合同歸當(dāng)?shù)怯浐途幪柕仁掷m(xù)。在分合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時將分合同正本一份送交財務(wù)部， 其余合同正本、副本、 ?合同成交統(tǒng)計單?和?收 /付款進(jìn)度表?送交工程治 理部。按本方法規(guī)定辦理合同登記編號等手續(xù)。合同治

5、理人員依據(jù)主合同 對有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行核對，在核對無誤后進(jìn)行合同登記編號，并在?合同登記 表?上簽字后將其復(fù)印件返還合同承辦人。至此，該合同具備了付款運作 的必要條件。4.3 合同的編號 工程治理部負(fù)責(zé)合同統(tǒng)一編號的歸口治理，統(tǒng)一編號具體規(guī)定如下：-單位名稱：XXXX 公司名稱-合同類型：CL :承攬合同即收入類合同F(xiàn)B:分包合同即支出類合同-工程名稱：如HG :鶴崗 -合同類別：ZB :總包合同SJ:設(shè)計合同 CG :采購合同 SG:施工合同JF:技術(shù)效勞合同 QT:其它合同 -序號： 01, 02, 03 -變更： BG01,BG02,.4.4印花稅財務(wù)部在收到合同正本后，應(yīng)按照國家和地點政府的

6、規(guī)定，及時辦理 合同登記和購置及粘貼印花稅等工作，并在合同執(zhí)行過程中按照收款進(jìn)度 情形及時辦理納稅手續(xù)。4.5付款審批合同經(jīng)辦人應(yīng)按照合同付款方式及合同執(zhí)行情形，填寫?合同付款審 批表?見附表一6,申請經(jīng)審核后，并由總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交財務(wù)部編制付 款打算，辦理付款程序。而后將付款回執(zhí)單連同付款審批表的復(fù)印件一并交工程治理部合同治理人員和合同經(jīng)辦人。合同治理人員按照合同付款審 批表和付款回執(zhí)單編制付款打算和付款情形統(tǒng)計表見附表3-3。4.6 合同變更 合同在執(zhí)行過程中如有變更，工程經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)按照具體情形提出修改 合同 /協(xié)議申請，并按照程序文件的規(guī)定辦理合同審批手續(xù)，經(jīng)公司總經(jīng)理 / 主管副總經(jīng)理

7、批準(zhǔn)后，完成合同變更。變更后的合同應(yīng)按公司程序文件規(guī) 定辦理歸檔并進(jìn)入正常治理程序。4.7 偏差操縱合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人隨時跟蹤合同的執(zhí)行情形 ,及時推測、覺察偏差，將偏 差及時反應(yīng)給公司及有關(guān)部門。編制預(yù)防和糾正偏差的措施。使用表格見 附件 1-3。5、合同歸檔5.1 合同歸檔范疇及時刻5.1.1 合同歸檔范疇 合同訂立過程中形成的合同正本、副本、合同中規(guī)定的合同附件，以 及有關(guān)合同修改補充、轉(zhuǎn)讓、變更、解除、調(diào)解、仲裁和終止等方面的文 件材料，凡歸檔的合同文件必須是原件。5.1.2 合同歸檔時刻1通常情形下，應(yīng)在完成合同簽定后一周之內(nèi)辦理合同移交手續(xù)， 專門情形應(yīng)不超過一個月。2工程主合同由市場

8、部合同承辦人員負(fù)責(zé)辦理合同移交手續(xù)，分包 /采購合同由設(shè)計部和工程部合同承辦人員負(fù)責(zé)辦理合同移交手續(xù)。3一份合同正本包括合同附件移送交財務(wù)部，其余的合同正本 和副本包括合同附件等全部移交工程治理部合同治理人員。5.2 合同歸檔要求5.2.1 由合同治理人員統(tǒng)一編號并建立臺帳。 再由有關(guān)人員領(lǐng)用和借用。 臺帳及領(lǐng)用借用表見附表 2。5.2.2 合同實施負(fù)責(zé)人領(lǐng)用副本或復(fù)印件，其他有關(guān)人員借用副本或復(fù)印件6、合同檔案的儲存及借閱治理6.1 合同檔案的儲存期限為永久，合同保管應(yīng)有防火、防潮和防塵等措 施。6.2 原那么上合同檔案不得外借。公司職員需要使用查閱或復(fù)制合同檔案 時，必須辦理借閱和審批手續(xù)

9、。未經(jīng)工程治理部經(jīng)理和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批， 合同治理員不得辦理借閱。6.3 合同治理人員要認(rèn)真做好借閱、歸還登記記錄。6.4 如有專門情形需要借出合同檔案，借閱人應(yīng)按時歸還，妥善保管， 不得損壞，嚴(yán)禁在檔案原件上涂畫、拆封和抽換。一經(jīng)覺察，借閱人除寫 出書面檢查外，還應(yīng)視其情形嚴(yán)峻程度追求其責(zé)任。6.5 借閱歸還時刻， 一樣情形下借閱者應(yīng)在借閱后一周內(nèi)歸還， 如遇專 門情形，亦應(yīng)在一個月內(nèi)歸還。具體歸還時刻由審批領(lǐng)導(dǎo)在審批時寫明。7、附加講明： 本程序文件由工程治理部負(fù)責(zé)起草。 本程序文件由質(zhì)量治理部歸口治理并負(fù)責(zé)講明。 本程序文件由治理者代表審定、總經(jīng)理批準(zhǔn)公布實施。 本程序文件第一版公布實施

10、日期 200？年？月？日。 本程序文件第二版公布實施日期 200？年？月？日。 本程序文件第三版公布實施日期 200？年？月 /日。附表一1合同登記表登記編號日期:工程名稱工程代號合同號產(chǎn)地合同金額簽約日期合同開始時刻合同完工時刻付款單位工程性質(zhì)工程總承包工程設(shè)計和技術(shù)效勞工程設(shè)計和設(shè)備成套其它結(jié)算方式市內(nèi)支票匯票電匯信用證即期信用證遠(yuǎn)期合同要緊內(nèi)容：1、工程概況：2、支付條件：3、違約條款：商品名稱成交數(shù)量成交價格單位數(shù)量原幣名稱原幣金額工程收款進(jìn)度注明幣種日期金額萬元日期金額萬元日期金額萬元年 月年月年月年 月年月年月年 月年月年月合計合計年月工程收款進(jìn)度如填不下可有附頁。部門經(jīng)理：工程經(jīng)

11、理：本錢操縱經(jīng)理：合同治理員:附表一2合同付款進(jìn)度表登記編號日期:主合同登記編號本合同登記編號本合同名稱本合同號本合同簽訂日期年 月曰本合同終止日期年 月曰收款單位名稱付款幣種及方式工程付款進(jìn)度注明幣種序號付款緣故付款時刻付款金額萬合計因工程需要零星采 購備品備件材料或 支付運費而無合同 等專門情形講明欄應(yīng)列出物品名稱 數(shù)量金額部門審批意見部門經(jīng)理：附：設(shè)備、材料價格清單附：設(shè)備、材料價格清單序號名稱型號、規(guī)格數(shù)量價格備注附表一3合同統(tǒng)計一覽表序號合同編號合同名稱份數(shù)頁數(shù)歸檔日期移交人接收人備注正本副本正本副本正本副本正本副本正本副本正本副本正本副本附表一4合同借閱審批單式樣編號： 借閱理由：

12、合同借閱審批單使用時刻：年 月曰至年 月日部門經(jīng)理審批意見：年月 日分管副總經(jīng)理審批意見:年月 日附表五合同借閱登記表式樣序號借閱合同名稱及編號借閱人借閱時刻備注附表一6合同付款審批單編號：工程名稱：合同編號：收款單位名稱：付款方式：支票匯票電匯收款單位開戶行：收款單位帳號：合同總價：已累計付款額：此次付款額：此次付款時刻：付款講明：年 月日合同治理人員簽字：年 月日本錢操縱經(jīng)理簽字：年 月日工程經(jīng)理簽字：年 月日工程治理部經(jīng)理簽字：年 月日財務(wù)部經(jīng)理簽字：年 月日總經(jīng)理簽字：年 月日附表一7合同付款回執(zhí)單 工程名稱： 工程編號:合同名稱合同編號合同類別設(shè)計口采購分包技術(shù)咨詢其它收款單位名稱收

13、款單位帳號合同總價已累計付款額此次付款額此次付款時刻付款講明財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：年月日備注1、此單由財務(wù)負(fù)責(zé)人填寫。2、此單交費控專業(yè)人員統(tǒng)計保管。合同領(lǐng)用借用登記表工程名稱： 工程編號:序 號合同編號合同名稱領(lǐng)用人用途領(lǐng)用 日期歸還日期備注借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用:正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用:正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用:正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用:正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用:正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用:正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用:正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印件借用/領(lǐng)用正本/副本/復(fù)印