新企業(yè)財(cái)務(wù)通則存貨采購與付款制度

1、新企業(yè)財(cái)務(wù)通則存貨采購與付款制度 一般來講，存貨在企業(yè)流淌資產(chǎn)中所占的比重較大，其本身的營(yíng)運(yùn)效率直接影響到企業(yè)流淌資產(chǎn)的整體效率。依據(jù)新通則的規(guī)定，企業(yè)需要建立健全存貨管理制度，目的在于規(guī)范存貨的選購審批、選購執(zhí)行程序，并依據(jù)合同和內(nèi)部審批制度付款。 由此可見，新通則特殊注意的是存貨選購環(huán)節(jié)和付款環(huán)節(jié)的管理掌握，這是依據(jù)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境所提出的有一定針對(duì)性的管理要求。為了削減篇幅，我們只對(duì)企業(yè)存貨的選購與付款制度加以介紹，其他的與新通則創(chuàng)新內(nèi)容沒有直接聯(lián)系的存貨管理理論和方法不予介紹。 為了能夠涉及存貨選購與付款業(yè)務(wù)中的詳細(xì)操作內(nèi)容，在這里以一家國有獨(dú)資企業(yè)為范本，具體介紹這家企業(yè)所制定的存貨

2、選購與付款制度： （一）選購、付款業(yè)務(wù)管理要求 1存貨的選購與生產(chǎn)、銷售業(yè)務(wù)的要求保持全都。 2貨幣資金的支付或負(fù)債的增加必需以獲得品質(zhì)優(yōu)良的存貨為前提，保持貨款支付或負(fù)債增加的真實(shí)性與合理性。 3加強(qiáng)選購環(huán)節(jié)的監(jiān)督與掌握，防止舞弊行為的發(fā)生。 4保證選購業(yè)務(wù)在內(nèi)、外部各環(huán)節(jié)的運(yùn)行通暢和高效率。 5準(zhǔn)時(shí)、精確供應(yīng)物資選購的各項(xiàng)信息。 （二）選購業(yè)務(wù)的組織機(jī)構(gòu)與崗位職責(zé) 1選購與付款管理工作由企業(yè)董事會(huì)授權(quán)的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。在董事會(huì)內(nèi)，一般涉及規(guī)劃委員會(huì)、物資選購領(lǐng)導(dǎo)小組等；在企業(yè)職能部門，涉及總經(jīng)理室、企劃部、選購部、儲(chǔ)運(yùn)部、質(zhì)量保證部、生產(chǎn)設(shè)備部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門，上述部門分別擔(dān)當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任，以合

3、理地組織選購與付款管理工作。 2規(guī)劃委員會(huì)是選購與付款計(jì)劃的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)年度選購計(jì)劃、年度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃及季（月）度選購計(jì)劃、季（月）度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃的審批工作。 3企劃部是選購與付款管理計(jì)劃的審核部門，負(fù)責(zé)對(duì)年度選購計(jì)劃、年度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃及季（月）度選購計(jì)劃、季（月）度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃的審核工作，審核后負(fù)責(zé)上報(bào)規(guī)劃委員會(huì)。 經(jīng)規(guī)劃委員會(huì)授權(quán)，總經(jīng)理可負(fù)責(zé)季（月）度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃、季 （月）度選購計(jì)劃的審批。 4財(cái)務(wù)部為選購與付款的會(huì)計(jì)核算及價(jià)值管理部門。負(fù)責(zé)對(duì)選購與付款活動(dòng)引起的價(jià)值增減變動(dòng)狀況進(jìn)行記錄、掌握和管理。 5儲(chǔ)運(yùn)部是物資的儲(chǔ)存部門，負(fù)責(zé)編制年度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃及季 （月）度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃，實(shí)施

4、物資倉儲(chǔ)管理。 儲(chǔ)運(yùn)部同時(shí)是選購物資的驗(yàn)收部門之一，負(fù)責(zé)對(duì)選購物資的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收。 6質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)對(duì)選購材料的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。 7生產(chǎn)設(shè)備部負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)和相關(guān)零部件進(jìn)行驗(yàn)收。 8物資選購領(lǐng)導(dǎo)小組是重大選購事項(xiàng)的執(zhí)行決策機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)是： （1）確定常規(guī)倉儲(chǔ)物資的范圍、集中選購及自行選購物資的范圍； （2）確定大宗物資選購、平凡物資選購及零星物資選購的劃分標(biāo)準(zhǔn)以及可采用的選購方式； （3）負(fù)責(zé)大宗物資選購的供應(yīng)商選擇、選購價(jià)格、合同條款等事項(xiàng)的審批。 9選購部負(fù)責(zé)詳細(xì)物資選購工作，其主要職責(zé)是： （1）把握市場(chǎng)信息，開拓新貨源，優(yōu)化進(jìn)貨渠道，降低選購費(fèi)用； （2）會(huì)同儲(chǔ)運(yùn)部、財(cái)務(wù)部確定合理物

5、資選購量，準(zhǔn)時(shí)了解存貨存量狀況，進(jìn)行合理選購； （3）依據(jù)本企業(yè)實(shí)際狀況，擬定集中選購及自行選購物資的范圍，上報(bào)物資選購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)； （4）擬定大宗物資選購、平凡物資選購及零星物資選購的劃分標(biāo)準(zhǔn)以及可采用的選購方式，上報(bào)物資選購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)； （5）編制年度選購計(jì)劃、季（月）度選購計(jì)劃； （6）選擇、評(píng)審、管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案； （7）組織供貨合同評(píng)審，簽訂供貨合同，實(shí)施選購活動(dòng)； （8）編制合同履行狀況登記簿，對(duì)合同執(zhí)行狀況進(jìn)行監(jiān)督； （9）進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，選購所需物資； （10）選購過程中的退、換貨工作； （11）按周編制主要選購合同執(zhí)行狀況周報(bào)表； （12）選購部合同、供應(yīng)商檔案、

6、各種表單的保管與定期歸檔工作。 10選購部崗位設(shè)置： （1）選購部部長(zhǎng)。其詳細(xì)職責(zé)為：對(duì)選購工作進(jìn)行統(tǒng)籌策劃，合理掌握選購成本；審簽各部門請(qǐng)購單，審批選購計(jì)劃和選購資金計(jì)劃；組織詢價(jià)、招標(biāo)、比價(jià)及供應(yīng)商選點(diǎn)、評(píng)審及供貨掌握；審批訂購單及選購合同，參與重要選購合同評(píng)審、簽訂；審批支付供應(yīng)商貨款；進(jìn)行退、換貨管理；組織開拓新貨源，優(yōu)化進(jìn)貨渠道；定期監(jiān)督、檢查、處理選購部工作程序、規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則的執(zhí)行狀況；按工作程序做好與相關(guān)部門的橫向聯(lián)系，并準(zhǔn)時(shí)對(duì)部門間的爭(zhēng)議提出界定要求。 （2）計(jì)劃員。其詳細(xì)職責(zé)為：負(fù)責(zé)市場(chǎng)信息收集、管理；參與供應(yīng)商信用評(píng)定，據(jù)實(shí)提出供應(yīng)商信用評(píng)定的意見，建立健全供應(yīng)商檔案

7、；匯總各部門選購申請(qǐng)，編制選購計(jì)劃和選購資金計(jì)劃；編制合同履行狀況登記簿，對(duì)合同執(zhí)行狀況進(jìn)行監(jiān)督；按周編制主要選購合同執(zhí)行狀況周報(bào)表；審核購貨發(fā)票；復(fù)核支付供應(yīng)商貨款申請(qǐng)；負(fù)責(zé)文件、合同、訂單等資料的保管和定期歸檔工作。 （3）選購員。其詳細(xì)職責(zé)為：對(duì)物資需求部門提出的選購申請(qǐng)進(jìn)行詢價(jià)；適時(shí)填報(bào)供應(yīng)商調(diào)查表；依據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購單和詢價(jià)結(jié)果實(shí)施選購，并負(fù)責(zé)索取所購物資的相關(guān)資料；參與商務(wù)談判和擬定合同條款；填制訂購單并辦理要貨；準(zhǔn)時(shí)向供應(yīng)商反饋原材料質(zhì)量信息；催收購貨發(fā)票；提出支付供應(yīng)商貨款申請(qǐng)；詳細(xì)辦理選購環(huán)節(jié)退貨；選購部部長(zhǎng)交辦的其他工作。 （三）選購計(jì)劃管理 1選購部依據(jù)年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、年度生產(chǎn)

8、計(jì)劃、年度固定資產(chǎn)投資計(jì)劃、年度固定資產(chǎn)日常修理維護(hù)和大修理計(jì)劃、年度費(fèi)用支出計(jì)劃、年度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃及本企業(yè)月度生產(chǎn)計(jì)劃、月度固定資產(chǎn)日常常規(guī)修理維護(hù)和大修理計(jì)劃、月度費(fèi)用支出計(jì)劃、季（月）度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃，編制年度選購計(jì)劃、季（月）度選購計(jì)劃。 2年度選購計(jì)劃、季（月）度選購計(jì)劃經(jīng)企劃部審核后，需報(bào)經(jīng)規(guī)劃委員會(huì)或其授權(quán)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。 3經(jīng)批準(zhǔn)的年度選購計(jì)劃、季（月）度選購計(jì)劃應(yīng)分送總經(jīng)理、副總經(jīng)理、儲(chǔ)運(yùn)部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)設(shè)備部。 （四）請(qǐng)購流程 1依據(jù)月度物資倉儲(chǔ)計(jì)劃，儲(chǔ)運(yùn)部材料調(diào)撥員填制請(qǐng)購單一式三聯(lián)，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，第一聯(lián)自存，將請(qǐng)購單第二聯(lián)、第三聯(lián)分別交給選購部計(jì)劃員、財(cái)務(wù)部材料

9、會(huì)計(jì)。 財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)依據(jù)請(qǐng)購單第三聯(lián)登記選購備查登記簿。選購部計(jì)劃員將請(qǐng)購單第二聯(lián)與月度選購計(jì)劃核對(duì)無誤后，辦理選購。 2.假如實(shí)際生產(chǎn)支配與月度生產(chǎn)計(jì)劃相比發(fā)生較大變化，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，并報(bào)企劃部審核后，報(bào)規(guī)劃委員會(huì)或其授權(quán)人批準(zhǔn)實(shí)施。調(diào)整后的生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)準(zhǔn)時(shí)分送儲(chǔ)運(yùn)部、選購部及財(cái)務(wù)部。 儲(chǔ)運(yùn)部相應(yīng)調(diào)整月度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃，并報(bào)企劃部審核后，報(bào)規(guī)劃委員會(huì)或其授權(quán)人批準(zhǔn)實(shí)施。調(diào)整后的月度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃應(yīng)準(zhǔn)時(shí)分送選購部、財(cái)務(wù)部。 依據(jù)調(diào)整后的月度生產(chǎn)計(jì)劃及月度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃，選購部相應(yīng)調(diào)整月度選購計(jì)劃。 （五）選購方式與程序 1選購方式分為：招標(biāo)選購、比價(jià)選購、零星選購、緊急選購等。 2具備招標(biāo)條件

10、的大宗原材料、燃料、包裝物的選購；基建或技改項(xiàng)目主要物資的選購；大型設(shè)備、儀器的選購以及其他金額較大的物資選購，實(shí)行招標(biāo)選購。 3不具備招標(biāo)條件和金額較小的物資選購實(shí)行比價(jià)選購。 4訂購物資數(shù)量較少、金額較低的零星選購，可以由廠家報(bào)產(chǎn)品目錄或由選購員電話詢價(jià)后記錄下來，代替供應(yīng)商報(bào)價(jià)。 5計(jì)劃外緊急選購，應(yīng)依據(jù)計(jì)劃外選購請(qǐng)購單辦理，審批程序及權(quán)限與計(jì)劃外選購相同，應(yīng)考慮“需料時(shí)間”對(duì)選購方式、程序的影響。 6招標(biāo)選購、比價(jià)選購、零星選購、緊急選購都需要嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定的程序進(jìn)行。 （六）選購合同管理 1物資選購合同必需依據(jù)物資選購計(jì)劃進(jìn)行，嚴(yán)禁無計(jì)劃簽訂選購合同。 2物資選購合同必需按規(guī)定進(jìn)行逐級(jí)

11、審批。填制合同審批單。 3簽訂合同，必需嚴(yán)格依照合同法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，做到合同內(nèi)容合法、條款齊全、用詞嚴(yán)密，技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)清晰，審查手續(xù)齊備。 4重大選購合同須經(jīng)律師審核和工商部門鑒證。 5選購合同應(yīng)取得兩份，選購部計(jì)劃員保存一份，財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)保存一份，同時(shí)供應(yīng)企劃部復(fù)印件一份。 （七）訂貨物資驗(yàn)收管理 1由選購部選購需要倉儲(chǔ)的物資驗(yàn)收工作按倉儲(chǔ)管理制度要求執(zhí)行。 2由選購部選購不需要倉儲(chǔ)的物資由物資使用部門組織驗(yàn)收工作。 3由物資使用部門自行選購的物資，應(yīng)自行組織驗(yàn)收工作，不需要另行填制驗(yàn)收單據(jù)，選購?fù)瓿珊蟾黜?xiàng)選購單據(jù)與請(qǐng)購單一并報(bào)財(cái)務(wù)部。 （八）付款管理 1選購貨款的支付應(yīng)依據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的選購合同和季（月）度選購計(jì)劃執(zhí)行。 2付款程序?yàn)椋哼x購部選購員依據(jù)選購合同提出付款申請(qǐng)，填制款項(xiàng)支付申請(qǐng)單，由選購部計(jì)劃員依據(jù)季（月）選購計(jì)劃及選購合同履行狀