采購訂單管理

1、采購訂單管理 一般在選擇供應(yīng)商、訂立合同后簽發(fā)選購訂單。選購部門應(yīng)在選購合同框架內(nèi)擬定選購訂單，選購訂單與選購合同有同樣法律效力。選購訂單描述了選購所需的重要信息，包括數(shù)量、物料規(guī)格、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨日期、交貨方式、送達(dá)地址等。 選購訂單伴隨著訂單和物料的流淌貫穿了整個(gè)選購過程。訂單的目的是實(shí)施訂單計(jì)劃，選購環(huán)境中購買物料項(xiàng)目，為生產(chǎn)過程輸送合格的原材料和配件，同時(shí)對供應(yīng)商群體業(yè)績表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)和反饋。 一、訂單預(yù)備 （一）熟識需要訂單操作的物料項(xiàng)目 有時(shí)會(huì)遇到從沒有選購過的物料項(xiàng)目，其選購環(huán)境不一定熟識，需要花時(shí)間去了解物料項(xiàng)目的技術(shù)資料等。訂單本身也有難易差異。所以，必需熟識訂單操作的物

2、料項(xiàng)目。 （二）價(jià)格的確認(rèn) 作為訂單人員，應(yīng)對選購價(jià)格負(fù)責(zé)，不能把價(jià)格的確定責(zé)任全歸于認(rèn)證人員的責(zé)任，訂單人員有權(quán)向選購環(huán)節(jié)價(jià)格最低的供應(yīng)商下訂單，以維護(hù)選購的利益。 （三）確認(rèn)項(xiàng)目質(zhì)量需求標(biāo)準(zhǔn) 訂單人員與供貨商聯(lián)系最為緊密，對供應(yīng)商的變化是最為清晰的，訂單標(biāo)準(zhǔn)是否需要調(diào)整，訂單操作應(yīng)發(fā)揮監(jiān)督作用。 （四）確認(rèn)項(xiàng)目的需求量 訂單計(jì)劃的需求量與選購環(huán)境訂單容量應(yīng)當(dāng)相適應(yīng),或者小于選購環(huán)節(jié)訂單容量；若大于時(shí)，認(rèn)證人員要擴(kuò)充選購環(huán)節(jié)容量。 （五）制定訂單說明書 制定訂單說明書是訂單預(yù)備環(huán)節(jié)的輸出，包括項(xiàng)目名稱、確定的價(jià)格、確定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確定的需求量、是否需要擴(kuò)展選購環(huán)境容量等方面。此外，還包括相關(guān)

3、的圖紙、技術(shù)規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。 二、選擇供應(yīng)商 （一）查看供應(yīng)商檔案 應(yīng)在經(jīng)評審的合格供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商，還要結(jié)合對供應(yīng)商月度和年度業(yè)績考核結(jié)果，確定選購份額。一般供應(yīng)商考核結(jié)果可分為a、b、c三個(gè)等級。依據(jù)公司供應(yīng)商考核業(yè)績和選購份額安排的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行下訂單。 （二）分析供應(yīng)商供貨能力 公司需求量與供應(yīng)商供貨能力、供貨周期及最小供貨批量往往不能保持全都，需要進(jìn)行平衡。一般，為避免因供應(yīng)商路程遠(yuǎn)、供貨周期長或一次供應(yīng)量過大而造成積壓的問題，可采用兩家或兩家以上供應(yīng)商交叉供貨。 （三）與供應(yīng)商確認(rèn)供貨意向 對選購需求應(yīng)讓供應(yīng)商事先了解，并得到供應(yīng)商的確認(rèn)，供應(yīng)商銷售市場變化、組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、

4、設(shè)備的變化、廠房的擴(kuò)建等都會(huì)影響供應(yīng)商的供貨。因此，為確保供應(yīng)商供貨，應(yīng)給供應(yīng)商供應(yīng)3個(gè)月的滾動(dòng)預(yù)估計(jì)劃和1個(gè)月的確認(rèn)計(jì)劃，以便供應(yīng)商調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，力爭做到需求與生產(chǎn)同步。 （四）確定意向供應(yīng)商 在權(quán)衡供應(yīng)商績效、產(chǎn)能、供貨周期及合作關(guān)系等因素的基礎(chǔ)上確定選購意向供應(yīng)商，這是訂單操作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 （五）發(fā)放訂單說明書 既然是意向，就應(yīng)當(dāng)向供應(yīng)商發(fā)放相關(guān)技術(shù)資料，一般來說，選購環(huán)境中的供應(yīng)商應(yīng)具備已通過認(rèn)證的物料生產(chǎn)工藝文件。假如是這樣，訂單說明書就不要包括額外的技術(shù)資料。供應(yīng)商在接到技術(shù)資料分析后，即向選購方作出“接單”還是“不接單”的答復(fù)。 （六）確定物料供應(yīng)商 通過以上過程，訂單人員就可以

5、打算本次訂單計(jì)劃所投向的供應(yīng)商，必要時(shí)可上報(bào)主管審批，可以是一家，也可以是若干家。 三、簽訂訂單 在選定供應(yīng)商之后，接下來要做的工作就是同供應(yīng)商簽訂正式的選購訂單。選購訂單依據(jù)選購物料的要求、供應(yīng)的狀況、企業(yè)本身的管理要求、選購方針等要求的不同而各不相同。簽訂選購訂單一般需要經(jīng)過以下過程： （一）制作訂單 擁有erp信息管理系統(tǒng)的企業(yè)，在供應(yīng)商認(rèn)證或簽訂選購框架協(xié)議時(shí)，就將價(jià)格、供貨能力、供貨周期、最小供貨批量或最小包裝數(shù)等信息維護(hù)到系統(tǒng)中，訂單人員直接在信息系統(tǒng)中生成訂單，供應(yīng)商通過系統(tǒng)接受客戶需求信息，作為供貨的依據(jù)。在其他狀況下，則需要選購訂單人員編制和打印訂單，通常企業(yè)都有固定標(biāo)準(zhǔn)的訂

6、單格式，而且這種格式是供應(yīng)商認(rèn)可的，訂單人員只需在標(biāo)準(zhǔn)合同中填寫相關(guān)參數(shù)（物料名稱代碼、單位、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期等）及一些特別說明書后寄發(fā)給供應(yīng)商，作為雙方將來交貨、驗(yàn)貨、付款的依據(jù)。 （二）審批訂單 審批訂單是訂單操作的重要環(huán)節(jié)，一般由專職人員負(fù)責(zé)。審查訂單的主要內(nèi)容包括： 1選購訂單的物料描述、價(jià)格與供貨方式、供貨周期及最小供貨量及包裝方式等是否與合同相符。 2所選供應(yīng)商是否均為合格的供應(yīng)商。 3選購份額是否與供應(yīng)商業(yè)績考核結(jié)果及公司有關(guān)份額安排的規(guī)定相符。 4價(jià)格在允許范圍之內(nèi)，到貨期是否符合訂單計(jì)劃的到貨要求。 5訂單人員是否根據(jù)訂單計(jì)劃在選購信息系統(tǒng)中正確操作。 （三）與供應(yīng)商

7、簽訂訂單 經(jīng)過審批的訂單，即可傳至供應(yīng)商確定并蓋章簽字。簽訂訂單的方式有四種： 1與供應(yīng)商面對面簽訂訂單，買賣雙方現(xiàn)場蓋章簽字。 2訂單人員使用傳真將打印好的訂單傳至供應(yīng)商，供應(yīng)商以同樣方式傳回。 3使用e-mail進(jìn)行合同的簽訂，買方向供應(yīng)商發(fā)訂單e-mail;賣方回復(fù)，則表示接受訂單并完成簽字。 4賣方在買方專用訂單信息管理系統(tǒng)(如erp)接受訂貨信息，經(jīng)確認(rèn)，則表明完成了訂單的傳遞（如x市通用汽車、大眾汽車就是采用erp系統(tǒng)下達(dá)需求計(jì)劃作為訂貨的方式）。 （四）執(zhí)行訂單 在完成訂單簽訂之后，即轉(zhuǎn)入訂單的執(zhí)行時(shí)期。加工型供應(yīng)商要進(jìn)行備料、加工、組裝、調(diào)試等過程；存貨型供應(yīng)商只需從庫房中調(diào)集相關(guān)產(chǎn)品，經(jīng)適當(dāng)處理后即可供貨。 四、訂單跟蹤 為確保供應(yīng)商供貨做到安全、準(zhǔn)時(shí)、精確、保質(zhì)保量，訂單員必需在訂單下達(dá)后，準(zhǔn)時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行狀況，準(zhǔn)