文秘專業(yè)知識(shí)及常識(shí)

1、文秘專業(yè)知識(shí)及常識(shí)文秘專業(yè)學(xué)問及常識(shí)導(dǎo)讀：文秘工作綜合性打算秘書人員既要具有寬闊學(xué)問面又要有深沉專業(yè)學(xué)問。下面是文秘專業(yè)學(xué)問及常識(shí)大全，歡送參考閱讀！1文秘專業(yè)學(xué)問文秘專業(yè)學(xué)問介紹一個(gè)稱職秘書，必需具有運(yùn)籌力量、辦事力量、調(diào)查討論力量、組織協(xié)調(diào)力量、交際力量、文字表達(dá)力量和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備力量。其中文字表達(dá)力量是最重要、最根本，也是實(shí)現(xiàn)其它力量根底?？梢赃@么說(shuō)，文字表達(dá)力量是秘書工作人員根本功，是“看家本事。那么，怎樣才能有效地進(jìn)步文秘寫作力量呢？詳細(xì)說(shuō)來(lái)，主要應(yīng)留意以下幾點(diǎn)：首先，要端正看法，培育愛好，自覺學(xué)好文秘寫作。不管干什么事情，必需有正確看法和深厚愛好，這樣才有動(dòng)力，才樂于去干，并

2、想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種冗雜、精細(xì)精神生產(chǎn)，是一項(xiàng)非常嚴(yán)厲而艱辛制造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就事情。美國(guó)有名將來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在大趨勢(shì)轉(zhuǎn)變我們生活十個(gè)新方向一書中指出：“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過(guò)渡中，有五件最重要事情應(yīng)當(dāng)記住，而其中一件就是：在這個(gè)文字密集社會(huì)里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最根本讀寫技能。這里所說(shuō)讀寫技能，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需寫作力量，也就是應(yīng)用寫作力量。與此同時(shí)，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作深厚愛好，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說(shuō)過(guò)：喜愛是最好教師。對(duì)寫作有劇烈責(zé)任感和深厚愛好，喜愛寫作，喜愛到“

3、忘我、“癡迷程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴，“每有會(huì)意，便欣然忘我，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就肯定會(huì)學(xué)得好，學(xué)得入門，就會(huì)不斷地獲得進(jìn)步。其次，學(xué)習(xí)文秘寫作根底學(xué)問，借鑒優(yōu)秀作品。寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢？我們答復(fù)是確定。古人說(shuō)：“寫作無(wú)秘雇作文有要道，“定體那么無(wú)，大體須有，這種認(rèn)識(shí)是符合辯證法。我們所學(xué)文秘寫作教材，就是前人文秘寫作閱歷科學(xué)總結(jié)，就是提醒文秘寫作一般規(guī)律、引導(dǎo)人們把握文秘寫作方法和技巧理論。要進(jìn)步文秘寫作力量，還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò)：“但凡已有定評(píng)大作家，他作品，全部就說(shuō)明著應(yīng)當(dāng)怎樣寫。只是讀者很不簡(jiǎn)單

4、看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到：讀書是讀別人之書，作文是作自己之文；借鑒只是從中吸取養(yǎng)分，經(jīng)消化后成為自己東西；而不是生搬硬套，仿照抄襲，“依葫蘆畫瓢。最終，要勇于理論，堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。寫作是一種技能，技能進(jìn)步要靠理論。理論出真知。立足于多寫多練，這是進(jìn)步寫作力量最有效途徑。假如只讀不寫或少寫，那就會(huì)眼高手低，所學(xué)到確良學(xué)問，將無(wú)用武之地，寫作程度也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)假設(shè)練，堅(jiān)持不懈，才會(huì)熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本事。作為文秘人員，多寫多練當(dāng)然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)展認(rèn)真修改。多修改自己文章也是進(jìn)步文秘寫作力量一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識(shí)客觀事物由淺入深

5、、由片面到全面規(guī)律，也是寫文章責(zé)任心強(qiáng)一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次仔細(xì)修改，就多一份寫作體驗(yàn)，就多一項(xiàng)詳細(xì)收獲。作為稱職秘書人員，要有高度責(zé)任感，養(yǎng)成修改文章良好良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們看法，克制怕人挑“刺思想，對(duì)每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫作力量才能快速地進(jìn)步。一、紅頭文件制作及標(biāo)準(zhǔn)1、進(jìn)展頁(yè)面設(shè)置選擇“文件“頁(yè)面設(shè)置選擇“頁(yè)邊距附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同,在該選項(xiàng)前打“。選擇“文檔網(wǎng)格附簽，“字體設(shè)置，“中文字體設(shè)置為“仿宋；“字號(hào)設(shè)置成“三號(hào)，單擊“確定按鈕，選中“指定行網(wǎng)

6、格和字符網(wǎng)格；將“每行設(shè)置成“28個(gè)字符；“每頁(yè)設(shè)置成“22行。然后單擊“確定按鈕，這樣就將版心設(shè)置成以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。2、插入頁(yè)號(hào)選擇“插入“頁(yè)碼，“位置設(shè)置為“頁(yè)面底端頁(yè)腳，“對(duì)齊方式設(shè)置為“外側(cè)。然后單擊“格式按鈕，“數(shù)字格式設(shè)置為全角顯示格式，單擊“確定按鈕，再次單擊“確定按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式短線；并將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)；字體任意；奇數(shù)頁(yè)頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁(yè)頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作選擇“插入“文本框“橫排菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“，在word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個(gè)文本框，在

7、該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵“設(shè)置文本框格式，在這里來(lái)設(shè)置紅頭屬性。選擇“顏色和線條附簽，“顏色設(shè)置成“無(wú)填充顏色。選擇“大小附簽，“高度設(shè)置成“2cm；寬度設(shè)置成“15.5cm。注：用戶可依據(jù)實(shí)際狀況調(diào)整尺寸。選擇“版式附簽，單擊“高級(jí)按鈕，程度對(duì)齊：“對(duì)齊方式設(shè)置成“居中，“度量根據(jù)設(shè)置成“頁(yè)面；垂直對(duì)齊：“肯定位置設(shè)置成“頁(yè)邊距，“下側(cè)設(shè)置成“2.5cm平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可依據(jù)實(shí)際狀況調(diào)整尺寸。然后單擊“確定。選擇“文本框附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm，單擊“確定完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定按鈕。選中文本框

8、內(nèi)全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，字號(hào)依據(jù)文本框大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)，但要盡量布滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm紅頭制作完成。4、紅線制作首先將“視圖“工具欄“繪圖選中，單擊“繪圖工具條直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十字形，左手按住鍵盤上shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條程度線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式，紅線屬性在這里進(jìn)展設(shè)置。選擇“顏色和線條附簽，“顏色設(shè)置為“紅色；“虛實(shí)設(shè)置為“實(shí)線；“粗線設(shè)置為“2.25磅。選擇“大小附簽，“寬度設(shè)置為“15.5cm。選擇“版式附簽，單擊“高級(jí)按鈕，程度對(duì)齊：“對(duì)齊方式設(shè)置成“中，“度

9、量根據(jù)設(shè)置成“頁(yè)面，垂直對(duì)齊：“肯定位置設(shè)置成“頁(yè)邊距，“下側(cè)設(shè)置成“7cm平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)展調(diào)整。單擊確定。5、文號(hào)制作平行文文號(hào)：文號(hào)三號(hào)仿宋、居中顯示。上行文文號(hào)：文號(hào)三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字間隔 ；簽發(fā)人三號(hào)仿宋字體；簽發(fā)人姓名三號(hào)楷體、右空一個(gè)字間隔 。注：文號(hào)肯定要用法六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入“符號(hào)“符號(hào)附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于預(yù)備插入地方，單擊“插入按鈕即可。6、主題詞制作選擇“表格“插入“表格，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵表格屬性“表格附簽，“對(duì)齊方式設(shè)置為“居中；然后單擊“邊框和底紋按鈕，在“預(yù)覽窗口中將每行下線選

10、中，其它線取消，在表格中填寫詳細(xì)內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體；主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。7、保存成模板文件單擊“文件“保存，“保存類型：選擇“文檔模板*.dot；“文件名：給模板命名；“保存位置：模板所在途徑一般不做，默認(rèn)即可。至此，模板制作完成。以后全部屬于此種類型公文都可以調(diào)用該模板，挺直進(jìn)展公文正文排版。要對(duì)該模板進(jìn)展修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件“翻開，找到相應(yīng)模板途徑，假設(shè)模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置，然后單擊“翻開按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)展修改。二、公文正文排版1.根據(jù)模板建立新公文：選擇“文件“新建“常用附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模

11、板。2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容依據(jù)用戶實(shí)際需求，可以挺直錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái)，但必需遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)題二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示；主送機(jī)關(guān)三號(hào)仿宋字體，頂格，冒號(hào)用法全角方式；正文三號(hào)仿宋字體；成文日期三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)字間隔 ，“和六角符號(hào)輸入方法全都，不能用法“字母o或“數(shù)字0代替。文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞根據(jù)模板定義字體填寫完好。最終，將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞互相位置調(diào)整好。三、用word制作電子公章1、圖章輪廓選擇“插入圖片自選圖形，在“繪圖工具欄中選擇橢圓，按下sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設(shè)置為“無(wú)填充色，線條

12、寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序?yàn)椤白畹讓印?、編輯文字在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號(hào)，然后用藝術(shù)字四周8個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好圓內(nèi)，可以用ctrl鍵和方向鍵關(guān)心挪動(dòng)到精確位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。3、插入五角星在“自選圖形星與旗幟中選中五角星，然后在文檔中畫出一個(gè)大小合適五角星，并設(shè)置成紅色，挪動(dòng)到圓中適宜位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合，一個(gè)公章就制作出來(lái)，要用時(shí)復(fù)制一個(gè)到目的處，是不是很正規(guī)?。?文秘專業(yè)常識(shí)秘書工作任務(wù)主要有以下7個(gè)方面:1.調(diào)查討論與信息搜集調(diào)查討論是領(lǐng)導(dǎo)者解狀況、進(jìn)展決策根底,而領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查討

13、論工作大局部,甚至全部要靠秘書人員進(jìn)展,秘書應(yīng)當(dāng)通過(guò)訪問、開會(huì)、問卷、查閱資料等形式獲得真實(shí)最新全面信息,準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)給領(lǐng)導(dǎo)。2.文書工作文書工作包括收文和發(fā)文兩個(gè)方面,收到文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理,發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)指示下按程序仔細(xì)進(jìn)展,許多時(shí)候秘書還要進(jìn)展文件、報(bào)告起草,所以秘書對(duì)文書寫作標(biāo)準(zhǔn)、要求等要熟識(shí),處理完文檔要準(zhǔn)時(shí)分類歸檔。3.會(huì)議籌辦秘書應(yīng)當(dāng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求和會(huì)議主題、風(fēng)格等進(jìn)展會(huì)議預(yù)備、組織、后勤保障、平安保衛(wèi)等工作。留意不同會(huì)議類型(大、中、小型)和會(huì)議形式(電視電話會(huì)議、圓桌會(huì)議等)都有不同籌辦要求。4.來(lái)賓接待秘書應(yīng)負(fù)責(zé)來(lái)賓接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、支配宴會(huì)等。在接待中要留意禮儀,力求樹立單位良好形象。5.檔案管理假如一個(gè)單位沒有特地檔案部門,秘書就要擔(dān)當(dāng)起檔案管理工作。要留意根據(jù)檔案管理科學(xué)方法和原那么進(jìn)展檔案采集、整理、保管和提取。6.信訪工作信訪工作包括信訪接待和處理。秘書對(duì)于各種信函、來(lái)訪或投訴要仔細(xì)地對(duì)待,在領(lǐng)導(dǎo)受權(quán)下可以作適