檔案規(guī)范管理制度

1、檔案規(guī)范管理制度檔案標(biāo)準(zhǔn)管理制度廣西*投資集團(tuán)有限公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)一、總那么一目的為標(biāo)準(zhǔn)集團(tuán)公司各類(lèi)文件資料檔案的分類(lèi)、整理、鑒定、立卷、歸檔、保管、借、利用、銷(xiāo)毀等管理工作，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。二檔案的管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)劃分1、文書(shū)、資料結(jié)案后，原稿由公司行政/人事部所轄檔案室歸檔。檔案室的主要職責(zé)如下：1制定或參加制定檔案工作的規(guī)章制度。2對(duì)本公司其它部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)展指導(dǎo)和監(jiān)視。3做好本公司各類(lèi)檔案的搜集、整理、保管和利用工作。4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。5進(jìn)步檔案管理的程度和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。2、各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存相關(guān)

2、文書(shū)、資料和影印本。3、*投資集團(tuán)公司所屬分公司的檔案分類(lèi)名目及編號(hào)原那么由集團(tuán)公司行政部門(mén)統(tǒng)一制定。4、各部門(mén)、分公司由于本單位業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料，妥當(dāng)管理，并將名目及內(nèi)容分類(lèi)統(tǒng)計(jì)好，須不定期上報(bào)集團(tuán)公司行政人事部檔案室統(tǒng)一備案。三檔案種類(lèi)本制度適用于以下具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件資料簡(jiǎn)稱(chēng)文件。1、管理文件：指公司各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有重要根據(jù)作用的各類(lèi)文件。2、立項(xiàng)文件：包括工程可行性報(bào)告、合作合同、章程等文件及政府部門(mén)關(guān)于工程立項(xiàng)的各種批復(fù)文件。3、證件性文書(shū)資料：指經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)證、照文件等。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地答應(yīng)證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工答應(yīng)證、規(guī)劃答應(yīng)證、預(yù)售答

3、應(yīng)證、公司樓盤(pán)工程獲得的各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。4、資信文件：指驗(yàn)資、審計(jì)、評(píng)估、權(quán)屬報(bào)告文件等。5、合同文件：指經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)合同文件等。6、征地建立文件含圖紙。7、規(guī)劃報(bào)建文件含圖紙。8、開(kāi)工驗(yàn)收文件含圖紙。9、技術(shù)性文件，指各類(lèi)工程圖紙、開(kāi)工資料等。10、聲像信息類(lèi)文件，指公司具有重要價(jià)值的或用于營(yíng)銷(xiāo)策劃廣告照片、錄音、錄像、電子文件等。11、題贈(zèng)性資料：包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人供應(yīng)的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝品等。12、人力資源文件：公司及所屬分公司的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。四公司常見(jiàn)文件資料管理責(zé)任劃分為

4、便利開(kāi)展工作，以下資料暫歸屬有關(guān)部門(mén)管理，并由相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)指定專(zhuān)職或兼職作為文件資料保管員，負(fù)責(zé)搜集、整理、保存、維護(hù)、借、利用、續(xù)證、歸檔等管理事宜。1、董事辦：負(fù)責(zé)公司董事會(huì)、決策小組、各委員會(huì)及高層各種會(huì)議等文件資料的管理，主要包括：董事會(huì)/決策小組/其它各委員會(huì)各種會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)各種章程及各類(lèi)決議文件、各種任命文件原件須供應(yīng)一份給行政人事部、董事長(zhǎng)有關(guān)全部資料及工作過(guò)程中產(chǎn)生的資料、各董事有關(guān)材料、董事辦工作過(guò)程中產(chǎn)生各種資料、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人供應(yīng)的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝品等、公司方案性文件公司總體方案或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)方案、工程質(zhì)量方案、營(yíng)銷(xiāo)方案、財(cái)務(wù)方案、總結(jié)性文件公司年度和月度

5、工作總結(jié)、其它總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、批示性文件公司方案指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)以及公司領(lǐng)導(dǎo)各類(lèi)指令、工作指令、匯報(bào)性文書(shū)資料公司上報(bào)主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料等。2、工程工程管理部：負(fù)責(zé)工程工程類(lèi)、工程施工類(lèi)和立項(xiàng)類(lèi)等文件資料的管理，主要包括：各類(lèi)工程圖紙含設(shè)計(jì)及更改、征地類(lèi)建立文件含圖紙、工程申報(bào)及各種合同資料、施工單位各種資質(zhì)文件、各種施工承包合同文件、立項(xiàng)文件公司工程可行性報(bào)告、工程立項(xiàng)備案證明、合作合同、章程等文件及政府部門(mén)關(guān)于工程立項(xiàng)的各種批復(fù)文件、規(guī)劃總平圖、路網(wǎng)路、定點(diǎn)紅線圖、單體設(shè)計(jì)方案、環(huán)境影響批復(fù)、水土保持批復(fù)、地質(zhì)災(zāi)

6、難批復(fù)、消防批復(fù)、人防批復(fù)、抗震批復(fù)、報(bào)建登記備案表、施工圖審查備案表、招標(biāo)文件、投標(biāo)單位資質(zhì)、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)或發(fā)承包通知書(shū)、國(guó)有土地用法證建立用地規(guī)劃答應(yīng)證、建立工程規(guī)劃答應(yīng)證及施工紅線圖、質(zhì)量監(jiān)視登記書(shū)、平安監(jiān)視登記書(shū)、平安措施備案表、建筑工程施工答應(yīng)證、預(yù)售答應(yīng)證、預(yù)算文件、結(jié)算文件、簽證資料、相關(guān)工程合同原件一份、施工圖紙、變更通知、工程聯(lián)絡(luò)單、與相關(guān)單位的來(lái)往文件、預(yù)售測(cè)繪報(bào)告、現(xiàn)售測(cè)繪報(bào)告、各單體相關(guān)驗(yàn)收資料、開(kāi)工驗(yàn)收備案資料、建立工程規(guī)劃開(kāi)工驗(yàn)收合格證等。3、財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)類(lèi)、信貸類(lèi)、資信類(lèi)、憑證性文書(shū)等資料的管理，主要包括：辦理信貸業(yè)務(wù)全部資料、銀行抵押各種證件或資產(chǎn)的

7、管理及此過(guò)程中產(chǎn)生的有關(guān)手續(xù)的續(xù)辦；公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)全部原始憑證、財(cái)務(wù)各類(lèi)報(bào)表/賬簿/收據(jù)/發(fā)票、有價(jià)證券等、稅務(wù)辦理全部資料稅務(wù)登記證除外、與銀行之間全部來(lái)往業(yè)務(wù)產(chǎn)生的憑證、驗(yàn)資、審計(jì)、評(píng)估、權(quán)屬報(bào)告文件、銀行印鑒含全部法人、財(cái)務(wù)章、工資表、公司全部資產(chǎn)類(lèi)文件資料、公司各部門(mén)及所屬公司上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)情況、房屋銷(xiāo)售合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等原始記錄文本等。4、行政人事部：負(fù)責(zé)*集團(tuán)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中全部產(chǎn)生的各類(lèi)證、照文件、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各種文件記錄文本及法規(guī)性文件、以及行政/人事管理類(lèi)其中：人力資源類(lèi)文件資料由人力資源管理員負(fù)責(zé)管理及集團(tuán)公司其它各種文件資料的管理，主要

8、包括：*集團(tuán)營(yíng)業(yè)執(zhí)照含工商營(yíng)業(yè)、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、公司樓盤(pán)工程獲得的各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等、*公章但凡蓋公司章的有關(guān)合同須留存原件一份、上級(jí)頒發(fā)需公司執(zhí)行或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度及*公司下發(fā)的全部文件、公司員工檔案有關(guān)資料登記表、個(gè)人簡(jiǎn)歷/證明材料、人事任命、勞動(dòng)合同或協(xié)議、社保及考核資料等、公司往來(lái)公文等。5、合約選購(gòu)部：負(fù)責(zé)各類(lèi)物料的選購(gòu)合同/協(xié)議/價(jià)格、供給商資料含聯(lián)絡(luò)地址、電話等、選購(gòu)有關(guān)文件及其部門(mén)有關(guān)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各種憑證、資料要進(jìn)展歸檔管理。6、其它部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)在開(kāi)展部門(mén)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各種資料、合同等文件的建檔管理。特殊說(shuō)明：各

9、部門(mén)全部合同、協(xié)議必需提交一份原件至行政人事部檔案室備份依據(jù)實(shí)際狀況定；國(guó)有土地用法證、建立用地規(guī)劃答應(yīng)證、建立工程規(guī)劃答應(yīng)證、建筑工程施工答應(yīng)證、預(yù)銷(xiāo)售答應(yīng)證暫由工程工程管理部負(fù)責(zé)辦理及管理。二、檔案管理根本要求一凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦人員應(yīng)在辦理完畢一個(gè)工作日內(nèi)將原件準(zhǔn)時(shí)歸檔，不得私自留存。二工程工程或設(shè)計(jì)成果文件在形成過(guò)程中各階段，有關(guān)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)展系統(tǒng)搜集整理，不遺漏，不喪失，保證全套資料真實(shí)、完好、齊全地向行政人事部移交歸檔。三以公司、工程名義發(fā)出的日常文件、各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件和傳真件等由行政部門(mén)負(fù)責(zé)搜集、整理，按年度立卷歸檔。四為避開(kāi)歸檔檔案的遺漏和混亂，

10、檔案管理員要仔細(xì)核對(duì)歸檔檔案的名稱(chēng)、份數(shù)、原件或復(fù)印件等狀況。經(jīng)辦人要設(shè)計(jì)檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱(chēng)、份數(shù)及必要說(shuō)明，并辦理簽收手續(xù)。各部門(mén)資料員每月應(yīng)與檔案管理員核對(duì)檔案的歸檔狀況。三、檔案分類(lèi)、立卷與保存一檔案的分類(lèi)編號(hào)1、檔案室應(yīng)依據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)展分類(lèi)整理，編目歸檔，保證檔案調(diào)閱工作的順當(dāng)進(jìn)展。2、檔案分類(lèi)編號(hào)方法應(yīng)盡量考慮計(jì)算機(jī)管理的要求，并盡量與政府和公司機(jī)構(gòu)的編目方法接軌。二檔案的立卷1、為統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員協(xié)作。檔案文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。2、案卷質(zhì)量總的要求如下：1遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2保持文件之間的有機(jī)聯(lián)絡(luò)。3區(qū)分不同

11、的價(jià)值。4便于保管和利用。3、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全、完好。4、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、引件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)一般文電假如與絕密文電有親密聯(lián)絡(luò)，也可伴同絕密文電立卷。5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針正確第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針正確最終一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6、卷內(nèi)文件材料應(yīng)分不憐憫況進(jìn)展排列，密不行分的文件材料應(yīng)依序排列一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿