酒店行政部運作手冊

1、運作手冊行政部目錄² 崗位職責² 管理的政策與程序 -公章使用規(guī)定-證件管理規(guī)定-對外發(fā)文程序-內部發(fā)文程序-公文處理程序-印文程序-接待工作程序-會議安排程序-資料檔案管理工作程序-日常行政事務工作程序行政部行政部辦公室是酒店的重要部門之一, 擔負著協助酒店總經理室開展各項業(yè)務活動和處理各項行政事務等任務。具體負責酒店的公文管理、秘書工作、資料檔案管理、客人接待、會議安排和日常行政事務等。一、行政部辦公室各崗位的職責: 總經理1、 認真貫徹執(zhí)行政府的方針、政策、法令、規(guī)定以及上級的有關指示，努力辦好國際標準的五星級酒店。2、 向董事會負責,定期向董事會報告工作, 認真貫徹

2、執(zhí)行董事會的各項決議。3、 制定酒店經營方針、營銷策略和管理目標, 建立健全酒店的組織系統(tǒng),審定酒店的規(guī)章制度、服務操作規(guī)程,各級管理人員的職責,并監(jiān)督各部門貫徹執(zhí)行。4、 努力促使酒店各項服務達到標準化、制度化和規(guī)范化。審定酒店的經營價目, 如房價、寫字樓租價、餐飲毛利等。檢查營業(yè)進度與營業(yè)計劃完成情況, 指導經營部門采取相應的對策, 保證酒店營業(yè)順利進行。5、 主持每天部門主管參加的早會并檢查夜間總值班經理報告,針對工作中的有關問題進行講評和指導; 主持每周的行政例會和消防、安全、衛(wèi)生例會。傳達政府或上級機關的有關指示、文件通知。處理好人事關系, 協調各部門之間的關系,使酒店上下團結一心,

3、 保持一個良好的工作氣氛。6、 建立健全各項財務制度。 閱讀和分析每日、每月、每季、每年的財務報表, 檢查每日營業(yè)額, 督促監(jiān)督財務部門做好經營預算、成本控制、清產核資等工作, 檢查收支情況, 抓緊開源節(jié)流工作。7、 有重點地巡視酒店的公眾共場所和各部門的工作場所, 檢查服務質量和工作情況, 及時發(fā)現問題和解決問題。8、 抓好消防安全和設施維修保養(yǎng)工作, 確保酒店生命財產安全, 為客人提供舒適的居停、消費條件。9、 與當地的黨政領導和社會各界人士保持良好的公共關系, 樹立酒店形象,并代表酒店出面接待重要貴賓。10、 指導培訓工作, 培養(yǎng)人材, 提高酒店的整體服務水平。11、 以身作則,關心員工

4、, 獎罰分明, 團結管理人員, 帶領全體員工以高度熱忱和責任感去完成本職工作?？偨浝碇?、 直接對總經理負責, 協助總經理對有關部門進行管理工作。貫徹執(zhí)行總經理下達的營業(yè)及管理指令。2、 完善部門的工作制度,指導、落實、檢查、協調部門工作。3、 協助制訂工作規(guī)劃, 向總經理作季度、年度總結匯報。 解決工作難題; 督促檢查各部門的工作進度。4、 負責溝通各部門的聯系,協調平衡各部各工種之間所出現的工作矛盾。5、 協助總經理與社會有關部門進行必要的溝通, 聯絡和交往。6、 組織對市場形勢和同行業(yè)經營管理動態(tài)的調查和分析,為總經理決策提供依據。 7、 協助總經理檢查部門的安全及消防工作。8、 定期

5、培訓員工。行政總監(jiān)1、 負責總經理辦公室的全面工作, 完成總經理交辦的各項任務,當好總經理的參謀和助手, 適時提出建設性意見。2、 協助總經理接待重要的領導和來賓; 在日常工作中接待政府機構、上級機關、旅游系統(tǒng)、同行或其他單位的有關人員。3、 向下屬傳達酒店經營的新精神、新指示; 督導下屬完成各項任務。4、 根據總經理意圖和酒店的運作情況,草擬酒店重要請示報告、工作計劃、工作匯報、工作總結等文件; 審核各部門以酒店名義的外發(fā)文件。5、 保管酒店公章, 嚴格執(zhí)行酒店有關公章使用的規(guī)定。6、 協助總經理和分管副總經理制訂和完善酒店的規(guī)章制度。7、 負責安排總經理辦公會議和起草會議紀要, 編寫酒店夜

6、間總值班經理值班表。8、 與酒店內部各部門保持密切的聯系, 做好協調工作。9、 與上機機關、政府各管理部門保持良好關系。行政經理1、 協助主任處理總經理辦公室的日常業(yè)務工作, 組織、協調各崗位工作。2、 督導下屬完成各項任務。3、 協助主任做好重要來賓的接待工作。4、 協助主任完成草擬、審核、打印文件的工作。5、 與酒店內部各部門保持密切聯系, 搞好協調溝通。6、 向各部門搜集信息, 完成每月一期酒店大事記的編寫工作; 及時將酒店的業(yè)務動態(tài)向總公司業(yè)務簡報供稿。7、 負責安排每周行政例會和起草會議紀要; 編排總經理辦公室人員周日值班表。8、 負責總經理辦公室所有收發(fā)文件的分類存放工作, 并定期

7、移交給檔案員裝訂成冊。9、 負責酒店所有證件的統(tǒng)一管理, 并督促有關部門辦理年審、換證工作?？偨浝砻貢?、 協助總經理處理日常事務, 處理總經理的文件、信函、電報等。2、 管理總經理的文件資料。3、 負責收集有關業(yè)務資料及同行業(yè)和市場信息, 并進行分類、整理、保管工作。4、 嚴格執(zhí)行保密制度, 不得泄露酒店秘密。5、 根據總經理的指示做好工作安排、客訪預報、來訪接待等有關工作。6、 及時上傳下達, 了解各部門貫徹執(zhí)行情況, 做好信息反饋工作。7、 翻譯文件, 按總經理的意見撰寫或回復信函、電傳、電報稿件等, 呈總經理審閱簽署后發(fā)出。8、 完成總經理、助理總經理和行政總監(jiān)交辦的其他工作。 文員兼

8、檔案員1、 收發(fā)文件、信函、包裹等,并做好收發(fā)記錄;搞好信件的交換和處理工作。2、 登記、分發(fā)、傳閱、呈辦有關文件。3、 管理辦公室設備, 領用辦公用品。4、 復印、油印大宗文件資料。5、 嚴格執(zhí)行保密守則, 認真做好保密工作, 及時做好檔案, 文件的立卷歸檔工作和保密工作, 定期檢查各部門檔案工作進度。6、 登記、保管酒店獲得的獎品、贈品等物品。7、 做好總經理辦公室人員的考勤記錄。8、 統(tǒng)計總經理辦公室月工作量。二、管理的政策與程序:1. 公章使用規(guī)定1.1 使用酒店公章, 須經酒店領導同意。1.2 外發(fā)公文用章, 按對外發(fā)文程序辦理。1.3 合同用章, 先將合同文本送分管領導簽名, 然后

9、蓋章。1.4 員工辦理結婚、計劃生育等事用章,先由人事部、工會加意見,然后蓋章。1.5 員工因出國探親、證明身份等私人事務需蓋公章, 申請人應先填寫使用公章申請表, 并交部門主管加簽意見, 視不同情況或由主(分)管其部門的酒店領導審批, 有關汽車、摩托車領牌、年審等先送車管部主管加具意見后, 交總經理辦公室蓋章。2. 證件管理規(guī)定2.1 一切證件正本留總經理辦公室, 副本或復印件存經營部門。2.2 部門因業(yè)務需要有關證件, 向總經理辦公室借用并辦理登記手續(xù)。3. 對外發(fā)文程序3.1 發(fā)文部門向總經辦申請酒店統(tǒng)一發(fā)文編號；3.2 用酒店信紙擬稿；3.3 經部門主管審核；3.4 送總經辦核稿；3.

10、5 送有關領導簽發(fā)；3.6 主辦部門打印發(fā)文, 打印件最少一式三份；3.7 由總經辦蓋章后發(fā)出, 也可由主辦部門遞送；3.8 底稿并正件1份存總經辦, 1份存主辦部門, 其余發(fā)送有關機構。4. 內部發(fā)文程序:4.1 由發(fā)文部門指定專人擬稿；4.2 經部門主管審閱；4.3 由秘書或文員打??；4.4 部門主管簽名；4.5 向酒店領導請示工作的文件(只發(fā)一份), 由部門加貼公文處理表后送總經理辦公室；4.6 發(fā)往各部的一般文件, 由部門秘書或文員分發(fā)；4.7 呈遞酒店領導的文件, 由總經辦登記后按順序送有關領導閱批；4.8 酒店領導閱批完的文件, 由總經辦通知主辦部門簽領, 如有協辦部門,總經辦秘書

11、或文員復印副本交協辦部門。5. 公文處理程序5.1 外來公文由檔案員兼文書拆封；5.2 按收文簿上的項目逐項登記；5.3 填寫辦公室公文處理表；5.4 將填好的公文處理表, 夾在文件前面；5.5 送總經辦主任寫擬辦意見；5.6 按擬辦意見送有關領導閱示；5.7 按領導批示辦理；5.8 文件辦完后, 分類歸檔。6. 印文程序6.1 酒店領導需復印的文件, 交由秘書復印；6.2 其他部門需復印或油印大宗文件, 須填寫申請表, 經部門主管簽名, 并經總經辦主任同意后方可付??；6.3 機密文件由總經辦主任指定專人復印或油印。7. 接待工作程序7.1 對所有來訪客人, 都必須笑臉相迎, 熱情有禮, 認真

12、接待；7.2 對來聯系工作的客人, 應清楚地了解對方的辦事要求, 需向總經理引見的須征求總經理同意方能引見; 與其他部門有關的, 要與有關部門聯絡并介紹給有關部門；7.3 對酒店的重要客人, 要及時通報總經理, 根據總經理的指示,協助做好接待安排；7.4 對總經理約見的客人, 要及時提醒總經理,如因總經理忙于其他工作未能按時會客, 要代為接待, 并與總經理聯絡, 按照指示辦理。對客人提出的要求, 在原則允許的范圍內, 盡量給予幫助；7.5 對上門投訴的客人或員工, 要心平氣和, 耐心傾聽其意見, 并妥善處理,處理過程和結果都要報告總經理。8. 會議安排程序8.1 根據總經理指示, 安排各種會議

13、；8.2 開會前, 了解開會的意圖, 會議的內容、時間、地點和與會人員范圍,提前電話或書面通知；8.3 會議開始之前, 要檢查會議場地、布置情況, 清點與會人員是否到齊,對未來者要催促, 對過時未來者要查明原因, 并向會議主持人報告；8.4 每周行政例會、消防安全衛(wèi)生會議以及重要的其他會議, 要認真記錄,會后整理記錄或會議紀要, 經會議主持人審核后印發(fā)有關部門。9. 資料檔案管理工作程序9.1 注意收集在經營活動中形成的文件材料；9.2 對所有文件資料及時分類整理, 并按時間先后排列歸檔；9.3 定期對文件資料進行清理, 有用的文件資料按檔案管理要求裝訂歸檔,并編制目錄; 無用的文件列好清單, 經總經辦主任批準后銷毀；9.4 及時為總經理提供所需的文件資料；9.5 為部門提供檔案資料查閱服務。10. 日常行政