行政辦公室各崗位職責說明書

1、行政辦公室各崗位職責說明書行政辦公室各崗位職責總經(jīng)理的崗位職責職務：總經(jīng)理報告上級：董事會、董事長督導下級：酒店各部門經(jīng)理一、確定總的經(jīng)營目的確定酒店總的經(jīng)營方向和管理目的，并有施行方案的詳細方案和措施。(一)制訂房價：房價可以在國家規(guī)定的標準內(nèi)進展浮動。(二)制訂餐飲的毛利。依據(jù)物價政策把握毛利率。(三)理解市場行情，理解物品的進價狀況，使本飯店的價格在市場上具有競爭力。(四)檢查應收的帳款。準時回收現(xiàn)金，避開過失和跑帳(走單)，避開飯店的經(jīng)濟損失。(五)審查每天的財務報表，和每月的財務報告，檢查營業(yè)額是否按方案完成。要不斷進展營業(yè)分析，找出經(jīng)營的薄弱環(huán)節(jié)，進展改良，使營業(yè)額保持完成方案的良

2、好狀態(tài)。(六)檢查應付款項。飯店所需購進的物品，要準時給有關單位和個人結(jié)帳付款，保持良好的信譽。二、確定管理目的將飯店辦成二星級標準，向三星級靠攏的中高檔次的商務酒店。確定目的，并制定一系列的店規(guī)和操作規(guī)程。(一)制訂酒店的店規(guī)，即“員工守那么，這本守那么從總經(jīng)理到一般員工，人人都必需遵守。(二)根據(jù)酒店的管理目的，規(guī)定部門經(jīng)理以下各級領導的職責，并監(jiān)視和檢查他們的執(zhí)行狀況。(三)制訂酒店各部門各崗位的操作規(guī)程。這些制度和規(guī)程應反響飯店的水準。使飯店的各項工作在嚴密的制度下實行，到達標準化，規(guī)格化，程序化，科學化。三、建立組織系統(tǒng)酒店是一個冗雜的體系，有它的規(guī)律性，要依據(jù)它的規(guī)律性建立組織系統(tǒng)

3、，即分部。部門的多少，要依據(jù)酒店的實際狀況和業(yè)務進展來確定或進展調(diào)整，建立組織機構(gòu)，人選是重要因素?？偨?jīng)理有權(quán)任免自己的部屬。(一)總經(jīng)理在管理活動中要對干部進展督導和考察，提倡不計較時間地努力工作。不斷進步干部的素養(yǎng)和業(yè)務程度，不斷增加他們的酒店意識。擅長運用嘉獎和懲處之手段，激發(fā)干部的主動性，使部屬懂得策劃、組織、領導、掌握這些最根本的管理方法，最重要的不是自己在時部屬會做什么。而是自己不在時部屬會做什么。(二)總經(jīng)理要協(xié)調(diào)各部門的關系，使各個部門保持良好的合作。要使客人感到酒店有一個嚴謹?shù)恼w感，從而增加客人住店的信念。(三)總經(jīng)理每周必需主持由部門經(jīng)理參與的例會，將一周的工作狀況和發(fā)生

4、的事情，及下周的工作任務進展溝通和傳達。廣泛聽取經(jīng)理們的看法，商討酒店的業(yè)務。努力做到任務清晰，目的明確，使酒店工作建立在制度化、程序化的根底上。(四)常常與部門經(jīng)理討論如何改良經(jīng)營管理，進展業(yè)務推廣。四、檢查工作總經(jīng)理必需每天支配肯定的時間巡察檢查各個部門和公共場所。檢查的工程詳細有：(一)檢查各級領導在不在位，他們在怎樣進展工作和處理事宜；(二)檢查員工是否按正確的方法和良好的看法為客人效勞；(三)檢查公共場所的秩序。(四)檢查環(huán)境綠化，即花、草、樹木是否布置得當，是否新奇漂亮；(五)檢查指示牌，路牌是否放置得當，舊牌是否準時撤除，文字、說明是否清楚美觀；(六)檢查清潔衛(wèi)生，酒店的清潔衛(wèi)生

5、是顯示酒店管理程度的一個重要方面。因此，無論是每個物件，每一處地方，都要做到一塵不染。(七)檢查生意狀況，特殊是餐廳，要理解餐廳生意最旺時是什么時間，在最旺的時間總經(jīng)理出如今餐廳不僅可以給員工以鼓舞，還可以理解生意狀況和員工的工作狀況。(八)檢查食品質(zhì)量，總經(jīng)理要常?？纯?、嗅嗅、試試菜式，理解菜的色、香、味、型是否保持和進步了程度，有沒有新的改變。(九)檢查客房的家具布置支配是否得當，各種電器設備是否完好，燈光空調(diào)是否光亮正常；玻璃、鏡、桌、椅是否抹潔凈；地毯、墻面是否潔凈床鋪整理是否合規(guī)格、要求；裝飾品，送給“客人的水果、鮮花是否擺放得當，放丁總經(jīng)理的名片沒有，放了刀叉香巾沒有；衛(wèi)生間有沒有

6、異味，冷熱水管是否正常通水，有沒有漏水現(xiàn)象，抽水馬桶是否暢通，面盆、浴盆、浴簾、馬桶是否整理潔凈了。有沒有污積，是否枯燥，方巾、面巾、浴巾、地巾是否如數(shù)擺好，化裝臺上的化裝品(洗浴液、洗發(fā)液、香皂)、發(fā)罩是否擺放好，廢紙桶是否清理潔凈。(十)檢查公共衛(wèi)生間是否枯燥、無異味。(十一)檢查酒店的修理保養(yǎng)狀況，詳細有：修理時是否有噪音，有否影響酒店的正常營業(yè)；建立設備的修理保養(yǎng)制度，有方案地進展修理保養(yǎng)工作。(十二)檢查客務各部門的工作，留意迎送，開房，行李運輸及保管，結(jié)帳、詢問等方面的工作是否細致、有效率、員工看法是否和藹等等。(十三)有時，總經(jīng)理在深夜還要做突然檢查。此時檢查的工程有：總臺、客房

7、、保安、管家部等夜班工作人員是否在崗位上履行職責；門有沒有鎖好、燈有沒有關閉；有沒有危急的、擔心全的因素存在等等?？偨?jīng)理要將這些檢查的狀況，包括好的、差的都記錄下來，并傳到達有關部門，給他們明確的指示。五、加強平安管理總經(jīng)理必需定期或不定期地召開平安會議，討論保安問題，指示有關部門和人員進展消防系統(tǒng)和設施的平安檢查，進展消防演習；制訂嚴格的保安制度、消防制度；要使每個干部和職工都予以重視，并使客人理解和合作，使平安工作建立在堅固的根底上。六、妥當處理公共關系酒店常被人稱為社會中的社會，每天來酒店的人川流不息，各方面的人士都有，如何處理好這些關系將對酒店的生意和聲譽有重要影響。總經(jīng)理在此方面應努

8、力做到；(一)親自接待。下榻酒店的客人里有時會有國內(nèi)、國外的一些重要客人，對于這些客人總經(jīng)理要親自參與接待，有時還要向他們介紹酒店的狀況。(二)主動“公關。這項工作包含多方面的工作，如：(1)旅行社經(jīng)理，各旅游交通單位的負責人，各大公司的董事經(jīng)理人住本店時，總經(jīng)理要親自參與接待，賜予他們較高的禮遇和優(yōu)待，因為他們將會給酒店帶來生意，因此必需主動主動地做好他們的工作。(2)照顧?？汀⑹炜?。熟客、?？褪蔷频贻^穩(wěn)定的客源，總經(jīng)理親自照顧他們，對拉住他們，進展客源有極大好處。(3)總經(jīng)理應在酒店客人最旺的時候出如今公共場所，向客人自我介紹，征求來賓看法，主動向他們介紹酒店的狀況，給他們留下一個好的印象

9、，爭取他們再來。(3)處理好各方面的關系。這些關系主要有新聞界、環(huán)境愛護、檢疫、公安、海關、街道、派出所等，另外還有各個有業(yè)務關系的單位。飯店的工作是靠各個單位的支持才得以比擬順當?shù)亟?jīng)營的，處理好與他們的關系，獲得他們的支持，對飯店的經(jīng)營管理、順當開展業(yè)務，將會帶來好處。七、批閱文件、處理投訴總經(jīng)理每天必需支配肯定的時間來閱讀文件，審查報告，處理投訴。(一)對中央、省、市和主管部門及有關部門的文件、報紙等要支配時間閱讀，關懷和理解國家大事，把握國家的方針、政策、法令、把握文件精神，保持與中央和地方政府步調(diào)全都。(二)飯店各部門常常有很多業(yè)務、工作報告，方案上報總經(jīng)理，總經(jīng)理必需準時批閱、明確指

10、示，批轉(zhuǎn)有關部門落實、執(zhí)行或處理，不行貽誤工作。(三)總經(jīng)理常會接待很多投訴、對這些投訴總經(jīng)理要作調(diào)查理解，把握材料，提出處理的看法，批轉(zhuǎn)有關部門處理，并將處理結(jié)果回復給客人，向客人致謝。(四)總經(jīng)理每天必需有肯定的時間讓自己靜下來，思索問題，整理一下思緒，然后進展新的策劃?？偨?jīng)理不應是一個成天勞碌于事事務務者，他對酒店的一切應是敏感的，他必需發(fā)布帶有指導性的決策，使酒店不斷獲得新的勝利。八、處理好人際關系如何發(fā)揮人的主觀能動作用，發(fā)揮良好的工作效率，是酒店管理者的一項重要任務，更是總經(jīng)理的一項重要工作。在此方面上總經(jīng)理要做到：(一)以身作那么做個好的典范。典范的力氣是無窮的。假如總經(jīng)理是以店

11、為家，工作勤勉的，那么大多數(shù)部屬就不敢偷懶；假如總經(jīng)理工作是慎重的、深人的、細致的，部屬就會跟著深化細致，因此，總經(jīng)理要做一個好的典范，帶著部屬共同前進。(二)選賢任能。人才的開發(fā)是一項重要的任務，它關系到酒店的將來。總經(jīng)理在酒店管理活動中要擅長發(fā)覺人才、培育人才?？偨?jīng)理要讓部屬參與飯店管理的策劃，這對進步他們的管理程度和業(yè)務力量，進步工作的自覺性有很大的好處。選賢任能也是檢驗管理者的力量的詳細表現(xiàn)。(三)關懷群眾生活，留意工作方法。總經(jīng)理對部屬應是公平的。對員工要平易近人，公正，沒有偏心。要關懷職工的福利，關懷他們的事業(yè)、他們的學習、生活、身體、戀愛、婚姻和家庭。九、指導培訓培訓對酒店來說，

12、是一項常常不斷的重要工作。是培育人才，進步飯店管理程度和效勞程度的有效方法?？偨?jīng)理必需指導人事部制訂培訓方案，并親自任課。職務：行政秘書報告上級：行政辦主任聯(lián)絡部門：酒店各部門辦公室職責標準：1依據(jù)總經(jīng)理室主任的要求，幫助起草酒店綜合性的業(yè)務報告、方案、總結(jié)、決議簡報及本部門的公文函件。2參與行政例會和總經(jīng)理辦公會議，做好會議記錄，理解各項打算、決議的貫徹狀況，并準時反應信息。3匯總各類報表，做好酒店大事記和外事活動日志。4幫助總經(jīng)理室主任做好日常接待、來信來訪等有關事宜。負責審檢對外發(fā)文、對內(nèi)行文。5負責總經(jīng)理的日常電話接轉(zhuǎn)。6完成總經(jīng)理室主任交辦的其它工作。職務：檔案秘書報告上級：總經(jīng)理室主任聯(lián)絡部門：酒店各部門職責標準：1為總經(jīng)理室供應有關資料、檔案的秘書性效勞。2負責總經(jīng)理室日常各類行政檔案的登記、歸檔