企業(yè)采購(gòu)審計(jì)內(nèi)容與方法

1、企業(yè)采購(gòu)審計(jì)內(nèi)容與方法一、供應(yīng)商的選擇與合同的簽訂1 ，審計(jì)內(nèi)容（風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）：1 ）篩選供應(yīng)商沒(méi)有按公司的要求與制度，沒(méi)有經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)的審查與審批。2）供應(yīng)商與預(yù)選供應(yīng)商名單單一，沒(méi)有及時(shí)評(píng)選更新。3）單獨(dú)與供應(yīng)商的進(jìn)行談判，談判內(nèi)容沒(méi)有記錄。4）合同或訂單所列項(xiàng)目、規(guī)格與申請(qǐng)部門(mén)所列的項(xiàng)目、規(guī)格不符，包括數(shù)量與價(jià)格等。5）簽訂合同或訂單的條款與談判內(nèi)容不一致。6）申請(qǐng)物資采購(gòu)沒(méi)有核對(duì)預(yù)算項(xiàng)目及庫(kù)存材料，簽核手續(xù)不齊全。7）物資采購(gòu)價(jià)格的確定依據(jù)不充分、不合理，與當(dāng)時(shí)的市場(chǎng)價(jià)相差較大。8）采購(gòu)合同條款缺乏公平、公正，公司處于被動(dòng)的地位。9）合同簽訂不按權(quán)限規(guī)定執(zhí)行，有超過(guò)權(quán)限簽訂合同的情況。10

2、）急需物資、零星物品的采購(gòu)超出批準(zhǔn)自購(gòu)的范圍，采購(gòu)金額違反管理人員權(quán)限的規(guī)定。11）生產(chǎn)緊急物資（急件）或項(xiàng)目預(yù)算外增加的物資（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意的）購(gòu)入使用后，沒(méi)有補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。12）物資采購(gòu)不是直接從生產(chǎn)廠家購(gòu)買(mǎi)。2，對(duì)應(yīng)的審計(jì)程序與步驟：1 ）、查閱并收集公司關(guān)于選擇供應(yīng)商（采購(gòu)）的制度及相關(guān)的操作流程，抽查所有采購(gòu)部存檔的供應(yīng)商名單，確定其是否經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)或關(guān)委員會(huì)批準(zhǔn)；再?gòu)南到y(tǒng)抽查各類物資材料供應(yīng)商名單各 30 個(gè)，與核對(duì)的供應(yīng)商名單核對(duì)，確定名單在批準(zhǔn)的范圍內(nèi)。2）、抽查各類材料、物資、土建、安裝等供應(yīng)商的名單，比較歷年來(lái)的供應(yīng)商名單的變化，確定其是否供應(yīng)商名單較少、比較單一，沒(méi)有年度評(píng)定與

3、考核、沒(méi)有及時(shí)引進(jìn)新的供應(yīng)商，名單沒(méi)有及時(shí)更新。3） 、 從采購(gòu)部門(mén)抽查相關(guān)的談判資料50 份， 查看其是否有談判記錄，是否由采購(gòu)員單獨(dú)與供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判人員的簽字是否齊全等。4）、從ERP系統(tǒng)抽查各類合同或訂單各40份，根據(jù)申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)的物資采購(gòu)申請(qǐng)表詳列的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量，核對(duì)合同或請(qǐng)單上的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否相符，如不符，要求提供不符的相關(guān)證明與文件。5） 、 了解談判的流程及有關(guān)的談判記錄，查看50 份合同或訂單日及其相關(guān)的談判記錄，對(duì)比采購(gòu)合同或訂單的內(nèi)容及條款，確保談判內(nèi)容與合同內(nèi)容一致；主管領(lǐng)導(dǎo)是否適度參與談判等。6） 、 重點(diǎn)抽查10 個(gè)大的采購(gòu)項(xiàng)目，查閱其預(yù)算項(xiàng)目

4、核對(duì)相應(yīng)合同所附的明細(xì)項(xiàng)目，確定其是否超出預(yù)算項(xiàng)目，如果超出預(yù)算項(xiàng)目，則跟蹤檢查操作程序及索取有關(guān)的批準(zhǔn)文件。并查閱倉(cāng)庫(kù)的核查手續(xù)是否齊全，是否簽署意見(jiàn)等。7） 、 抽查 30 價(jià)格較大的采購(gòu)合同，確定價(jià)格及供貨條款是否經(jīng)過(guò)審批，查看供應(yīng)商報(bào)價(jià)和其他供應(yīng)商報(bào)價(jià)的原始資料，核對(duì)價(jià)格比較審批表，證實(shí)價(jià)格確定的來(lái)源或者經(jīng)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)的相關(guān)文件；檢查采購(gòu)部的市場(chǎng)價(jià)格資料來(lái)源的廣泛性與準(zhǔn)確性。并抽樣做市場(chǎng)信息調(diào)查，與同期同類材料市場(chǎng)價(jià)格比較，分析供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理性。8） 、 抽查采購(gòu)合同30 份， 追溯到與供應(yīng)商就簽訂合同商談的詳細(xì)內(nèi)容記錄，了解合同起草的過(guò)程，有否對(duì)所列條款進(jìn)行研究、審定，或咨詢公

5、司法律顧問(wèn)。并根據(jù)合同法分析各具體條款的合理、公平、公正性。9）、根據(jù)公司有關(guān)的權(quán)限表，抽查每類合同各20 份，查閱合同的審批人，是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，如有超過(guò)審批權(quán)限，則要追查其原因，并要求提供相應(yīng)的授權(quán)書(shū)等。10）、查閱自購(gòu)的訂購(gòu)單與急需物資申請(qǐng)表上的物資名稱核對(duì)是否一致，有否借急用之名采購(gòu)急需物資以外的設(shè)備，查看審批權(quán)限是否按采購(gòu)流程操作和有關(guān)權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行。11）、抽查急需物資申請(qǐng)表有關(guān)人員簽批是否符合權(quán)限規(guī)定，申購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、采購(gòu)部領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)是否同意“先購(gòu)買(mǎi)，后補(bǔ)辦手續(xù)”，對(duì)應(yīng)簽批日期和補(bǔ)辦請(qǐng)購(gòu)、訂單日期判斷補(bǔ)辦手續(xù)的及時(shí)性。12）、抽查50 份通過(guò)中間商采購(gòu)的合同（10000 元

6、或以上），詢問(wèn)不直接向制造商購(gòu)貨的原因， 查詢與制造商直接接洽的證明。如有可能直接向制造商了解購(gòu)貨價(jià)格及已訂合同的價(jià)格。二、采購(gòu)訂單（合同）的執(zhí)行方面1 ，審計(jì)內(nèi)容（風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）：1 ）、采購(gòu)合同或訂購(gòu)單重復(fù)打印簽批，存在重復(fù)購(gòu)進(jìn)、付款的風(fēng)險(xiǎn)。2）供應(yīng)商沒(méi)有按合同規(guī)定時(shí)間發(fā)貨或發(fā)貨物不齊全。3）供應(yīng)商沒(méi)有按合同規(guī)定的品牌、生產(chǎn)商或不可外包等條款提供貨物。4）合同執(zhí)行進(jìn)度沒(méi)有建立報(bào)告制度，沒(méi)有報(bào)告采購(gòu)主管。5）訂單或合同在執(zhí)行過(guò)程中條款的變更缺乏依據(jù)。6）合同或訂單的執(zhí)行不及時(shí)及貨款的核對(duì)。7）合同或訂單執(zhí)行（交貨或完工）期限與約定時(shí)間不相符。8）采購(gòu)合同或訂單檔案管理不規(guī)范，采購(gòu)員沒(méi)有實(shí)行輪崗制度

7、。2 .，對(duì)應(yīng)的審計(jì)程序與步驟： 了解訂購(gòu)單的錄入、更改、簽批、提交、打印程序，分析每個(gè)環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，從系統(tǒng)上抽查每月前50 份訂單，合計(jì)600 份訂單，確定其是否對(duì)訂單有重復(fù)采購(gòu)，并向電腦部門(mén)提出控制改進(jìn)的建議。 查閱檢查期間每月30 份訂單、合同發(fā)貨時(shí)間以及發(fā)貨數(shù)量，從系統(tǒng)上核對(duì)倉(cāng)庫(kù)收貨入庫(kù)時(shí)間及入庫(kù)數(shù)量，與核定時(shí)間比較以判斷發(fā)貨的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。 根據(jù)以上 點(diǎn)上所抽查合同，檢查對(duì)應(yīng)的驗(yàn)收單，核對(duì)所購(gòu)貨物是否為合同中的生產(chǎn)商及品種、品牌，分析了解其不符的原因及過(guò)程。 檢查采購(gòu)部門(mén)是否建立合同執(zhí)行制度及反饋制度，采購(gòu)員是否按規(guī)定的時(shí)間把合同的執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告給采購(gòu)主管，主管是否簽署相關(guān)的管

8、理意見(jiàn)。 從系統(tǒng)上抽查所有采購(gòu)材料補(bǔ)充訂單或補(bǔ)充合同，查看其是否有變更或?qū)?yīng)補(bǔ)充合同的依據(jù)，依據(jù)是齊全，理由是充分，是否有領(lǐng)導(dǎo)的審批手續(xù)等。查看確認(rèn)訂單（合同）執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)量、價(jià)格變更的情況，然后跟蹤查證變更的有關(guān)批文或補(bǔ)充合同等有效證據(jù)。從ERP系統(tǒng)采購(gòu)模塊查閱檢查期間三個(gè)月材料訂單，核對(duì)每一訂單的執(zhí)行情況以及倉(cāng)庫(kù)明細(xì)賬入庫(kù)記錄，確保前一訂單執(zhí)行完畢后，才執(zhí)行新訂單，不允許有前訂單已付款未提完貨即終止執(zhí)行，又重新訂立并執(zhí)行新訂單的情況。 從質(zhì)檢驗(yàn)收部門(mén)抽取驗(yàn)收?qǐng)?bào)告或竣工驗(yàn)收單100 份， 根據(jù)驗(yàn)收項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的合同規(guī)定的交貨時(shí)間，比較驗(yàn)收?qǐng)?bào)告或竣工驗(yàn)收單，確定合同簽訂的（驗(yàn)收）完工時(shí)間是否與

9、合同規(guī)定的完工交貨時(shí)間一致。 抽查檢查期間土建、裝修合同各20 份、物資采購(gòu)合同50 份留存檔案，確定是否按公司規(guī)定存檔，存檔資料是否齊全完整。檢查采購(gòu)部門(mén)兩年來(lái)員工崗位職責(zé)與工作分工，了解其工作范圍是否有變化、員工之間是否實(shí)行輪崗制度等。三、倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)與貨款付款1 ，審計(jì)內(nèi)容（風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）：1 ）倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收物資時(shí)沒(méi)有按公司規(guī)定驗(yàn)收入庫(kù)。2）物資材料沒(méi)有驗(yàn)收入庫(kù)就直接運(yùn)到使用部門(mén)。3）物資材料入庫(kù)前沒(méi)有經(jīng)過(guò)質(zhì)檢部門(mén)抽檢。4）、訂單或合同執(zhí)行完后不及時(shí)對(duì)賬、結(jié)清貨款。5）、預(yù)付貨款不按合同條款辦理，缺乏有效監(jiān)控。6）、物資采購(gòu)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)記錄信息不統(tǒng)一。對(duì)應(yīng)的審計(jì)程序與步驟： 收集查閱有關(guān)驗(yàn)收制度與流

10、程，了解倉(cāng)庫(kù)的操作規(guī)程；再?gòu)膫}(cāng)庫(kù)實(shí)地觀察其實(shí)際驗(yàn)收工作流程， 比較實(shí)際操作情況與制度規(guī)定的差異；重點(diǎn)是觀察驗(yàn)收時(shí)的數(shù)量與質(zhì)量的驗(yàn)收手續(xù)的正確性。 檢查該年每月1-5 日所有材料的訂單，統(tǒng)計(jì)訂購(gòu)的數(shù)量，核對(duì)倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)數(shù)量，在訂單規(guī)定的期限執(zhí)行完畢后，訂購(gòu)數(shù)量大于入庫(kù)數(shù)量的，再?gòu)?“生產(chǎn)報(bào)表”查看輔助材料累計(jì)使用量，如果使用量大于購(gòu)入量的，則到使用輔助材料車間進(jìn)一步調(diào)查了解，查看使用原始記錄，確認(rèn)輔助材料的購(gòu)入沒(méi)有按流程操作，即驗(yàn)收入庫(kù)。 查看質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)的物資檢驗(yàn)記錄，按類別訂單編號(hào)順序抽查各100 份， 查看抽樣檢驗(yàn)結(jié)果鑒定，判斷是否有漏檢或不檢的現(xiàn)象。 抽查 “應(yīng)付賬款”明細(xì)科目余額10 萬(wàn)元以上的50 個(gè)客戶、100 萬(wàn)元以上20 個(gè)客戶，核對(duì)應(yīng)訂單（合同）履行時(shí)間和完成時(shí)間以及貨款的支付情況，確保每份訂單（合同）貨款兩清。 在 “應(yīng)付賬款”“ 預(yù)付帳款”明細(xì)賬上查閱有關(guān)預(yù)付材料貨款的付款憑證編號(hào)，查看