文件制作要領(lǐng)

1、2培訓(xùn)目錄培訓(xùn)目錄1.公司生活與文件 1）什么是工作？ 2）什么是文件（重要性、定義、種類(lèi)、制作要件）2.文件制作的process（各階段制作原則及注意事項(xiàng)） 1）準(zhǔn)備階段 2）制作階段 3）收尾階段3.presentation技法 1）什么是presentation（定義、3p） 2）流程 3）發(fā)表技巧 4）不同目的的presentation要領(lǐng)4.文件管理 1）文件的生命周期 2）文件處理流程 3）filing方法 4）廢棄3培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo)1.1.了解公司生活中文件的重要性了解公司生活中文件的重要性2.2.初步了解公司中常用文件初步了解公司中常用文件/ /報(bào)告的寫(xiě)法報(bào)告的寫(xiě)法3.3.掌握

2、漢成電子的文件制作方法掌握漢成電子的文件制作方法4.4.能夠在眾人面前得體的做提報(bào)（發(fā)表）能夠在眾人面前得體的做提報(bào)（發(fā)表）4培訓(xùn)時(shí)間表培訓(xùn)時(shí)間表timetimecontentcontentmethodmethodtimetimemethodmethod8:308:309:309:3010:3010:3011:3011:3012:3012:3013:3013:3014:3014:3015:3015:3016:3016:30講授講授實(shí)習(xí)實(shí)習(xí)講授講授8:308:309:309:3010:3010:3011:3011:3012:3012:3013:3013:3014:3014:3015:3015:3

3、016:3016:30實(shí)習(xí)實(shí)習(xí)講授講授1-1-文件制作方法介紹（文件制作方法介紹（2 hr)2 hr) -公司生活中文件的重要性 -文件制作的流程 -常用文件的制作注意事項(xiàng) 午午 休休 (lunch time)2-2-稟議寫(xiě)作實(shí)習(xí)（稟議寫(xiě)作實(shí)習(xí)（2 hr)2 hr) -復(fù)習(xí)稟議的寫(xiě)作方法（20”） -實(shí)例講解（60”） -分組寫(xiě)作（30”）-發(fā)表（10”）3-3-報(bào)告書(shū)寫(xiě)作實(shí)習(xí)報(bào)告書(shū)寫(xiě)作實(shí)習(xí) -復(fù)習(xí)報(bào)告書(shū)的寫(xiě)作流程/方法 -發(fā)表技巧講解 -常用的pc技法介紹 -分組練習(xí)pc技巧，作業(yè) 3-3-報(bào)告書(shū)寫(xiě)作實(shí)習(xí)報(bào)告書(shū)寫(xiě)作實(shí)習(xí) -分組協(xié)作：漢成電子介紹 -修改自己的報(bào)告書(shū) -發(fā)表技巧介紹（20） -

4、發(fā)表/評(píng)價(jià)（40）4-4-文件管理法介紹文件管理法介紹 （0.5hr) 5我們的約定我們的約定1.1.積極參與課程積極參與課程2.2.成員間真誠(chéng)協(xié)作成員間真誠(chéng)協(xié)作3.3.守時(shí)、守秩序守時(shí)、守秩序4.4.上課期間呼機(jī)手機(jī)轉(zhuǎn)為震動(dòng)上課期間呼機(jī)手機(jī)轉(zhuǎn)為震動(dòng)5.5.做好教室的做好教室的5s5s6公司生活與文件公司生活與文件什么是工作什么是工作工作（工作（jobjob）問(wèn)題問(wèn)題(problem)(problem)解決方案解決方案(solution)(solution)媒介物媒介物：communication-本人-同事-上司-本人-同事-上司communication verbalnon-verbalw

5、ritten material語(yǔ)言語(yǔ)言/ /動(dòng)作：動(dòng)作：書(shū)面文件：書(shū)面文件：- -從效率性和正確性?xún)煞矫姹容^以下幾種溝通方式的優(yōu)缺點(diǎn)從效率性和正確性?xún)煞矫姹容^以下幾種溝通方式的優(yōu)缺點(diǎn)7公司生活與文件公司生活與文件工作的比重工作的比重辦公室員工一天工作內(nèi)容辦公室員工一天工作內(nèi)容13%+12.7%+30.8%+4.2%=13%+12.7%+30.8%+4.2%=60.7%60.7%辦公室員工一天工作時(shí)間中有大約辦公室員工一天工作時(shí)間中有大約60.7%60.7%用來(lái)進(jìn)行文件制作、分發(fā)、用來(lái)進(jìn)行文件制作、分發(fā)、查詢(xún)、管理等工作。查詢(xún)、管理等工作。一般一般事務(wù)事務(wù)其他其他（19.6%19.6%）傳遞信息

6、傳遞信息（23.9%23.9%）復(fù)印、印刷復(fù)印、印刷（12.7%12.7%）查詢(xún)、整理查詢(xún)、整理（13%13%）收集信息、收集信息、編寫(xiě)（編寫(xiě)（30.8%30.8%）思考結(jié)算思考結(jié)算（7.1%7.1%）讀（讀（5.7%5.7%）計(jì)算、寫(xiě)作（計(jì)算、寫(xiě)作（18%18%）整理整理（6.4%6.4%）查詢(xún)（查詢(xún)（6.6%6.6%）私事私事（2.5%2.5%）私事私事（2.4%2.4%）公事公事（3.9%3.9%）公事公事（4.2%4.2%）復(fù)印復(fù)?。?.6%4.6%）打字（打字（2.6%2.6%）裝訂裝訂（5.5%5.5%）跑動(dòng)跑動(dòng)（6.5%6.5%）雜務(wù)雜務(wù)（3.9%3.9%）一般活動(dòng)一般活動(dòng)（6.

7、3%6.3%）其他其他（2.9%2.9%）電話電話（8.2%8.2%）談話（談話（7%7%）開(kāi)會(huì)開(kāi)會(huì)（4.5%4.5%）安排、傳達(dá)安排、傳達(dá)（4.2%4.2%）8公司生活與文件公司生活與文件文件定義文件定義應(yīng)用文字或者符號(hào)將具體的觀念和想法加載于具有應(yīng)用文字或者符號(hào)將具體的觀念和想法加載于具有連續(xù)性的物體上所形成的媒介物。即：連續(xù)性的物體上所形成的媒介物。即：文件是利用文件是利用文字符號(hào)傳遞人和人之間的思想或感情的媒介文字符號(hào)傳遞人和人之間的思想或感情的媒介。公公司中的所有文件都屬于此范疇。司中的所有文件都屬于此范疇。文件是傳遞并溝通思想和感情的工具文件是傳遞并溝通思想和感情的工具9公司生活與

8、文件公司生活與文件文件的種類(lèi)文件的種類(lèi)1 1）稟議：擔(dān)當(dāng)者從擁有相應(yīng)權(quán)限的裁決者處，為自己的意見(jiàn)獲得許可的文件）稟議：擔(dān)當(dāng)者從擁有相應(yīng)權(quán)限的裁決者處，為自己的意見(jiàn)獲得許可的文件 即：使用適當(dāng)?shù)臉邮綄⒆约簩?duì)某件事情的企劃記錄下來(lái)，告知并說(shuō)即：使用適當(dāng)?shù)臉邮綄⒆约簩?duì)某件事情的企劃記錄下來(lái)，告知并說(shuō) 服上司，進(jìn)而獲得執(zhí)行許可的文件服上司，進(jìn)而獲得執(zhí)行許可的文件2 2）報(bào)告：向上司告知特定事件的內(nèi)容和結(jié)果的文件）報(bào)告：向上司告知特定事件的內(nèi)容和結(jié)果的文件3 3）通告：作為組織內(nèi)溝通的手段，傳遞部門(mén)間、個(gè)人間的信息，或請(qǐng)求協(xié)助）通告：作為組織內(nèi)溝通的手段，傳遞部門(mén)間、個(gè)人間的信息，或請(qǐng)求協(xié)助 事項(xiàng)的文件

9、。如：賞罰通告、協(xié)助通告等事項(xiàng)的文件。如：賞罰通告、協(xié)助通告等文書(shū)是傳遞并溝通思想和感情的工具文書(shū)是傳遞并溝通思想和感情的工具10公司生活與文件公司生活與文件文件制作的要件文件制作的要件正確、快速、簡(jiǎn)便地達(dá)成目的。正確、快速、簡(jiǎn)便地達(dá)成目的。（1 1）正確）正確正確地記錄內(nèi)容正確地記錄內(nèi)容正確地傳達(dá)內(nèi)容正確地傳達(dá)內(nèi)容正確地理解內(nèi)容正確地理解內(nèi)容（2 2）快速）快速快速記錄快速記錄快速閱讀快速閱讀快速理解快速理解（3 3）簡(jiǎn)便）簡(jiǎn)便內(nèi)容制作簡(jiǎn)便內(nèi)容制作簡(jiǎn)便從內(nèi)容中獲取信息也要簡(jiǎn)便從內(nèi)容中獲取信息也要簡(jiǎn)便11文件制作流程文件制作流程準(zhǔn)備準(zhǔn)備制作制作信息收集信息收集寫(xiě)作寫(xiě)作收尾收尾-我的目的是？-一

10、定要用書(shū)面報(bào)告嗎？-誰(shuí)閱讀我的報(bào)告？-我的報(bào)告屬于哪一種？-6w3h-simple-從結(jié)論寫(xiě)起-1 page-是否應(yīng)該共有（其他人閱讀）？-如何保存？12準(zhǔn)備準(zhǔn)備文件制作流程文件制作流程準(zhǔn)備準(zhǔn)備我的目的是？ 說(shuō)服？鼓動(dòng)？告知？說(shuō)服？鼓動(dòng)？告知？一定要用書(shū)面報(bào)告嗎？ 內(nèi)容太復(fù)雜？要留下書(shū)面證據(jù)？口頭匯報(bào)不合適？?jī)?nèi)容太復(fù)雜？要留下書(shū)面證據(jù)？口頭匯報(bào)不合適？誰(shuí)閱讀我的報(bào)告？ 誰(shuí)讀？他懂多少？他對(duì)什么感興趣？他想要什么？誰(shuí)讀？他懂多少？他對(duì)什么感興趣？他想要什么？我的報(bào)告屬于哪一種？ 要上司拍板嗎？匯報(bào)？需要?jiǎng)e人的協(xié)助？要上司拍板嗎？匯報(bào)？需要?jiǎng)e人的協(xié)助？13文件制作流程文件制作流程制制 作作1制作制

11、作信息收集信息收集寫(xiě)作寫(xiě)作- -6w3h6w3h -simple -從結(jié)論寫(xiě)起 -1 pagewhat :做什么？why :為什么要做？結(jié)論的根據(jù)是什么？when :實(shí)施時(shí)間where :實(shí)施的場(chǎng)所who :相關(guān)的人、物品等whom :該報(bào)告影響哪些人？how :方法是什么？how much:經(jīng)費(fèi)、預(yù)算、價(jià)格等 how long:實(shí)施所需的時(shí)間14文件制作流程文件制作流程制制 作作2制作制作信息收集信息收集寫(xiě)作寫(xiě)作- -6w3h -simplesimple -從結(jié)論寫(xiě)起 -1 page語(yǔ)言平實(shí)、易懂，盡量用短句。切忌誤導(dǎo)性、模糊語(yǔ)言平實(shí)、易懂，盡量用短句。切忌誤導(dǎo)性、模糊 的語(yǔ)句（例：如無(wú)重大

12、分歧，實(shí)在不行時(shí)的語(yǔ)句（例：如無(wú)重大分歧，實(shí)在不行時(shí)等）等）-內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，突出重點(diǎn)內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，突出重點(diǎn)-用通俗易懂的例子解釋用通俗易懂的例子解釋-版面排列清晰，切忌過(guò)分花哨的裝飾版面排列清晰，切忌過(guò)分花哨的裝飾-提綱挈領(lǐng)，利用順序好來(lái)表明邏輯關(guān)系提綱挈領(lǐng)，利用順序好來(lái)表明邏輯關(guān)系時(shí)刻記?。何募拈喿x者都是時(shí)刻記?。何募拈喿x者都是“白癡白癡”，他不理解就是我的錯(cuò)！，他不理解就是我的錯(cuò)！15文件制作流程文件制作流程制制 作作3制作制作信息收集信息收集寫(xiě)作寫(xiě)作- -6w3h -simple - -從結(jié)論寫(xiě)起從結(jié)論寫(xiě)起 -1 page-以便閱讀者盡快理解內(nèi)容以便閱讀者盡快理解內(nèi)容-印象深刻印象深

13、刻時(shí)刻記住：文件的閱讀者都是時(shí)刻記?。何募拈喿x者都是“白癡白癡”，他不理解就是我的錯(cuò)！，他不理解就是我的錯(cuò)！16制作制作信息收集信息收集寫(xiě)作寫(xiě)作- -6w3h -simple -從結(jié)論寫(xiě)起 -1 page-1 page文件制作流程文件制作流程制制 作作4時(shí)刻記住：文件的閱讀者都是時(shí)刻記住：文件的閱讀者都是“白癡白癡”，他不理解就是我的錯(cuò)！，他不理解就是我的錯(cuò)！-當(dāng)內(nèi)容復(fù)雜、報(bào)告的頁(yè)數(shù)較多時(shí)，可將報(bào)當(dāng)內(nèi)容復(fù)雜、報(bào)告的頁(yè)數(shù)較多時(shí)，可將報(bào) 告分為概述部分（告分為概述部分（1 1頁(yè)）和說(shuō)明部分。頁(yè)）和說(shuō)明部分。 -概述部分遵照概述部分遵照6w3h6w3h的原則制作，盡量使的原則制作，盡量使 用標(biāo)準(zhǔn)樣

14、式，說(shuō)明部分使用附件的形式。用標(biāo)準(zhǔn)樣式，說(shuō)明部分使用附件的形式。 1 page best: -節(jié)省寫(xiě)作、閱讀者的時(shí)間 -節(jié)省空間17文件制作流程文件制作流程制制 作作5版面的規(guī)格版面的規(guī)格：a4紙的原則紙的原則 版面的留白版面的留白adcba：2.0cmb：1.5cmc：2.0cmd；1.5cm頁(yè)面標(biāo)記頁(yè)面標(biāo)記1/32/33/318文件制作流程文件制作流程制制 作作6題目的擬訂方法 （1）用能夠代表整個(gè)內(nèi)容的文字簡(jiǎn)單明了地命題，要做到只看題目 就知道要做什么 （2）將結(jié)論用于題目，并標(biāo)注文件類(lèi)型（匯報(bào)、介紹、計(jì)劃、通告） 樣式：有標(biāo)準(zhǔn)樣式遵從標(biāo)準(zhǔn)，如稟議樣式（見(jiàn)后）19文件制作流程文件制作流程

15、麥肯錫試報(bào)告麥肯錫試報(bào)告副題目：記錄大項(xiàng)目下的小項(xiàng)目，字體大小副題目：記錄大項(xiàng)目下的小項(xiàng)目，字體大小1618號(hào)。作者也可以自主安排其內(nèi)容號(hào)。作者也可以自主安排其內(nèi)容 麥肯錫式報(bào)告：麥肯錫式報(bào)告的上端為題目，下端為頁(yè)數(shù)和公司標(biāo)志，中段為內(nèi)容主體。內(nèi)容主體又分為上下兩部分。上部為head message,是主要內(nèi)容概述，下部為詳細(xì)內(nèi)容。題目：目錄中的大項(xiàng)目，字體大小多位題目：目錄中的大項(xiàng)目，字體大小多位2024號(hào)號(hào)headline:對(duì)內(nèi)容的概述性文字，約對(duì)內(nèi)容的概述性文字，約23行。字體大小為行。字體大小為1820號(hào)。號(hào)。主題：記錄詳細(xì)內(nèi)容，左右兩邊可用箭頭等符號(hào)表明邏輯關(guān)系，也可以是一個(gè)整體。字

16、體號(hào)一般為主題：記錄詳細(xì)內(nèi)容，左右兩邊可用箭頭等符號(hào)表明邏輯關(guān)系，也可以是一個(gè)整體。字體號(hào)一般為12號(hào)。號(hào)。底部：中間部位表明頁(yè)碼，左右按照需要放置關(guān)鍵詞語(yǔ)或標(biāo)志等。底部：中間部位表明頁(yè)碼，左右按照需要放置關(guān)鍵詞語(yǔ)或標(biāo)志等。20文件制作流程文件制作流程制作注意事項(xiàng)制作注意事項(xiàng)1.1.出聲地讀出來(lái)出聲地讀出來(lái)2.2.文章簡(jiǎn)短嗎？文章簡(jiǎn)短嗎？3.3.不是專(zhuān)家也能理解嗎？不是專(zhuān)家也能理解嗎？4.4.結(jié)論放在前面了嗎？結(jié)論放在前面了嗎？5.5.要點(diǎn)有沒(méi)有簡(jiǎn)單地羅列出來(lái)？要點(diǎn)有沒(méi)有簡(jiǎn)單地羅列出來(lái)？6.6.內(nèi)容中有沒(méi)有模糊不清的地方？?jī)?nèi)容中有沒(méi)有模糊不清的地方？7.7.內(nèi)容和題目符合嗎？?jī)?nèi)容和題目符合嗎？

17、8.8.基本結(jié)構(gòu)完整，沒(méi)有缺失嗎？基本結(jié)構(gòu)完整，沒(méi)有缺失嗎？9.9.考慮了對(duì)方的立場(chǎng)嗎？考慮了對(duì)方的立場(chǎng)嗎？10.10.沒(méi)有錯(cuò)別字吧？沒(méi)有錯(cuò)別字吧？11.11.數(shù)字、成語(yǔ)之類(lèi)的使用正確嗎？數(shù)字、成語(yǔ)之類(lèi)的使用正確嗎？12.12.附件都準(zhǔn)備好了？附件都準(zhǔn)備好了？13.13.收信人的名字和地址正確嗎？收信人的名字和地址正確嗎？時(shí)刻站在顧客的角度思考時(shí)刻站在顧客的角度思考且且慢慢！21文件制作流程文件制作流程制作注意事項(xiàng)制作注意事項(xiàng)收尾收尾- -是否應(yīng)該共有（其他人閱讀）？是否應(yīng)該共有（其他人閱讀）？- -如何保存？如何保存？準(zhǔn)備時(shí)刻信心十足的應(yīng)答！準(zhǔn)備時(shí)刻信心十足的應(yīng)答！22文件制作流程文件制作流

18、程稟議制作稟議制作起案部署擔(dān)當(dāng)科長(zhǎng)部長(zhǎng)總經(jīng)理起 案 者受 信最終裁決指示可否保留合議部署確認(rèn)署名意 見(jiàn)題目 x（空一行） 1、- 2、- 3、- 1）、- （1）、- 2）.- x（空一行） 附：1.- 2.-. x（空一格）-結(jié)束-情報(bào)番號(hào):保存年限:稟 議報(bào) 告通 告業(yè)務(wù)裁量權(quán)裁量權(quán)者：起 案 日： 年 月 日1234567891011121）填寫(xiě)信息編號(hào)及保存年限 例如：5年（1年） 表示原件保存5年傳閱件保存1年2）表示文件類(lèi)型3）具有最終審批權(quán)限者 例如：總經(jīng)理或者部門(mén)長(zhǎng)4）寫(xiě)全科室和部門(mén) 例如：質(zhì)量保證部/入廠檢查科5）受信：接受文件并進(jìn)行處理的人（多為部門(mén)長(zhǎng)） 參照：具體處理業(yè)務(wù)

19、的人，記錄在（）內(nèi) 例如：質(zhì)量保證部長(zhǎng)（*擔(dān)當(dāng)）6）一定要簽名 23文件制作流程文件制作流程稟議制作稟議制作起案部署擔(dān)當(dāng)科長(zhǎng)部長(zhǎng)總經(jīng)理起 案 者受 信最終裁決指示可否保留合議部署確認(rèn)署名意 見(jiàn)題目 x（空一行） 1、- 2、- 3、- 1）、- （1）、- 2）.- x（空一行） 附：1.- 2.-. x（空一格）-結(jié)束-情報(bào)番號(hào):保存年限:稟 議報(bào) 告通 告業(yè)務(wù)裁量權(quán)裁量權(quán)者：起 案 日： 年 月 日1234567891011127）題目要簡(jiǎn)潔明快8）不用開(kāi)頭語(yǔ)9）統(tǒng)一文件序號(hào)10）遵循6w3h原則，簡(jiǎn)潔明了11）統(tǒng)一使用附件用語(yǔ)和格式 正文結(jié)束后空一行12）統(tǒng)一使用結(jié)束語(yǔ) “結(jié)束”表示方法

20、統(tǒng)一 1）無(wú)附件時(shí)：正文最后一個(gè)字后一格，加注 “結(jié)束”兩個(gè)字； 2）有附件時(shí)：附件最后一個(gè)字空一格，加注 “結(jié)束”兩個(gè)字； 3）有圖表時(shí)：圖表同一行，空一格，加注“結(jié) 束“兩個(gè)字。24文件制作流程稟議制作常犯錯(cuò)誤1項(xiàng)目錯(cuò)誤內(nèi)容正確內(nèi)容備注1.樣式-使用已廢棄的樣式-使用正確的新樣式2.正文-遺漏-部門(mén)內(nèi)部隨意編寫(xiě)-遵守文件管理編號(hào)xxxxx-xxxx-xxx 1 2 31：部門(mén)code 2：文件分類(lèi)編號(hào)3：部門(mén)別年間文件發(fā)放流水號(hào)-參考文件分類(lèi)體系-使用文件發(fā)放臺(tái)帳3.保存年限-遺漏-原件和使用件保存年限混淆-隨意使用-參考文件分類(lèi)體系中保存年限的規(guī)定 x（x） 1 21：原件保存年限-1.

21、3.5.10年，永久等5類(lèi)2：使用件保存年限-傳閱后，實(shí)行后，隨 時(shí)，1，3，5，10年，永久等8類(lèi)-參考文件分類(lèi)體系4.裁決權(quán)-遺漏-依據(jù)裁決權(quán)規(guī)定明確最終裁決權(quán)限-記錄起案人所屬單位的裁決權(quán)擁有者 （部長(zhǎng)、科長(zhǎng)等）-參考業(yè)務(wù)裁決權(quán)規(guī)定5.起案日-遺漏-按如下方式記錄： 200*年*月*日6.起案部門(mén)-遺漏所屬科室，直接上報(bào)部門(mén)-添加所屬科室25文件制作流程稟議制作常犯錯(cuò)誤2項(xiàng)目錯(cuò)誤內(nèi)容正確內(nèi)容備注7.起案人-遺漏電話號(hào)碼-記錄電話號(hào)碼8.受信人（參照）-遺漏所屬科室，直接上報(bào)部門(mén)長(zhǎng)-記錄具體到科室-參照人為業(yè)務(wù)實(shí)際執(zhí)行人-參照組織結(jié)構(gòu) 圖9.正文-使用開(kāi)場(chǎng)白-項(xiàng)目羅列沒(méi)有順序-禁止使用開(kāi)場(chǎng)

22、白-項(xiàng)目記錄以下列順序 1.- 1）- （1）- 1 -遵守6w3h和1page best 原則10.結(jié)束標(biāo)志-用非標(biāo)準(zhǔn)單詞記述-隨意書(shū)寫(xiě)-統(tǒng)一使用“結(jié)束”一詞-正文最后一個(gè)字后空一格后寫(xiě)結(jié)束兩字 例如：-* -結(jié)束-參考相應(yīng)的規(guī)定11.附件表示-用非標(biāo)準(zhǔn)單詞記述 如：附后、附等-隨意書(shū)寫(xiě)-統(tǒng)一為某個(gè)詞-遵守記述方法，如： 附：1.- 2.-12.分發(fā)部門(mén)-遺漏-遺漏所屬科室，直接上報(bào)部門(mén)長(zhǎng)-明確指出參照部門(mén)-明確指出最小行政部門(mén)13.頁(yè)碼標(biāo)志-遺漏-習(xí)慣使用頁(yè)碼標(biāo)志 如：1/326文件制作流程稟議制作實(shí)例2.5.4 稟議 example 背景資料李小明是入社2年的員工，工作一直非常努力，業(yè)績(jī)

23、也比較突出。但是因?yàn)闆](méi)有接受過(guò)正規(guī)的報(bào)告書(shū)制作培訓(xùn)，所以每次寫(xiě)報(bào)告書(shū)都非常的頭痛，經(jīng)常請(qǐng)別人代勞。就算自己勉強(qiáng)寫(xiě)出來(lái)，也十有八九被上司打回來(lái)重新修改。小明非常想請(qǐng)周?chē)耐轮笇?dǎo)一下，但是要么找不到行家，要么人家沒(méi)有時(shí)間充分講解。聽(tīng)說(shuō)公司從6月34日要展開(kāi)報(bào)告書(shū)寫(xiě)作方法培訓(xùn)，小明特別想?yún)⒓?，但是最近工作比較忙，而且培訓(xùn)費(fèi)用大概需要500元，所以很擔(dān)心上司不讓他參加培訓(xùn)。假設(shè)你是小明，你會(huì)怎樣寫(xiě)一份稟議？說(shuō)服上司讓他參加這次培訓(xùn)呢？我是李小明。作為入社近2年的員工，我一直工作非常努力，也取得了一定的成績(jī)。但是由于我從未接受過(guò)任何報(bào)告書(shū)寫(xiě)作方面的培訓(xùn)，所以呈交給部長(zhǎng)的報(bào)告書(shū)經(jīng)常被退回修改，有時(shí)一份報(bào)

24、告書(shū)修改多達(dá)七八遍，不但情緒受到影響，而且浪費(fèi)了很多時(shí)間。我非常想請(qǐng)周?chē)耐聨椭姨岣撸侵車(chē)軒椭业娜撕苌?，偶爾找到一個(gè)也是因?yàn)楣ぷ鞣泵?，無(wú)法充分的幫助我。所以報(bào)告書(shū)寫(xiě)作成了我的一塊心病。聽(tīng)說(shuō)最近公司要開(kāi)展報(bào)告書(shū)寫(xiě)作方法培訓(xùn)，我非常想?yún)⒓印１M管我最近工作比較多，而且需要一定的費(fèi)用，但是參加這個(gè)培訓(xùn)一定會(huì)更好的幫助我，使我能夠高效率地執(zhí)行業(yè)務(wù)，更好地為公司服務(wù)。特此申請(qǐng)參加報(bào)告書(shū)寫(xiě)作培訓(xùn)，請(qǐng)予批準(zhǔn)！bad case27起案部署品質(zhì)部iqc課總經(jīng)理部長(zhǎng)科長(zhǎng)擔(dān)當(dāng)起 案 者李小明受 信人事部長(zhǎng)(王剛)最終裁決指示可否保留合議部署確認(rèn)署名意 見(jiàn)題目關(guān)于參加“報(bào)告書(shū)寫(xiě)作課程”的稟議 1、原因：入社

25、2年從未接受過(guò)報(bào)告書(shū)制作培訓(xùn)，報(bào)告書(shū)制作水平低下，影響工作效率。 2、目的（或期待效果）：熟練掌握?qǐng)?bào)告書(shū)寫(xiě)作技法，提高工作水平和效率。 3、姓名：李小明 4、時(shí)間：6月3日到4日 5、地點(diǎn)：公司教育室 6、培訓(xùn)單位：wexi 7、費(fèi)用：500元整 附錄：1、wexi介紹 2、課程介紹 結(jié)束 -情報(bào)番號(hào):123-123-123保存年限:1年(閱讀后)文件制作流程稟議制作實(shí)例good case:稟議報(bào)告通告業(yè)務(wù)裁量權(quán)裁量權(quán)者： 品質(zhì)部（部長(zhǎng)）起 案 日： 2004年4月15日28文件制作流程稟議制作實(shí)習(xí) 長(zhǎng)期使用的辦公桌損壞嚴(yán)重，到了要更換的時(shí)候。原來(lái)的如若繼續(xù)使用則必須大修。另外新入社員增加了1

26、5名，總?cè)藬?shù)增至20名，因此也要重新擺放。 看來(lái)廢棄原來(lái)的舊桌子，購(gòu)買(mǎi)包括新社員使用的辦公桌在內(nèi)的所有員工的桌子是上策。 您為此確認(rèn)了a，b，c 3個(gè)廠家的價(jià)格，分別是-，-，-。（質(zhì)量與先前使用的辦公桌相同） 公司財(cái)務(wù)程序規(guī)定采購(gòu)總金額超過(guò)-時(shí)公司必須使用支票支付采購(gòu)款。而家具廠聲稱(chēng)如果支付現(xiàn)金，采購(gòu)單價(jià)有可能下降10%。 新員工將于2周后報(bào)到，因此辦公桌的更換必須在10日內(nèi)完成。同時(shí)需要財(cái)務(wù)、總務(wù)、環(huán)境安全部門(mén)以及工廠的共同協(xié)作。 好了，面臨這樣的問(wèn)題時(shí)，你將如何進(jìn)行稟議的制作呢？ dont forget simple one page ，result first1.背景資料1.復(fù)習(xí)：-什

27、么是稟議？-制作稟議的目的是？（獲得裁決）-稟議的顧客是誰(shuí)？（上司）-制作稟議要考慮什么？ simple ，先寫(xiě)結(jié)論，6w 3h2人一組，制作稟議（手寫(xiě)人一組，制作稟議（手寫(xiě) 電腦輸入）后發(fā)表。電腦輸入）后發(fā)表。lets do it!29presentationa技法定 義presentation 是一種溝通技法，它是符合聽(tīng)眾需求的內(nèi)容，發(fā)表自己的觀點(diǎn)，在獲得聽(tīng)眾的肯定的同時(shí)獲得某種所需的決定的過(guò)程。-外部經(jīng)營(yíng)環(huán)境一日千里，企業(yè)每天都要進(jìn)行重大的決定，需要經(jīng)營(yíng)管理者的迅速正確的決定- 演講（發(fā)表）技巧高超的人能在有限的時(shí)間內(nèi)使聽(tīng)眾迅速理解內(nèi)容、判斷并下結(jié)論30presentationa技法3

28、p who who（聽(tīng)眾是誰(shuí)？）（聽(tīng)眾是誰(shuí)？） whywhy（聽(tīng)眾為何聚集到這里？）（聽(tīng)眾為何聚集到這里？） whatwhat（聽(tīng)眾關(guān)心什么、想要獲得什么？）（聽(tīng)眾關(guān)心什么、想要獲得什么？） 我為什么做我為什么做 presentation ？ 我期待聽(tīng)眾有什么樣的反應(yīng)？我期待聽(tīng)眾有什么樣的反應(yīng)？ to sell to persuade to inform to convince 大房間大房間/ /小房間小房間 ？ 光線強(qiáng)弱？光線強(qiáng)弱？purposeplacepeoplepresentation31presentationa技法準(zhǔn) 備聽(tīng)聽(tīng) 眾眾presentation我我預(yù)演預(yù)演 聽(tīng)眾是誰(shuí)？他想

29、要知道什么？他已經(jīng)知道什么？他個(gè)性聽(tīng)眾是誰(shuí)？他想要知道什么？他已經(jīng)知道什么？他個(gè)性 如何？他現(xiàn)在的態(tài)度怎么樣？積極？消極？如何？他現(xiàn)在的態(tài)度怎么樣？積極？消極？ 了解聽(tīng)眾對(duì)內(nèi)容的熟悉程度、關(guān)心度、態(tài)度 吸引聽(tīng)眾：內(nèi)容、形式（條理性、時(shí)間、氣氛吸引聽(tīng)眾：內(nèi)容、形式（條理性、時(shí)間、氣氛） 讓聽(tīng)眾覺(jué)得讓聽(tīng)眾覺(jué)得“對(duì)我有好處！有必要！值得信服！對(duì)我有好處！有必要！值得信服！” 精密構(gòu)思：如果聽(tīng)眾不是經(jīng)驗(yàn)豐富的經(jīng)營(yíng)者，那么內(nèi)容應(yīng)較為詳細(xì)。 （1）開(kāi)頭：吸引聽(tīng)眾注意，明確發(fā)表目的。（故事是吸引注意的好辦法） （2）正文：按邏輯順序進(jìn)行說(shuō)明（由總到分，由淺入深） （3）總結(jié)：結(jié)論 篩選最重要的內(nèi)容，并推測(cè)所

30、需的時(shí)間。 考慮能夠輔助說(shuō)明的視聽(tīng)資料。 準(zhǔn)備充足的資料：一般情報(bào)、研究成果、理論、實(shí)例、個(gè)人實(shí)驗(yàn)、專(zhuān)家意見(jiàn)等。 深入了解主題，能夠明確傳達(dá)信息并靈活地回答提問(wèn) 我要什么？我希望聽(tīng)眾對(duì)我有何反應(yīng)？我要什么？我希望聽(tīng)眾對(duì)我有何反應(yīng)？32presentationa技法提報(bào)技巧11.1.當(dāng)用投影等視聽(tīng)資料時(shí)，站在聽(tīng)眾的右前方，當(dāng)用投影等視聽(tīng)資料時(shí)，站在聽(tīng)眾的右前方，4545度角面對(duì)聽(tīng)眾度角面對(duì)聽(tīng)眾2.2.必要時(shí)用激光筆點(diǎn)住需要聽(tīng)眾注意的地方，不要隨意晃動(dòng)激光筆，使聽(tīng)眾視線疲勞必要時(shí)用激光筆點(diǎn)住需要聽(tīng)眾注意的地方，不要隨意晃動(dòng)激光筆，使聽(tīng)眾視線疲勞3.3.與聽(tīng)眾進(jìn)行眼光交流，表明發(fā)表者并非死記硬背與聽(tīng)

31、眾進(jìn)行眼光交流，表明發(fā)表者并非死記硬背4.4.有效的應(yīng)用短暫的停頓，使聽(tīng)眾有時(shí)間理解，或者觀察聽(tīng)眾的反應(yīng)有效的應(yīng)用短暫的停頓，使聽(tīng)眾有時(shí)間理解，或者觀察聽(tīng)眾的反應(yīng)5.5.聲音要抑揚(yáng)頓挫，有變化，使聽(tīng)眾集中注意力聲音要抑揚(yáng)頓挫，有變化，使聽(tīng)眾集中注意力6.6.避免左右晃動(dòng)身體、用手指指點(diǎn)聽(tīng)眾等散漫和不自然的行為避免左右晃動(dòng)身體、用手指指點(diǎn)聽(tīng)眾等散漫和不自然的行為7.7.使用簡(jiǎn)單的詞句，盡量使用短句，幫助聽(tīng)眾理解使用簡(jiǎn)單的詞句，盡量使用短句，幫助聽(tīng)眾理解8.8.巧妙的使用幽默巧妙的使用幽默9.9.使用視聽(tīng)資料使用視聽(tīng)資料10.10.使用聽(tīng)眾有體會(huì)的實(shí)例使用聽(tīng)眾有體會(huì)的實(shí)例33presentatio

32、na技法提報(bào)技巧2（1 1）開(kāi)頭：）開(kāi)頭：* * 適當(dāng)?shù)慕榻B適當(dāng)?shù)慕榻B * * 發(fā)表的理由發(fā)表的理由 * * 發(fā)表的范圍發(fā)表的范圍（2 2）主題：）主題：* * 應(yīng)用事實(shí)應(yīng)用事實(shí) * * 證明你的立場(chǎng)證明你的立場(chǎng) * * 導(dǎo)入統(tǒng)計(jì)學(xué)導(dǎo)入統(tǒng)計(jì)學(xué) * * 用例子誘發(fā)興趣用例子誘發(fā)興趣 * * 在達(dá)到高潮時(shí)說(shuō)出主題在達(dá)到高潮時(shí)說(shuō)出主題（3 3）結(jié)論：需簡(jiǎn)明扼要）結(jié)論：需簡(jiǎn)明扼要 * * 總結(jié)型總結(jié)型/ /* *口號(hào)型口號(hào)型/ /* *說(shuō)明提供的服務(wù)說(shuō)明提供的服務(wù)/ /* *點(diǎn)題點(diǎn)題/ /* *問(wèn)答問(wèn)答 切忌結(jié)論部分復(fù)雜羅嗦，應(yīng)簡(jiǎn)要。不夠利落的結(jié)尾會(huì)使報(bào)告前功盡棄！切忌結(jié)論部分復(fù)雜羅嗦，應(yīng)簡(jiǎn)要。不夠利

33、落的結(jié)尾會(huì)使報(bào)告前功盡棄！34presentationa技法提報(bào)技巧3預(yù)演后反省一下預(yù)演后反省一下 連貫嗎？連貫嗎？ 枯燥的知識(shí)羅列枯燥的知識(shí)羅列 區(qū)分了開(kāi)頭、主題、結(jié)論三部分了嗎？區(qū)分了開(kāi)頭、主題、結(jié)論三部分了嗎？ 開(kāi)頭成功嗎？有足夠的吸引力嗎？開(kāi)頭成功嗎？有足夠的吸引力嗎？ 是否信息過(guò)多分散了重點(diǎn)？是否信息過(guò)多分散了重點(diǎn)？ 整理過(guò)要點(diǎn)嗎？整理過(guò)要點(diǎn)嗎？ 作為例子的故事恰當(dāng)嗎？作為例子的故事恰當(dāng)嗎？ 發(fā)表內(nèi)容正確吧？發(fā)表內(nèi)容正確吧？ 結(jié)尾部分干凈利落吧？結(jié)尾部分干凈利落吧？ 有沒(méi)有練習(xí)控制時(shí)間？有沒(méi)有練習(xí)控制時(shí)間？ 出場(chǎng)前有否檢查自己的妝容？出場(chǎng)前有否檢查自己的妝容？35presentati

34、ona技法不同目的presentation要領(lǐng) 以情報(bào)傳達(dá)為目的的以情報(bào)傳達(dá)為目的的 presentation presentation 要領(lǐng)要領(lǐng) 1.要讓聽(tīng)眾意識(shí)到“確實(shí)有必要了解” 2.與聽(tīng)眾已經(jīng)了解的知識(shí)、情報(bào)相聯(lián)系 3.整理好的資料聽(tīng)眾比較好理解 4.使用 visual aids（視聽(tīng)資料）更易理解 5.過(guò)多的資料有時(shí)候適得其反 6.重要的情報(bào)要重復(fù) 7.不要變成單純的信息羅列 以說(shuō)服為目的的以說(shuō)服為目的的 presentation presentation 要領(lǐng)要領(lǐng) 1.flow 2.四種類(lèi)型 （1）說(shuō)明事實(shí)，讓對(duì)方接受（銷(xiāo)售時(shí)時(shí)的產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)） （2）提出新的價(jià)值觀，改變對(duì)方的態(tài)度（

35、對(duì)某一現(xiàn)象的新的思考） （3）提出問(wèn)題的解決方案，使對(duì)方接受（引入新體系） （4）提出在政策（方針），讓對(duì)方接受（新制度說(shuō)明）情報(bào)提供給予判斷的機(jī)會(huì)價(jià)值原則期待的行動(dòng)聽(tīng)眾36presentationa技法不同目的presentation要領(lǐng) 以查詢(xún)業(yè)務(wù)、做生意為目的的以查詢(xún)業(yè)務(wù)、做生意為目的的 presentation presentation 要領(lǐng)要領(lǐng) 1.1.時(shí)刻意識(shí)報(bào)告的目的時(shí)刻意識(shí)報(bào)告的目的 2.2.迎合聽(tīng)眾的口味迎合聽(tīng)眾的口味 3.3.內(nèi)容要符合當(dāng)時(shí)的氛圍內(nèi)容要符合當(dāng)時(shí)的氛圍 4.4.明確、準(zhǔn)確的進(jìn)行說(shuō)明明確、準(zhǔn)確的進(jìn)行說(shuō)明 5.5.注意不要遺漏注意不要遺漏“規(guī)定的字句規(guī)定的字句”

36、以?shī)蕵?lè)為目的的以?shī)蕵?lè)為目的的 presentation presentation 要領(lǐng)要領(lǐng) 1.1.幽默、笑話的比例要適當(dāng)幽默、笑話的比例要適當(dāng) 2.2.內(nèi)容要符合氛圍內(nèi)容要符合氛圍 3.3.保持品位保持品位 4.4.話不要太多話不要太多 5.5.有輕重有輕重 6.6.符合聽(tīng)眾的性格愛(ài)好符合聽(tīng)眾的性格愛(ài)好 以鼓動(dòng)為目的的以鼓動(dòng)為目的的 presentation presentation 要領(lǐng)要領(lǐng) 1.1.視聽(tīng)中有心理準(zhǔn)備的時(shí)間視聽(tīng)中有心理準(zhǔn)備的時(shí)間 2.2.聽(tīng)眾將對(duì)聽(tīng)眾將對(duì)“講師講師” 3.3.內(nèi)容過(guò)分邏輯性往往效果欠佳內(nèi)容過(guò)分邏輯性往往效果欠佳 4.4.需要表演需要表演37presentat

37、iona技法吸引關(guān)注的方法吸引關(guān)注的方法：吸引關(guān)注的方法： 利用顏色吸引注意：但切忌用色雜亂 多樣化：但不可變化過(guò)多，造成混亂 幽默：但笑話得體 創(chuàng)意38presentationa技法實(shí) 習(xí)每組制作漢成電子的介紹資料，并發(fā)表每組制作漢成電子的介紹資料，并發(fā)表 who（聽(tīng)眾是誰(shuí)？） 對(duì)漢成電子產(chǎn)品有興趣的buyer why（聽(tīng)眾為何聚集于此？） 了解漢成電子，以便判斷是否發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái) what（聽(tīng)眾想要什么？） 自主決定 how long（多長(zhǎng)時(shí)間？） 5分鐘39presentationa技法check list項(xiàng)目項(xiàng)目p o i n tcheck姿姿態(tài)態(tài) 裝束得體嗎？ *頭發(fā)、衣服是否清潔？（

38、注意扣子、拉鏈、領(lǐng)帶等） 動(dòng)作自然嗎？有否隨意晃動(dòng)身體、駝背、僵直、背手、指指點(diǎn)點(diǎn)、干咳等姿態(tài)和動(dòng)作 站立的位置正確嗎？ 面帶微笑、口氣親切平和嗎？ 與聽(tīng)眾進(jìn)行目光交流嗎？ 身體語(yǔ)言恰當(dāng)嗎？口口才才 “嗯”，“就是”這樣的口頭禪經(jīng)常使用嗎？ 發(fā)音清晰嗎？ 語(yǔ)速適當(dāng)、語(yǔ)調(diào)抑揚(yáng)頓挫嗎？ 用語(yǔ)簡(jiǎn)單易懂嗎？ 使用不必要的外語(yǔ)或?qū)I(yè)術(shù)語(yǔ)了嗎？ 使用方言了嗎？ 對(duì)聽(tīng)眾的反映能夠適當(dāng)?shù)卣{(diào)整嗎？123456123456740presentationa技法check list項(xiàng)目項(xiàng)目p o i n tcheck內(nèi)內(nèi)容容 話題恰當(dāng)嗎？ 內(nèi)容的展開(kāi)自然、有條理嗎？ 由數(shù)據(jù)或?qū)嵗岣哒f(shuō)服力了嗎？ 個(gè)人想法表達(dá)的清楚嗎

39、？ 說(shuō)明充分嗎？ 例子合適嗎？其其 他他 時(shí)間分配恰當(dāng)嗎？ 白板、投影儀等工具使用恰當(dāng)嗎？ 激光筆使用恰當(dāng)嗎？12345612341文件管理方法重要性一般一般事務(wù)事務(wù)其他（其他（19.6%19.6%）傳遞信息傳遞信息（23.9%23.9%）復(fù)印、印刷復(fù)印、印刷（12.7%12.7%）查詢(xún)、整理查詢(xún)、整理（13%13%）收集信息、收集信息、編寫(xiě)（編寫(xiě)（30.8%30.8%）思考結(jié)算思考結(jié)算（7.1%7.1%）讀讀（5.7%5.7%）計(jì)算、寫(xiě)作（計(jì)算、寫(xiě)作（18%18%）整理整理（6.4%6.4%）查詢(xún)查詢(xún)（6.6%6.6%）私事私事（2.5%2.5%）私事私事（2.4%2.4%）公事公事（3.9%3.9%）公事公事（4.2%4.2%）復(fù)印復(fù)印（4.6%4.6%）